资金计划系统预算管理用户手册 2.docx

资金计划系统预算管理用户手册 2.docx

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资金计划系统预算管理用户手册2

广东长大资金计划系统

基础用户业务手册

全面预算管理体系可以将企业的经营目标、经营计划、经营过程、考核管理有机的结合在一起，预算管理是企业管理的核心。

预算管理是实行目标化管理的基础，是各项管理工作的源头。

EAS预算管理模块提供从预算编制、预算审批、预算执行控制到预算执行结果汇总分析的全面预算解决方案。

EAS系统提供了高度集成的财务预算及控制体系，预算管理系统为集团企业预算的事前编制、事中控制和事后分析提供了平台，并为企业提供了预算的编制、预算的控制和预算的执行分析功能，支持企业预算方案的分配、预算数据的汇总、以及预算实际数据与预算数据的对比分析等功能。

整个预算管理体系包含的内容有预算管理组织体系的建立、预算编制模型、预算框架的建立、预算编制、预算执行、预算分析与报告、预算控制。

1资金计划报表体系概述

1.1资金计划业务流程图

广东长大公司资金计划分为：

编制、审核、控制及分析四个阶段。

（1）编制：

在编制阶段，各个部门需要填报各自的资金计划表，并提交到后台工作流审批。

审批完成后，还需要在施工项目部、分公司以及总公司提交资金计划套表。

套表的数据的来源是先前各部门提交的资金计划表，系统可以通过公式自动获取。

套表的作用是让项目部、分公司和总公司管理层能具体了解各企业的资金情况。

因此套表需要项目经理、分公司总经理等相关领导的审批。

具体审批流程请参考《》。

（2）审批：

根据顾问在一些项目的实施经验是：

只需要将一些关键和必需设置到流程中就可以了，因为太多的审批节点会严重降低业务单据的流转效率。

（3）控制：

审批完毕后，系统就可以根据各部门提交的资金计划表格，对业务单据进行控制。

最后通过EAS的出纳收、付款完成与用友U8的数据连接，导入凭证并在期末进行资金的对帐。

分析：

系统在对单据控制的同时还会自动获取每个资金计划项目的实际发生数，同时也会生成对应的资金计划分析报表。

1.2资金计划分类

1.2.1报表编制时间分类

广东长大公司资金计划体系按照报表编制时间分类分为三部分：

年度资金计划、月度资金计划和资金动态预测（新中标项目现金流量总预算）。

说明：

（1）“●”表示报表在相应的部门或公司或项目部于相应的工作环节需要进行的业务操作，包括编制和汇总。

（2）“部门级”是指长大公司总部下属职能部门；直属项目部下属职能部门；分公司下属职能部门；施工项目部下属职能部门。

（3）“公司级”是指长大公司总部，直属项目部，分公司本部，施工项目部本部。

（4）“公司以上成本中心”是指长大总公司，分公司。

年度资金计划是按照年度每年进行编制，年度资金计划指标仅作为计划分析的参考指标。

月度资金计划是按照月度每月进行编制，月度资金计划指标除了作为计划分析的参考指标外，同时起到对实际的资金收支进行控制和实际数据获取的作用。

资金动态预测（新中标项目现金流量总预算）是独立报表，按照一个项目周期进行编制，从项目开始到项目结束只需要编制一张报表，反映的是新建立的施工项目成立初期形成的现金流的计划，并且在整个项目期间进行计划添加、计划调整和计算等维护的工作，形成资金的动态预测。

以上三种报表按照各自的数据获取逻辑关系细分成以下不同的报表，其编制、审批和汇总的时间如下列表：

1.2.2报表数据逻辑分类

广东长大公司资金计划体系按照报表数据获取逻辑关系分类也分为三部分：

资金计划基础表，资金计划分析底稿及分析表，新中标项目计划。

第一部分：

资金计划基础数据表

资金计划基础数据表是指需要进行数据填写的原始数据源的报表，包括：

（1）年度、月度资金计划—子表

（2）年度、月度资金计划—套表

图例说明：

年度资金计划子表编制、汇总和套表编制、汇总关系图：

月度资金计划子表编制、汇总和套表编制、汇总关系图：

特别说明：

月度资金计划是支付控制和实际数据获取的来源，月度收入在公司级的资金计划收入子表（汇总下级部门收入子表）控制收款单，其控制策略已在系统中预设为获取实际数而不做实际收款业务控制；月度支出在部门级的资金计划支出子表控制费用单，其控制策略已在西戎中预设为获取实际数并且对实际支出业务控制。

