医院合同管理制度.docx

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医院合同管理制度

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范医院经济合同管理工作，促进医院对外经济活动的开展，规范对外经济行为，明确相关管理部门的职责和权限，维护医院合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会【2012】21号）、《卫生部关于进一步加强经济合同管理工作的通知》（卫规财发【2010】89号）及上海申康医院发展中心发布的《上海市市级医院内部控制操作指南（试行）》等相关法律法规及文件规定，结合医院工作实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称经济合同是指医院与其他合同当事人（包括自然人、法人和其他组织）之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

医院对外签订各类经济合同一律适用本办法。

第三条 经济合同的管理必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第四条 本办法所称经济合同包括工程、医疗合作、采购、承包、维修、保险、科研、教育、技术服务、捐赠等方面的协议，但不包括劳动、劳务合同。

第五条 医院与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。

医院的行为涉及的资金金额达到或超过《上海市第一人民医院合同分类管理表》（以下简称“合同分类管理表”，详见附件一）中规定的须签合同（协议）项目金额的，必须订立经济合同。

第六条 经济合同均应采用书面形式。

信件和数据电文（包括传真、电子邮件、图表、电子数据交换等）均可作为合同的有效组成部分。

经济合同对各方当事人权利义务的约定必须明确、具体，文字表达必须清楚、准确。

凡有上级主管部门规定的标准格式的，优先适用标准格式，以确保合同文本的规范性。

第二章 合同的订立

第七条 经济合同的要件包括：

合同当事人名称、合同标题、合同类别及具体分类（需按照合同分类管理表中的“合同类别”及“具体分类”填写，详见附件一）、合同金额、合同期限等。

第八条 经济合同应由法定代表人或经法定代表人书面授权的代理人签署。

医院任何职能部门、科室或自然人不得以自己的名义对外签订合同。

第九条 经济合同代理人的授权事宜由院务办公室下属法务管理办公室（以下简称“法务办公室”）负责办理，被授权人员在办理登记手续并领取、填写《经济合同代理人授权委托书》（以下简称“授权委托书”，见附件二）后，经医院法定代表人签字并加盖医院公章后授权生效。

授权委托书一式二份，法务办公室、被授权人员各执一份。

第十条 授权委托书必须明确委托范围、权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。

XX、超越代理权限或超过代理期限者不得对外签订合同。

第十一条 经济合同洽谈须由相关经办部门或科室负责人与相关经办人员共同参加，原则上不得由个人单独对外洽谈经济合同。

对于影响重大、涉及复杂专业技术或法律关系的合同，应当由分管院长组织相关技术、法律、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家。

对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的意见，应安排专人予以记录并妥善保管。

第十二条 经济合同的内容一般包括：

合同当事人名称、注册地址、实际地址、联系人姓名、联系方式、银行账号、合同标的名称、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同当事人权利和义务、合同变更和解除方式、违约责任以及合同的救济、仲裁、诉讼等。

第十三条 任何职能部门或科室不得有意拆分合同，对必须招标的项目化整为零规避招标，或规避其他有关规定。

第十四条 订立经济合同前，负责草拟合同的各职能部门或科室（以下简称“经办部门”）应对合同可行性进行研究，详细审查合同对方的主体资格、经营资质、履约能力、产品（服务）质量、定价合理性、商誉信用等；并组织相关人员与合同对方洽谈。

不得与无经营资格或资信的单位或个人订立经济合同；经办部门负责草拟合同文本，并对基本条款的合规性、合理性和正确性负责；草拟合同文本时应填写《上海市第一人民医院经济合同会签表》（以下简称“合同会签表”，详见附件三）。

