档案管理专业基础知识概述.docx
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档案管理专业基础知识概述
档案专业基础
第一部分档案概述
基本要求：
了解：
档案的形式，档案的种类，档案的作用
熟悉：
档案定义的表述与含义
掌握：
档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价
一、档案的定义
（一）档案定义的表述
（二）档案的形成条件
（三）档案的形式
（四）档案的本质属性
二、档案的种类
（一）公务档案与私人档案
（二）历史档案与现行档案
（三）文书档案、科技档案与专门档案
（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案
与旧政权档案
三、档案的价值
（一）凭证价值
（二）参考价值（情报价值）
（三）对档案真实性的辩证理解
（四）实现档案价值的规律性
1、档案价值的扩展律
2、档案价值的时效律
3、档案价值的条件律
四、档案的作用
档案的定义
国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录；
进一步表述为，档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的供保存备查的，且具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息；四个方面：
第一，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；
第二，档案是保存备查的文件；
第三，档案内容的记录方式和载体是多种多样的；
第四，档案是原始的历史记录。
档案的形成条件
一是办理完毕的文件才能作为档案；办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文术处理程序；
二是对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；
三是按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案；
总之，档案是处理完毕的具有查考价值的、集中保存起来的文件。
档案的形式
档案的形式基本上包括两个方面，档案信息的载体材料、信息的记录方式。
一、载体材料
1、甲骨档案
主要集中于商代，现保存的甲骨，多为盘庚迁殷到纣亡的273年间的遗迹；其文字是用铜刀或石刀刻在坚硬的龟甲兽骨上；到周代甲骨逐渐成为残迹，是历史发展的必然；
2、金石档案
金文是铸刻在金属鼎彝器上的一种铭文，也称钟鼎文，一般指冶铸在青铜器上的文字，古人称铜为金，因又称钟鼎文为金文；并非一切带有文字的铭器都是档案，以记事为主要目的的或主要起记事作用的钟鼎文，保存下来，才具有档案性质；钟鼎文的鼎盛时期在西周；
石刻档案殷很少，西周尚未发现，东周以后逐渐增多，“石鼓文”是我国现存最早的较有系统内容的石刻文字记录；
金石档案，现在还包括铁券、金册等一些金属载体形式的档案，多是王朝对有功臣官和有关首领人物的册封；
3、简牍档案
商周直至东晋，多用竹片和木板撰写文书与保存档案，通常称作“简册”、“简牍”、“简书”等；
这种形式取材和书写比较容易，编写篇幅比较灵活，也较便于保存和传递，但对普通的竹木材料，也需要一番制作的功夫；
4、缣帛档案
与简牍几乎同时产生的还有缣书帛书，兼指文书、档案和书籍，用来书写一些较为重要的文书，其材料轻便柔韧、剪裁灵活，传递和保管都比较方便；
5、纸质档案
东晋太尉恒玄曾下令改用“黄纸”；
6、音像档案
也称为声像或视听档案，是指机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案，可分为视觉、听觉、视听综合等不同形式，包括照片、影片、唱片、录音带、录像带等。
7、电子文件（电子档案）
是伴随着计算机技术的发展产生的一种新型文件，通过数字计算机进行操作、传递和处理的文件，特征有信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。
档案的本质属性
档案是人们在社会实践活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会实践具有直接的原始记录作用，所以“原始记录性”是档案的本质特性，是档案区别于其它事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在；但是这一本质并不表现的很固化，而具有相对性、动态性特点；
档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的纪录性，所以档案具有很强的记录性；
档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的有保存价值的文件，不是事后编写或随意收集的材料，因而具有原始性的特点；
档案兼具原始性和记录性区别于其他资料。
档案的“原始记录性”从根本上决定其管理方法的基本取向，即对档案的管理方法不论怎样简便、有效，均不能伤害档案的本质特性，只能充分实现其对以往历史事实的原始记录价值为轴心；
第一，档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥他的效用。
