浅谈秘书说话的艺术.docx

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浅谈秘书说话的艺术

长沙民政职业技术学院

毕业实践报告

题目：

浅谈秘书说话的艺术

毕业论文

毕业设计

毕业专题

√

类型：

指导老师：

学院：

文化传播学院

班级：

文秘1032班

学号：

姓名：

2012年4月30日

［摘要］说话是一门科学，有其规律和要求；说话更是一门艺术，不仅要把话说明白，还要说得巧妙。

刘勰在《文心雕龙·论说》篇中对语言表达的重要性作出了阐释：

“一人之辩，重于九鼎之宝；三寸之舌，强于百万之师。

”可见，在社会生活中，语言表达的艺术效力是何等巨大。

【关键词汇】主观意识、时效性、高效能、立诚、切境

前言………………………………………………………………………………5

第一章秘书职能中的说话艺术内涵………………………………………..5

（一）大胆表达主观意识……………………………………………….5

（一）在组织机构中的沟通枢纽作用………………………………….6

（二）在组织机构中的参谋职能作用………………………………….6

（三）在组织机构中的助手信息作用………………………………….6

（四）在组织机构中的门面形象作用………………………………….6

第三章秘书的语言表达运用的表现………………………………………….6

（一）语言运用的表现………………………………………………….6

（一）.维护领导，强大内心…………………………………………..7

（二）提高效能，体现专业……………………………………………..7

（三）保障公司利益，争取主动性……………………………………..7

第五章秘书说话艺术的原则……………………………………………………8

（一）“三T”原则……………………………………………………….8

（二）语言艺术的立诚原则……………………………………………..8

（三）语言艺术的切境原则……………………………………………..8

第六章说话艺术提升的方法……………………………………………………9

第七章结束语……………………………………………………………………10

前言

来百泰的前第一天，就碰巧参加了百泰季度员工生日会，人力资源部姜经理看过简历要我准备一个节目，本以为是很小型的晚会。

当天租完衣服来到场地才知道，原来会有这么多人来参加生日会。

上午过去就开始帮忙布置会场，拉花，贴气球，准备游戏要用的气球，蜡烛，椅子等道具。

中午十二点开始彩排，我是第四个节目，很顺利的彩排完，经理觉得很好，于是把跟我差不多时间进来的新员工全部带过来，叫我们大家一起出一个节目给董事长看。

才知道，这是一次多么好的机会。

活动由我组织。

有喜也有忧。

高兴在我可以在进入公司之前让全部的人认识我，忧的是，十多个人由我组织个活动，如果组织不好，会给董事长不好的影响。

也白费了经理的信任。

利用彩排的两个小时，通过我们大家一起的讨论和老员工的指点，完成了此次活动。

先由我一个人独舞，在转到年底最火的江南STELY.都是我学过的，所有很轻松的组织教完。

在自我介绍。

让董事了解我们品牌公司新员工的活力。

整个活动最深刻的就是踩气球和我们的节目。

在我们工作的休闲时间用这些游戏和节目来充实我们的生活是多么充实。

熟悉百泰后，我发现我不仅更注重团队合作，而且更注重自己的知识和人际沟通。

在公司里面有能力的很多。

但是各个不同层次的都有。

这就是沟通技巧的重要性。

它不仅让你过的开心，而且会确定你的生活圈。

和你对人对事的方式。

但是也会有人不喜欢你这样张扬的人，我就遇到了，眼神里都会有鄙视你那么张扬的人。

其实遇到这样的人并不可怕，可怕的事你不能遇事冷静思考怎么才能去更你的同时沟通。

来让你的同事接受你，喜欢你。

甚至崇拜你。

我当时回了个微笑，热情的说了句：

你好，我是公司新来的同事，希望以后多多指教。

她也只是冷眼看过。

之后再路上遇到她都会给她打招呼，看见了会微笑。

之后发现她也喜欢舞蹈，而且跳的也还挺好的。

之后我经常去楼顶上课，她偶尔也来看看，随着身边朋友的增多和时间的了解。

她慢慢的接受我。

