行政办公室管理制度汇编.docx

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行政办公室管理制度汇编

金钥世行集团

行政办

行政管理制度汇编

主导部门：

金钥世集团行政办部

编制：

　行政办公室日期：

　2012年3月　

审核：

　　　　　　　日期：

批准：

　　　　　　　日期：

发布日期：

2012年3月日实施日期：

2012年3月日

目录

规章制度制定程序管理规定4

第一章总则4

第二章制度计划的编制4

第三章制度草案的起草5

第四章制度草案的送审6

第五章制度草案的评审6

第六章生效制度的印发6

第七章制度修订与废止7

第八章附则7

会议管理办法8

第一章总则8

第二章会议类型8

第三章会议准备、服务9

第四章会场管理10

第五章会议纪律11

第六章附则12

办公环境与秩序管理规定13

第一章总则13

第二章办公区域环境管理要求13

第三章办公区域安全管理要求14

第六章附则17

办公用品管理制度18

第一章总则18

第二章管理职责18

第三章办公用品的购置18

第四章办公用品的使用和管理19

第五章附则20

车辆管理规定22

第一章总则22

第二章车辆的使用管理22

第三章车辆的保养维修23

第四章专职驾驶员工作规则24

第五章附则25

公文处理办法26

第一章总则26

第二章公文种类26

第三章公文格式27

第四章排版、印刷格式30

第五章行文规范30

第六章发文办理31

第七章收文办理32

第八章公文归档33

第九章公文管理33

第十章附则34

报刊资料管理规定35

保密管理制度37

第一章总则37

第二章保密范围和密级划分37

第三章保密措施38

第四章附则40

档案管理办法41

第一章总则41

第二章档案类别41

第三章文件的整理与归档44

第四章归档、编号、立卷45

第五章档案的保管46

第六章档案的调阅与利用46

第七章档案的销毁46

第八章附则47

（完）

规章制度制定程序管理规定

第一章总则

第一条为使公司各项规章制度的制定有据可依，根据国家法律、法规和公司实际，特制定本规定。

第二条本规定中的规章制度，是指由公司制定的、在公司内普遍适用的、具有约束力和强制力的规范性文件。

第三条公司人资部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案，负责组织修订各类规章制度；各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起草。

第四条制定公司规章制度必须以国家相关法律、法规为依据，并结合公司实际，不得与国家法律、法规和公司《章程》相抵触。

第五条本制度适用于公司本部，其他关联板块参照执行。

第二章制度计划的编制

第六条公司制定规章制度应编制《年度规章制度订立计划》。

第七条公司各职能部门因工作需要制定制度的，应在每年年末订立计划并提交人资部。

人资部对各部门上报的计划进行汇总，编制年度规章制度制定计划的草案，逐级上报，经公司领导审定后实施。

第八条承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务，因特殊情况不能按时完成的，必须向人资部作出书面说明。

第九条因特殊情况需要调整年度计划的，由人资部再报经公司分管领导审定后组织落实。

第三章制度草案的起草

第十条规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草；内容涉及两个以上部门的，应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草；综合性的制度由人资部组织有关部门起草。

