第六章档案信息资源建设汇编.docx
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第六章档案信息资源建设汇编
第六章档案信息资源建设
第一节电子文件接收
电子文件接收是指将具有保存价值的电子文件向档案管理
部门迁移的过程。
一、电子文件接收机制
数字档案馆从建设开始，就应按照其功能要求来研究确定电子文件的接收范围、入馆标准及技术方法，并根据档案接收范围，建立起科学、通畅的电子文件接受机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。
档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、形成单位、社会大众出发，为形成单位的电子文件确定归属与流向。
电子文件应经过立档单位档案人员整理、鉴定，符合移交规范后方能向数字档案馆移交。
二、电子文件接收范围
1、接收的内容。
数字档案馆接收电子文件的范围与纸质文件大体相同，应参照纸质文件归档移交范围的有关规定制订电子文件接收范围，原则上符合档案价值要求的、各种形式、各种类型的电子文件均应依法纳入进馆范围。
电子文件在形式上包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件、网页文件和其他各种类型。
2、接收的对象。
党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，都可列入接收范围。
由于数字档案所占用空间狭小，接收范围可以适当扩大。
各单位形成的反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录，均可列入数字档案馆的接收范围。
3、接收文件的构成。
列入接收范围的电子文件必须同时收存其元数据等，即电子文件必须与其规范、齐全的元数据一并移交，在移交接收制度中，要详细开列移交文件的内容范围及其元数据模型，以便设计、运行系统时遵照执行。
对于非专用格式的电子文件，除接收其主文件外，还需要收存其制作、阅读所需的支持性文件。
三、电子文件接收时序
电子文件向档案馆的移交接收可以分两步进行：
登记备案和移交进馆。
1、登记备案。
立档单位向档案馆报告其形成的、属于移交范围的电子文件的管理状况，由档案馆进行备案监控，档案馆根据需要对特别重要的电子文件在移交前就进行备份。
登记备份是对电子文件实施全程管理，及时采集元数据的有效举措。
2、移交入馆。
立档单位根据移交制度向档案馆实际提交电子文件的过程。
电子文件的移交接收可分为实时和定期移交两种。
实时接收是指立档单位电子文件生成和办理完毕后，随时向数字档案馆（电子文件中心）移交的过程。
定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集中向数字档案馆移交的过程。
定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整理，可以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。
四、电子文件接收途径
移交接收有在线移交和离线移交两种方式。
受网络环境限制以及在线办理接收程序不够完备的限制，可以离线接收为主；随着网络环境的发展以及在线安全认证体系的完善，应逐步过渡到以在线接收为主要形式。
1、在线移交。
是指立档单位将拟移交的电子文件信息按照规定的格式和规范通过网络提交给档案馆，由档案馆接收保存的移交方式。
2、离线移交。
是指立档单位将拟移交的电子文件信息集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆递交载体的方式。
五、电子文件接收要求
数字档案馆应有一套电子文件接收进馆的标准。
各立档单位应按照电子文件的进馆标准对移交的电子文件进行整理加工。
1、格式规范。
电子文件的格式包含电子文件的页面版式，如文头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等，和电子文件的存储格式。