第二，档案与图书资料、文物，既有性质上的区别，也有某些联系。
档案部门着力管好档案同时也要收藏与档案有关的资料，辅助档案馆藏提高利用。
综上所述，原始记录性是档案的主要特点和本质属性，档案工作者必须掌握档案的性质，根据档案的不同来源、内容和形式的特点，进性科学管理。
档案的一般属性：
知识属性和信息属性；
档案信息具有原始性和回溯性。
公务档案与私人档案
这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对概念，主要可解决档案的归属所有权问题；
公务档案：
是指人们在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其它社会组织；具体实存形态主要是过去的公务文书，如法律、法规、行政公文等；主要被各级各类档案机构收藏；
“公有档案”的概念大于公务档案；
私人档案：
是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要是私人个人；具体实存形态主要是日记、文稿、账单、票据、笔记、信函等私人文书，散存于个人手中；“私有档案”的概念大于私人档案；
“中间地带”即私有组织（企业事业单位）的档案究竟应算是公务档案还是私人档案；
公务档案不能仅仅理解为国家公务机关的档案，将其界定为社会组织即法人形成的档案更准确，而国家公务（政权性）机关形成的且被保存在各级国家机构的档案为“公共档案”更恰当些；
公务档案与私人档案的实质可进一步明确为组织（法人）在其活动中和个人在其活动中形成的档案；
历史档案与现行档案
这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分形成的两个相对性较强的概念，二者之间没有清晰严格的界限，但其理论认识意义比较深刻，使人们认识到档案不仅有现实作用，而且具有精神文化作用等；
历史档案：
指形成时间较早，离现在较久且主要起历史文化作用的档案；
现行档案：
指形成时间较晚，离现在较近且主要起现实性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然具有实际作用的档案；
文书档案、科技档案与专门档案
文书档案：
实际上是指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性或曰政治性公文（如请示、批复、决定、决议、法规、法律等等）转化成的档案，其实质是突出强调了行政性或曰政治性档案在档案大家族中的主导地位；
科技档案：
是指人们在科技、生产活动中形成的由单纯业务性的科技文件材料转化成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告等等；它不时人类自我管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质生产活动的记录；
专门档案：
是指除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案，它具有极强的自我独立性和规律性；
中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案和旧政权档案
我国档案行政管理机关从行政管理角度，将归国有的全部档案划分为三种档案类型，即：
中华人民共和国成立后的档案：
是指1949年10月1日中华人民共和国成立之后，在中国形成的归国家所有的档案；
革命历史档案：
又称革命政权档案，指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案；
旧政权档案：
是指1949年10月1日中华人民共和国成立之前，除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案；
档案的凭证价值
档案是历史的真凭实据，它的这种可资为凭的特性，构成了档案的基本价值之一－凭证价值；
档案的凭证价值是档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点来决定的；
首先，从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化来的，并非事后为使用另行编写的，因此它客观地记录了以往的历史情况，是令人信服的历史证据；
其次，从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，是档案原始性、真实性的印记；
档案的情报价值
档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征，构成了档案的又一基本价值－情报价值
档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思维过程，所以能给人以互有联系的系统的广泛的情报信息；其情报价值体现在不同层次的档案集合体中：
首先，体现在一个档案馆（室）以致国家档案馆网的档案材料中，
其次，体现在一定数量文件的单元组合中；
再次，体现在同一文件的不同稿本或同一稿本的修改墨迹中；
对档案真实性的辩证理解
至少有两层面的含义：
一是，档案的内容若没有失实、歪曲、作伪之处，那么在对同一历史事实均有记载的各种信息中是最真实、最可靠的，因其是直接的原始记录，是第一手的原生信息，但不能将其与其所记录的历史事实本身混为一谈；