第十一条规章制度的起草可以组织专门小组，也可指定专人，人资部对起草工作及时进行指导。

第十二条各部门起草规章制度，必须符合下列要求：

（一）起草的规章制度不得与国家法律、法规和公司各《章程》相抵触；

（二）起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况，切实可行；

（三）起草的规章制度应结构规范、条文清晰、逻辑严密、概念准确、语言精练。

第十三条制度起草过程中，起草部门应当充分征求相关部门的意见，做好沟通协调工作，对意见分歧较大的内容，应在上报制度草案时予以说明。

第十四条制度草案拟定后，各起草部门应写出草案的起草说明。

起草说明一般包括以下内容：

（一）制定的必要性。

主要说明某方面的管理现状、存在问题，制定这方面管理规范所要达到的目的。

（二）制定的依据。

主要说明所依据的法律、法规、政策及公司现行的相关制度、规范等。

（三）起草的过程。

主要说明起草过程中征求意见、调查研究和沟通协调的情况。

（四）主要内容说明。

（五）相关部门意见。

第十五条各职能部门所起草的制度草案，须经本部门分管领导审阅后，交人资部统一审核，合同资产部参与配合审核。

第四章制度草案的送审

第十六条人资部收到制度草案后，应及时审核、修改并征求有关部门意见并报送领导批阅；对不符合本规定要求的制度草案应予以退回，并要求其按规定重新起草。

第十七条对在意见征询中无原则性分歧意见的制度草案，经人资部经审核并协调后仍未能取得一致意见的，人资部应提出审核意见的说明，报请公司领导审议后决定。

第五章制度草案的评审

第十八条制度起草、修订须由起草部门负责人或起草人员作起草、修订说明；由人资部经理或审核人员作审核意见的说明。

第十九条制度需由人资部报送公司领导审批，并组织由各部门领导参加的制度讨论会，由起草部门按会议提出的要求进行修改。

第二十条制度草案经修改后逐级上报，经公司领导签发后生效。

第六章生效制度的印发

第二十一条经评审通过，并经公司领导签发的规章制度，须由行政办公室印发。

第二十二条制度文本应根据制度的适用范围随公司通知性文件印发至年相关部门和人员，文件的领导签发之日即为制度的正式印发之日。

第二十三条尚待进一步补充、完善的规章制度，可采用“暂行”或“试行”方式印发，其效力与其他制度等同。

第二十四条制度的生效日期应在制度附则中予以明确。

第七章制度修订与废止

第二十五条制度印发后，负责起草并组织实施的部门应当每年依照法律、法规、政策以及公司实际情况进行一次清理，如与现行的规定不符，应提出修改或废止的意见并报人资部。

第二十六条“暂行”或“试行”制度印发后，负责起草并组织实施的部门应根据制度实际运行情况，适时进行修订。

第二十七条规章制度的修订或废止应按制度制定程序办理；人资部应及时对各部门修改的部分内容报批报审，并每年一次对公司增订和修订的规章制度进行综合汇编。

第八章附则

第二十八条本规定由行政办公室负责解释和修订。

第二十九条本规定自印发之日起施行。

会议管理办法

第一章总则

第一条为规范公司会议的操作程序，确保各类会议有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。

第二条本办法中会议，是指公司领导及各部门举行得各类会议。

本办法中会议室，是指公司专用的大、小会议室。

行政办公室为会议管理的归口管理部门，其他相关职能部门为协办部门。

第三条本办法适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。

第二章会议类型

第四条一类会议，指由最高领导组织召开的重要会议或公司集大型会议：

（一）年会；

（二）员工大会；

（三）行政办公会，指公司召集各部门领导每周（每月）定期召开的行政办公例会；

（四）中高层培训会，指公司每周日定期举办的中高层培训会（包括内训和外训）；（五）其他重大会议。

第五条临时会议是指领导临时召集的相关会议。

第六条年会等各类员工大型会议由行政办公室和相关职能部门拟订会议方案，报分管领导审核，总经理或以上领导审批后实施。

并根据拟召开会议性质、重要程度确定并进行相关安排、准备及服务。

第三章会议准备、服务

第七条参会单位和部门应按会议要求进行相关准备。

参加定期行政办公会议各部门必须将周工作完成情况、工作计划以及会议议题分别在当周五前，以电子邮件的方式发至公司行政办公室，由行政办公室统一汇编制作会议PPT。

第八条行政办公室或相关职能部门应按照会议性质、标准，拟订具体实施方案，方案应包括以下内容：

（一）会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等；

（二）拟邀请嘉宾；

（三）用餐标准；

（四）交通工具安排；

（五）娱乐活动安排；

