金碟KIS财务软件教程初始化.docx
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金碟KIS财务软件教程初始化
初始化
1,初始化系统概述
初始化是指企业账务和购销存业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据.本章主要讲述了金蝶KIS财务和业务系统在使用前的初始化工作.财务系统的初始化设置是所有KIS系统进行业务操作的第一步,所以设置尤为重要.
系统初始化流程
如上图所示整个系统初始化流程包括以下几步：
Ø1、新建账套
Ø2、系统设置
3、基础资料设置
4、初始数据录入
5、结束初始化
初始化新建账套
账套在系统中是非常重要的,它是存放各种数据的载体.各种财务数据、业务数据都存放在账套中.账套本身其实就是一个数据库文件.如果您是第一次使用金蝶KIS系统,那么您首先要在"账套管理〞中新建账套.
Ø选择〖开始〗→〖程序〗→〖金蝶KIS专业版〗→〖工具〗→〖账套管理〗,首先弹出"账套管理登录〞对话框.第一次使用,不必更改用户名Admin,密码为空,单击[确定],进入"账套管理〞界面.如下图所示：
单击[新建],弹出"新建账套〞窗口,如下图所示.
数据项
说 明
是否必填项
账套号
账套在系统中的编号,系统自动给出,也可以修改.
是
账套名称
账套的名称.
是
账套描述
描述账套的一些信息.
否
数据库文件路径
账套保存的路径.该路径是指数据服务器上的路径,由选择的数据库服务器决定.
是
公司名称
公司的名称.
否
地址
公司的地址.
否
公司的.
否
设置好账套后,单击[确定],系统开始自动创建新账套.账套建好后,在"账套管理〞界面中列示.
系统设置
Ø请参阅"系统参数〞章节,该章节为您详细介绍有关系统参数的详细内容.此处将不再赘述.
基础资料设置
基础资料是整个系统在操作中共同使用的基础数据,是各系统绝对不可缺少的资料,一旦不全或错误将会导致系统无法使用.请参阅"基础资料〞章节,该章节为您详细介绍有关基础资料的设置等操作内容.此处将不再赘述.
科目初始数据录入
当各项资料输入完毕后,接下来就可以开始初始数据的录入工作了.除非是无初始余额与累计发生额,否则所有用户都要进行初始余额设置.初始余额的录入分两种情况进行处理：
一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间,只需录入各个会计科目的初始余额；另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间,此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借、贷方发生额、损益的实际发生额、各科目的初始余额.根据以上情况,在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账与辅助账、各核算项目的本年累计发生额与期初余额.
在"金蝶KIS专业版〞主界面,选择[初始化]→[科目初始数据],进入"初始余额录入〞窗口进行录入操作.如下图所示：
初始余额录入
在"初始余额录入〞窗口的<币别>下拉列表框中,可选择不同的货币币种进行录入.选择非本位币的其他币种时,所有的数据项目都会分为原币和折合本位币两项,在输入完原币数额后,系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币,系统会将输入的各个币种的折合本位币汇总为综合本位币进行试算平衡.
在数据的录入过程中,系统提供了自动识别的功能：
如果科目是数量金额核算,当光标移到该科目时,系统自动弹出"数量〞栏供用户录入；如果科目是损益类科目,当光标移到该科目时,系统会自动弹出"损益类本年实际发生额〞供用户录入；余额可分为借贷方两栏显示.当然,所有这些操作,您应该在"过滤〞工具栏中作出相应的选择.
如果科目设置了核算项目,系统在初始数据录入的时候,会在科目的核算项目栏中做一标记"√〞,单击"√〞,系统自动切换到核算的初始余额录入界面,每录完一笔,系统会自动新增一行,当然,您也可以单击鼠标右键增加新的一行来录入数据.
在"初始数据录入〞界面中系统以不同的颜色来标识不同的数据：
白色区域：
表示可以直接录入的账务数据资料,它们是最明细级普通科目的账务数据；黄色区域：
表示为非最明细科目的账务数据,这里的数据是系统根据最明细级科目的账务数据或核算项目数据自动汇总计算出来的；绿色区域：
系统预设或文本状态,此处的数据不能直接输入.
