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一
Office办公软件的简单介绍
Office是一套由微软公司开发的办公软件，它为Microsoft和AppleMacintosh操作系统而开发。
与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于互联网的服务。
最近版本的Office被称为“Officesystem”而不叫“Officesuite”，反映出它们也包括服务器的事实。
Office最初出现于九十年代早期，最初是一个推广名称，指一些以前曾单独发售的软件的合集。
当时主要的推广重点是购买合集比单独购买要省很多钱。
最初的Office版本包含Word、Excel和Powerpoint。
另外一个专业版包含MicrosoftAccess。
MicrosoftOutlook当时尚不存在。
随着时间的流逝，Office应用程序逐渐整合，共享一些特性，例如拼写和语法检查、OLE数据整合和微软MicrosoftVBA（VisualBasicforApplications）脚本语言。
Office被认为是一个开发文档的事实标准，而且有一些特性在其他产品中并不存在。
但是其他产品也有Office缺少的特性。
Microsoft2022OfficeSystem有一个和以前版本差异很大的用户界面。
Microsoft使用早期的Apple雏形开发了Word1.0，它于1984年发布在最初的Mac中。
Multiplan和Chart也在512KMac下开发，最后它们于1985年合在一起作为MicrosoftExcel1.0发布：
第一个在Macintosh上使用的轰动一时的零售程序。
因此，早期的MicrosoftOffice程序根源于Mac，当然，也反映在用户界面上。
作为Mac的第一个和最大的软件提供者，在最初的Macintosh上做的一些UI决定受Microsoft开发团队的要求影响。
当然，Office图形化用户界面（特别是顶级菜单条）的最基本的轮廓有它在第一个Macintosh版本中的根源。
二Office办公软件的使用现状
下面是对Office办公软件的使用现状的调查1你是否知道以下办公软件：
2你最经常使用的是以下哪一种办公软件
1
3假如你以使用除微软OFFICE外的其他办公软件为主,请问你这么做的原因是4你使用过微软WORD的以下功能吗?
2
三Office的高级应用
1Word:
长篇文档排版、图文混编、模板、宏与域的应用长篇文档排版、长篇文档排版图文混编、模板、1.1长篇文档排版
1）页面设置除去一般的设置，譬如“字体大小”“纸张类型”“边距”外，特别需要注意的是“文档网格”如下列图
3
可以通过对“网格”“字符”“行”来设置文档。
一般情况下采用“只指定行网格”。
2）设置款式对使用同等格式的排版使用“款式”，方便排版完成后，对各种格式的排版，这个时候使用“格式刷”就增加了工作量。
A．“格式”-“款式和格式”-右边显示菜单-显示“有效款式”B.1）调整款式选择已有款式，下拉框中选择“修改”，然后对所选款式进行修改；2）首先选择文中已有款式，下拉框中选择“更新款式”，对款式进行更新。
3）针对同等格式文档，统一使用款式，首先将鼠标定位在需要更改的文档位置，鼠标右击，选择“选择格式相似的文本”，实现跳选，无法实现跳选的WORD版本，可使用查找、交换命令，实现格式的全部交换。
4）指定款式的快捷键，选择款式，下拉框中选择“修改”-“格式”-“快捷键”-输入“快捷键”设置-“指定”
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C.设置不同级别的款式，可根据不同级别的款式，快速定位文档位置，“视图”-“文档结构图”
3）查看和修改文档的层次结构
4
A.
通过“插入”-“分隔符”-“分节符”-“下一页”进行分节；删除分节和分符选择“显示隐藏的标记”–“DELETE”删除
B.