有时候有些人是需要你耐心的去沟通的。

在刁难的人也会有热情的一面，找到它，了解它，你就会成功达到你的目的。

总结下来，只要你处理好人与人的沟通，你不经过得可以很好。

还可以有良好的人际圈。

生活处处有交往。

处理好人际交往，做一位与时俱进的助理是很有必要的。

一、秘书职能中的说话艺术内涵

（一）大胆表达主观意识

主观意识即要求秘书在日常的工作中要有责任意识。

作为现代一名合格的秘书，就必须要具备属于自己的独立思维，拥有自己的主观意识，避免在工作上形成思想的依赖者和行动的附和者。

为此，秘书在充分发挥秘书参谋辅助效能的时候，在维护公司整体利益及上司利益之下，要结合自己的思维大胆的说有建设性的话！

另一方面必须懂得汇报性语言的客观性、时效性、概括性特点,还要掌握各种准确数据,准备好汇报内容,抓住有利时机用得体的表达方式机动灵活地汇报,取得最佳效果。

二、秘书在组织结构中的作用

（一）在组织机构中的沟通枢纽作用

秘书处在一个组织上下沟通、左右协调、内外联络的重要位置，是领导管理的中介环节和中枢机构。

上级指令的下达，下级意见的上报，本单位与外界的信息周转和吞吐都要通过秘书部门实现。

秘书没有良好的沟通、协调能力，想要充当好上下、左右信息的接收者、传递者和表达者是困难的。

这样一个多元沟通的环境，必然要求秘书具有说话艺术，即要找准角色定位，以适合沟通对象和表达目的。

（二）在组织机构中的参谋职能作用

新时期秘书工作要从“偏重办文办事”转变为“既办文办事，又出谋献策”。

领导者的决策活动离不开辅助力量的谋划与支持，进一步肯定了秘书工作的参谋作用。

处于这一重要地位的秘书人员，如何规劝和提醒领导更要讲究艺术。

此时不仅要表达更要善表达。

只有在适当的时间、恰当的场合，说出恰当的、有分量的话语，才能最有效。

另外，秘书在给领导提建议时，千万不要忘了自己只是起辅助作用的，不能错位地把自己当成某一问题的决策者，因此说话得体现秘书的身份。

领导不是“弱智”，因而秘书在提建议时，最好是以浅喻深，言在此而意在彼。

对于一些事情的看法、建议，点到为止。

（三）在组织机构中的助手信息作用

秘书的工作总是围绕着领导行踪而开展的，是为领导的工作服务的。

因此，秘书应与领导建立起有效的工作“对接”语言，实现与领导之间的有效的沟通。

一是听懂并能准确把握和理解领导的意图和思想；二是要能够及时向领导提供他最关心的信息。

在“听”与“答”的过程中，秘书必须简洁明确，讲求效率，使自己讲出的话一语中的，逻辑严密，词约意丰。

（四）在组织机构中的门面形象作用

秘书在组织内部代表的可能是领导的形象，在组织外可能代表的是整个组织形象，他所表现出的言行举止、精神风貌都会给领导、组织带来声誉影响。

三、秘书的语言表达运用的表现

语言的表达是多样的，但也不是不可捉摸的，只要仔细琢磨，还是能够归纳的。

（一）语言运用的表现

一是礼貌性用语；二是赞美性用语；三是幽默性用语；四是委婉性用语；五是含蓄性用语。

例如我此次在外实习，就运用到了语言表达，面试四家公司，四家都应聘上了，原因我分析如下几点：

1.聘见面时的自信微笑和简洁明了的问候，体现秘书礼仪的专业。

2.自我介绍时的谦虚和语言的明快，体现秘书知识的强硬。

3.懂得衡量身份，也懂得适当的反问语，可以减轻自己的压力和调节气氛。

不至于在人之下的压力让自己的水平得不到正常的发挥。

做到善表达。

4.问到工作经验实事求是，因为实习就是学习，不必太夸张自己的经验。

5.对自己所面试的公司有一定的了解，做到有问必答。

6.制定了属于自己的职业规划，让HR对你有一定的印象和兴趣。

HR们最重视的。

四、秘书说话的艺术水平的目的及意义

（一）.维护领导，强大内心

金无足赤，人无完人，公司是船舵手，难免会在航行的过程中突遇迷雾，从而使之失去航行的方向感。

此时，若作为领导近身综合性参谋助手的秘书能够给予领导及时的提醒与帮助，或许就可以帮助领导拨正公司运行的方向，为领导最大程度的降低因决策的失误而造成个人形象的损失。

所以作为秘书的我们应该有灵敏的参谋意识。

作为秘书，工作实践中，我们还要注意严守领导的秘密，无论是公司秘密还是私人秘密，都不能去探听，更不可乱加揣测、肆意传播，这样不仅会损害领导的形象，我们也可能会因此丢了饭碗。

