总账报表标准培训讲义.docx
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总账报表标准培训讲义
系统管理部分
一、系统管理
1、路径：
开始-程序-用友ERP-U8-系统服务-系统管理
2、系统注册的要求：
系统管理只允许两种身份的人进行注册；系统管理员（Admin）和帐套主管
操作功能
系统管理员
（Admin）
帐套主管
帐套管理
建立帐套
√
X
修改帐套信息
X
√
年度帐管理
包括：
建立年度帐、清空年度帐、引入和输出年度帐、结转年度数据
X
√
操作员和权限管理
增加操作员
√
X
分配操作员的操作权限
√
（1.可以指定帐套主管；2.可以为系统中所有的帐套中的所有的操作员进行权限设定）
√
（只能为自己所负责的帐套中的操作员进行权限分配）
数据的备份与恢复
数据备份（帐套输出）与数据的恢复（帐套引入）
√
X
某年度数据的备份（年度帐输出）与某年度数据恢复（年度帐引入）
X
√
二、帐套建立（Admin）
1、操作员增加
以系统管理员（Admin）的身份进行登录，点击[权限]—[用户]—[增加]—输入人员编号和姓名—点[增加]即可；
001张主管002刘会计003王出纳
删除人员：
只能在没有任何权限关系的情况下进行删除，如果已经分配权限，应该先将权限内容删除，再进行操作员的删除；
2、建立帐套
操作路径：
点击[账套]菜单—[建立]—输入账套号（账套号必须是3位数，不能与已存账套号重复）和账套名称—选择启用期间—点击[下一步]—输入单位名称—点击[下一步]—选择[行业性质]－[账套主管]—点击[下一步]—单击[完成]—单击[是]—需要等一段时间—输入科目编码级次、部门档案分类级次等－单击保存－单击退出－单击[确定]—提示账套建立成功，系统提示进行系统启用设置，单击[是]—在可以使用的产品模块前进行选择，选择完毕－单击[退出]
分类编码方案客户分类2-3-4
01国内客户
01001北京
01002天津
01003河北
010030001石家庄
客户信息的编码方式：
是该客户所属的分类码+序号
0100300010001XX公司
010030002保定
01004河南
010040001郑州
010040002安阳
02国外客户
主计量单位数量＝辅计量单位数量x换算率
数据精度设置
帐套启用设置
3、权限分配
以系统管理员进入系统管理，点击[权限]菜单下的[权限]；
A．选择帐套和年度
B．对应选择操作员
C．点击[修改]按钮，在权限名称前依次进行选择；
三、帐套数据的备份
以系统管理员的身份进入系统管理，点击[帐套]菜单下的[输出]；
选择要备份的帐套，点击确定。
四、设置备份计划（自动备份）
以系统管理员的身份进入到系统管理，点击[系统]菜单下的[设置备份计划]，可以根据单位的数据情况指定自动备份的类型；自动备份系统提供两种备份类型：
是帐套备份或年度备份，时间可以按照日、周、月分别进行设置
五、帐套数据的恢复
A.以系统管理员的身份登录系统管理
B.单击[帐套]菜单下的[引入]功能，选择备份数据的存放路径，找到备份信息文件uferpact.Lst，选种该文件，点击打开，系统自动进行数据的引入；引入完毕，系统提示“引入成功！
”确定后引入操作全部完成
注意：
1、确认引入的数据的时间
2、在没有特殊使用的情况下不要进行数据的引入操作，避免覆盖系统已经存在的数据信息；
六、帐套信息的修改
A.以帐套主管的身份登录系统管理
B.单击[帐套]菜单下[修改]，系统显示帐套的基本信息，和我们建立帐套时的界面相同，修改帐套名称、单击下一步，修改单位名称和简称，单击下一步，继续单击下一步，单击完成，系统显示分类编码方案，按照我们的规定进行设置，单击确认，帐套信息修改完毕，系统提示：
“帐套修改成功！
”
年度帐结转
A.2007年帐务数据调整完毕，结转前做好数据的备份工作；
B.在结转前在自己的计算机上，建立一个新的文件夹，专门存放年底结转前的数据；并通过系统管理中帐套菜单下的输出，进行帐套的备份；
C.备份完毕，在系统管理中，以帐套主管的身份进入到系统管理，注意此时的会计年度为2006年；
D.点击[年度帐]菜单下的[建立]，系统自动显示建立2007年的新帐套，我们确认系统显示内容，直接点击[确认]即可，系统自动进行新年度帐的建立，直到看到“建立成功！
”的提示，点击确定！
E.点击系统菜单下的“注销”；
F.点击系统菜单下的注册，此次同样以帐套主管的身份登录。
但注意选择的会计年度为新年度2007年；
G.点击年度帐菜单下的结转上年数据，按照系统显示的内容逐一进行结转，每一次结转我们都要看到系统的提示后再进行下一步操作；