第二部分：

分析表底稿及分析表

（一）资金分析底稿：

是在基础数据表（年月资金计划表）和实际发生业务单据的基础上获取数据，为资金汇总分析表提供数据源的工作底稿。

包括：

（1）月度资金分析底稿—子表

（2）月度资金分析底稿—套表

（二）资金分析表：

是基于“资金分析底稿”的数据获取后再进行分析公式的计算形成的报表。

包括：

（1）月度资金汇总分析表

图例说明：

月度资金计划、资金分析底稿和资金分析表三者关系图：

实际表例说明：

年度资金来源表、月度资金来源表、月度资金来源分析表

第三部分：

新中标项目计划

（1）新中标项目现金流总预算

该报表是独立报表，按照一个项目周期进行编制，从项目开始到项目结束只需要编制一张报表，反映的是新建立的施工项目成立初期形成的现金流的计划，并且在整个项目期间进行计划添加、计划调整和计算等维护的工作，形成资金的动态预测。

其实际数据的获取来源于项目的每月业务单据，即出纳收款单和费用单。

1.3资金计划表清单

报表分类

报表编码

报表名称

报表分组

基础表

ZJ-Y-F-001

年度资金计划表-套表

年度资金计划套表

基础表

ZJ-Y-S-001-01

年度资金计划表-资金来源子表（经营）

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-001-02

年度资金计划表-资金来源子表（财务）

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-002

年度资金计划表-内部资金（调入）子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-003

年度资金计划表-分包商子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-004

年度资金计划表-材料子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-005

年度资金计划表-机械使用费子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-006

年度资金计划表-其他直接费子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-007

年度资金计划表-资产购置子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-008

年度资金计划表-工薪子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-009

年度资金计划表-税费子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-010

年度资金计划表-管理费（间接）子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-011

年度资金计划表-其他费用子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-Y-S-012

年度资金计划表-内部资金（调出）子表

年度资金计划子表

基础表

ZJ-M-F-001

月度资金计划表-套表

月度资金计划套表

基础表

ZJ-M-S-001-01

月度资金计划表-资金来源子表（经营）

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-001-02

月度资金计划表-资金来源子表（财务）

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-002

月度资金计划表-内部资金（调入）子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-003

月度资金计划表-工程分包商子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-004

月度资金计划表-材料子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-005

月度资金计划表-机械使用费子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-006

月度资金计划表-其他直接费子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-007

月度资金计划表-资产购置子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-008

月度资金计划表-工薪子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-009

月度资金计划表-税费子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-010

月度资金计划表-管理费（间接）子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-011

月度资金计划表-其他费用子表

月度资金计划子表

基础表

ZJ-M-S-012

月度资金计划表-内部资金（调出）子表

月度资金计划子表

分析底稿

ZJ-FX-M-F-001

月度资金分析表及报告-套表底稿

月度资金分析套表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-001

月度资金分析表-资金来源子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-002

月度资金分析表-内部资金（调入）子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-003

月度资金分析表-材料及分包商子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-004

月度资金分析表-机械使用费及资产购置子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-005

月度资金分析表-其他直接费子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-006

月度资金分析表-工薪子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-007

月度资金分析表-税费子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-008

月度资金分析表-管理费（间接）子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-009

月度资金分析表-其他费用子表底稿

月度资金分析子表

分析底稿

ZJ-FX-M-S-010

月度资金分析表-内部资金（调出）子表底稿

月度资金分析子表

分析表

ZJHZ-FX-M-F-001

月度资金汇总分析报告-套表

自定义分析模板分组

动态预测

ZJ-NP-001

新中标项目现金流总预算

新中标项目现金流总预算

资金计划报表编制、汇总工作步骤：

2资金计划操作说明

2.1基础设置概述

在EAS系统中，资金计划的编制、审批、汇总、调整和调整属于EAS预算管理模块的管理范畴，因此广东省长大公路工程公司的资金计划和预算管理的功能性操作是一致的。

2.1.1成本中心属性维护

说明：

所有参与预算的部门或分公司都要维护组织单元的成本中心属性

2.1.1.1成本中心架构设置

2.1.1.2财务组织架构设置

说明：

1.“综合部”在EAS系统不作为财务记账实体，财务组织委托“总部本部”。

设为总部部门成本中心实体。

2.“研发中心”组织暂时建立行政组织，财务组织和成本中心组织待定。

“第一分公司”规划设置为与二、三、四公司的财务组织和成本中心相同的组织架构。

2.2资金计划日常业务

在预算系统完成基础设置之后，可以进入资金计划编制阶段。

2.2.1资金计划表新增

在金蝶EAS的主界面，选择〖管理会计〗－＞〖预算管理〗－＞〖预算处理〗－＞〖预算编制〗，进入预算编制序时簿。

在序时簿界面可新增、修改、删除、批量新增、提交与批量提交预算表，查看预算表的历史版本，进行汇编查看，还可以进行组织汇总操作。

在此编辑界面，需要手工填入预算表编码（可事先设置预算表编码规则，从而由系统自动提供预算表的编码），选择预算方案、预算模板、币别、期间后，系统自动按照“组织_期间_模版名称”的规则生成预算表名称。