不仅仅如此，我们还要学会做“坏人”，让领导当“好人”，力求在关键时刻可以帮助经理做出正确的决策。

听过一个故事，一个新聘用的女秘书跟领导出差，在与客人一起坐电梯上楼谈事情。

在电梯上升的过程中，放了一个屁，客人看了看女秘书，女秘书看了看领导，满脸通红的大声嚷道：

“不是我”。

结果回去就被解雇了。

秘书问原因，领导说你连屁大个事儿都承担不了，我聘用你还有什么用。

这则故事虽然事情很小，但是都是人之常情，作为秘书稍动神色可能结果就不一样了。

出入职场，误会难免，端正心态，做个内心强大的人是很有必要的。

（二）提高效能，体现专业

在工作的过程中，秘书说话时间的恰当与否，说话地点的合适与否，说话语言的得体与否直接关系到问题解决的及时与否。

因此，秘书只有熟练掌握说话的艺术，才能够在最短的时间内实现工作的最大效能。

就跟上面的抓准时机一样，做到效率做大化。

体现文秘的专业。

（三）保障公司利益，争取主动性

从某种程度上讲，在公司利益面前，秘书的说话艺术显得尤为的重要。

面对公司的客户或者对手，秘书只有充分发挥说话艺术的魅力，才能够在对外的交流谈判中事先占据主动，最大程度的为公司争取更多的利益。

面对公司的领导与同事，秘书只有熟练运用说话的技巧，才能在与领导沟通的过程中实现既可以维护领导的个人形象又可以保障公司的整体利益，才能够在与同事的交流协作中充分调动系统要素的主动性与积极性，达到系统目标优化的最大性。

五、秘书说话艺术的原则

良好的语言表达能力是秘书人员顺利完成秘书工作的前提和保证。

而卓越的说话艺术，不仅能让秘书的职业生涯加倍轻松,更能让秘书在工作中取得事半功倍的效果。

（一）“三T”原则

在说话艺术的实际运用中，还必须谨慎地遵循“三T”原则。

即“机智（Tact）”“时间（Timing）”“宽容（Tolerance）”。

“机智”主要是要求秘书面对各种情况时，要察言观色，反应灵敏，既要把握好自己的角色，又要注意双向沟通。

“时间”“宽容”是要求秘书说话要言不烦，重点清晰，效率高，对别人的不理解要有耐心细致、宽以待人的态度。

（二）语言艺术的立诚原则

“立诚”中的“诚”，可以理解为“诚心诚意，诚情诚感”。

要求秘书说话的内容要真实，态度要诚恳，不虚情假意，则能叫人信服。

“诚”是“信”的前提，而“信”则是“诚”的心理保证，唯有“诚”才能“信”。

说话的魅力不在于说得多么流畅，多么滔滔不绝，而在于是否善于表达真诚，当用语得体，表达真诚时，就会赢得对方的信任，建立起人际信赖关系。

这种关系的建立，要相信别人不都是傻子，丢掉自以为是的小聪明，只有以诚相待，才会取得相互的信任。

（三）语言艺术的切境原则

切境的“境”，是指具体的语境。

语境一般定义为语言符号（包括口头的和书面的）在表达思想时特定的背景因素、时空条件。

这要求秘书在交流沟通的过程中，在结合自己的主观想法的同时，还要时刻考虑语言交际的时间、地点、场合、对象等客观因素。

要求秘书在发挥说话艺术魅力的时候，要以语境为基础，说话艺术中的任何一种方法、技巧的使用，都要以切境为前提。

从某种程度上说，说话艺术的切境与否直接关系到秘书说话的“好”与“不好”。

这一点就比善表达更深层次，全身心投入，就像读书，你切身体会书本中的言词和你在表面的大声朗读是有区别的。

只有切镜的体会，才会有深刻的了解，从而做出正确的判断。

六、说话艺术提升的方法

、

卡耐基说过：

“说话艺术不是低水平的人考虑的问题，而是高水平的人试图办成大事的杀手锏。

”说话是一种技术，也是一门艺术。

学会说话，非常容易；但学会说让别人爱听的话，可不是一种容易的事。

特别是在日常的秘书工作中，学会把你最难说的话，用最巧妙的艺术向领导表达，就会觉得做任何事如鱼得水了。

多读书多看报，积累自己的词汇和汉语言知识。

任何东西不是一蹴而就的，它是经过时间的沉淀，慢慢累积而来的，多多阅读有效书籍，有关报纸，查看相关文件，积累词汇，才能为多说话，说好话做好铺垫。

（二）多运用相关领域的专业术语。

口语话的东西虽然容易让人接受，但总给人格调不高的感觉，也显得很业余，没什么高水平。

偶尔运用专业的术语，会使人觉你很在行，懂得比别人多。

例如，我工作的地方，是窗帘布艺店，很多客户对窗帘的款式部分不了解，通常，大型的窗帘都要加眉帘，而眉帘也有很多种，当你通俗的向顾客说，要做遮盖轨道的布帘，他们一般觉得没必要，但你介绍时，欧式款的水波眉帘能更好的提升窗帘的效果，他们大部分就能欣然接受，其实做的东西是一样的。