4）快速给文章分节以款式设置为根据，通过“文档结构图”实现快速定位，然后根据上节说明进行分节；5）添加文章不同节的页眉和页脚假如设置与前节不同的页眉和页脚，首先应点击“链接到上一节”，页眉右侧的“与上一节相同”消失，然后输入自己想要的页眉。
“切换”到页脚，插入页码。
6）根据款式不同等级的设置，生成“目录”
“插入”-“引用”-“索引和目录”-“目录”如下列图
选择所使用目录的级别，“确定”生成目录。
1.2图文混编
（1）新建Word文档，输入以下文字。
5
对于一个在北平住惯的人，象我，冬天要是不刮风，便觉得是奇迹；济南的冬天是没有风声的。
对于一个刚由伦敦回来的人，象我，冬天要能看得见日光，便觉得是怪事；济南的冬天是响晴的。
自然，在热带的地方，日光是永远那么毒，响亮的天气，反有点叫人害怕。
可是，在北中国的冬天，而能有温晴的天气，济南真的算个宝地。
设假设单单是有阳光，那也算不了出奇。
请闭上眼睛想：
一个老城，有山有水，全在天底下晒着阳光，暖和安适地睡着，只等春风来把它们唤醒，这是不是理想的境界？
（2）插入艺术字标题执行“插入/图片/艺术字”命令，弹出“艺术字库”对话框，选择所需款式，单击“确定”按钮；在“编辑艺术字文字”对话框中输入文字“济南的冬天—老舍”，并设置字体为隶书、字号18，加粗。
如图11-9所示；
图11-9
插入艺术字
单击选择该艺术字标题后，将鼠标指针指向其周围控制点后（形状变为双向箭头），拖动调整大小。
（3）插入剪贴画将插入点定位于第一段开始，执行“插入”—“图片”—“剪贴画”命令。
在“剪贴画”任务窗格中选择图片；双击该剪贴画后，在“设置图片格式”对话框中选择“大小”选项卡，锁定纵横比后，
6
将高度与宽度均缩小为原来的50%；在“版式”选项卡中将环绕方式改为“紧密型”；单击“确定”按钮，返回Word文档。
（4）插入自选图形。
单击“绘图”工具栏上的“自选图形”按钮，从“标注”中选择“云形标注”项。
鼠标指针变成十字形状，拖动画出云形标注；在标注内输入“你的感受如何？
”，设置字体大小及字体，并通过“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮填充为浅黄色，调整为“紧密型”，将其移至合适位置。
（5）使用文本框制作水印。
执行“格式”—“文本框”—“竖排”命令，鼠标指针变为十字形状，拖出文本框；在文本框中输入文字“文学艺术欣赏”，调整大小并将其移至合适位置；执行“格式/文本框”命令，在“设置文本框格式”对话框中选择“线条和颜色”选项卡，将线条颜色设置为“无线条颜色”，填充色中设置为“无填充色”，隐藏文本框边框；在“版式”选项卡中将环绕方式设置为“衬于文字下方”，从而实现水印效果。
最终如图11-10所
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示。
图11-10图文混排1.3使用Word中的模板用Word2000编排文档时，用户时时刻刻都在使用模板，模板是一类特殊的文档，它可以提供完成最终文档所需要的基本工具。
使用模板可以快速生成所需要文档的大致框架。
在Word2000中，每一个文档都是在模板的基础上建立的。
Word默认使用的模板是Normal模板。
模板中包含以下元素：
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每个文档中的文字和图形，例如，页眉和页脚；插入日期、时间和文件名、文档标题等信息的域；占位符；公司徽标。
用【文件】菜单中的【页面设置】命令设置页边距和其他页面版式选项。
款式。
宏项目项。
保存为自动图文集词条的文字和图形。
自定义工具栏、菜单和快捷键。
1）使用）使用Word2000中的模板创建新文档Word提供了许多常见文档类型的模板，如备忘录、报告、、商务信件、简历等。
可以使用这些模板来快速地创建文档。
下面以创建中文典雅型信函为例，说明如何使用模板来创建文档。
（1）选择【文件】菜单中的【新建】命令，出现【新建】对话框，如图1-16所示。
在Word2000中，将模板按照不同的种类分别放在相应的标签中。
例如有关备忘录方面的模板，存放在【备忘录】标签中；有关信函和方面的模板，存放在【信函和】标签中；有关Web页方面的模板，存放在【Web页】标签中。
（2）选中【信函与】选项卡，再单击选择【中文典雅型信函】图标。
此时，在右面的【预览】框中将显示该信函模板的示意图。
（3）单击【确定】按钮，即可创建一份信函，效果如图1-17所示。
可单击占位符的位置，然后键入所需的文本。
例如，单击【单击此处键入收信人姓名】以将其位置选定，再键入收信人的姓名。
8
2）创建模板）虽然Word2000自带了不少模板，但用户仍然可能找不到合适的模板，或者想把自己常用的格式保存起来，这时可以创建新模板。
