Excel的应用技巧1.docx

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Excel的应用技巧1

Excel2003的应用技巧

（一）

一、工作簿

二、工作表

三、行和列

四、单元格

一、工作簿

1.工作簿和工作表的区别

工作簿默认名为book，工作表默认名为sheet，一个工作簿可包含多个工作表，最多255个

2.工作簿的加密保存

文件→保存→工具→常规选项→打开权限密码/修改权限密码

3.窗口的并排比较

窗口→与book？

并排比较→可对两个窗口进行同步滚动的比较

4.工作簿的保护功能

工具→保护→保护工作簿→可对工作簿的结构与窗口进行保护，从而使被保护的窗口不能进行拆分、冻结、放大、缩小等

5.窗口的拆分与冻结

（1）窗口的拆分：

能实现窗口分两个部分，一部分进行滚动时另一部分不同步滚动

◆选定行→窗口→拆分→则在本行的上侧位置对表格进行上下拆分

◆选定列→窗口→拆分→则在本列的左侧位置对表格进行上下拆分

◆选定单元格→窗口→拆分→则在本单元格的上侧与左侧位置对表格进行拆分

（2）窗口的冻结：

窗口拆分后，对拆分线能随意的拖拉位置，而冻结则是将拆分线冻结在具体某个位置，同时让拆分线的左侧与上侧不能滚动

常见问题：

1.如何对同一个工作簿中的两个表格进行并排比较？

同时也实现了让一个工作簿中的多个表格分多个窗口打开

Book1→窗口→新建窗口→出现book1：

1与book1：

2两个窗口，再进行并排比较即可

二、工作表

1.工作表的新增、删除、重命名

右击表格→插入/删除/重命名

2.工作表的移动和复制

（1）移动：

A.直接拖动表格到需要的位置

B.右击表格→移动或复制工作表→不选“建立副本”

（2）复制：

A.按住ctrl，拖动表格

B.右击表格→移动或复制工作表→选“建立副本”

3.工作表标题行的重复

页面设置→工作表→打印标题→顶端标题行/左端标题行

4.工作表中页眉、页脚、页码的设置

视图→页眉/页脚→自定义页眉或自定义页脚

视图→页脚→自定义页眉或自定义页脚→选定位置→插入＃→出现&[页码]

同理可插入总页数、时间、日期等

5.工作表的分页

（1）分页：

A.选中某个单元格→插入→分页符→将以单元格的左上角为点进行分页

B.打印预览→分页预览→直接拖动蓝色线条

（2）取消分页：

选中分页线右侧或下侧单元格→插入→删除分页符

（3）调整分页符：

打印预览→分页预览→拖动的蓝线即为分页线

6.工作表的保护功能

工具→保护→保护工作表→允许此工作表的用户进行……（根据要求选择）

7.工作表的摄影功能

工具→自定义→命令→类别/工具→命令/照像机→直接将其拖动到工具栏

选定需要的内容→按“照像机”（将选定的内容变成了一张图片格式）→移到需要粘贴这张图片的地方→直接按鼠标左键（实现了粘贴）

特点：

（1）格式转变：

文本→图片

（2）若对原文件进行修改，则粘贴后的图片内容也会跟着修改

（3）可对图片进行旋转、加底色等操作

8.斜线表头的制作

（1）直接画线的形式进行，在线条的“设置自选图形格式”中若设置为“保护/不锁定”以及“属性/大小、位置随单元格而变动”，则可实现单元格进行大小调整时线条会随之变动

（2）在word中做好斜线表头，再进行粘贴，是文本框的格式，可进行整体的大小调整

（3）直接以文本框和线条的形式制作，可进行整体大小的调整

常见问题：

1.如何快速设置一个工作簿中多个工作表的页眉/页脚？

使用shift键选中一个工作簿中的多个工作表或者右击工作表名称处选择“选择全部工作表”→视图→页眉/页脚

2.如何使一个工作簿中的多个工作表页码为连续的？

（1）在第一个表格中→视图→页眉/页脚→自定义页脚→插入页码

（2）A.到第二个表格→视图→页眉/页脚→插入页码→退出→页面设置→页面→起始页码设置为第一个表格结束后的页码数

B.或者到第二个表格→视图→页眉/页脚→插入页码→出现“&[页码]”→在其后面加上第一页的页数即可，即变成“&[页码]＋n”