报表新增有两种方式：

单个新增，批量新增

（1）报表单个新增：

步骤1：

进入预算表序时簿，单击【

】按钮，进行报表单个新增

步骤2：

按预算模板、预算方案和预算期间选择要新增报表

步骤3：

单击【

】保存后，就可直接进入预算表编制界面。

步骤4：

进入报表界面后先点击计算，计算后在表头得出编制单位名称和预算期间。

步骤5：

填表后，重新计算次并且保存。

步骤6：

报表保存后，单击【

】按钮，进行提交

步骤7：

报表“提交”后，提示“预算表将进入工作流审批，是否确定提交”。

此时，如果选择“是”，则进入下一个审批节点，如果选择“否”，则报表仍然保持待提交状态。

（2）报表批量新增

步骤1：

进入预算表序时簿，单击

按钮，进行报表批量新增

步骤2：

按预算模板、预算方案和预算期间选择要批量新增报表

步骤3：

单击【

】保存后，就可直接进入预算表编制界面。

步骤4：

批量新增成功后，系统自动返回预算表序时簿，通过过滤条件（红线框定部分）选择需要填写的预算表，单击【

】修改，就可直接进入预算表编制界面。

以下5-8个步骤与报表单个新增对应步骤相同

步骤5：

进入报表界面后先点击计算，计算后在表头得出编制单位名称和预算期间。

步骤6：

填表后，重新计算次并且保存。

步骤7：

报表保存后，单击【

】按钮，进行提交

步骤8：

报表“提交”后，提示“预算表将进入工作流审批，是否确定提交”。

此时，如果选择“是”，则进入下一个审批节点，如果选择“否”，则报表仍然保持待提交状态。

提示：

要修改上图的预算表的属性，可点击序时簿的【

】，对于处于编制中状态的表，可以修改预算表名称和预算表编码，其他内容不允许修改；对于处于其他状态的表，预算表的基本属性都不允许修改。

2.2.2资金计划表修改

在预算表序时簿界面，选择某一个预算表，单击【

】，弹出“预算表编辑”界面，修改公式后，使用【

】功能可重新取数生成预算表。

修改完毕后单击【

】后可保存在本地。

单击【

】提交可保存并提交到工作流进行审批。

再单击【

】按钮后即可关闭当前界面。

2.2.3资金计划表删除

在预算表序时簿界面，选择某一个状态属于“编制中”的预算表，单击【

】删除，即可删除预算表。

也可以通过Ctrl、Shift选中预算表序时簿中的多个预算表，点击【

】删除，可以批量删除状态为“编制中”的预算表。

2.2.4资金计划组织汇总

用户在某个非叶节点组织，可在预算表序时簿上选中该组织处于编制中的表，点击预算表序时簿工具栏上的【

】按钮，或者点击预算表编辑界面的工具栏上的【

】按扭，可汇总下级责任中心的相同预算方案的预算表，以形成当前组织的预算表。

步骤1：

新建预算表（前面已述，略）

步骤2：

在预算表中单击【

】按扭，开始组织汇总操作。

步骤3：

点击组织汇总时，弹出如下界面框，选择需要汇总下级责任中心,点击【

】即可。

步骤4：

汇总完成后，在表中单击【

】检查组织汇总情况。

在汇总组织数据界面中，还可以选中一个组织，点击【查看】按扭，可以打开该下级组织的预算表。

资金计划报表编制、汇总工作步骤：

2.2.5资金计划审批

　预算表审批的提交流程有两种：

不通过工作流审批、通过工作流审批。

广东长大公司资金计划体系中除了《资金分析汇总表》采用本地审批以外，其余采用工作流多级审批。

工作流多级审批将在《资金预算表工作流审批用户指引》和相关操作录像中予以说明。

这里的【审批】指的是不提交到工作流审批，即本地审批。

在金蝶EAS的主界面，选择〖管理会计〗－＞〖预算管理〗－＞〖预算处理〗－＞〖预算审批〗，进入“预算审批”序时簿。

在该序时簿，用户可查看预算表的方案、名称、状态、数据来源、预算模板、币别、编制人等信息，可执行查看、审批、反审批、批量反审批、审批结果查看的操作。

1、本地审批

在“预算审批”序时簿，选择某张状态为“编制中”或“调整中”的预算表，单击【

】按钮，弹出“预算审批”界面，界面如下图所示：