合同会签表的要件包括：

合同当事人名称、合同标题、合同类别及具体分类、合同编号、经费来源、预算编号、合同金额以及合同期限等。

（不涉及资金项目的经济合同不需填写“经费来源”及“预算编号”两项）。

第十五条 财务处、法务办公室等部门为经济合同的审核部门（以下简称“审核部门”）。

审核部门应按照相关法律规定发表审核意见。

审核意见应清楚、明确，禁止使用“原则上同意”、“基本可行”等模糊性语言；使用此类语言的，视为未对合同进行审核。

审核部门的审核意见均应签署在合同会签表上。

每个审核部门原则上应在三个工作日内完成审核工作。

审核部门审核不通过时，必须说明理由并将合同初稿及时退回经办部门修改。

合同修改或材料补齐后应继续审核程序。

第十六条 经办部门启动合同会签程序时需向有关部门提交以下资料，包括但不限于：

（1）合同会签表；

（2）待签合同文本（包括补充内容）的纸质版和电子版；

（3）招标项目需提供中标通知书（或选择对方的依据文件）；

（4）预算外项目需提供院党政联席会议集体讨论通过的相关文件；

（5）代理人签署的合同，需提供法人代表签署的授权委托书；

（6）审核部门要求的其他相关资料。

提供的资料必须真实、可靠、完整。

第十七条 经济合同会签流程如下：

（1）经办部门负责启动合同会签表流程，向审核部门提供所需要的佐证材料，并按照审核部门的要求进行合同的修改和合同会签表的传递。

其中，采购类合同、后保服务类合同经相关部门（科室）提出需求后，分别由采购处、后勤保障处草拟。

采购处与后勤保障处需重点关注合同条款是否符合与采购、后勤保障相关的规章制度，并应在合同会签表上说明事由。

（2）预算管理部门应对经济合同的预算情况进行审核，其中：

使用科研经费和临床重点专科经费的经济合同须经科研处或医务处审核。

科研处或医务处在审核过程中，需重点关注合同事由及金额是否在预算经费限制范围内，并应在合同会签表上签署明确意见。

除上述合同外，一般经济合同（除无金额合同外）应直接提交财务处审核。

财务处对经济合同是否涉及资金（现金或银行存款）、是否有预算、合同会签表上填写的“经费来源”以及“预算编号”是否正确等进行审核，并应在合同会签表上签署明确意见。

无金额且无预算编号的合同无需经财务处审核，应直接递交法务办公室审核。

（4）上述部门签署意见后，经办部门应将合同文本提交法务办公室进行审理。

对不涉及资金项目的经济合同，经办部门可直接提交法务办公室审理。

法务办公室须重点关注：

合同内容是否清楚，数据是否正确；适用法律法规和标准是否适当并规范表述；合同当事人意思表示是否一致，权责利是否匹配；合同时限是否有效；合同附件是否恰当、充分；利益相关人员提出的合理意见是否采纳；经指出的需要补充、纠正的相关事项是否落实；合同格式是否规范，结构是否合理等。

法务办公室应填写审核单（附件四），在合同会签表上签署明确意见，并对审理通过的合同授予唯一的经济合同编号。

法务办公室签署审核意见后，应按照合同金额的审批权限，将合同文本分别提交分管院长、总会计师和院长审批。

院领导签署完毕的合同文本，法务办公室应负责加盖合同章或提交院务办公室加盖公章，并及时通知经办部门领取合同原件。

第十八条 一般经济合同金额在30万元以下的，原则上仅需签署至总会计师；一般经济合同金额在30万元以上（含30万元）的，需签署至院长；涉及科研教育、临床重点学科经费的经济合同，金额在10万元以上（含10万元）的，需签署至总会计师及院长。

第十九条 医院法定代表人对合同的订立具有最终决定权。

第二十条 合同会签表作为合同审核过程的记录，应由法务办公室在总会计师或院长签字后及时归档，并将复印件抄送经办部门负责人保存。

第二十一条 经济合同必须加盖合同专用章（按照有关规定需加盖医院公章的除外）。

使用其他印章的均属无效合同。

合同文本二页以上的须加盖骑缝章。

原则上应先由对方签字盖章，再由医院法人代表签字并加盖公章或合同专用章。

如需变更签字盖章顺序的，须由法务办公室审理。

严禁在空白文本上签字或盖章。

第二十二条 经济合同须经法务办公室统一授予合同编号，并将编号标注于合同首页右上角。

取得编号后的合同方可盖章生效。

第二十三条 医院的一般经济合同至少应一式三份，财务处、法务办公室、合同履行部门各保留一份；使用科研教育经费、临床重点学科经费签订的经济合同视实际情况，由采购处（物资采购合同）/后保处（维修维保合同）、科研处/教育处/医务处、法务办公室、项目负责人各自保留原件。

第二十四条 常规服务类合同的签订日期优先设定为每年的1月1日或7月1日。

第三章 合同的履行

第二十五条 依法订立的经济合同具有法律效力。

合同涉及的任何部门或人员必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格履行经济合同所规定的权利及义务。