（六）会务人员；

（七）费用预算；

（八）其它根据会议性质须明确的事宜。

第九条行政办公室或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作：

（一）安排专人负责会务工作；

（二）拟发会议通知，确定会议人数；

（三）确定会议场地；

（四）准备会议资料：

包括参加会议人员名单、议程安排及其他会议资料；

（五）会场布置：

包括会场导引牌、领导席桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备；

（六）用餐安排：

包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等；

（七）娱乐活动安排：

包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排，由相关部门协办；

（八）邀请嘉宾，各相关部门配合；

（九）车辆安排；

（十）采购礼品或果品；

（十一）摄影、录音安排；

（十二）相关费用的申请；

（十三）其它根据会议性质需要安排的事宜。

第十条行政办公室应根据会议需求选择性地做好会议服务工作：

（一）安排专人负责签到；

（二）发放会议资料；

（三）安排人员车辆迎送嘉宾；

（四）安排用餐；

（五）安排娱乐活动；

（六）发放礼品和果品；

（七）根据要求，做好会议记录。

第四章会场管理

第十一条会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、话筒、空调、换气扇、烟缸及等。

应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会标、盆栽植物、桌牌等。

第十二条管理人员职责

（一）每天对会议室进行保洁、整理；

（二）每次会议后立即清扫、整理；

（三）每天对盆栽植物进行养护并定期更换；

（四）每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；

（五）每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充；

（六）做好会议室的使用登记与安排；

（七）根据会议要求，做好会议室的布置工作；

（八）做好会议的保密工作；

（九）做好会议室的安全防范工作。

第十三条管理要求

（一）场地和设施设备整洁、摆放有序；

（二）盆栽植物美观、养护得当；

（三）设施设备完好、有效；

（四）消耗性物品不短钝；

（五）会议室的安排合理有序、不冲突；

（六）会议室的布置快速、周到、规范；

（七）安全防范工作周密、细致。

第十四条行政办公室对会议室进行有效管理。

各部门拟召开的重要会议应提前1天将会议名称、规格、时间、人数及相关要求通知行政办公室，临时会议召开需提前15分钟到公司前台处登记。

第十五条行政办公室根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。

第十六条如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的，行政办公室应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。

第十七条使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与行政办公室联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢弃烟蒂、杂物等。

第五章会议纪律

第十八条参加大会人员应按规定提前到达会场并签到，按指定区域有序入座。

第十九条参加大会人员应当将手机、呼机关闭或置于震动状态，并自觉维护会场秩序。

第二十条应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的，须按规定向所属部门及公司领导请假。

第二十一条参会人员应配合会议安排，参与会议各项环节，不得大声喧哗，扰乱会场。

第二十二条会议结束后，行政办公室负责整理会议纪要。

会议纪要应力求全面、客观、准确，经领导审批和签发。

第二十三条与会人员和工作人员，不得泄露有关会议内容或将会议材料外借。

第二十四条与会人员或相关部门应根据会议决议，严格落实工作。

人资部负责督办和反馈

第六章附则

第二十五条本办法由行政办公室负责解释和修订。

第二十六条本办法自印发之日起施行。

办公环境与秩序管理规定

第一章总则

第一条为了维护公司正常的办公秩序，使全体员工有一个良好的办公环境，树立企业整体形象，培养运作规范、文明高效的工作作风，确保日常业务和公务活动正常进行，特制定本制度。

