公文概说.docx
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公文概说
公文概说
1、公文源流：
公文，是公务文书的简称。
秦汉时期产生了“制”、“诏”、“敕”、“策”、“章”、“奏”、“表”、“议”等。
至唐宋后，又出现了“戕”、“符”、“露布”、“公移”、“判”、“国书”、“谕”、“疏”、“剳”等公文样式。
明清公文在沿袭唐宋体制的基础上，又产生了“题本”、“奏本”、“照会”、“堂谕”等公文样式。
现代公文，主要指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行领导管理和公务活动的重要工具。
也泛指各级各类机关、社会团体、企事业单位制订、使用的公务文书。
2、公文的分类：
公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类。
通用公文按行文方向分为上行文、平行文、和下行文；按流通来源分为收进公文、外发公文和内部公文；按作者性质分为党内公文、行政公文和社会团体公文；按发文性质分为问文和复文；按内容处理要求分为参阅性公文和承办性公文；按办理时间要求分为特急公文、紧急公文和常规公文；按机密程度分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；按特点和作用分为规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文和记录性公文。
通用公文从文种上划分，可分为行政公文和事务公文。
根据2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文种类包括以下13种：
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
事务公文包括：
计划、总结、调查报告、领导讲话稿、典型材料等。
3、公文的组成要素：
公文一般由秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限、紧急程度（特急、急件）、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
4、公文写作的基本功能：
规制令使作用。
公文是各级各类领导机关发号施令的手段，是实施领导、处理公务的工具。
公文在实施领导、实施管理中能够发挥规范控制、令行禁止、组织协调的作用。
明事通情作用。
各级各类领导机关在实施管理职能、开展公务活动中，在上下左右之间，需要经常沟通情况、交流意见，以求共识共作。
公文作为明事通情手段在机关工作中广为应用。
参谋决策作用。
各级各类领导机关在决策和决策实施过程中，离不开信息的搜集、处理和运用，离不开调查研究和征求意见。
公文以其法定的渠道和效率满载各种信息为资治辅政服务。
宣传舆论作用。
各级各类领导机关在实施领导、处理公务中需要有效的宣传舆论的支持。
而公文的贯彻执行是宣传舆论的核心。
商洽联络作用。
各级各类领导机关之间有许多事情需要商洽、介绍和联络，以便互相理解、支持和配合，发挥整体效应。
此中，公文写作不可或缺。
存储凭证作用。
公文是各级各类领导机关职能活动的真实记录，是统一思想、处理问题的基本依据。
公文在执行的时候是这样，成为档案之后仍然是这样。
5、公文写作的主要特征
主题的职能性。
公文是实现机关管理职能的工具和手段。
在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止，十分鲜明。
材料的可靠性。
在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。
结构的逻辑性。
公文写作思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理，通过综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务，多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。
文风的平实性。
力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。
表述的简明性。
结构力求简约，层次力求简化，语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简越好。
体式的规范性。
要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。
6、公文的写作要求：
符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。
情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确。
人名、地名、数字、引文要准确。
日期一般要写具体的年月日。
数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。
7、公文的作用：
（一）领导指导作用
（二）联系公务作用
（三）宣传教育作用
（四）凭证依据作用
（五）规范言行作用
第二讲行政机关法定公文
行政公文种类包括以下13种：
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
决定、通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要常用。
第一节函
一、函的概念
函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
二、函的特点
（一）沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
（二）灵活性。
表现在两个方面：
一是行文关系灵活。
函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。
可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
（三）单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
三、函的分类
（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
（二）按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
（三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
（二）正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
（三）结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
（四）结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
（五）结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
例文通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：
为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
（略）
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
（略）
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
（略）
四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
（略）
上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。
国务院办公厅（盖章）
一九九三年一月三日
第二节通知
通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题：
制发机关＋事由＋通知。
二、正文：
㈠通知前言：
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。
㈡通知主体：
写出通知事项，分条列项，条目分明。
三、结尾：
三种写法：
㈠意尽言止，不单写结束语。
㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
通知格式：
（指示性通知）
北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室：
××××××××××××××××××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院
二○○五年三月十日
例文（指示性通知）
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知
国发（1996）×号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院
一九九六年十二月十六日--------------------------------------------------------------------------------
通知格式：
（会议性通知）
关于×××××××××××××××会议的通知
各职能处室：
定于×月×日召开××××会。
现将有关事宜通知如下：
会议议题××××××××××××××××××××××××××××。
参加人员××××××××××××××××××××××××××××。
会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。
）
会议地点××××××××××××××××××××××××××××。
有关事宜
（一）××××××××××××××××××××××××××××。
（二）××××××××××××××××××××××××××××。
（三）×××××××××××。
联系人：
×××，电话：
××××××××，传真：
××××××××。
北京积水潭医院
××××年×月×日--------------------------------------------------------------------------------
例文（会议通知）
关于召开全区宣传部长会议的通知
各市委宣传部，柳铁党委宣传部：
定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：
一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。