最左边的小的数字按钮1、2、3表示科目的级次,选择不同的数字.可以录入不同级次科目的初始数据,也可以在初始余额的录入界面,单击"过滤〞图标,选择"科目〞标签进行相关的设置.
在"初始数据输入〞界面中,所能录入的内容主要包括：
期初余额、累计借方、累计贷方以与本年累计损益实际发生额四项.
期初余额：
是指在进行初始化当期的期初科目余额.
累计借方：
指某一科目自年初至初始设置时止借方累计发生额.
累计贷方：
指某一科目自年初至初始设置时止贷方累计发生额.
本年累计损益实际发生额：
由于损益类科目处理的一些特点,对于在账套启用之前所发生的损益类科目的实际发生额,系统就无法取到.因此这里就需要用户将损益类科目的本年累计实际发生额在初始化时录入系统,这样系统才能对损益类科目的实际发生额进行处理,才能保证有关业务资料数据的准确.
损益类科目的本年累计实际发生额与损益类科目的借方累计或贷方累计数是不同的,他们之间往往会不一致.例如：
某年的营业收入为200万,后来又发生退货5万,那么营业收入的实际发生额为195万.但在实际进行账务处理时,退货的5万就有可能会借记销售收入,这样销售收入的累计贷方就是200万,这显然与销售收入的实际发生是不一致的.因此,在输入本年累计损益实际发生额项目时一定要输入它的实际发生额数据,否则将来在输出利润表与其他有关损益类科目的报表时,所取数据可能会不正确.
系统中账套数据的年初余额将根据以下的公式自动计算得出：
借方年初余额＝期初余额+本年累计贷方发生额－本年累计借方发生额
贷方年初余额＝期初余额+本年累计借方发生额－本年累计贷方发生额
您只需输入最明细级科目的有关期初余额、累计借方、累计贷方数据.对于上级科目数据,系统会自动进行汇总计算.
试算平衡
上述数据输入无误后,单击[平衡]或选择菜单〖查看〗→〖试算平衡〗,系统会弹出"试算平衡表〞界面对数据进行试算平衡.如下图所示
系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的,因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡.试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初贷方各项数值.在币别处选择某一币别时,单击[平衡]或选择菜单〖查看〗→〖试算平衡〗,显示的试算平衡表是该币别的试算平衡,选择<币别>为"综合本位币〞,显示的试算平衡表是所有币别折合为综合本位币后的试算平衡,只要在综合本位币状态下试算平衡,系统就允许您结束初始化,否则就不能结束初始化.
如果账套数据是平衡的,系统在界面的左下方在"试算结果平衡〞前方显示绿色图标,借、贷方的差额为零；如果账套数据不平衡,系统会在界面的左下方在"试算结果平衡〞前方显示红色图标,并显示借、贷方的差额数据,提示您账务数据不正确,需要检查修改.您可以在试算平衡表中仔细核对您的账务数据,以确保账套初始数据准确无误.
温馨提醒：
初始数据录入工作可以和日常单据录入工作同时进行,只要在期末处理前关闭初始化即可.本业务系统提供了反初始化的功能,如果系统已经进行了期末处理,必须先反期末处理到账套启用期间后才能进行反初始化操作.这种操作,只有系统管理员才有权限.
值得注意的是,KIS专业版在系统工具->数据交换中提供科目初始数据引入引出功能,如果当前账套和某一现有账套科目初始数据类似,可以通过该工具实现科目初始数据快速引入,减轻科目初始数据录入工作；
固定资产初始数据录入
在企业启用KIS固定资产系统前,通常有很多固定资产已经使用了若干期,企业已经有了手工的固定资产台账,因此为了保证数据的完整性,在正式启用系统前,需要将这些固定资产的历史数据在初始化时录入系统中.接下来我们将介绍如何在系统中录入这些历史卡片的数据.
单击[初始化]→[固定资产初始数据],可直接在弹出的"卡片与变动-新增〞界面,根据企业已有的固定资产台账数据,开始固定资产卡片数据的录入和编辑.