2.1）创建基于已有文档的模板）创建基于已有文档的模板以现有的文档文件为模板，可以快捷地创建一个新模板，供以后编辑类似文档时使用。
方法如下：
（1）单击【文件】菜单中的【打开】菜单项，从文档列表框中选中所需文档，单击【确定】按钮打开它。
（2）单击【文件】菜单中的【另存为】命令，弹出【另存为】对话窗口。
（3）单击【保存类型】列表框，在弹出的文件类型列表中选中【文档模板】。
（4）在【文件名】编辑框中输入新模板的名称。
（5）从【保存位置】列表框中打开MSOffice（或Word）文件夹中的Template文件夹，选定保存模板的文件夹，所选定的文件夹将决定在选择【文件】菜单的【新建】命令时，模板所在的标签位置。
（6）单击【确定】按钮保存模板。
2.2）创建基于现存模板的模板）假如系统中已经有类似的模板，执行下面的步骤，可以加快创建模板的进程。
（1）单击【文件】菜单中的【新建】命令，弹出新建对话窗口。
（2）选中与要创建的模板类似的模板，假如要从一个空白模板和默认设置开始，就选中【空文档】。
（3）选中【新建】组框中的【模板】互斥项。
（4）单击【确定】按钮，创建新模板。
（5）添加该模板创建的所有新文档中都需要的文字和图形。
（6）修改页边距设置、纸张大小和打印方向、款式和其他格式。
（7）设置页眉和页脚的格式。
（8）创建、修改、复制模板需要的自动图文集词条、宏命令、工具栏、快捷键等。
（9）同前面一样保存模板。
2.3）修改模板）可以修改已有的模板。
使其包含自动图文集词条、宏、工具栏、菜单和快捷键等。
模板被修改之后，模板文本、款式、节格式的修改对以前基于该模板创建的文档没有影响；而在模板中所进行创建或修改对基于这个修改后模板创建的所有文档都有效。
修改模板的步骤如下：
（1）单击【文件】菜单中的【打开】命令，或者单击【常用】工具栏上的【打开】按钮，出现【打开】对话框。
（2）单击【文件类型】列表框，在弹出的列表框中选中【文档模板】选项。
（3）找到存放模板的文件夹，在【名称】列表框中选中欲修改的模板名称，单击【确定】按钮，打开模板。
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（4）对打开的模板进行修改，如对模板中的文字和图形进行编辑和格式化，设置页面和文本格式，创建或修改款式，修改快捷键、工具栏或菜单，定义自动图文集词条，创建宏命令，或者复制、重命名或删除模板上的各种项目等。
（5）修改完毕，单击【文件】菜单中的【保存】命令，或者单击【常用】工具栏的【保存】按钮，保存模板。
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实际上，修改模板和修改文档没有什么两样，不同的是，修改文档主要是修改文档中的文本和图形等内容，而修改模板主要是修改模板所包含的款式、自动图文集、宏命令、页面格式、节格式、工具栏、菜单、快捷键等内容。
3）改变文档的模板）有时用一个模板创建文档并编辑一部分内容后，却发现另一个模板中的款式、宏、自动图文集更合适这个文档，可以改变与文档连接的模板。
也可以添加共用的模板，或者将另一个文档或模板的条目复制到该文档中。
1.4.4.1改变与文档相连接的模板改变与文档相连接的模板后，可以使用新模板的样式、宏、自动图文集，而不改变原有模板提供的文本和格式，页面设置也不受影响。
具体步骤如下：
（1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】选项，弹出【模板与加载项】对话框，如图1-18所示。
（2）单击【选用】按钮，弹出类似于打开文档的选用模板对话框窗口。
选中一个合适的模板，单击【打开】按钮，选中的模板会显示在模板和加载项对话窗口的【文档模板】编辑框中。
（3）假如想用新模板的款式来更新文档，选中【自动更新文档款式】复选框。
（4）单击【确定】按钮返回。
3.1）添加和卸载共用模板）假如不想用另一个不同模板，又想使用其他模板上的一些项目，可将这个模板安装为共用模板。
所有的模板都可以被加载为共用模板。
加载共用模板的方法如下：
（1）单击【工具】菜单中的【模板和加载项】菜单项，弹出【模板与加载项】对话框。
（2）单击【共用模板及加载项】框中的【添加】按钮，出现与【打开】窗口类似的窗口。
（3）在模板文件夹下查找需要的模板并选中它，单击【确定】按钮，Word将所选模板添加到【共用模板及加载项】列表框中作为共用模板。
（4）单击模板对话窗口的【确定】按钮返回。
装入模板后，保存在其中的项目在本次Word运行期间对任何文档就有效了，但是，用这种方法装入的加载项和模板会在关闭Word时自动卸载。
下次再启动Word时，假如还要使用，还得重复以上的步骤。
假如在每次使用Word时，都要将某一模板加载为共用模板，可以将这个模板复制到Word的Startup文件夹中，这样Word启动时就会自动加载这个模板