三、行和列

1.行、列大小的调整

（1）选中多行、列→直接拖动

（2）选中多行、列→格式→行→行高，格式→列→列宽

（3）选中多行、列→双击行、列线→可根据内容调整最适合的行高、列宽

（4）磅数、英寸与毫米的对应关系：

1英寸＝25.4毫米，1磅＝25.4/72＝0.353毫米

2.行、列的隐藏与取消

（1）行：

选定行→格式→行→隐藏（右击→隐藏），快捷键为ctrl＋9

（2）列：

选定列→格式→列→隐藏（右击→隐藏），快捷键为ctrl＋0

（3）取消隐藏：

A.选中隐藏行或列的两旁相邻的行（或多行）或列（或多列），或者选中整个表（ctrl＋a）→右击→取消隐藏

B.在名称框中输入行或列中任意单元格名称，或者选中隐藏行或列的两旁相邻的行（或多行）或列（或多列），或者选中整个表（ctrl＋a），ctrl＋shift＋0为取消列隐藏，ctrl＋shift＋9为取消行隐藏。

3.行、列内容的转换

选择要置换的内容→复制→选择性粘贴→转置

4.行、列的排序功能

选定要排序的列（或数据）→数据→排序→扩展选定区域/以当前选定区域排序→主要关键字/次要关键字/第三关键字（即分层排序）→升序/降序

同时“选项”中还能设置是按行排序还是按列排序，默认的是按列排序，同时还能设置中文中是按字母排序还是按笔划排序，默认的为按字母排序

5.行、列的分类汇总功能

（1）排序：

先对要分类的数据进行排序，让相同类别的数据紧靠→按照从主到次的原则对数据进行汇总分类

（2）分类汇总：

数据→分类汇总→分类字段（对哪列进行分类）→汇总方式（求和、求积等）→选定汇总项（对哪列数据进行汇总）

注意：

若对多列进行汇总，则从第二层开始的分类汇总窗口中，不能选择“替换当前分类汇总”，否则，第一层的汇总就会被第二层的汇总替换掉

6.行、列中条件格式的应用

当单元格内容介于/不介于/等于/不等于/大于/小于/大于或等于/小于或等于某个/某些数值时，可将其设置为固定的表现格式（包括字体、边框、图案）。

Eg：

成绩表中，80分及以上的用粉红色底色表示，60分以下的用灰色底色表示。

选定要设置条件格式的区域→格式→条件格式→设置即可。

若有多重条件格式，则再“条件格式”窗口再选择“添加”再另外设置，最多一次性设置三个条件格式

注：

此处还可以引用同一个工作簿的其他工作表内容来设置，但不能跨工作簿进行引用

Eg：

成绩表中，分数与赵二的语文分数一样的用蓝色底色表示。

7.行、列的记录单功能

Eg：

出现过宽文档时，能不用滚动条，直接以记录单的形式输入

如第一行为标题→选中第一行中作为表头的单元格→数据→记录单→再逐个输入，这时用“Tab”键→确定为只输入一条→新建则可另新建一条→上一条与下一条则可以对上条、下条进行修改→还原则重新进行输入

8.列的拆分功能

选中要拆分的列中的数据→数据→分列→分隔符号/固定宽度→下一步→选择分隔的符号/要分开的宽度处→完成

9.列的筛选功能

选中要进行筛选的列→数据→筛选→自动筛选→在列的第一行会出现倒黑三角按钮→再根据需要进行筛选

常见问题：

如何在几千个数据中列出没有重复的数据？

数据→筛选→高级筛选→选择不重复记录

四、单元格

1.单元格的隐藏

单元格（隐藏其中的内容）：

选定单元格→格式→单元格→数字→自定义→类型为“；；；”→实现工作表中不显示此单元格的内容，但在编辑栏上还是有内容

2.单元格的合并

选定要合并的单元格→直接按合并并居中按钮

3.单元格批注的使用

（1）批注的插入：

选定单元格→插入→批注→输入内容即可

（2）批注的快速显示：

视图→批注→即可根据要求编辑与查看批注，也会显示所有的批注，还能查找批注

（3）批注格式的修改：

视图→批注→右击→设置批注格式

4.单元格内数据有效性的设置

Eg：

要输入电话号码时，如何保障不漏数

选择要输入电话号码的单元格→数据→有效性→允许→文本长度→等于→11，就设定了这些单元格中要输入的必定是11个字符长度的文本，若不到11个文本长度，则弹出错误窗说明输入非法值，此方法还能设定输入文本的格式等

5.单元格内快速输入相同文本的方法

（1）鼠标左键：

以复制或等差升序的形式填写，直接托为升序功能，按住alt拖动，则实现复制功能

（2）鼠标右键：

可复制、可实现带单元格与不带单元格的填充、还能实现等差、等比序列的填充

（3）（Shift＋选定＝块状选定，ctrl＋选定＝间断性选定）

选定一定区域→填写相关内容→ctrl＋enter→可实现选定区域内输入同样的填写内容

（4）让周围单元格的内容与选定单元格相同：

选定单元格→输入内容→选定右侧单元格→ctrl＋r（在本单元格中填写了与左侧单元格一样的内容）/选定下侧单元格→ctrl＋d（在本单元格中填写了与上侧单元格一样的内容）