二是，档案有失实、歪曲、作伪乃至伪造之处，那么其失实、歪曲、作伪乃至伪造这一客观事实也恰恰是有档案这一实存形态来予以记录、固化并示之世人的，它依然有其另一意义上的真实性与可靠性，它还是反映了档案形成者的认识水平、本来意图或欺骗活动，从这一意义上看，档案只要其自身存在就没有“假”的，而都是“真”的，“假”的也是“真”的。
总之，在日常管理中，特别是在提供利用方面必须审慎从事，予以控制，加强咨询，以便合理的发挥档案应有的作用。
实现档案价值的规律性
（一）档案价值的扩展律
由于档案具有原始记录性、内容与版本的唯一性等特点，档案的价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律；
1、由于价值主体扩展而导致的价值规律扩展
这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者契机需求的范围成拓宽趋势，导致档案价值的扩展；原因：
档案作用从形成机关扩展到全社会及档案机密程度的递减；
2、由于档案作用性质的变化而导致价值扩展
呈现出档案价值的多元性特征；不仅用于与其相应的活动，而且可以发挥多种作用，有些甚至超出档案形成者的预想；
了解档案的价值扩展律，对于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用；具体表现在：
一是，正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；内部档案机构一方面要服务本单位，促进档案第一价值的实现，同时要积极积累具有长远利用价值的档案，为档案的第二价值的实现创造条件；公共档案馆要采取各种措施，扩大服务范围，促进档案价值的扩展；
二是，确定合理的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构，以适用不同时期档案价值实现的特点和要求；
三是，在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值，避免片面性；
四是，坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；同时制订和实施降密、解密制度，根据客观实际情况的变化适时地调整档案密级，降密解密扩大利用范围；
五是，树立服务观念，依法积极开放档案资，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变，更合理地更广泛地开发档案信息资源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的利用领域，适时推进档案价值的合理扩展；
（二）档案价值的时效性
是指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后降低或丧失了价值；这一规律可称为档案价值的时效律。
一是，档案与利用者需求之间关系的时效性；
二是，档案价值形态的时效性；
了解档案价值的时效律，有利于档案工作者以辩证的思维认识时间对于档案价值的影响，正确判断不同档案的时效性，不失时机地开发档案信息资源，积极提供利用，防止本应被适时利用的档案因提供过晚丧失部分或全部价值。
（三）档案价值的条件律
档案的利用是档案价值产生和实现的中介和必要条件。
档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件；当档案没有为利用者提供有用性时，它的价值是潜在的；在一定的条件下，档案被利用者有效利用，产生社会效益或经济效益，它的潜在价值才能转化为现实价值，各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律；
一是，社会环境
社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求，档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用，从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响；
二是，社会档案意识
人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”；
社会对档案的需求程度以及档案工作者能够满足需求的程度与社会档案意识密切相关，社会档案意识对档案价值实现的影响主要表现在：
第一，档案利用需求第二，档案利用政策第三，档案服务观念
三是，档案管理水平
其高低直接影响到档案管理部门提供档案服务，满足社会需求的能力以及利用者获取所需档案信息的可能性；如作好利用者可以方便、顺利地获取档案信息，满足已有的需求，还可能诱发新的利用动机，扩大社会档案需求，促进档案价值的实现；
档案的作用
行政管理的查考凭证生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的是动素材维护国家、集体和个人利益的法律保证
（一）行政作用
档案是各级各类机构、社会组织行使职能、从事管理活动的真实记录，对于该机构、地区乃至国家工作人员察往知来，保持政策、体制、秩序、工作方法等的连续性、有效性，以及决策的科学性具有不可或缺、无可替代的凭证和参考作用，这种作用可以称作资质作用或行政作用；