固定资产历史数据的初始化工作涉与的操作包括：
新增
固定资产的管理要记录固定资产的来源、规格型号、存放地点和使用部门,以跟踪固定资产的使用,同时需要根据固定资产的价值信息和折旧方法,进行折旧计提和折旧费用的分摊.因此在正常需计提折旧情况下,新增固定资产卡片时要录入以下方面的数据：
基本信息、部门与其他、原值与折旧.
在在不计提折旧情况下〔系统参数中选择了"不折旧〔对整个系统〕〞的选项〕,则新增固定资产卡片要录入数据会稍有不同,除基本信息、原值与部门信息外,不用考虑折旧和折旧费用分摊的数据.
固定资产的基本信息
"基本信息〞部分的数据主要记录固定资产静态的基础属性,反映出固定资产从哪里来,何时入账,在哪里、作何用,使用情况等,其中的主要数据项说明如下表,其他信息包括规格型号、产地、制造商、经济用途等可根据固定资产的实际情况和企业的管理需要,有选择性的录入.
数据项
说明
是否必填
资产类别
固定资产类别在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到,一旦选定类别后,该类别的相关属性将会自动带入到卡片的对应数据项中,例如使用期间等信息.
是
资产编码
对固定资产的编码,编码必须唯一,如果对固定资产类别分别设置了编码规则,此处可根据选定的资产类别的编码规则,显示编码前缀,用户直接录入后续代码即可.
是
名称
固定资产的名称.由于在报表查询中篇幅有限,一般只显示固定资产的编码和名称,而企业中固定资产同名的情况很多,为了在查询时便于区分,建议可在名称中增加如规格型号、产地等信息.
是
计量单位
此处可以按F7键从公用基础资料的计量单位中选择,也可手工录入.
否
数量
选择设置固定资产的数量,默认为1,其小数位数可在系统参数中设置.
是
入账日期
在初始化录入时,入账日期只能是初始化期以前的日期,系统默认为初始化期间之前一期的最后一天.
是
存放地点
存放地点在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到.
否
使用状况
使用状况在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到.此时选择的卡片的使用状况,将影响以后卡片的每期折旧.
是
变动方式
变动方式在基础数据中维护,此处可以按F7键选择到.
是
供应商
供应商在系统公用的基础数据中维护,此处可以按F7键选择到,也可手工录入.
否
附属设备
资产如果有附属设备,录入时单击[附属设备],进入"附属设备清单-编辑〞界面,可以进行附属设备的新增、修改、删除等功能.附属设备涉与的主要属性说明如下：
设备编号：
由系统按资产编码加"01、02、03……〞自动生成,如资产编码为JZW0501033,附属设备编号为JZW050103301、JZW050103302、……等,该编号也可由用户自已确定,并直接录入即可.
登记日期：
默认为当前日期,并可以由用户录入.存放地点：
默认为主设备的存放地点,也可以由用户选择其他的存放地点.
否
固定资产的使用与折旧费用分摊信息
折旧作为一种费用,应当计入生产成本的过程,因此需要根据其使用部门,合理的的进行折旧费用的分摊."部门与其他〞部分的信息主要是为固定资产计提折旧和进行费用分摊提供依据的,因此需要设置使用部门、固定资产与累计折旧的核算科目、折旧费用的核算科目等,这些信息都可以按F7选择录入.由于这些信息将影响以后各期固定资产的折旧计提和折旧费用的分配,因此在选择时务必慎重.
当固定资产归单一部门使用时,折旧费用100%的分摊到该部门的费用下,设置的操作说明如下：
在"卡片与变动-新增〞界面的"部门与其他〞页签中,单击[固定资产科目]后的按钮,或单击[固定资产科目]后的空白处按F7键,在弹出的"会计科目〞选择界面中,选择该固定资产对应的核算科目；
按1〕中的方法,选择该固定资产对应的累计折旧的核算科目；
在"使用部门〞下,选择"单一〞,即表示该固定资产仅被一个部门使用.然后单击[单一]后的按钮,或单击[单一]后的空白处按F7键,在弹出的"核算项目-部门〞选择界面中,选择该固定资产的使用部门；
如果折旧费用的分配也是分配到单一的费用科目中,则在"折旧费用分配〞下,选择"单一〞.然后单击[科目]后的按钮,或单击[科目]后的空白处按F7键,在弹出的"会计科目〞选择界面中,选择该固定资产折旧费用对应的核算科目.如果所选择的折旧费用科目挂核算项目,则科目右边的列表中会显示所挂核算项目的类别名称,单击"名称〞下的按钮,可以选择明细的核算项目.