第二十六条 合同履行部门的项目负责人应根据合同编号设立合同辅助帐，一个合同编号设一本辅助帐，详细记录业务进展情况和收付款情况等。

第二十七条 合同履行部门的项目负责人应对合同履行情况实施有效监控，一旦发现对方出现履约困难或违约等情况，应及时向分管院长、总会计师和院长汇报，并立即采取相应措施，将合同损失降到最低。

第二十八条 合同签署后，经办部门须按合同规定的权利和义务，按期履行完毕。

经济合同履行完毕的标准，应以法律规定或经济合同条款为准；无相关规定的，应以价款结清、物资交清、工程竣工并验收合格等为准，且不得遗留手续不全等问题。

第二十九条 合同履行部门应负责收集发票、交货凭证等并保证其真实性，在规定时间内和合同会签表复印件一起提交至财务处办理付款审核；财务处应在审核合同会签表复印件后，按照合同条款规定办理结算业务。

应签订书面经济合同而未签订、付款资料不全或未按合同规定方式付款的，财务处有权拒绝付款并视情况向分管领导汇报。

第三十条 合同履行过程中，有关人员应妥善保管经济合同及相关资料。

第四章 合同的变更和解除

第三十一条 合同当事人可依法变更或解除合同。

医院需要变更或解除合同，应当及时书面通知对方，并说明理由。

其他合同方需要变更或解除合同，医院应督促其及时发出要求变更或解除合同的通知，并审查对方的理由是否正当、合理。

变更或解除经济合同须经所有合同当事人同意。

因变更、解除合同对医院造成经济损失的，医院应及时向对方索赔。

第三十二条 变更或解除经济合同，经办部门必须填写《上海市第一人民医院经济合同变更、解除会签表》（详见附件五）。

变更、解除合同的审批程序同合同订立程序。

第三十三条 经办部门启动合同变更或解除会签程序时需向有关部门提交以下资料，包括但不限于：

（1）合同会签表；

（2）需变更或解除的合同原件纸质版和电子版；

（3）对方要求变更或解除合同的通知；

（4）审核部门要求的其他相关资料。

第三十四条 变更经济合同必须采用书面形式。

变更后的合同经各部门审核后，应按规定加盖合同专用章（按规定需加盖医院公章的要加盖公章）。

变更后的合同同样具有法律效力。

第三十五条 解除经济合同后，法务办公室应及时在原合同上加盖注销印记。

第五章 合同的后续管理

第三十六条 法务办公室负责对经济合同、合同会签单原件进行归档，并建立必要的出借、查阅制度，以保证经济合同的完整性。

第三十七条 院办、纪检、内审等部门应组成合同检查工作小组，采取定期检查与随机抽查相结合的方式，对各科室或部门的经济合同履行情况进行检查和监督，对违反本办法规定的科室或部门追究相应责任。

第三十八条 合同经办部门或人员存在下述行为的，医院视情节严重性进行责任追究和处理；造成严重损失或违规情节严重的，须进行院内处分；构成犯罪的，移交司法机关处理：

（1）未按规定进行合同会签，擅自以部门或科室名义对外签订合同，给医院造成经济损失或不良影响的；

（2）在合同订立后，擅自变更合同条款，给医院造成损失或不良影响的；

（3）未遵守保密规定，丢失重要合同档案或泄露合同秘密，给医院造成损失或不良影响的；

（4）违反规定使用印章，给医院造成损失或不良影响的；

（5）在合同签订或履行过程中玩忽职守、循私舞弊、索要财物或收受贿赂的。

第三十九条 发生经济合同纠纷时，医院首先应谋求与对方协商解决。

如协商不成，应及时报告院党政联席会议进行集体讨论，采取必要措施。

因经济合同纠纷，医院需向仲裁机构或人民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书的，经法定代表人同意，由法务办公室指定专人办理。