档案是一个政府借以完成其工作的基本行政工具，是政府机关赖以建立的基础；可以保证机关的决策、管理上的连续性和科学性；通过对档案的利用和分析，有助于对现实工作和未来发展作出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，达到优化资源配置的目的；充分发挥档案的作用，有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平；
（二）业务作用
档案在每一个业务领域中都发挥了重要的凭证和参考作用，成为业务活动的信息支持和保障；
档案记载了各行各业运营、发展的有关情况、成果、经验和教训，是以往业务活动的记录和继续开展业务活动的条件；
在各行各业形成的档案不仅可以维持业务活动的正常进行，有时还可以产生明显的社会效益和经济效益；
（三）文化作用
主要是指档案是人类创造的一种宝贵的精神文化财富，以及对于人类社会文化的积累、传播、发展与进步所发挥的各种功能；档案是民族文化的重要体现、是历史文化的积累和传承的手段、是文化创新的基础；
（四）法律作用
是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用；它是档案凭证价值的集中体现；
一方面，在政治斗争、军事斗争、经济斗争、外交斗争，解决领土争端等方面，档案的法律作用表现的十分突出；
另一方面，档案在维护国家、集体、个人合法权益方面的法律作用也十分突出；
（五）教育作用
古人立档有直接或间接的目的，一方面反映了中央集权制的封建政权在政治方面的需要，另一方面也是所谓文化－文治教化的需要；
在社会教育的素材中，档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料；
利用档案举办展览、开展演讲报告等多项宣传教育活动，可以突破各种限制，尽可能地扩大受众面，让更多的人了解真相、接受历史教育；
第二部分档案工作概述
基本要求：
了解：
档案工作的概念和内容
熟悉：
档案馆（室）的性质与任务，档案工作的性质
掌握：
档案工作的基本原则，
一、档案工作的概念和内容／
二、档案工作的性质
三、档案工作的基本原则
四、档案馆（室）的性质与任务
（一）档案馆
1、档案馆的定义、性质、基本职能和具体任务
（二）档案室
1、档案室的定义与性质
2、档案室的作用与任务
（三）档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责
2、档案行政管理机构的具体任务
（四）新型档案机构
1、文件中心的含义与类型
2、档案寄存中心的含义与性质
3、档案事务所的含义与性质
档案工作的概念和内容
档案工作概念：
是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务。
档案工作：
广义上应包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。
（一）档案管理工作
档案管理工作：
是指用科学的原则和方法管理档案，为国家各项事业服务的工作；基本内容包括：
档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、统计和利用服务。
我国长期以来将档案管理业务分为“六个环节”或“八个环节”。
1、档案收集工作
为解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾；
2、档案的整理工作
为解决档案的零乱与管理和利用的系统化之间的矛盾；
3、档案的鉴定工作
为使有保存价值的档案能够得到有效保管，并发挥最大作用，以满足社会利用需要；
4、档案的保管工作
为解决档案自然寿命的有限性与社会长远利用需求之间的矛盾；
5、档案的编目与检索工作
为解决档案馆藏体系的单项线性排列与社会多样的和变化的利用需要之间的矛盾；
6、档案的编辑与研究工作
为满足社会多样的和广泛利用档案的需要，需要对档案进行研究，汇编出版各种档案参考资料；
7、档案的统计工作
为掌握档案工作的基本情况，分析档案工作的规律性，提高档案管理的水平，需要对档案和档案管理的状态进行数量观察和分析研究；
8、档案的利用工作
为满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料；
档案管理的各个环节，实际上可以划分为两个基本的组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作；前者为后者创造条件，后者则反应前者的成果，同时也向前者提出新的要求。
（二）档案行政管理工作
是以国家各项建设事业的需要为目标，对全国以及地方档案工作进行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导的活动；目的是不断调节档案事业系统的内部和外部关系，促进档案事业的发展，为国民经济和社会发展服务。
（三）档案教育工作
1、我国档案教育工作的历史与现状
开始于20世纪30年代，40年代有了一定的发展。
1952年中国人民大学档案专修班的成立标志新中国档案教育事业的正式创立。
2、档案教育结构
宏观上看包括高等教育、中等教育、在职继续教育和社会教育四部分。
（四）档案宣传工作
含义是向人们传播档案、档案工作有关信息、思想，从而影响人们行为的过程，目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作，使者使他们积极投身于档案事业的建设和发展；