如果折旧费用需分配到多个费用科目中,例如生产部门的折旧费用一部分分配到管理费用中,一部分分配到制造费用中,则在"折旧费用分配〞下,选择"多个〞；
然后单击[多个]后的按钮,在弹出的"折旧费用分配情况-编辑〞界面中单击[新增],即可在弹出的"折旧费用分配情况-新增〞界面中,通过F7键选择录入固定资产的使用部门、折旧费用科目,手工录入分配比例.数据录入完成后单击[保存],保存当前录入数据；
再单击[新增],则可进行下一使用部门、折旧费用科目的设置,注意最终的分配比例之和必须为100%,否则系统不允许关闭"折旧费用分配情况-编辑〞界面.
当固定资产归多部门使用时,设置的操作说明如下：
在"卡片与变动-新增〞界面的"部门与其他〞页签中,单击[固定资产科目]后的按钮,或单击[固定资产科目]后的空白处按F7键,在弹出的"会计科目〞选择界面中,选择该固定资产对应的核算科目；
按1〕中的方法,选择该固定资产对应的累计折旧的核算科目；
在"使用部门〞下,选择"多个〞,然后单击[多个]后的按钮,在弹出的"部门分配情况-编辑〞界面,单击[增加],在"部门分配情况-新增〞界面中录入部门、分配比例,单击[保存]即可.
继续单击[增加],可连续新增多个部门,系统将自动给出剩余分配比例的数据,用户可以进行修改,注意最终的分配比例之和必须为100%.报表中的部门统计信息就是按卡片中的分配比例确定的,其中部门分配比率可以精确到十位小数,有利于用户进行更为精确的折旧费用分配.录入完毕后单击[关闭]即可退出新增操作.
如果折旧费用的分配也是分配到单一的费用科目中,则在"折旧费用分配〞下,选择"单一〞.然后单击[科目]后的按钮,或单击[科目]后的空白处按F7键,在弹出的"会计科目〞选择界面中,选择该固定资产折旧费用对应的核算科目.如果所选择的折旧费用科目挂核算项目,则科目右边的列表中会显示所挂核算项目的类别名称,单击"名称〞下的按钮,可以选择明细的核算项目.
如果折旧费用需分配到多个费用科目中,例如生产部门的折旧费用一部分分配到管理费用中,一部分分配到制造费用中,则在"折旧费用分配〞下,选择"多个〞；
然后单击[多个]后的按钮,在弹出的"折旧费用分配情况-编辑〞界面中单击[新增],即可在弹出的"折旧费用分配情况-新增〞界面中,通过F7键选择录入固定资产的使用部门、折旧费用科目,手工录入分配比例.数据录入完成后单击[保存],保存当前录入数据；
再单击[新增],则可进行下一折旧费用科目的设置.注意分配比例之和必须为100%,否则系统不允许关闭"折旧费用分配情况-编辑〞界面.
固定资产的价值与折旧信息
《企业会计准则——固定资产》中规定"固定资产应当按其成本入账〞,这里的成本指历史成本,同时考虑到固定资产价值较大,其价值会随着服务能力的下降而逐渐减少,因此还需要揭示固定资产的折余价值.因此,在固定资产卡片上的价值信息主要包括：
固定资产原币金额、币别、汇率、净值、减值准备、净额与购进原值、购进累计折旧等信息.其中：
<购进原值>、<购进累计折旧>为备注信息,反映资产在购入时的原始信息,例如：
评估后的资产,原购进原值与评估后的原值不一致,就可以反映在"购进原值〞项目里,备注信息不参与计算,属非必录项,系统默认与原币金额和累计折旧一致.
定义：
价值信息中,各数据项之间的关系如下：
本币金额=原币金额X对应币别汇率〔如为多币别,则是多项之和〕
净值=本币金额-累计折旧
净额=净值-减值准备
原币调整仅用于固定资产变动时,记录对固定资产原币金额的调整数,正数表示调增,负数表示调减.关系如下：
调整后原币金额=调整前原币金额+原币调整.