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了。
假如一个共用模板不再需要时，为了进步系统的运行效率，可将共用模板卸载，方法如下：
单击【工具】菜单中的【模板与加载项】命令，弹出【模板与加载项】对话框，选定【共用模板及加载项】组框中要卸除的一个模板或加载项，单击【删除】按钮将模板或加载项从列表框中删除。
假设要卸载一个模板或加载项，但仍将其留在列表框中，可清除该项前的复选框。
单击【确定】按钮返回。
4）Word界面与模板的关系）前面讲了如何自定义工具栏、菜单和快捷键。
在对这些内容进行修改时，我们有时想让它能一直使用，有时又希望让它只在本文档中使用。
Word2000给我们提供了这个功能。
在进行自定义界面时，所显示的对话框都有一个选择【保存位置】的选择框。
下面有Normal和本篇文档名两个选项，假如文档是基于其他模板，还有一个所用模板名的选项。
假如选择NORMAL，那么所做的改变对以后的所有文档都有效。
假如选择本篇文档名，那么所做的改变只对本文档有效。
假如选择所用模板名，那么所做的改变对以后建立的基于该模板的文档有效。
1.4域的应用1.4域的应用1.4.1域在文档中的存在形式域在文档中有两种存在形式，那就是域代码和域结果。
使用域对在文档中插入信息和自动保存最新的信息是很方便的。
用户在文档中看到的域是域结果，也就是域在文档中生成的文字或图片。
一般域是由域符号、域类型和域指令三个部分组成的。
举一个例子，在时间域{TIME\@“xxxx年
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y月z日星期m”}中，“{}”是域符号，表示所包围的部分是一个Word域，域符号即是键盘上的花括号，插入域符号可以按下Ctrl+F9键；TIME是域类型，表示的是一个时间域；“xxxx\@年y月z日星期m”就是域指令了。
用户可以用域指令来修改域结果。
1.4.2插入域插入域的方法有多种。
这里介绍基本的3种方法：
使用快捷键方法、使用对话框插入和直接插入的方法。
使用快捷键使用快捷键的方法是最简洁的一种方法，但是用户要记住相应的快捷键。
这需要对于常用的域有一个熟悉的过程。
下面的标中列出了一些和域有关的快捷键（如表9.1）。
表9.1域快捷键列表快捷键Ctrl+F9Alt+Shift+PAlt+Shift+TAlt+Shift+DAlt+Ctrl+L域空白域插入当前的页码插入系统当前的时间插入系统当前的日期插入列表编号
使用对话框插入域的方法的优点是比较直观，要遵循以下的步骤：
（1）把插入点挪动到要插入域的位置。
（2）选择菜单【插入→域】命令，这时屏幕上弹出如图9.1所示的【域】对话框。
（3）【类别】列表框中列出了所有域的类别，单击一种域类型，示例选择【文档信息】，同时在下方的【域名】列表框中选择该类别中包含的域名。
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（4）在【域名】列表框中选择要插入的域。
示例选择【文档信息】中的【FileSize】域。
（5）单击【域代码】，然后再单击【选项】按钮，弹出如图9.2所示的【域选项】对话框，可以改变其他域指令。
图9.1
域对话框
图9.2
【域选项】对话框
（6）在【域选项】对话框中的【格式】列表框中选择要添加的格式指令，单击【添加到域】按钮，再单击【确定】按钮，返回到原来的【域】对话框中；（7）选中【更新时保留原格式】复选框，那么文档再更新将保留应用于域结果的字符格式。
反之，假设清除该复选框，可以在更新域的同时更新格式；（8）单击【确定】按钮完成,结果如图9.3所示。
直接插入域的方式是需要按快捷键Ctrl+F9,这个时候会显示一对大括号。
这时需要键入域名，然后键入一个空格和域指令以及转换的开关就可以了。
这种方法比较适用于高级用户。
技巧：
各种方式的选择。
一般来说，对于初学的用户，使用菜单项比较好，比较形象和直观，和用户的交互性比较好。
对于常用的几个域，应该考虑使用快捷键。
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图9.3
文档中插入域示例
1.4.3显示域底纹Word为了使插入的域能够和正文区别开来，允许在域结果中添加底纹。
用户可以一直保持域底纹或者只有当插入点挪动到域中才显示域底纹。
注意打印时不会显示域底纹。
设置域底纹，可以按以下步骤操作：
（1）选择菜单【工具→选项】命令。
（2）单击【视图】标签，屏幕出现如图9.4所示的【视图】标签对话框。
图9.4
视图标签
（3）单击【域底纹】下拉列表框，假如选中【选取时显示】选项，那么把插入点挪动到域中时，Word自动给域结果添加底纹；假如选中【不显示】选项，那么不显示域底纹；假如选中【显示】选项，那么总是显示域底纹。