（三）善于举例。

有些东西，光靠说是不行的，还得拿证据，这就从实际出发，抓住身边的事，举例说明。

例如，有些顾客挑中了某款东西，一般的销售人员会不停的说那东西好，但不说他好在那，好比窗帘，每种布料，款型不同，做出的效果也就不同，那最好的方式，就是把以往顾客做的同款效果图给他看，这是最直观的，把案例摆出来，就会比较有说服力。

（四）提高心理素质。

大多数人和陌生人交流时，处于紧张状态，更别说是向上级报告工作情况，只有当处于放松的状态时，说话就不会变得那么困难了。

所以心理素质的提高是很有必要的。

（五）使交谈变得丰富起来。

每个人在开始谈话时，可能局限于缺乏机智又毫无意义的话题，但这种谈话是必要的，那是过度期，不要期望一开始交谈，对方就处于热情高涨状态，那么我们就需要主动的谈另一个话题，或者顺着先前的话题蔓延。

（六）实践提高。

每个人对自己总是有话题的，保持着对对方好奇，也许就会有话可说，例如，在秘书与上级交流是，让上级多多谈谈自己，也许会相应的消除紧张感，也不会陷入沉静中。

比如，我的客户，很喜欢谈他自己的想法，原来计划把房子装成某种风格，且一直努力着，而我的任务是肯定能他的想法，让他继续他的设想，然后根据他的要求，推荐相应的款式及布料。

通过这些实践来增加自己的阅历，提高自己的交往能力、

（七）忌取笑、逗弄或讽刺。

每个都喜欢自己的说的话受关注，当他的观点被对方取笑时会觉得是一种侮辱。

如果你想通过谈话成为一个受欢迎的人，就要努力抵制取笑、逗弄或讽刺的诱惑。

七、结束语

作为秘书，不能单纯用普通人说话的标准要求自己。

秘书说话，不单纯是为了表达自己的思想或情感，

更主要的是为了实现自己的工作目标，提高工作效能，从而保障公司利益。

从而提升自己的人生价值。

从现在开始，为了我的秘书职业道路，我会反复钻研秘书说话的艺术，争取早日做一名爱说话、会说话、善说话的与时俱进的当代秘书。

致谢：

首先要特别感谢我们的指导老师卢如华老师的悉心指导和不懈的支持。

他广博的学识、严谨的治学精神、孜孜不倦的工作作风是我们一生中学习的榜样，使我们终身受益。

从论文的选题、构思、资料的收集、论文的研究方法到最后成文定稿，我们都得到了吴老师悉心的教诲和帮助。

三年的大学时光里，卢老师在学业上给我们循循善诱的教导和良好的建议，同时还在思想、生活上给我们温暖的话语和无私的关怀，在此一并向卢老师致以诚挚的谢意。

另外，还要感谢一直陪伴在我们身边的同学、朋友。

感谢你们不断的支持与鼓励，让我们多了一份力量和勇气；感谢你们提出的宝贵的建议和意见，为我们的论文更添一份精彩。

最后，还要感谢我们小组成员中的每一位同学，在这个阳关灿烂的四月里，奋斗在忙碌的工作中还要腾出时间来完成论文初稿、二稿、三稿的修改，正是有了彼此的支持、鼓励和帮助，我们才能顺利解决论文写作过程中的困难和疑惑，最终圆满完成。

主要参考文献

[1]陈玉斌．这样的秘书最受欢迎．中国经济出版社,2005.5．

[2]林语堂．说话的艺术．山西师范大学出版社,2009.01．

[3]申占华．秘书工作．吾喜杂社．

[4]郭莉.论礼仪在秘书工作中的意义和关系［J］.东华大学学报（社会科学版），2003，3

（2）.

[5]廖金泽．公司秘书手册．海天出版社,2002.09-1．

[6]钟小安.秘书说话的艺术［J］.秘书之友，2004（8）.

[7]孙天波．教育与职业·理论版．1004-3985（2008）12-0179-02．

[8]方国雄.秘书业务环境对语言应用的要求［J］.语言文字应用,2004

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