为便于管理和利用，数字档案馆在接收电子文件前，应规定同一类型电子文件的标准格式。
2、元数据要求。
电子文件元数据是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。
数字档案馆接收电子文件应遵循国家省颁布的电子文件元数据方案。
3、真实性、完整性和可用性要求
档案馆对移交入馆的电子文件必须进行真实性、完整性和可用性检验，并由责任人签署审核意见，检验和审核结果填入电子文件移交、接收检验登记表。
电子文件移交时检测的内容包括硬件环境的有效性、软件环境的有效性、信息记录格式、有无病毒感染等。
4、其他要求
对通用软件产生的电子文件，应同时移交其软件型号、名称、版本号和相关参数、手册、说明资料等，专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，接收时则应连同专用软件一并收集。
电子文件管理系统运行过程中涉及电子文件处理的有关参数、管理数据等应作为电子文件的元数据一并移交。
电子文件移交入馆后必须存储到符合保管期限要求的耐久的脱机载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
电子文件存储载体的优先顺序为：
只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不得使用软磁盘作为馆藏电子文件长期保存的载体。
对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，被套用模板作为电子文件的元数据移交。
移交入馆的电子文件必须按规定核定密级和保管期限。
移交的电子文件按类别代码相对集中，存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，载体应设置成禁止写操作的状态。
加密的电子文件，移交入馆后必须解密存储。
立档单位应将移交后电子文件在其原载体中保存至少1年。
第二节传统档案数字化
传统档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的传统档案转换成数字档案的过程。
档案数字化是数字档案馆建设的重要任务，也是现阶段档案数字资源的重要来源和途径。
一、档案数字化目的与要求
1、档案数字化的目的
（1）提高档案信息的利用效率
（2）保护历史档案
（3）规避安全风险
（4）提高库房使用率
2、档案数字化的基本要求
规范性要求。
所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息传输与共享的效率。
安全性要求。
第一要确保档案原件的安全。
第二，维护档案信息的保密性。
真实性要求。
在档案信息的数字化过程中，必须严格维护数字化档案信息内容的原真性，最大限度地保留档案信息的原始面貌，避免由于技术原因造成档案信息的失真，对数字化档案信息的真实性起到了“固化’’作用。
效率性要求。
合理控制拟数字化档案的范围、采取最优化的技术方案、实现档案数字化工程的专业化和社会化。
二、档案数字化工作的组织
建立数字化工作领导小组，明确安全责任，设立档案划控小组、数字化加工小组、技术保障小组、安全保密小组等工作小组等工作机构，要吸收信息化部门、业务部门、技术部门、管理部门、保卫部门、后勤保障部门等专业人员。
项目开工后10日内，向省级档案行政管理部门进行项目备案。
数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行：
1、自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。
2、委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。
对投标单位进行资格、资历、技术、经历审查，与中标单位签订项目合同、保密协议，并督促中标单位制定种类规章制度，加强对人员的管理。
三、数字化档案文件格式的选择
1．文件的保真度
“忠于原文”是档案数字化的基本要求。
数字化可以看成是对档案内容的“拷，贝”，这种改变信息表达方式的拷贝过程极易造成内容的失真。