H.结转完成后，进入到总帐系统再进行新年度帐的调整，调整完毕，在进行新年度日常业务处理之前，再做一次帐套备份工作。
总账部分
一、总帐系统的登录
开始->程序->用友U8->财务会计->总帐，系统显示总帐系统的注册界面，录入操作员、录入密码、选择帐套，确认操作日期，点击确认，进入到总帐系统；
二、总帐系统的初始化
1）、会计科目
企业门户->设置-〉基础档案->财务-〉会计科目；
100201工行存款100202中行存款
550201办公费――部门核算
550202差旅费――部门核算
550203通讯费――部门核算
修改：
1131应收帐款――客户往来
指定科目：
在会计科目界面，点击[编辑]菜单中的指定科目，分别指定现金总帐科目和银行总帐科目；
2）、凭证类别：
企业门户->设置-〉基础档案->财务-〉凭证类别；
3）、结算方式：
企业门户->设置-〉基础档案->收付结算-〉结算方式；
4）、部门档案：
企业门户->设置-〉基础档案->机构设置-〉部门档案；
5）、职员档案：
企业门户->设置-〉基础档案->机构设置-〉职员档案；
6）、客户分类、供应商分类
企业门户->设置-〉基础档案->往来单位->客户分类
企业门户->设置-〉基础档案->往来单位->供应商分类
只是对客户或供应商进行大类的设置，不能录具体的客户或供应商信息
7）、客户档案、供应商档案
企业门户->设置-〉基础档案->往来单位->客户档案
企业门户->设置-〉基础档案->往来单位->供应商档案
按照分类的要求进行详细客户信息或供应商信息的录入；
8）、期初余额的录入
企业门户->业务-〉财务会计-〉总账-〉设置->期初余额
各种颜色余额栏录入余额的方法：
栏目
含义
录入方法
白色余额栏
末级科目
单击直接录入
灰色余额栏
非末级科目
不用录入，系统自动计算
黄绿色余额栏
是辅助核算科目
双击点增加录入.
注意：
（1）.期初余额录入完毕，一定要试算并对账，保证期初的数据准确性，避免业务发生后再进行调整；
（2）.录红字余额:
用负号录入
（3）.修改余额:
在错误余额处直接录入正确余额即可
（4）.删除余额:
点中要删除的余额后按零即可
（5）.进行凭证业务记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。
9）、选项设置
企业门户->业务-〉财务会计-〉总账-〉设置->选项；
三、总帐系统的日常业务处理
日常业务处理的流程：
其中，蓝色操作功能为可选功能，用户可以根据单位的实际应用需要选择自己的业务流程，可选功能的控制设置在总帐系统中的选项中进行设置；
1、填制凭证
在总帐界面，点击填制凭证，点击增加，选择凭证类别、制单日期，录入原始单据张数（附单据数），录入摘要，选择科目，录入相关辅助项信息（结算方式、辅助核算项目：
客户、供应商、部门、个人、项目核算），录入金额，若有需要还需；录入现金流量项目，回车，继续录入第二条分录，凭证录入完成，点击保存。
“＝”：
自动平衡凭证借贷方的差额
“-”：
在录入金额时，调整金额的正负（正数与负数）
“空格键”：
调整凭证金额的录入方向（借贷方之间的调整）
F2：
参照；F5增加；F6：
保存；
练习凭证：
2、出纳签字：
以出纳的身份进入到总帐系统，点击凭证下的出纳签字，选择凭证类别和月份或日期，直接点击确定，系统显示允许签字的凭证列表，点击确定进入凭证显示界面，可以直接通过“签字”按钮，进行单张凭证签字或通过“出纳”菜单下的“成批出纳签字”功能，进行批量签字；
在进行出纳签字时，若系统提示“没有符合条件的凭证”，表示我们没有进行指定科目的操作，需要我们从新进入到会计科目中进行指定科目，指定现金总帐科目和银行总帐科目；
3、审核凭证：
总帐系统中审核人和制单人不能是同一人
以会计人员（有审核权限的人员）的身份进入总帐系统，点击[凭证]功能中的[审核凭证]，选择凭证类别和月份或日期，点击确认，系统显示允许进行审核的凭证列表，点击确定，系统显示凭证界面，在该界面，直接通过[审核]按钮进行单张凭证的审核或通过[审核]菜单下的[成批审核凭证]进行凭证的批量审核；
4、记帐：
以主管会计的身份进入总帐系统，直接点击[凭证]功能下的[记帐]，系统显示记帐的3个步骤，按照系统的提示进行下一步的操作，首先选择记帐范围，可以通过全选按钮选择（凭证必须进行了出纳签字和审核后才允许进行记帐操作），选择完毕，点击下一步，系统自动进行凭证汇总，点击下一步，系统进行试算平衡，若平衡，点击确认，直接点击右下方的[记帐]按钮即可，系统最后提示“记帐完毕！
”。
5、期末处理
A．对帐
以主管的身份进入到总帐系统，点击[期末]功能中的[对帐]，系统显示对帐界面，双击要进行对帐的月份的“是否对帐”栏，表示上标志，然后点击工具按钮中的[对帐]按钮，系统自动进行对帐，对帐完毕，系统将对帐结果显示在该界面。