二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。
三、会议时间9日9-10日（会期一天半，9日8日下午报到）。
四、会议地点报到及住宿地点：
**市七星路**宣传干部培训中心。
会场：
区党委办公楼三楼会议室。
五、有关事项
（一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。
请将发言材料打印50份，在报到时交会务组（打印要求：
16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”）。
（二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部**排好会议期间的各项工作，准时出席会议。
在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。
（三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。
联系人：
×××，电话：
××××，传真：
××××××。
中共**壮族自治区委员会宣传部
二○○三年九月四日--------------------------------------------------------------------------------
农牧公司通知格式
关于XXXX的通知（标题字体用正文宋体小二，加粗）各养殖公司：
为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成，现将有关培训要求通知如下：
（正文字体用仿宋）
一、培训时间：
2009年2月1日--2月26日。
二、学员报到时间：
2009年2月1日上午9：
00—下午5：
00,未按规定报到者视为主动放弃。
三、学员报到地点：
希望集团·四川五月花电脑专修学院正校门（郫县团结镇）。
四、学员培训地点：
希望集团·四川五月花电脑专修学院。
五、学员住宿安排：
参培学员的住宿统一由我集团安排在希望集团·四川五月花电脑专修学院学生宿舍，学员无需携带被褥等床上用品，只需带自己的日常生活用品即可。
具体房间号详见签到表。
特此通知
附件：
1、课程规划
2、《培训课程安排表》
3、培训纪律
4、到五月花计算机学院的乘车路线
XXXXXXX公司（盖公章）
二○○九年XX月XX日--------------------------------------------------------------------------------
第三节报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：
制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
二、正文：
㈠事由：
直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
㈡事项：
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：
可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
注意事项：
概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
--------------------------------------------------------------------------------
报告格式：
（建议报告）
关于××××××的报告
院领导：
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。
以上意见如无不妥，请批转各部门执行。
北京积水潭医院××处
××××年×月×日--------------------------------------------------------------------------------
例文（建议报告）
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
脊髓灰质炎（俗称小儿麻痹）是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。
现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。
为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
报告格式：
（情况报告）
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
北京积水潭医院××处
××××年×月×日
农牧公司统一用报告格式
报告
日期
2009年2月7日
编号
200908（按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编号，如2009年第8份报告200908）
附件
有□页无√
受文者
重庆特驱农牧有限公司总经理（宋体小三）
发文者
XXXX公司（宋体小三）
副本分送单位
报告主题
关于XXXX报告（宋体小三）
（正文字体用宋体小四）
可否？
请批示！
XXXXX公司
二○○年三月十八日
（养殖公司盖公章，日期应用大写，齐年盖月）
公司总经理（授权委托人）签字：
时间:
年月日
农牧公司总经理（审批）意见：
总部对应部长审核（审批）意见：
时间:
年月日
总裁（或授权人）审批：
时间:
年月日
第四节请示
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1、首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
（1）标题。
请示的标题一般有两种构成形式：
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《*县人民政府关于***的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
（2）主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
2、正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
（1）开头。
主要交代请示的缘由。
（2）主体。
主要说明请求事项。
另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。
（3）结语。
应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
3、落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。
撰写请示应注意的问题
请示的写作首先要和“报告”文种相区别。
在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。
二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。
例文（事务性请示）
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。
具体意见如下：
一、明确指导思想，加强组织领导。
………………
二、根据不同地区确定保护重点。
………………
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
………………
以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门
执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日--------------------------------------------------------------------------------
例文（事务性请示）
关于在全国开展基本农田保护工作的请示
国务院：
为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。
具体意见如下：
一、明确指导思想，加强组织领导。
………………
二、根据不同地区确定保护重点。
………………
三、建立基本农田的保护制度及地方补偿制度。
………………以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家土地管理局
一九九一年一月二日
办公会请示格式：
主管领导批示：
关于××××的请示
院领导：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
此文是否提交院办公会讨论，请指示。
积水潭医院××处
×年×月×日
例文一请求批准性请示
关于建立中国工程院有关问题的请示
国务院：
近年来，我国科学家、工程技术专家和有关人士，曾多次提出建立中国工程院问题。
全国政协七届五次会议和中国科学院第六次学部委员大会期间，不少政协委员、学部委员和工程技术专家，又先后提出提案和建议。
党中央和国务院领导同志十分重视这一建议。
曾就建立中国工程院问题，多次作过批示。
根据党中央和国务院领导同志的批示精神，组成了专家研究小组，经过广泛调查研究，听取各方面人士和有关产业部门的意见，进行反复酝酿和讨论，形成工程院的初步方案。
现就建立中国工程院的有关问题报告如下。
一、关于建立中国工程院的必要性。
（略）
二、关于组建中国工程院的一些原则。
（一）关于名称（略）
（二）关于中国工程院的性质和作用（略）
（三）关于中国工程院成员的称谓（略）
（四）关于中国工程院与中国科学院（学部）的关系（略）
（五）关于中国工程院院士的标准和条件（略）
（六）关于中国工程院第一批院士的产生及以后的增选制度（略）
（七）关于中国工程院的领导体制及学部设置（略）
三、关于中国工程院的筹建工作及进度安排（略）
以上请示当否，请批示。
附件：
中国工程院筹备领导小组名单。
国家科委（盖章）
中国科学院（盖章）
一九九三年十一月十二日--------------------------------------------------------------------------------
例文二请示指示性请示
关于《会计人员职权条例》中“总会计师”既是行政职务又是技术职称的请示
财政部：
国务院1987年国发[1987]*号通知颁发的《会计人员职权条例》规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会
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