英文商务信函写作的基本知.ppt

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FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识英文商务信函写作的基本知识1.11.1Introduction（简介）简介）目目的的：

掌掌握握商商务务信信函函的的写写作作要要求求、写写作作原原则则、以以及信封和信函的基本构成和行文要求。

及信封和信函的基本构成和行文要求。

1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商务信函的写作要求）（商务信函的写作要求）要写就一封成功的商务信函，需要起草人具备以下条件：

（1）精通英语（GoodcommandofEnglish）

（2）通晓外贸理论和实务（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）（3）通晓术语（Knowledgeoftechnicalterms）（4）通晓人的心理（Knowledgeofpsychology）（5）熟悉推销艺术（Skillsinsalesmanship）1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusiness1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLettersLetters（英文商务信函写作七原则）（英文商务信函写作七原则）（英文商务信函写作七原则）（英文商务信函写作七原则）“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。

1.清楚（清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。

2.简洁（简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。

3.正确（正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

4.具体（具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。

5.礼貌（礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。

此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。

6.体谅（体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。

7.完整（完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。

1.4AddressingEnvelopes（信封的写法）（信封的写法）在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。

图图1-1寄往国外信函的信封写法寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands注意事项：

注意事项：

（1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。

（2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。

（3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：

先写姓名后写地址。

地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。

（4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：

IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：

如无法投递，请退交XXX。

1.5PartsofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的组成部分）（英文商务信函的组成部分）1.信头（信头（Letterhead）信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。

信头通常位于信纸的最上端。

2.日期（日期（Date）日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。

注意事项：

注意事项：

（1）年份必须全部写出。

（2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。

（3）日期可以用序数词或基数词。

（4）年份前要加逗号。

（5）日期切忌全部用数字表示。

3.信函编号（信函编号（Referencenumber）给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。

信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打上如下字样：

YourRef.：

OurRef.：

4.信内地址（信内地址（Insideaddress）信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。

收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。

信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。

书写顺序是由小单位到大单位。

每项内容单独成行：

Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada5.称呼（称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。

常见的正式称呼有：

DearMr.Smith，DearMrs.Smith，DearMissBrown，DearMs.White。

如果称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。

Mrs.没有复数形式，如果称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes.WhiteandGray。

写信给一家公司时，通常用DearSirs，也可以用Gentlemen。

6.事由（事由（Subject）事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。

写在称呼下面、信的中间位置。

事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。

例如：

Subject：

MensBicyclesRe：

SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.：

Reference：

7.信函正文（信函正文（Bodyoftheletter）信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原则”。

正文一般遵循三段式的格式。

第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。

需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。

续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。

如：

Mr.JohnSmith,Page2,June3,20058.信尾客套语（信尾客套语（Complimentaryclose）信尾客套语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中文信函中的“此致，敬礼”等。

常用的有：

Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards；更亲切一点的有：

Cordially,Cordiallyyours；再正式一些的有：

Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。

注意，只有第一个字母大写。

一般打印在正文下面空一行处。

9.签名（签名（Signature）签名通常在信尾客套语下空三行的位置。

签名可采用不同写法，一般包括：

公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。

有时，也可以不写公司名称。

例如：

Yourstruly,GeneralTradingCo.（Signature）JohnSmithSalesManager10.经办人代号（经办人代号（Referencenotation）经办人代号是提供信件产生的信息资料，便于必要时查对之用。

经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成，用冒号或斜线号分开，可用以下方式书写：

FCM/HL，FCM:

HL，FCM/hl，fcm:

hl11.附件（附件（Enclosure）假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。

当附件只有一件时，注明Enclosure或Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures.说明。

例如：

Enclosures3:

1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReference12.抄送（抄送（Carboncopy/C.C.）发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，例如：

C.C.:

TheBankofChinaCopiesto:

directorsCcto:

CEOCopyto:

SalesManager13.附笔（附笔（Postscript/P.S.）若写完信后还须附加项目时，就需补述，这类似于中文信中的附言。

有时并非真正将忘了写的事情补上，而是故意引起对方的注意。

附笔被放在抄送下方。

在写完P.S.之后，有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。

1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的开头和结尾）（英文商务信函的开头和结尾）信函的开头应该直入主题，要避免空洞。

根据书信函的开头应该直入主题，要避免空洞。

根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：

写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：

一是回复信件；二是主动与对方联系。

一是回复信件；二是主动与对方联系。

对于回复信件，可采用以下方式开头。

对于回复信件，可采用以下方式开头。

1.英文商务信函的开头英文商务信函的开头

（1）感谢对方的来信）感谢对方的来信Wethankyouforyourletter（inquiry,telex,e-mail,faxetc.）ofThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor

（2）对来信进行回复）对来信进行回复Wearepleasedtoreplytoyourletter（inquiry,telex,e-mail,faxetc.）ofInanswertoInresponsetoInreplyto（3）回复来信中的有关问题）回复来信中的有关问题Withreferencetoyourletter（inquiry,telex,e-mail,faxetc.）ofInreferencetoReferringtoWereferto（4）回复来信中提出的要求或指示）回复来信中提出的要求或指示AsrequestedinyourletterofAsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith（5）表达满意和欣喜）表达满意和欣喜WeweregratifiedtolearnfromyourletterofthatWeweregladItwasapleasure（6）表达遗憾和惊讶）表达遗憾和惊讶WeregrettolearnfromyourletterofthatWeweresorryWeweresurprised对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。

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