档案宣传工作的内容包括：
宣传档案宣传档案工作 宣传档案人员
档案宣传的形式：
口头宣传、运用大众传播媒体、档案陈列与展览、档案专业报刊、档案网站。
（五）档案科学研究工作
包括档案科学的基础理论、应用理论、应用技术的研究。
（六）档案国际合作与交流
主要是通过参加国家档案组织的活动、国家间双边档案工作的交流与合作和国际档案学术交流与合作等形式展开的。
档案工作的性质
是指档案工作区别与其它事物的内在规定性。
档案工作就其本质来说，是管理档案和开放档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作，是一项管理性、服务性、科学性文化性与政治性的工作。
1、档案工作的管理性
因档案工作的具体对象－档案本身具有的原始记录性，这决定档案工作始终应以维护和确认档案的原始性作为基本任务，使其有别于其它的各类管理工作；
具体而言档案工作的管理性主要表现在三个层次：
第一，档案工作是一项管理档案的专门业务；
一定意义上档案工作实质上就是档案管理工作，管理的目的是开发档案信息资源；
第二，档案工作是信息资源管理的重要内容；
档案工作是信息资源管理工作中的一员，而且因其管理对象的独特个性、基本管理理论与管理方法上的自成体系，决定档案工作在信息资源管理工作中具有其它信息资源管理活动无法替代的功能与作用；
第三，档案工作是社会管理活动的组成部分；
在我国机关档案工作和国家档案工作分别是机关管理工作和国家事务管理系统不可缺少的组成部分，从系统论的观点看，档案工作这一相对独立的管理系统是处于不同层次和规模的更大管理系统之中；
2、档案工作的服务性
档案工作对生产力的发展和社会的全面进步有不可低估的作用，但它不直接生产物质财富，不直接从事国家管理、科技研究文艺创作等活动；而是通过提供档案为社会实践服务来推动生产力发展与社会进步，档案工作实现自身价值的这种特殊途径，决定了它是一项服务性工作；
服务性是档案工作的基本属性，是档案工作赖以生存和发展的基本原因，不同层次类型的档案工作如果不能实现服务目标，就会失去存在的条件和发展的基础；
档案工作是提供档案信息为社会服务的特殊性服务工作，服务性是档案工作的客观属性之一，档案工作者应充分认识档案工作这一属性，努力创造档案信息服务的新形式，实现档案管理的知识服务，从为而加快我国社会信息化进程做出贡献；
3、档案工作的政治性
档案工作是一种社会现象，在阶级社会中体现着一定的阶级关系和阶级利益；
服务方向是其政治性的集中表现、机要性是其表现之一；当然在强调机要性的同时，必须正确处理档案的保密和利用者之间的关系；
4、档案工作的科学性
是一项为科学研究和科学管理工作提供必要条件的工作；
档案工作实践中包含着特殊的规律和丰富的科学内容；
档案工作要运用大量现代化管理科学的内容和信息技术；一是管理组织、管理方法的新变化可能引发档案学基础理论的新发展，二是，对档案工作组织管理的科学化也要运用现代管理科学的理论与方法；
5、档案工作的文化性
档案工作，特别是档案馆工作在人类社会文化中的作用决定了其具有很强的社会文化性，《档案馆通则》中明确规定档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，其文化性主要表现在：
第一，档案是社会文化的组成部分，档案馆具有保存历史文化遗产的作用；档案馆积累和保存档案就是保存历史文化遗产，是对历史文明的肯定；档案馆在坚持和保持社会文化的统一性和完整性的过程中发挥着极其重要的作用。
第二，档案馆具有传播社会文化知识与信息的作用；
第三，档案馆具有社会文化教育的作用；
第四，档案馆具有发展科学文化的作用，有必要对档案所记载的科学文化知识进行研究和开发，这是档案馆积累、传播文化功能的扩展和延伸；
档案工作的基本原则
1987年9月5日第六届全国人大常委会第22次会议通过的《中华人民共和国档案法》第五条规定：
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。
1、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则
这既是我国社会主义制度所决定的，又是档案工作发展的客观需要，它是我国档案工作的组织原则和管理体制；具体包括三方面内容：
第一，国家档案按规定分别由各级各类档案保管机构集中管理；
现阶段我国存在的三种档案所有权即国家所有、集体所有和个人所有，按照档案法的有关规定采取不同的管理方法，国有的要移交进行统一管理；至于集体所有和个人所有的档案管理问题，《档案法》第十六条规定：
“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保存”。
第二，全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一、分级、分专业管理；
统一管理：
指国家档案行政管理机关主管全国档案工作，对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，进行业务指导和监督。
分级管理：
指县级以上各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，可按照国家有关档案工作的统一规定和要求，结合本地区的情况，制订本地区的档案工作规
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