为此，在选择文件格式时首先要考虑其保真程度。
严格地说，任何格式的数字文件都存在不同程度的信息失真，关键是这种失真度是否在可允许的范围。
2．文件的大小
数字档案文件通常需要长久保存，其累积空间将十分惊人。
为此，在选择文件格式时必须将文件的大小作为一个重要考虑因素。
同一档案在数字化时采用不同的文件格式，所占用的存储空间相去甚远。
3．与软硬件平台的相对独立性
文件格式根据其对软硬件环境的依赖性可分为“应用软件专用格式”和“中间转换格式”两种。
应用软件专用格式是某种应用软件在运行过程中为其数据对象自行规定的记录格式，与其软硬件平台相联系，对其生成环境具有很强的依赖性。
中间转换格式是按照跨应用软件、跨软硬件平台要求而设计的。
中间转换格式具有较大的兼容性，档案数字化应尽量选择中间转换格式。
4．通用性
文件格式必须考虑用户软硬件环境对所用文件格式的支持程度。
选择通用性较强的文件格式会得到更多用户环境的支持，便于众多应用系统的开发者实现对该种文件格式的兼容或支持，从而增加其流行度。
反之，具有技术专利的文件格式通用性必然受到限制。
5．标准化程度
文件格式的产生源于三种情形：
配合特定应用软件及其软硬环境而制定的格式（应用软件专用格式）；计算机相关厂商为占领或规范市场而推出的文件格式（以中间转换格式居多）；国际性组织或协会为规范、统一起见推出或推荐的某种文件格式，或者对某类格式作出的某些技术规范格式。
6．数字化档案的用途
文件格式的选择还受制于数字化工作的目的和性质，目的不同所选的数字文件格式有可能不一。
为提供查阅利用而数字化对数字文件原真性的要求要比为保管和出版而数字化低的多，假如数字化的对象是纸质档案，前者可选择JPEG或PDF格式，而后者可优选TIFF格式。
四、纸质档案的数字化
纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
1、纸质档案数字化处理的流程
相比于档案目录信息的录入存储，档案全文的数字化工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范。
纸质档案数字化的基本环节包括：
档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。
2、纸质档案数字化扫描仪的选配
扫描仪是图像信号输入设备。
扫描仪有平面扫描仪和滚筒式扫描仪二大类，平面扫描仪使用光电耦合器件CCD，一般用于普通幅面档案的扫描；滚筒式扫描仪使用光电倍增管，性能高于GCD类扫描仪。
档案数字化系统应根据扫描速度方面的要求配置1台或多台自动进纸的中、高速扫描仪，若干台平板扫描仪。
平板扫描仪通常幅面为A4、A3两种，由于纸质档案多为普通文档，大幅面的照片、图片并不多（工程图纸除外），所以A4、A3幅面的扫描仪基本满足需要。
扫描仪的功能要通过相应的软件来实现，选购扫描仪时要关注配套软件的品种及其说明材料。
3、纸质档案数字化的加工管理软件
纸质档案数字化系统，除了配备硬件设施外，还需要配置调度、运行这些硬件设施以完成档案数字化工作的软件。
纸质档案数字化系统需要用到的软件有两类：
系统软件（包括操作系统、数据库管理系统等平台）和应用软件（在软硬件平台的基础上实现数字化流程的文档扫描、图像处理和数据存储等软件程序）。
流程式纸质档案数字化系统。
包括系统注册、原文扫描、图像编辑、消蓝去污、图像拼接、档案著录、档案查询等功能模块。
并应力求符合以下要求：
适应不同规模的制作环境开发不同的版本；适用不同类型的纸张，兼容各种档次的扫描设备；提供高效的扫描录入和图像处理功能；提供完善的质量保障和工序流程管理，实现标准化和规范化的生产；基于大型数据库管理系统，如ORACLE、SQLSER\/ER等。
五、照片档案的数字化
照片档案数字化与纸质档案数字化在工作原理、实施方法和操作过程方面是基本一致的照片档案的数字化应遵循《照片档案数字化技术规范》的要求。
以下就其不同于纸质档案的方面作简要说明。
1、照片档案数字化对象的选择
照片档案包括底片、相片（习惯称为照片）和文字说明三部分。
照片档案数字化应尽可能选择底片作为扫描母版，扫描出来的图像色彩及细节的保真度高。