点击该界面左上角的【

】审批按钮，系统会进行强制的报表检查，同时弹出如下界面：

在审批意见下文本框里填入审批的意见，单击【

】按钮，弹出提示审批成功，再次单击【

】按钮即可。

在〖视图〗菜单下可查看编制预算表时编制者录入【单元格批注】和【表页批注】，为审批者的决策作参考。

如果选择审批不通过时，系统不改变预算表状态，仍是编制状态，但审批意见李会记录审批不通过意见。

2、结合工作流多级审批

在金蝶EAS的主界面，选择〖管理会计〗－＞〖预算管理〗－＞〖预算处理〗－＞〖预算编制〗，进入预算编制序时簿，按【

】或【

】按钮，可将预算表提交到工作流。

如下图：

确定之后，预算表提交到工作流中，可在消息中心看到相关消息并进行相关处理。

预算表提交到工作流之后，预算表状态由“编制中”改为“提交中”，开始工作流审批后预算表状态变为“审批中”，审批工作流程结束后，预算表状态变成“已审批”。

在工作流审批中，可以修改预算表数据。

3、反审批

在“预算审批”序时簿，选择某一个状态“已审批”的预算表，单击工具栏上【

】按钮，弹出预算表审批界面，界面如下图所示：

单击左上角的【

】按钮即可。

反审批后的预算表可修改。

4、查看审批意见

在“预算审批”序时簿，用户选择某张预算表，并单击【

】按钮,系统弹出如下图所示界面：

在此界面即可查看到各次审批的详细信息，单击【

】按钮可关闭当前界面。

如果是提交工作流进行的审批，在工作流的各级审批意见在工作流可看见，工作流审批结束后，才可在“预算审批”序时簿查看各级审批意见。

2.2.5.1资金计划审批流程

　预算表审批的提交流程有两种：

不通过工作流审批、通过工作流审批。

广东长大公司资金计划体系中除了《资金分析汇总表》采用本地审批以外，其余采用工作流多级审批。

工作流多级审批将在《资金预算表工作流审批用户指引》和相关操作录像中予以说明。

以下是资金计划表的审批流程图概述。

2.2.5.1.1年度资金计划与月度资金计划审批流程

两者的审批流程完全一致，因此在一张流程图上进行展示。

注：

各部门资金计划表审批流程以及资金、预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。

2.2.5.1.2新中标施工项目现金流总预算审批流程

注：

预算管理编制、审批及上报时间详见附表“资金、预算管理审批流程及编制、审批、上报时间安排表”。

2.2.6资金计划汇编

2.2.6.1资金计划汇编，下达流程

预算汇编主要为每年或月初资金计划审批和最终任务下达。

（1）下属单位进行报表上报、汇总并生成资金计划套表后打印纸质件报送各级机构（总公司、公司或项目部）最高领导人审批。

（2）财务部根据审批后的纸质报表对下属部门进行预算汇编和任务下达。

即调用《资金计划子表汇总表》直接展开对财务组织实体下各部门预算进行调整。

（3）调整确认后，直接“任务下达”，任务下达后直接改写和形成各部门资金计划子表调整后数据。

（4）调整后的数据作为资金支出控制依据。

2.2.6.2预算汇编表新增

在预算汇编序时簿，点击工具栏上的【

】按钮，系统弹出预算汇编编辑界面：

在预算汇编编辑界面，选择一个预算方案，在预算表过滤结果中，显示该方案下已审批的预算表列表，选择某预算表后，系统自动过滤选中当前组织所有有已审批的该预算表的下级组织，点击【

】后就生成了预算汇编表。

预算汇编表中，格式与预算表保持一致，只是在第一列增加组织列，所有组织默认为收缩状态，点击组织左端的“

”可展开下级组织，从而可同时调整上、下级组织的预算数据；下级组织数据修改后，所有下级组织的小计数据同步更新。

在预算汇编表中，下级组织的数据之和可以不等于上级组织的数据。

数据调整后，单元格以黄色背景显示，表示数据调整过，选中一个有项目公式的单元格，然后点击工具栏上的【

】按钮，可以打开该项目所在的预算表；用户也可以在打开的下级组织预算表上进行预算调整，所有数据有变动的单元格系统均会以黄色背景填充，并可将调整结果同步返回到汇编表上；