折旧信息除原值和净值信息外,还包括：
开始使用日期、预计使用期间、已使用期间、累计折旧、预计净残值、折旧方法等.与折旧要素相关的信息,输入时一定小心,要保证数据的正确,以免影响以后各期的折旧计提.
上述项目的资料录入完毕后,单击[计提折旧],系统将按所选折旧方法计算出月折旧额供用户查看.
编辑与查询
如果需要连续新增固定资产卡片,可以直接在前一X卡片录入保存后,直接单击[新增]开始下一X卡片的录入.如果同时新增多个相同的固定资产,可以通过[新增复制]实现,使用新增复制时,除资产编码顺序加1外,其他信息都复制到新卡片中,当然,也可以修改局部信息后,进行保存.
对于已录入的卡片如果需要修改,首先在"卡片管理〞界面选中要修改的记录,单击[编辑],对卡片内容修改后,单击[保存]即可.对于不需要的卡片记录,可以先选中该记录,单击[删除]即可删除.
在"新增卡片〞界面中,从菜单中选择[查看]→[过滤条件],或单击工具栏中的[过滤]按钮,就可以在弹出的条件对话框设置过滤条件,查询,在<条件>中,可以选择各种卡片项目,如：
资产类别、部门、编码、使用状态作为条件进行过滤筛选；在<排序>中还可以按卡片项目对查询结果进行排序.常用的过滤条件和排序可以作为方案保存,便于日常查询.
将初始数据传送总账
在固定资产系统初始化时,选择固定资产对应的固定资产、累计折旧、减值准备科目,在结束初始化之前,可以将固定资产、累计折旧、减值准备科目的数据传递到总账,可以重复传递,数据以最后一次传递为准.
按照以下的对应关系传递数据：
账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间：
进行固定资产初始化时,"新增卡片〞中"原值与折旧〞中∑原值金额＝》总账固定资产科目,∑累计折旧＝》总账固定资产累计折旧科目,∑减值准备＝》总账固定资产减值准备科目.
账套的启用时间不是会计年度的第一个会计期间：
进行固定资产初始化时,"新增卡片〞中"初始化数据〞中∑〔年初原值+本年原值调增-本年原值调减〕＝》总账固定资产科目,∑<年初累计折旧+本年已提折旧+本年累计折旧调增-本年累计折旧调减>＝》总账固定资产累计折旧科目,∑〔年初减值准备+本年减值准备调增-本年减值准备调减〕＝》总账固定资产减值准备科目.
以上两种情况都是将固定资产中的数据按本位币传递到总账的对应的本位币科目.
现金流量初始数据录入
目前在系统中可以对启用期后的账套数据进行现金流量表的指定.但如果账套为年中启用的账套,需要对启用前的现金流量的数据进行录入,系统才能计算全年的现金流量表.
在金蝶KIS主界面,选择[初始化]→[现金流量初始数据],进入"现金流量初始数据录入〞窗口进行录入操作.
现金流量初始数据录入
现金流量初始余额录入界面与现金流量表的格式相同,同时显示主表与附表.
币别下拉框,列出基础资料中的所有币别,提供综合本位币的汇总、查询.
注意：
警 告 综合本位币是单币别的汇总,选择综合本位币时不允许录入数据.
工具栏与菜单需提供的功能与科目初始余额录入基本相同,
钩稽检查
以下现金流量项目间的勾稽关系的正确性,此项检查在后台完成.如正确,给出提示：
"检查结果正确〞；如不正确给出提示：
"检查结果不正确,请重新录入〞,同时不允许结束初始化.
主表"经营活动产生的现金流量净额〞＝附表"经营活动产生的现金流量净额〞
主表"现金与现金等价物的净增加额〞＝附表"现金与现金等价物的净增加额〞
启用财务系统
初始数据试算平衡和现金流量数据符合钩稽关系之后,在"启用财务系统〞界面就可以结束初始化工作,您也可以将全部数据打印出来保存.