缺点是必须使用专门的底片扫描仪或者在常规扫描仪上加装透扫适配器，对扫描设备的要求比较高。
2、照片档案数字化方式的选择
照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。
扫描输入是照片档案数字化最通用的方法，所需设备简单，操作过程也比较简便，并适用于各类照片档案的数字化处理。
翻拍录入过程虽然比较快捷，但要配置辅助照明设施，拍摄过程中对变焦、曝光等的调控要求较高，拍摄难度比想象中的大。
3、照片档案扫描分辨率的选择
分辨率越高，扫描照片越清晰，存储空间越大，扫描所需时间也越长。
但当扫描分辨率高于一定值后，照片质量不会有明显提升，反而会陡增存储空间，并且延长扫描时间。
因此，在设定扫描分辨率时，要在分辨率与图像大小之间认真权衡，区分是底片扫描还是相片扫描，综合考虑被扫描照片的尺寸、原照片的图像质量、利用性质及其还原输出要求等因素确定照片扫描的最佳分辨率。
4、照片档案数字化前的处理
扫描之前对底片、相片上的霉点、斑渍等作适当清理。
处理方法是，去处底片上的霉斑，可以用85%的乙醚和15%的乙醇混合后加10%的五氯酚钠的混合液擦拭。
去处底片上的手印，可以将底片放入流动的清水盘中，水洗10-15分钟，期间用棉签轻轻擦拭。
扫描前应将照片从相册中逐张取出，对影响照片扫描质量的保护模、封套等应予去除，取出照片时应注意保护原件。
照片被固定在芯页上无法取出时，可拆下相册芯页进行扫描。
扫描后照片装册还原时应注意保护照片不被损坏，同时还必须检查照片的数量、位置是否正确，做到安全、准确、无遗漏。
5、照片档案数字化后的图像处理
照片档案与一般的纸质档案是不同的，其侧重的就是图形和色彩。
对数字化后的照片档案进行图像处理，极有可能破坏了原作品本来的构图、格调或韵味，使照片档案失去其原始性。
与纸质档案图像追求“清晰”不同，数字化后照片图像更注重“原真”，其处理必须十分慎重。
照片档案图像处理的内容主要是：
旋正，将颠倒或歪斜的图像调整到正直位置；裁白，将扫描图像中原照片以外的空白区域切除；去污，将扫描过程中产生的黑白点和瑕疵修整、去除。
6、照片档案数字化后的保管
作为母版保存的照片档案图像，一般选择JPEG格式保存，重要的、保真度要求更高的档案也可选择无损压缩的TIFF格式保存，但同一图像的TIFF文件将比JPEG文件大很多。
数字化照片档案可以用不同文件格式刻录到多套光盘上异地保存，同时存储在服务器上提供在线利用。
图像文件存储时，一般根据照片专题数据库中照片号的组成项来分级建立图像文件夹，各级文件夹采用该级对应的照片号组成项命名。
通过照片图像的文件名与照片专题目录数据库中该照片号的一致性和唯一性，建立起一一对应关系，实现照片档案目录数据库与照片图像文件的关联检索。
六、音频档案数字化
录音档案是以声音为信息表达方式的档案材料。
传统的录音档案主要以录音带、唱片作为记录载体，数字化后的音频档案则记录在光盘、磁盘、磁带等数字介质上。
传统的录音档案大多记录在盒式带、钢丝带、开盘带和黑胶产品、塑料唱片之上，其播放依赖于特定的播放设备，由于时间久远，这类播放设备早已淘汰。
因而许多珍贵的录音档案濒临“灭顶之灾”，在其彻底淘汰之前采用数字化技术转存为音频文件，既有利于抢救保存，又方便调用管理。
1、音频档案数字化的原理
数字化音频档案的原理是将声音震动转化为模拟的电平信号（通过麦克风等拾音设备），或将己记录在录音带、唱片上的模拟信号转化为电平信号（通过相应的播放设备），这些模拟电平信号输入到计算机中，由计算机中的模数转换设备（声卡）完成模拟电平信号向数字信号的转换，即用二进制数据来表达模拟电平信号。
2、音频档案数字化的软硬件设备
音频档案数字化系统至少要能实现以下功能：
对各种传统录音档案的播放；模拟声音信号与数字音频文件之间的相互转换；对数字音频文件的编辑和格式转换；数字音频文件的光盘刻录和在线存储。
音频档案数字化系统至少配置以下硬、软件设备：
传统放音设备。
根据音频档案的规格、型号配置相应设备。
模数转换设备。
模数转换设备是音频档案数字化的核心部件。
多媒体计算机和信息存储设备。
配置高主频、大内存、大硬盘容量的高可靠性多媒体微机等。
音频制作软件。
