合同管理程序.docx

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合同管理程序

一汽通用红塔云南汽车制造有限公司管理文件

在此填写程序文件编号签发:

合同管理程序

中文版

首版日期：

2014年9月1日当前版本：

A/00

本程序的编制基于ISO/TS16949质量管理体系标准要求。

本程序由公司财务控制部提出并归口。

本程序由公司财务控制部负责起草。

本程序主要起草人：

晏宏

修改履历

序号

修订项目

修订内容

修订日期

1

合同签字授权

明确到岗位

2

廉洁合同签订

按廉洁合同签订要求纳入管理程序

编制

审核

生效日

晏宏

高余坤

2016年1月1日

1目的

为了规范公司经营过程中签订合同后的合同管理行为，明确各部门的职责，做到合同档案规范管理，建立合同执行中的过程监控体系，特制定本制度。

2范围

适用于公司所有对外签订合同业务。

3术语和定义

3.1合同分类

根据公司实际业务，把合同分为直接采购、间接采购、销售和其他四类。

3.2直接采购、间接采购按公司采购职能划分；销售指所有与销售业务相关的合同；其他指上述三类事项之外的相关合同。

4职责

4.1业务部门

由公司业务归口管理部门按下述分类负责合同的草拟及组织相关职能部门对外进行商务谈判，签订的经济合同的范围具体分类如下：

4.1.1.1采购部：

4.1.1.1.1持续结算业务谈判有：

外购配套件、金属、辅料、油料、土杂、五金采购；备品备件采购；工装工具采购；废料销售；零部件加工外委（外协件）；

4.1.1.1.2一次性结算业务谈判有：

设备采购；设备大修、中修外委；基建工程外委；工装工具外委；绿化外委；网络施工外委；计算机网络及设施维修外委、软件采购；第三方财务审计；税务咨询；

4.1.1.2销售公司：

4.1.1.2.1持续结算业务谈判有：

商品车销售；整车配件销售；商品车运输外委；

4.1.1.2.2一次性结算业务谈判有：

广告宣传业务外委；商品车出口销售；整车配件出口销售；整车出口涉及的技术谈判；

4.1.1.3生产管理部：

4.1.1.3.1持续结算业务谈判有：

一汽集团内调件采购；生产用叉车维修外委；零部件加工外委（非标件）；第三方物流配送外委；

4.1.1.3.2一次性结算业务谈判有：

短途运输外委（含大客车）；承接零部件加工（含模具）；设备小修；特种设备检测；能源供应（含外转供）；

4.1.1.4安全保卫部：

4.1.1.4.1持续结算业务谈判有：

基建设施；零星维修外委；汽车维修外委；餐厅外委；车辆保险及理赔

一次性结算业务谈判：

国有土地使用权出租、出让；房屋出租；场地出租（包括出租空间做广告牌业务）；消防设备维保外委、垃圾清运；

4.1.1.5产品开发部：

一次性结算业务谈判：

对标车辆购买、新产品开发技术协议、知识产权申报外委、试验外委、产品设计外委；公告申报；

一次性结算业务谈判：

产品技术发展方向、行业发展趋势及数据分析报告咨询外委；

一次性结算业务谈判：

发展改造项目涉及的技术协议、科研设计合同、生产设计外包合同；

4.1.1.8财务控制部：

一次性结算业务谈判：

财产保险；

4.1.1.9综合管理部：

.1持续结算业务谈判有：

昆办房屋租赁、公关物品采购；

4.1.1.9.2一次性结算业务谈判：

赠与；合营；投资；管理咨询（法律顾问）；电讯服务类（视频会议、电话会议、、基站）；IT软硬件维护类（电子大屏、视频监控、门禁系统、饭卡系统等；

10质量保证部：

一次性结算业务谈判：

计量设备鉴定、检定外委；产品试验业务外委；

11工会：

一次性结算业务谈判：

员工福利性商务活动（体检、大米采购等）；

4.1.1.12人力资源部：

2.1持续结算业务谈判有：

劳动合同、人身保险；

2.2一次性结算业务谈判：

劳务用工、劳务派遣合同；

3党委工作部：

一次性结算业务谈判：

报刊印刷、宣传广告外委。

办理合同审批。

4.2综合管理部：

4.2.1负责对合同法律风险进行控制，对合同文本进行审批：

4.2.1.1格式合同：

由业务部门草拟格式合同后，经法律事务室审批后可使用，格式调整前审批通过即可使用，在格式调整后需重新进行审批；

4.2.1.2非格式合同：

由业务部门草拟格式合同后，经法律事务室审批后可使用，每份合同均需法律事务室审批通过后使用；

4.2.1.3合同变更后，调整合同文本，需经法律事务室审批后可使用。

对合同文本审批，审批方式同上述“4.2.1条”；

4.2.3负责按公司内部审计规范要求对合同管理情况进行审计；

4.2.4负责按公司档案管理规范要求对合同管理相关资料进行档案管理；

4.3财务控制部

4.3.1负责按合同条款对合同的计算情况进行结算监督，对结算单价、数量的一致性进行审核；

4.3.2负责牵头组织合同管理程序的评价、改进。

4.3.3负责公司合同专用章的管理，按《合同审批表》审批完毕后，方可在合同文本上加盖合同专用章。

4.4党委工作部

情况的检查；

调查处理；

公司合作商进行黑名单管理。

5输入、输出及过程指标

输入

输出

过程指标

1）销售部门销售合同文本。

2）采购部门采购合同文本

3）技术部门技术合同文本