（5）利用excel的自动记忆功能，alt＋↓可出现待选项

6.单元格选择性粘贴功能的使用

（1）可针对单独的公式、数值、格式、批注、列宽等很多的粘贴

（2）可对数据与数据之间进行粘贴性的加、减、乘、除的运算

（3）还能进行行列内容的转换

详见举例

7.单元格中如何快速插入光标

（1）选定单元格→F2

（2）双击单元格

8.单元格中分数、负数、时间、日期的插入

（1）分数：

（仅指可用于计算的分数，并不能实现竖向的格式）

格式：

整数位＋空格＋分数

如：

三分之二，直接输入“2/3”会出现“2月3日”的结果，单元格格式是“常规”的情况下（excel中单元格的默认格式就是“常规”），先输入0，再输入空格，最后输入“2/3”

如：

一又三分之二，单元格格式是“常规”的情况下（excel中单元格的默认格式就是“常规”），先输入1，再输入空格，最后输入“2/3”

（2）负数：

直接为减号＋数字，或者先输入（）＋数字，enter

（3）时间：

2：

30：

38或2：

30：

38（空格）p，都会转换为下午2时30分38秒，Ctrl＋shift＋；快速插入系统时间

（4）日期：

2006-03-01或2006/03/01的输入都会转换为2006年3月1日

Ctrl＋；快速插入系统日期

9.单元格格式的应用

（1）文本格式的快速插入：

先输入英文状态下的“’”，再输入相关内容，则单引号后面的内容就为文本格式

（2）单元格格式的自定义

单元格格式→数字→自定义→类型框格→[＝0]“男”；[＝1]“女”→确定，则实现输入0时显示为男，输入1时显示为女

10.单元格的自定义名称功能

实现用自定义的名称来替代默认的单元格名称，从而在引用时更简易，并更容易记住

（1）选定单元格A1→在名称框内输入相应的名称（工资），就能在引用时用工资来替代A1，如：

＝A1就是＝工资

（2）选定多个单元格（shift选定整片区域，ctrl则是跳跃式的选定部分单元格）→插入→名称→定义→在当前工作簿中的名称→班级1，若在进行计算时如＝sum（班级1），结果就是将自定义为班级1的单元格内的数值相加

11.单元格的自动更正功能

工具→自动更正选项

与word相同，可实现简单输入固定文本，设置一些快捷键

如：

公司地址→浙江省义乌市机场路605号

工具→自动更正选项→“替换”处填写“公司地址”→“替换为”填写“浙江省义乌市机场路605号”即可，再输入“公司地址”时

常见问题：

1.如何让单元格内的内容合并？

Eg：

将a、b、c三列中的单元格与内容合并？

插入d列→在d1处填写=a1&b1&c1→即把a、b、c三列中的文本内容都合并到d列中→此时要把a、b、c三列删除掉才能实现目的，但是会出现错误，因此插入e列→将d列中的内容选择性的粘贴在e列上，其中要粘贴成“数值”的格式，而不是全部→再把a、b、c、d列全部删除

2.在excel中输入超过11位的数字时不让其自动转为“科学计数”的方式？

（1）在输入数字前，先输入“’”（英文状态下），使输入的内容变成文本形式

（2）设置单元格格式为“0”

3.如何在excel中输入m2、X2等符号？

用上标或下标的形式：

选定文字→右击→设置单元格格式→特殊效果→上标/下标

4.如何使滚动条、行标或列标、公式、网格线、单元格0值不显示？

工具→选项→视图→窗口选项→零值等

5.如何让“001”不变成“1”？

在输入数字前，先输入“’”（英文状态下），使输入的内容变成文本形式

6.如何实现excel自动为数字加小数点？

选中要设置的单元格→工具→选项→编辑→自动设置小数点→位数→3，则输入2834后，会显示成为2.834，以此类推；若位数设置为-3，则自动为输入的数字加上3个0，即2834变成了2834000。

注：

只对设置以后输入的数字有效，而在选择“自动设置小数点”选项之前输入的数字不受影响。

若要暂时取消“自动设置小数点”选项，可在输入数字时键入小数点。

7.如何将原有的数值设置为分母相同的分数？

选中要设置的数值→单元格格式→数字→自定义→类型→#（空格）？

？

/4，把选定的数字都设置为分母是4的分数

8.如何给单元格内批量数据都加上50？

先找一个单元格E12中输入50→选择此单元格复制→选所有要加50的单元格→编辑→选择性粘贴→运算→加→确定

同理还可以进行其他的加、减、乘、除的批量数据的修改

9.如何在多个工作表内输入同样的内容，设置同样的格式？

Shift选定要输入同样内容的工作表→输入内容

改变格式：

shift选定需要改变的表格格式→在第一个表上进行修改→编辑→填充→至同组工作表→全部/内容/格式（按要求选择即可）