具备音频电平控制功能、均衡功能、噪声控制功能、CD“抓取”和制作功能、流媒体支持功能、批处理功能等。
3、音频档案数字化处理的基本步骤
原音带处理。
旧磁带普遍存在信号强度减弱、磁粉脱落、霉变、粘连等问题，因此正式数字化前首先要对破【日的录音磁带进行清洁、修复和必要的处理，以获得合乎要求的信号源。
必要时，应将【日磁带在放音机中快速倒带一次，用录音机清洁带对放音机磁头进行清洁。
音频线路连接。
在关机状态下，使用音频连接线将放音机的音频输出口（lineout）与计算机声卡的音频输入口（linein）相连，启动多媒体计算机，选择声音和音频设备属性中的音频选项，将录音控制设置为线路输入开，其他选项关。
然后打开放音机和电脑音箱，调整计算机音箱音量到合适为止。
音频采集。
打开音频制作软件，创建新的音频文件（文件名与模拟录音文件名相同），
音频编辑。
采集得到的音频文件可以使用音频制作软件进行编辑处理。
主要内容包括音量调节、音调调整和噪音处理。
例如，利用图形均衡器对音频文件进行高低音均衡调节，使整个声音文件听起来更加逼真；使用降噪功能去除音频文件中的各种杂音。
音频存储。
编辑处理的数字音频信号应选择认可的音频文件格式存储到计算机中。
后期工作。
上述过程只是将录音磁带本身进行了数字化，很多情况下录音档案所对应的声音内容（如讲话内容）还需要以文本方式输入计算机，以便对音频文件实现“全文”检索。
七、视频档案数字化
传统录像带中所录制的视频信息为模拟信号，若要在数码设备上存储和播放，必须将模拟的视频信号通过模数转换技术转变为计算机能够识别的二进制数字视频信号，这一过程就是录像（或视频）档案的数字化。
将馆藏模拟录像档案数字化，转换成可存储于任何数字媒体的计算机视频文件，是其安全保管和有效利用必由之路。
1、视频档案数字化的记录原理
视频档案的数字化过程远比音频档案的数字化过程复杂，但基本原理是一致的，都要经过数字化采样、量化、压缩和编码等过程。
视频档案的数宁化要同时采集视频图像信号和视频中的音频信号。
2、视频档案数字化软硬件的配置
视频档案数字化系统由四个部分组成：
放像设备。
在对模拟录像带数字化之前首先要准备好相应的放像设备。
视频采集设备。
由高配置多媒体计算机及其内置或外置的视频采集压缩卡组成。
视频采集压缩卡简称视频卡。
对模拟视频信号进行采样、量化和压缩编码，是整个录像档案数字化系统的核心部件，其性能好坏对视频档案的质量起着关键性作用。
视频采集、编辑系统（软件）。
录像档案的采集、转换和编辑除了视频采集卡外，还需要借助视频采集软件和视频编辑系统来实现。
通过视频采集软件，在实现录像档案的数字化采集之前可以设定所需生成的视频文件格式，设置视频文件的各项参数，如调节录像信息的亮度、视频取样标准，以确保采集信号的质量。
3、视频档案数字化的基本步骤
原像带处理。
该步骤与音频档案数字化类似，检查磁带的完整性及信号的质量，并作出相应的记录，必要时对原像带进行修复和倒带处理，以获得符合要求的信号源。
设备准备和连接。
数字化前先要准备好相关的软硬件设备，确认设备连接无误。
视频采集。
按照采集程序，正确设置视频源、视频制式、视频格式、视频码流、图像分辨率、存储路径等参数，并对图像的播放质量严格监控监控计算机上播放的视、音频质量。
视频编辑和格式转换。
采集后的视频文件可以根据需要使用视频编辑软件或非线性编辑系统进行剪辑、编排和视频质量及效果调整，必要时根据需要进行格式转换。
光盘刻录。
将数字化后的视频档案刻录到光盘中，刻录光盘前要先建立光盘内目录页面，以方便利用者浏览光盘时查找，然后把硬盘上的数字视频和光盘目录一同刻录到光盘上，检查光盘质量，打印光盘封面并将其粘贴到光盘的盘盒上。
后期工作。
每一视频片段建立一条数据库记录，每条记录中不仅包括一般的档案著录项目，还要加入视频对象的源盘名称、摄制日期、摄制地点、摄制人或单位、播放长度、源盘制式及技术参数、数字化采集人、存储路径（或光盘编号）、存储格式、存储参数、采录编辑系统或软件、内容提要等字段。
八、缩微胶片数字化
缩微胶片数字化是将缩微胶片通过数字扫描系统处理，使缩微胶片上的模拟影像转换成数字影像之后进行存储和还原。
1、缩微胶片数字化前期处理
数字化范围。