在"金蝶KIS专业版〞主界面,选择[初始化]→[启用财务系统],进入"结束初始化〞界面进行操作.结束初始化后,将不允许在进入初始数据录入界面,此时,您可以开始一系列财务工作了.
需要特别说明的是,固定资产结束初始化是与总账系统的初始化同时结束和反结束的.核对原值、累计折旧、减值准备的余额与账务相符后,选择[初始化]→[启用财务系统],可以结束初始化设置,进入正常固定资产管理的业务处理中.
如果需要进行反初始化,选择[初始化]→[启用财务系统]即可.
出纳初始数据录入
在KIS主界面中,选择〖初始化〗→〖出纳初始数据〗.
注意：
在进行出纳初始化前首先需要到系统参数中设置出纳的启用年度和启用期间.
在"初始数据录入〞界面中,包括单位的现金科目、银行存款科目的期初余额、累计发生额的引入和录入,银行未达账、企业未达账初始数据的录入,余额调节表的平衡检查、综合币的定义等内容.
1、科目维护
2、未达账
3、结束初始化
一,科目维护
由于出纳管理系统没有自己的一套科目,所以必须从账务处理系统中引入现金、银行科目.
〔一〕从总账中引入科目
选择〖编辑〗→〖从总账引入科目〗或单击工具栏的[引入],系统将从总账系统中导入设置好的现金、银行科目.<银行名称>可以自动取银行存款科目的名称,也可以由用户自定义.另外,在结束初始化前,还需要给引入的银行科目添上相应的<银行账号>；如果没有添加,系统将给予相应的提示.
注意：
⏹设置所有币别的科目自动分币别引入多个账户.
⏹出纳管理系统中不能将总账系统中银行存款科目下挂的核算项目作为明细科目引入,只能将核算项目设为银行科目的下级明细科目,然后再引入.
⏹从总账引入的科目属性必须是"科目设置〞中的现金科目或银行科目,否则科目将不被引入,并且,只引入总账中的明细科目.
警 告
〔二〕从总账中引入余额
引入科目后,选择〖操作〗→〖从总账引入余额〗或单击工具栏[余额],系统将从总账中导入有关科目余额.分别在银行存款日记账期初余额、银行对账单期初余额相应的位置中显示.
〔三〕启用科目
在结束初始化后,系统会自动将所有引入的科目默认为启用状态.如果暂时不需要使用,可以对其进行禁用.
也可启用已被禁用的科目.将光标放置于已被禁用的科目上,单击[启用]即可.
〔四〕禁用科目
对启用的科目可以进行禁用处理.将光标放置于已启用的科目上,单击[禁用]即可.
〔五〕删除科目
对不需要且没使用过的科目可以删除.将光标放置于想删除的科目上,单击[删除]即可.
启用科目和禁用科目均要该科目结束初始化之后才可进行操作,删除科目则不受此限制.删除科目仅限于出纳管理系统中没有业务发生的科目,已有业务发生的科目不允许删除,只能禁用.
删除科目仅限于出纳管理系统中没有使用的科目,就是说此科目在删除的本期、前期、后期的会计期间内均没有使用过.
二、未达账
所谓未达账项,就是结算凭证在企业与银行之间〔包括收付双方的企业与双方的开户银行〕流转时,一方已经收到结算凭证作了银行存款的收入或支出账务处理,而另一方尚未收到结算凭证尚未入账的账项.
归纳起来,未达账项有四种类型：
第一种是银行已收,企业未收；
第二种是银行已付,企业未付；
第三种是企业已收,银行未收；
第四种是企业已付,银行未付.
存在未达账的情况下,企业单位银行存款日记账的余额和银行对账单的余额往往是不相等的.这时需要分别站在企业和银行的立场,将未达账项分别对银行存款日记账的余额和银行对账单的余额进行调整.具体调整方法如下：
银行存款日记账的余额＋银行已收,企业未收的金额－银行已付,企业未付的金额=调整后〔企业账面〕余额；银行对账单的余额＋企业已收,企业未收的金额－企业已付,银行未付的金额=调整后〔银行对账单〕余额.调整后两者的余额相等,表明企业银行存款账实相符.
在工具栏上单击[企业未达],点击<新增>后就即
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