B．结账
以主管的身份进入到总帐系统，点击[期末]功能中的[结账]，系统显示结账的向导界面，查看结账的注意事项，然后点击[下一步]，系统进行对帐，点击[对帐]按钮，系统自动进行对帐操作，若无对帐错误，可以继续点击[下一步]，系统显示月度工作报告，查看该报告，然后点击[下一步]，系统显示结账界面，若允许结账，可以直接点击[结账]按钮，完成结账工作，若系统不允许结账，则必须返回到上一步，查看月度工作报告，根据提示原因进行相应的调整工作，然后再进行结账。
四、反向业务处理
删除凭证
凭证修改：
1、若凭证已经记帐，应该首先恢复记帐前状态
恢复记帐前状态必须由帐套主管进行操作；
路径：
恢复记帐前状态的功能是隐含的功能，必须通过激活才能使用；激活方式：
以帐套主管的身份进入总帐系统，点击系统菜单->期末->对帐，在对帐界面，用鼠标选中月份，按键盘上的ctrl+h键，系统提示“恢复记帐前状态被激活”，点击确定，退出对帐界面，然后在系统菜单->凭证功能下寻找“恢复记帐前状态”这个功能；直接点击就可以使用；在恢复记帐状态界面，选择恢复方式，系统提供了两种方式：
最近一次记帐前状态和月初状态，根据业务的需要，选择恢复方式，选择完毕，点击确定，系统要求录入主管口令，录入口令，点击确认，系统自动进行恢复工作，最后系统提示“恢复完毕！
”
2、取消审核、签字
取消操作必须由当事人自己进行取消，谁审核的凭证，谁取消审核，谁做的出纳签字，谁进行出纳签字的取消；
以审核人的身份进入总帐系统，点击系统菜单->凭证－>审核凭证，选择凭证类别（系统默认为空，表示是全部凭证）和月份或日期，点击确认，系统显示符合条件的凭证列表，继续点击确认，系统显示凭证界面，在该界面，可以通过[取消]按钮进行单张凭证的取消审核工作或通过[审核]菜单下的[成批取消审核]进行凭证的批量取消操作；
凭证审核状态的取消，凭证必须处于未记帐状态才能进行取消操作；
3、修改凭证
4、删除凭证
原则：
谁做的凭证由谁去删除；
凭证必须在没有审核、没有出纳签字以及主管签字的状态进行删除操作；
步骤：
以制单人的身份进入到总帐系统，点击凭证－>填制凭证，在填制凭证界面，通过[上张]、[下张]或[查询]的功能找到要删除的凭证，点击[制单]菜单下的[作废/恢复]功能，系统自动在凭证上标识上红色的“作废”标志，点击[制单]菜单下的[整理凭证]，系统提示选择“整理凭证的月份”，选择月份，点击确认，系统将显示有作废标识的凭证信息，若确认要进行凭证删除工作，点击[全选]或通过鼠标直接在“删除？
”栏中双击，打上“Y”的标志，点击确认，系统自动进行凭证删除，并继续提示“是否整理凭证断号？
”，若需要进行断号整理，点击是即可，否则点击否，断号再由手工进行填充。
作废的凭证还允许进行恢复，同样使用[作废/恢复]功能；
取消结帐：
以帐套主管的身份进入到总帐系统，点击系统菜单－>期末－>结帐功能，在结帐界面，选种最近一次结帐的月份，按键盘上的“ctrl+shift+F6”，系统提示录入主管口令，口令录入完毕，结帐状态自动被取消。
UFO报表系统
一、基本概念
单元：
单元是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识。
行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。
例如：
D5表示第4列第5行的那个单元。
列标+行号
区域：
由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。
区域的表示方法：
起始单元：
终止单元A1:
B5
在UFO中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页），最小的区域是一个单元。
表页：
一个UFO报表最多可容纳99,999张表页，每一张表页是由许多单元组成的。
一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。
关键字：
是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。
UFO共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
单位名称：
字符（最大28个字符），为该报表表页编制单位的名称
单位编号：
字符型（最大10个字符），为该报表表页编制单位的编号
年：
数字型（1980～2099），该报表表页反映的年度
季：
数字型（1～4），该报表表页反映的季度
月：
数字型（1～12），该报表表页反映的月份
日：