纸质和缩微胶片并存的档案，采用缩微胶片转换的方式，不再对档案实体原件进行扫描数字化。
检查整理。
扫描之前应检查缩微胶片物理形态无卷曲、变形、脆裂、粘连、乳剂层脱落等情况；无可见性微斑、变色、生霉等情况；密度、解像力等技术指标无明显变化；无影响缩微胶片影像可读性的其他情况。
内容检查。
应严格检查档案的完整性，对存在的问题加以记录和说明；检查档案有无漏拍、补拍、分幅、合幅、双幅、重复拍照等情况并进行记录，以便提示工作人员在扫描时按要求进行处理；检查档案的页号顺序和页数，对照档案目录逐条记录页号、页数。
2、缩微胶片数字化基本步骤
调用与归卷。
从库房调用缩微胶片时应按有关规定进行温、湿度平衡调整；扫描过程中，应对缩微胶片进行妥善的保管和保护。
扫描工作完成后，再次整理缩微胶片，应保持原排列顺序不变，做到齐全、准确、无遗漏。
扫描方式。
根据缩微胶片扫描设备的型号和图像质量，选择自动扫描和手动扫描。
一盘（张）缩微胶片里影像的密度、解像力、幅面尺寸基本一致时，可选择自动扫描方式；不一致时，可对对比度、曝光亮度、画幅大小进行调整，选择手动扫描方式。
3、缩微胶片数字化后期处理
补扫。
对漏扫的文件和不符合质量要求的应进行补扫。
纠偏。
对方向不正确的图像进行旋转处理，以符合阅读习惯。
去污。
对扫描中产生的影响图像质量的黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。
拼接。
为保证图像内容的完整性，应对分幅图像进行拼接。
记录。
填写相关图像处理登记表单，记录工作种类、图像出现的问题、处理情况以及责任人等。
图像存储。
采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储；采用灰度模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储；提供网上检索利用的图像文件，也可存储为CEB、PDF等格式。
目录建库。
确定档案目录的著录项目、字段长度和内容要求，建立目录数据库。
图像文件命名，宜用档案目录中的档号作为文件夹名，文件夹内的图像文件，按缩微胶片的盒（片）号及页码顺序命名。
数据校验。
每一份图像文件的名称、页数与目录数据中的档号、页数应一致。
图像文件的名称与目录数据建立起一一对应的关联关系。
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据的质量进行检查。
第三节档案数字资源整理与鉴定
一、档案数字资源的分类
数字档案资源分类是资源管理和提供利用的重要基础。
传统档案整理过程中已经形成一整套分类方法与分类体系，可以直接运用到数字档案的管理中来。
如，按照全宗（立档单位）整理分类、按照档案性质或者形式进行分类，将档案分为明清档案、民国档案、革命历史档案、建国后档案，将资料分为图书资料、报纸、杂志、地图等。
数字资源分类主要考虑管理的需要，也要兼顾资源检索利用的要求。
二、档案数字资源的鉴定
档案数字资源的鉴定主要包括价值鉴定、开放鉴定和发布鉴定等。
价值鉴定是指按照档案保管期限的有关规定判定档案保管期限的一项工作。
开放鉴定是指按照《档案法》及有关档案馆档案开放的规定对到开放期的馆藏档案进行划控，开放利用的一项工作。
发布鉴定是指甄别和决定对外公布档案内容及其相关信息的一项工作。
电子文件或数字化档案的鉴定除了上述三种形式外，还必须通过技术检查（如清晰度、准确性、完整性检查），让利用者有效检索、阅读和理解数字档案信息。
三、档案数字资源划控与开放
划控开放是审慎分析档案数字资源的内容特点，结合不同网络平台的传播范围、用户群体和使用方式等，确定数字档案资源在不同网络环境下的用户范围及其利用权限，准确判定档案内容的开放或控制使用。
1、划控要求
档案数字资源的划控开放是一项政治性、专业性很强的工作，涉及国家秘密、知识产权或个人隐私的保护，必须熟悉国家相关的法律法规，合理确定划控档案的开放范围和等级，兼顾档案信息安全保密需求和用户的合法利用需求，协调政府和公众需要、局部与全
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