用户可以点击工具栏上的【

】按钮编辑对该表的调整汇编意见，可以点击【

】查看调整前后的差异记录。

预算汇编表可以执行重计算操作，点击工具栏上的【

】按钮，可以选择需要重计算的组织进行数据重算。

创建预算汇编表后，上、下级预算表的状态由“已审批”变为“汇编中”，预算汇编表通过审批后，上、下级预算表的状态再由“汇编中”变为“已审批”。

注意：

预算汇编实际上是多个组织批量预算调整，故预算汇编的操作前提是参与汇编的上下级组织的预算表为已审批状态。

2.2.6.3预算汇编表修改

在预算汇编序时簿，选中一张状态为“汇编中”的预算汇编表，点击工具栏上【

】按钮，可以修改预算汇编表。

2.2.6.4预算汇编表下达

预算汇编表可提交工作流审批，也可以进行本地审批。

本地审批在预算汇编序时簿进行。

通过审批的预算汇编表的状态由“汇编中”变为“已下达”。

2.2.6.5预算汇编表删除

在预算汇编序时簿，选中一张状态为“汇编中”的预算汇编表，点击工具栏上【

】按钮，可以删除预算汇编表。

。

注意：

不能删除状态为“已下达”的预算汇编表。

2.2.7资金计划实际数维护

实际数据是指预算项目的实际发生数，与预算数的界面不同，主要来源于两个方面，广东长大公司应用了EAS业务系统，那么实际数可以来源于业务系统，通过系统取数公式（BgActuals）；也支持在预算系统中手工录入实际数据，或从EXCEL表中导入实际数据到预算系统。

实际数据等于两部分数据之和：

1、资金预算表日常实际数取数通过费用单和出纳收款单获取。

2、资金预算表历史实际数据是通过预算表实际数据日常维护来进行数据录入。

2.2.7.1资金计划历史实际数录入

录入路径：

〖管理会计〗－＞〖预算管理〗－＞〖预算处理〗－＞〖实际数据〗－＞〖实际数据日常维护〗

步骤1：

新增实际数表（源表来自已经审批的《月度资金计划子表》）

步骤2：

选择已经审批的《月度资金计划子表》

步骤3：

单击“保存”

步骤4：

实际数表打开以后进行实际数据填写

步骤5：

实际数表重算

步骤6：

实际数表审批

以上是实际数表编制和审批过程，长大公司只有在补录历史的实际数据时才按照这种方法和步骤使用。

基于实际数据是手工补录或者是通过EXCEL导入，因此存在组织汇总的操作过程（单据控制获取实际数不经“组织汇总”步骤）。

实际数表的“组织汇总”与前述资金计划表的汇总操作相同。

实际数表组织汇总:

点击组织汇总时，弹出如下界面框，选择需要汇总下级责任中心,点击【

】即可。

2.2.8资金计划的控制

2.2.8.1资金计划控制方式

a）费用单控制：

控制费用单是控制到部门的费用支出的方式，利于企业对部门进行控制及分析。

结合长大目前财务核算系统没有对部门支出进行数据获取的状况，决定采用费用报销单控制的模式。

在费用单在被资金计划进行支付控制的同时，获取部门的实际发生数据，写入后台数据表，以便于分析的数据提取。

2.2.8.2资金计划控制总体流程

首先，部门需要在费用报销系统下填写一张费用报销单并选择好对应的费用类型，提交完毕后EAS工作流系统会自动扣减本部门的预算额度；然后，工作流会继续执行费用报销的审批流程，让各级领导对单据进行审批；审批全部通过后，系统通过自带的BOTP规则将生成一张出纳付款申请单，财务会计进行付款后，可以与U8的接口中，生成U8的会计凭证。

具体流程可参见下图：

2.2.8.3资金计划内费用报销单审批流程（一般流程）

2.2.8.4资金计划外费用报销单审批流程（特批流程）

2.2.8.5备用金收支计划处理。

备用金收支计划蓝图：

说明：

1）备用金借支业务：

通过“费用单”的“借支备用金”计划项目进行扣减控制，并获取实际数据到部门级；最终通过“出纳付款单”完成付现业务。

2）备用金偿还或转帐报销业务：

通过“出纳收款单”全额收回，公司级（财务记账实体单位）资金套表直接获取实际数据。

如果是报销转帐业务，除完成上述步骤后，再通过“费用单”的“**费用支出”计划项目进行扣减控制，并获取实际数据到部门级：

最终通过“出纳付款单”完成转帐业务。

3）“部门管理费用（间接费）分析表”中可反映实际冲销后所核算费用额，资金计划表中部门级的“管理费用（间接费）分析表”反映的为实际资金支出。