数字型（1～31），该报表表页反映的日期
格式状态和数据状态：
UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。
报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。
实现状态切换的是一个特别重要的按钮──格式/数据按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。
*格式状态：
在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字设定等。
报表的三类公式：
单元公式在格式状态下定义。
在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。
在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
在格式状态下时，您所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。
●数据状态：
在数据状态下管理报表的数据，如关键字的录入、数据录入、增加或删除表页、汇总、合并报表等。
在数据状态下不能修改报表的格式。
在数据状态下时，您看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
UFO：
ufsoftoffice
二、报表的编制
第一步启动UFO，建立报表
第二步设计报表的格式
第三步定义各类公式
第四步报表数据处理
第五步打印报表
第六步退出UFO
三、调用报表模板：
在UFO报表系统，新建一张空白报表，在格式状态下，点击格式菜单下的报表模板，选择单位的所属行业以及要调用的报表，确定后，系统自动将该张报表生成。
四、报表格式的定义：
（格式状态下）
1、在新建的报表上定义表尺寸
在格式状态下，点击格式菜单中的表尺寸；
2、在第一行，定义为我们的标题行，进行单元的组合，录入标题名称；“管理费用明细表”
组合单元：
选种要进行组合的单元，A1:
G1,点击格式菜单中的组合单元，选择组合类型，整体组合；
3、第二行，定义为关键字行，选种A2，点击数据菜单中的关键字设置，选择“单位名称”；按照相同的定义方法，依次定义D2为“年”、E2为“月”、“日”；
关键字偏移：
点击数据菜单下的关键字偏移，录入偏移值，一般向左为负数，向右偏移为正数，
4、定义表体，选种A3：
G6，作为报表的主体部分，点击格式菜单中的区域画线，选择网线，系统将为选种的区域画上网格线；然后在表体部分录入表体的项目；
选种剩余的空白单元，B5：
G8，点击格式菜单中的单元属性，确认单元为数值型单元，显示格式根据需要自行设置；
5、定义表尾，将制表人、审核人、财务负责人等显示项录入；
6、公式定义
A．求和公式：
1、函数求和：
多个单元连续相加可以使用求和函数，PTOTAL（求和区域），当相加的单元不是连续的区域时不能使用求和函数，直接使用单元相加的方式求和即可；
“？
”的用法：
在单元的表示方法前加上？
，可以在进行单元公式复制时自动调整单元的列号；
单元公式中所用的各种符号和字母必须在关闭输入法的状态进行录入
2、直接求和：
直接将相加的单元通过计算符号连接即可。
B．发生函数
FS：
在报表的格式状态下，选种要定义公式的单元，点击工具按钮中“fx”，或按键盘上的“＝”，系统弹出定义公式的界面，点击函数向导，选择“用友帐务函数”，选择相对应的函数名‘fs’，点击下一步，系统显示函数的书写格式，我们可以继续点击“参照”，选择科目、期间、方向及相应的辅助信息，建议用户使用的时候，帐套号和会计年度使用默认，不做具体选择，并且，除特殊需要外，不要选择“包含未记帐凭证”，项目选择完毕，点击确定，再点击确定，系统返回到定义公式界面，若公式没有错误，直接确认即可；
C．常用函数
QC（期初函数）QM（期末函数）
FS（发生函数）LFS（累计发生）
JE（净额）PTOTAL（求和函数）
报表数据的处理：
1、通过格式数据转换按钮，将报表转换到数据状态下；
2、在数据状态下，点击数据菜单中的‘关键字’‘录入’，录入单位名称、年、月、日，点击确定，系统提示“是否重算第X页？
”，点击‘是’，系统自动进行报表的数据计算，并将计算结果显示在报表中；
3、计算完毕，点击保存；
4、进行页面设置，并打印；
5、到下一个月，打开报表，在数据状态下，点击‘编辑’菜单中的‘追加’表页，录入追加表页的数量，点击确认；
6、选种新追加的表页，重复第2－第5步操作。
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