第二条本办法适用于金钥世集团，其他公司板块可参照执行。

第二章办公区域环境管理要求

第三条环境管理的要求：

1．清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作；

2．地面（地毯）保持整洁，无污迹；

3．天花板、墙面、墙角保持无灰尘，无蛛网；

4．会议室保持整齐、洁净，茶具充足，并及时清洗、消毒，做到无污渍；

5．洗手间保持空气清新，无异味，场地整洁，卫生用品齐全，不断档；

6．门窗、走廊、楼梯、踢脚线、空调送风口等部位保持无灰尘、无污迹；

7．窗帘、垃圾筒、灯具、电源开头及插座等设施保持无破损、无尘垢；

8．办公设施设备摆放整齐，无灰尘、无污迹；

9．各办公室的茶具按时清倒，无遗漏；

10.绿化植物无灰尘，花盆内无茶叶、烟蒂等杂物。

11．办公垃圾和洗手间垃圾及时收集，做到无积压。

（二）绿化管理的要求：

1．观花、观果、观叶植物相结合；

2．高、中、低档植物相结合；

3．大、中、小型植物相结合；

4．常青类与季节类植物相结合；

5．根据工作需要和区域要求进行布置；

6．绿化植物无灰尘、无异味、无虫害、无枯败叶，修剪美观；

7．费用适当。

第四条绿化管理可根据实际需要采用自管型或租摆型的方式：

（一）自管型绿化管理需自行采购绿化植物及相关用品，并对绿化植物进行日常养护和定期更换。

（二）租摆型绿化管理则聘请绿化公司进行绿化布置、养护和更换。

行政办公室应对绿化租摆合同的履行进行监督，确保租摆植物的品种、数量、质量、养护、更换周期符合合同的要求。

第五条由行政办公室统一管理环境管理用品，用品领用应根据工作需要填写领用单，本着合理、节约的原则，经后行政办公室审核后领取。

第六条各部门员工应协助做好环境管理工作，自觉保持办公场地清洁，爱护绿化植物，主动进行节日卫生大扫除。

第七条行政办公室对清洁工作进行不定期检查，发现问题及时整改。

第三章办公区域安全管理要求

第八条消防安全管理

（一）行政办公室应定期组织消防安全学习，开展多种形式的消防安全宣传教育。

（二）行政办公室应按照消防法规的要求，对消防设施设备的配置情况进行检查，发现问题立即整改。

（三）行政办公室应对消防设施设备的性能情况经常进行检查，确保消防监控系统、消防栓、灭火器具等完好、有效，消防通道畅通，消防标识清晰、准确。

（四）办公区域严禁存放易燃易爆物品。

（五）发生事故应立即采取相应措施。

第九条防盗安全管理

（一）财务部、计算机房、档案室等重要部门应安装防盗门窗；出入口及其他重要部位应安装闭路电视安全监控系统或其他安全报警设施。

（二）公司员工不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现今，离开办公室（室内无人）应随即锁门。

（三）会议室应有专人负责管理，无会议时应锁门。

（四）财务人员外出存取大额现金时，应不少于二人；财务管理部门在保险柜存放过夜的现金应控制在规定范围内。

（五）公司印信须存放在保险柜内或其他安全的地方，财务专用章和法人代表人印章应分开存放。

（六）公司车辆使用人在停放车辆时应关窗锁门，车内不宜存放贵重物品。

（七）公司员工及外来人员携带大件物品或办公设备离开公司，须持有行政办公室开具的出门单。

第十条用电安全管理

（一）公司办公区域配置设施设备应根据配电容量，并留有余地。

（二）公司员工使用各类设施设备时，应遵守相关的操作程序和要求，禁止违规操作以保障用电安全。

（三）维修人员在维修各类电力设施设备时，应严格按照安全操作规程操作。

（四）公司员工不得在办公室私拉电线，不得擅自使用电热器具；下班时应切断办公设施设备的电源。

第十一条其他相关事项

（一）员工应佩带有效证件进入公司办公区域，外单位人员进入办公区域，应在门卫处登记，并遵守引导人员的指引。

（二）公司实行值班制度。

工作日值班人员负责工作日的安全防范工作，下班时应检查办公室门窗及电源的安全情况，并做好值班记录。

如值班人员下班时仍有员工在加班，则须做好交班工作。

节假日及双休日值班人员负责节假日及双休日的安全防范工作，发现情况应及时报告或处理，并做好值班记录。

（三）行政办公室应定期检查各类安全防范设施的完好情况和安全防范措施的落实情况，发现问题及时整改。

（四）各类安全问题由行政办公室根据原因、性质、后果、等因素负责处理，必要时向领导报告。

第四章办公环境次序秩序

第十二条严格遵守公司劳动纪律和作息时间规定，工作时间不得无故脱岗、串岗、聊天、睡觉，严禁看小说、杂志、吃东西；不得在办公区域内大声喧哗、嬉笑打闹，自觉维护办公次序。

第十三条工作时间拨打、接听电话应剪短扼要，用于礼貌，语音适度，严禁闲谈。

第十四条工作员工个人物品应摆放整齐有序，保持台面清爽、美观，开关抽屉动作要轻，爱护公用物品。

不得随意挪用他人物品、翻看他人文件资料。

隔离板、墙面不得粘贴图画、饰物等与工作无关的物品。

第十五条为了避免影响他人，各部门接待客人应安排在接待区，不得带领无关人员进入公司。

第十六条不得在就餐区以外的区域，上班时间不得吃零食。

第十七条严禁在办公区域内（含茶水间、厕所内）吸烟及乱扔烟头，需吸烟者自觉到楼梯间（消防通道）吸，烟头放到垃圾桶内。

第五章仪表仪容规范

第十八条员工上班应注意仪容仪表，着装干净整洁，稳重大方；头发清洁、梳理整齐，不留过于怪异的发型，上班时间不准穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）。

第十九条在隆重、庄严的对外社交场合，男同志须着西服或衬衣、系领带，穿黑色或深色皮鞋；女同志须着职业套装，化淡妆。

第二十条前台作为公司窗口部门的工作人员，必须时刻精神饱满、坐姿端正。

接听电话语气亲切、口齿清除，用于标准。

接待客人要礼貌、周全。

客人来访应及时通报，进入领导办公区域。

第六章附则

第二十一条本办法由行政办公室负责解释和修订。

第二十二条本办法自印发之日起实行。

办公用品管理制度

第一章总则

第一条为加强公司办公用品的管理，保障后勤服务，更好地控制成本，节约办公费用，明确管理职责，根据公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度中的办公用品，分为办公设备用具、办公文具用品、办公耗材三类。