1）批准后的合同

合同有效审批率=加盖合同章合同数量/对外合同总数=100%

6

流程及流程说明

责任部门

流程步骤

流程说明

输出

业务部门

1.1业务部门按业务谈判情况、业务管理要求草拟合同；

1.2格式合同文本，经法律事务室审核后文本执行；

1.3廉洁合同的草拟签订（见补充说明7.2）

《合同文本》

业务部门/财控部/公司领导

2合同的审批职权划分

2.1一次性结算业务

2.1.1采购金额小于8万元的，商务谈判结果经部门经理审批后，即可签订合同执行；

2.1.2采购金额大于8万元且小于50万元的，商务谈判结果经部门经理审核，报主管采购公司领导批准后，即可签订合同执行。

2.1.3采购金额大于50万元的，需报公司采购委员会批准后，方可签订合同执行；

2.2持续性采购业务

2.2.1达到公司降成本目标的采购合同，谈判后即可签订合同；

2.2.2未达到年度降成本目标的采购合同：

2.2.2.1年度采购金额小于50万元、未达到公司降成本目标的，商务谈判结果经采购经理审批核通过后，即可签订合同执行。

2.2.2.2年度采购金额大于50万元且小于500万元、未达到公司降成本目标的，商务谈判结果经部门经理审核，报主管采购公司领导批准后，即可签订合同执行。

2.2.2.3年度采购金额大于500万元的，需报公司采购委员会批准后，方可签订合同执行；

2.3涉及合同“三重一大”决策事项按公司“三重一大”管理办法批准后，签订合同。

《合同审批表》签字

责任部门

流程步骤

流程说明

输出

综合管理部/财控部

3.1合同签字授权：

公司总经理向业务部门经理授权；授权后业务部门签字合同生效。

由综合管理部办理授权手续

3.2合同金额≥1000万元由总经理签字；合同金额＜1000万元，由董事长授权总经理，总经理授权业务部门经理签字。

3.3财控部按《合同审批表》审批后，加盖“公司合同专用章”。

《授权书》、《合同审批表》

业务部门

4.1业务部门按合同条款执行合同；

4.2结算类合同签署完毕，采购业务部门需及时转一份纸质合同到财控部，财控部按合同结算条款审核结算发票；

4.3对装车件持续性采购合同：

采购业务部门需在每月5日前以从公司OA系统的部门发文方式汇总已经签订的采购合同（电子版）发财控部，财控部需及时办理结算。

综合管理部/财控部

5.1综合管理部内审对合同执行情况进行内部审计。

5.2财务控制部按合同条款对合同结算情况进行监督，对结算单价、数量进行结算监督。

业务部门

6.1合同变更时，变更条款执行合同审批流程，执行流程2。

责任

部门

流程步骤

流程说明

输出

财控部/业务部门

7.1合同的分类归档

7.1.1结算类合同签订后，由财务控制部必须按合同结算条款审核结算，并作为财务档案管理。

7.1.2业务主管单位在合同签订后，待合同执行完的当年由业务主管部门负责合同管理人员对综合管理部档案室归档，纳入公司档案管理。

7.2合同的编号管理

按补充说明“7.1”操作。

财控部/综合管理部

8.1财务控制部按合同管理程序，对公司合同管理过程进行统计分析、评价，根据评价结果提出纠正预防措施及持续改进的建议。

7补充说明

7.1合同编号规则：

7.1.1合同编号按业务主管单位、签订时间、对方单位、当年订立合同次数顺序编号。

7.1.2合同编号中的业务主管单位编码规则：

业务主管单位全称每一个字的拼音的第一个字母的大写表达。

7.1.3合同编号中的签订时间编码规则

7.1.4合同编号中的对方单位编码规则：

对方单位简称（简称规范为四个字）每一个字的拼音的第一个字母的大写表达。

7.1.5合同编号中的当年订立合同次数编码规则：

与同一单位在同一年中签订合同的次数一次表达，数字定位为三位，格式如，2008年对A单位签订合同有2次表达依次为001、002。

7.2廉洁合同的签订

7.2.2《廉洁合同》的控制：

主合同签署时同时签署。

7.2.3《廉洁合同》的其他未规定事项按一汽集团公司对《廉洁合同》签订要求执行。

8相关文件

8.1《价格委员会管理办法》

8.2《采购委员会管理办法》

8.3《一汽通用红塔公司“三重一大”决策管理办法》

9相关记录及保存期

序号

记录名称

记录编号

保存期

保存地点

1

合同审批表

15年

公司档案室

2

合同

15年

公司档案室

附件：

授权委托书

兹授权（职务：

）合法地代表公司在其职责范围及授权权限内对外签订商务合同。

在授权权限内和授权期限内，受委托人代表公司全权处理对外签订合同中相关事宜。

授权权限：

1、组织参与合同协商、谈判；

2、代表公司签订合同、协议；

3、代表公司处理合同、协议相关事项。

授权期限：

自年月日起生效直至年月日终止

委托人：

（签字）

受委托人：

（签字）

日期：

年月日

合同审批表

合同名称

日期

项目令号

对方单位名称

合同编号

业务类别

直接采购□间接采购□技改工程□固定资产购置□销售□其他□

拟稿单位

拟稿

部门业务员描述合同价格、合同数量情况并签字

财控部价格员描述合同价格、合同数量情况并签字

法律事务审核

业务部门审核

会签审核

公司业务主管领导审批

公司总经理核准

备注：

合同审批表随合同文本一起存档,一式两份。