第六章 附则

第四十条 本办法由院务办公室负责解释，自2016年2月1日起开始执行。

附件：

1、合同分类管理表

2、法人授权委托书模板

3、经济合同订立会签表

4、法务部审核单

5、经济合同变更、解除会签表

上海市第一人民医院   

2016年1月15日

莒县中医医院关于印发合同管理制度的通知

各科室、各分院：

为进一步加强和规范医院合同管理工作，维护单位合法权益，防范各种风险，促进医院经济业务健康发展，结合医院实际，制定本制度。

 一、合同的订立

 1、该制度适用医院（各科室）对外签订的各类合同和协议书。

医院对外经济业务发生时，原则上各立项科室以医院名义签订合同并依合同办事，一般标的金额在1万元及以上的工程、设备、物资、维保及服务的采购必须签订书面合同。

 2、医院签订合同时，应尽可能参照各类示范文本合同进行签订，若没有示范文本合同可参照，则合同条款中应包含标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、权利义务、违约责任、解决争议方法和对方的名称及住所等合同要素。

 3、对外签订合同时，由医院法人代表签字并加盖公章，否则医院不支持所签订的合同。

合同内容由两张及两张以上纸张组成的，相关科室需加盖合同骑缝章。

 4、医院在签订房屋等不动产买卖、赠与合同，重大基建项目承包合同等及其他法律法规规定需办理公证的合同,需由相关职能科室办理公证手续。

 二、合同会签

 1、合同会签人有：

经办人、立项科室、财务科、审计科、办公室负责人、分管院领导、院长。

各会签人一般在2个工作日内完成会签。

 2、立项科室会签时应将招投标文件、合同、会议研究情况等资料准备齐全，并根据审核意见和各科室会签意见，与合同另一当事人（合同的对方）进行沟通并根据意见进行修改。

 3、合同会签科室应根据各自的工作职责进行认真会签，切实维护医院利益，防范各种风险，必要时需经医院聘用的法律顾问进行会签与审核。

 4、合同审核与会签完成后，立项科室才能提交分管院领导、院长签订合同。

若另一当事人对审核和会签意见持不同意见，则立项科室应与相关科室进一步沟通协调，协调一致后再签订合同。

三、合同的履行与管理

 1、合同签订生效后，医院应严格执行合同条款，履行权利与义务。

若另一当事人出现违约时，立项科室应及时按合同约定条款或法律法规规定追究违约方责任，并视违约责任的大小，医院将部分履行或停止履行合同义务，同时向医院领导报告合同履行情况。

 2、合同履行过程中，对需要医院支付款项的合同，立项科室应按合同条款约定和执行进度建立台账管理；对形成医院收入的合同，立项科室应加强与财务科的核对工作。

 3、所有签订的合同应进行统一编号，合同编号统一由医院办公室编写与提供并规范编码，合同编号由莒县中医医院拼音第一个字母、年份和合同序列号（三位码表示）组成。

如莒县中医医院2017年度第1个合同的编号为“jxzyyy2017001”。

若另一当事人同时要求合同编号的，则实行双编号办法。

 4、合同签订完成生效后，医院办公室、财务科和立项科室分别对合同进行存档，并由专人做好汇总、分类、保管工作；医院办公室负责对全院合同的存档（原则上要求正本合同）；财务将合同作为原始凭证予以存档；立项科室保存好合同审核、会签流程资料和合同文本，并履行与管理好合同；若该合同涉及审计程序，则审计科应按审计资料存档；存档年限不少于15年。

 5、医院办公室、财务科、审计科、纪检办对合同履行和保管负有检查与监督权力及义务，应定期或不定期开展检查工作。

 四、其他规定

 1、若合同履行过程中发生纠纷时，立项科室应及时向分管院领导和医院法人代表报告纠纷情况，并及时通知财务科，暂时停止一切付款行为。

 2、立项科室应主动收集、整理对方违约证据材料以及其他与纠纷有关资料。

 3、立项科室应及时与医院法律顾问以及有关科室进行咨询，积极主动地做好应对工作。

立项科室应坚持原则，维护医院利益，加强与另一当事人进行友好协商，合情合理合法地寻求解决方案。

 4、经协商仍无法解决，可提交上级主管部门、仲裁部门或人民法院依法处理。

 5、相关科室应严格按照医院合同管理制度执行，对未按有关规定执行、应当报送相关科室审核与会签而未报送会签的、未经医院法人代表批准私自更改或签订合同的相关人员应当追究责任，造成医院经济损失的应根据有关规定或责任大小赔偿经济损失。

 五、本合同管理制度自下发之日起执行。

                           莒县中医医院

                             2017年2月13日