第三条本制度适用于金钥世集团，其他版块可参照执行。

第二章管理职责

第四条行政办公室为公司办公用品的归口管理部门，统一负责公司各部门的领用计划汇总、验核入库、保管、领发并记录等工作。

第五条行政办公室办公用品保管员负责办公用品的入库核验、保管和领发、并做好登记工作。

第六条使用部门（使用人）负责对自用办公用品的保管、使用。

第三章办公用品的购置

第七条公司的采购工作由负责采购的版块执行，于每月15号提交部门领导审批后的《月办公用品领用计划表》，由行政部审核，并于18号前报领导审批后，报负责采购板块进行采买。

次月由行政部到负责采购的版块按照上月提交的《月办公用品领用计划表》（见附表1）领取物资，并根据各部门提交的计划进行发放。

紧急物资采购由各板块行政办公室审核计划并报领导审批同意后采办。

第八条办公设备用具的购置与配给

（一）公司所属各部门根据工作和业务需要，单价在800元以下的办公用品申购，以部门为单位填报办公用品申请计划或报告，交行政办公室负责办理审批手续。

（二）购置单价在800元以上的办公资产属固定资产，参照公司《固定资产管理规定》审批程序办理。

申购流程：

填报《固定资产申购审批表》（见附件2），由申购部门负责人签字确认，经资产部负责人审核和行政分管领导审核，再由财务总监审批，最后报总经理审批；

（三）所订购的办公设备用具到货后，行政办公室办公用品保管员应按相关申购表进行验收，核对品种、规格、数量与质量。

并负责将属于固定资产的办公设备用具的产品说明书、保修单等有关资料送档案室。

（四）办公用品保管员负责办理使用部门（使用人）的领用手续，并进出库登记，写明物品的名称、规格、单价、购买日期、使用人等。

（五）员工因离职、调职等退回的办公设备用具，由办公用品管理员协助人力资源品质部办理；使用转移手续或验收入库。

第九条办公文具用品分为消耗品和耐用品二种。

（一）消耗品：

铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、案卷封皮、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子等；

（二）耐用品：

电话机、签字笔、荧光笔、修正液、电池、直尺、剪刀、美工刀、订书机、打孔机、文件夹/架、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。

第四章办公用品的使用和管理

第十条办公设备用具的使用和管理

（一）办公设备用具的购买、配置、领用、维修与保管等管理过程，行政办公室均须用电子档和纸质档进行登记。

（二）各使用部门（使用人）对其所使用的办公设备用具，实行“谁使用，谁保管’’的原则，要防止被盗、被挪用或污染与破损，不得擅自移交或委托他人代为保管。

（三）办公设备用具因破损、污染后需要维修或清洗的，应由使用部门（使用人）与行政办公室联系，由管理员负责联系各项维修与清洗事宜。

（四）经专业部门检验，确认办公设备用品已经没有维修必要时，应由使用部门申请，经行政办公室主任审核后，报行政分管领导审核，再报财务总监审核，最后报领导审批后予以报废处理。

办公用品管理员负责办理有关报废手续：

属固定资产的办公设备用具，按照《固定资产管理规定》办理。

（五）因使用或保管不当等原因，造成办公设备用具破损、丢失的，视情节轻重，使用部门（使用人）应承担相应赔偿责任。

第十一条办公文具用品的使用和管理

（一）各部门（人员）需领用办公文具用品时，应到办公用品保管员登记并签字。

（二）办公文具用品分为个人领用与部门领用两种。

个人领用指个人使用保管的用品，如圆珠水笔、橡皮擦、直尺等。

部门领用指本部门共同使用的用品，如打孔机、订书机等。

（三）管理品自第二次领用起，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。

（四）人员离职时，应将剩余办公文具用品移交行政办公室。

（五）办公用品保管员必须清楚地掌握办公文具用品库存情况，要求摆放整齐。

第五章附则

第十二条本制度由行政办公室负责解释和修订。

第十三条本制度自印发之日起施行。

附表一

月办公用品领用计划表

部门：

填表日期：

序号

品名

规格

单位

申请数量

实领数量

签字及日期

备注

附表二

月份办公用品领用计划汇总表

日期：

制表：

序号

品名

规格

单位

单价（元）

各部门

数量小