1.4.4查看域查看域有查看域代码和查看域结果两种方式。
一般情况下，用户在文档中看到的只是域结果。
在编辑域时，可以显示域代码，还可以在这两种方式间互相切换。
查看域代码的方法是：
把鼠标指针挪动到某个域上，
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单击鼠标右键，这时弹出一个如图9.5所示的快捷菜单。
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图9.5
域的快捷菜单
在快捷菜单中单击【切换域代码】命令，就可以在文档中查看到域代码了，结果如图9.6所示。
再次从快捷菜单中选择【切换域代码】命令，可以把域代码切换回域结果。
图9.6
显示域代码结果
技巧：
可以把插入点挪动到某个域中，按下Shift+F9键可以在域代码和域结果之间切换。
1.4.5更新域域的内容不同于普通文本，域不是随时都可以更新的，它是根据文档环境的变化而变化的。
对于页域码，在Word自动分页时可以自动更新。
而有些域那么需要选择【域更新】命令进行更新。
更新域的方法是：
选定某个域，按下F9键；也可以在域上单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中选择【更新域】命令。
要更新整个文档中的域，可以选择菜单【编辑→全选】命令把整个文档选定，然后再按下F9键。
1.5宏的应用1.5宏的应用1.5.1录制宏录制宏的过程就是进行一系列需要重复使用的操作。
注意宏录制器不能录制文档中的鼠标操作内容，比如：
鼠标滚动文档应该使用键盘操作。
对于经常使用的宏，可以为它指定工具栏按钮或设定菜单项和快捷键，不必每次都打开【宏】对话框选择要使用的宏。
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1.5.1.1录制宏指定到工具栏或菜单假如要使用宏录制器录制宏，同时把它指定到菜单或工具栏中，可以这样操作：
（1）选择菜单【工具→宏→录制新宏】命令，屏幕弹出如图9.7所示的对话框；
（2）在【宏名】文本框中输入录制宏的名称；（3）在【说明】文本框中输入宏的用处说明；（4）在【将宏保存在】列表框中选择要保存宏的模板或文档，以确定宏的使用范围；（5）在【将宏指定到】区中单击【工具栏】按钮，弹出图9.8所示的【自定义】对话框；
图9.7【录制宏】对话框
图9.8【自定义】对话框（6）单击【工具栏】标签，显示加入宏的工具栏，然后在【工具栏】列表框中选择要显示的工具栏。
（7）单击【命令】标签，从【命令】列表框中选择宏名，然后鼠标左键把它拖动到一个工具栏或菜单栏中。
（8）松开鼠标左键，就可以看到在工具栏或菜单栏上添加了一个文字按钮（如图9.9所示）。
假设要给按钮添加一个图标，那么单击【自定义】对话框中的【更改所选内容】按钮，弹出快捷菜单。
（9）在快捷菜单上选择【更改按钮图标】命令，从弹出的下一级菜单中选择需要的图标。
假如仍然要使用文字为按钮名称，那么在菜单的【命名】框中输入一个名字。
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（10）鼠标单击【自定义】对话框中的【关闭按钮】，这时进入录制状态（如图9.10所示）。
图9.9工具栏中的【宏】按钮
图9.10文档的【宏录制】按钮（11）【宏录制器】启动以后，屏幕出现一个【停止录制】工具栏，上面有【停止录制】和【暂停录制】两个按钮；同时状态栏中的【录制】框由灰变黑；鼠标指针的形状也变成带有磁带图标的箭头。
（12）这样就可以执行要加入宏中的操作了。
在录制过程中，【停止录制】单击工具栏上的【暂停录制】按钮，可以使有些没用的操作不被录入宏中。
再次单击该按钮，又恢复到宏的录制中。
（13）单击【停止录制】按钮完成录制。
1.5.1.2录制宏指定到键盘假如要使用宏录制器录制宏，同时把它指定到键盘，那么可以这样操作：
（1）选择菜单【工具→宏→录制新宏】命令，弹出【录
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制宏】对话框。
（2）在【宏名】文本框中输入录制宏的名称。
（3）在【将宏保存在】列表框中选择要保存宏的模板或文档，以确定宏的使用范围。
（4）单击【键盘】按钮，弹出如图9.11所示的【自定义键盘】对话框。
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（5）在【请键入新快捷键】框中按下需要的快捷键，单击【确定】按钮。
（6）单击【关闭】按钮。
（7）在进入宏录制状态后，执行要加入宏的操作。
（8）完成后，单击【停止录制】按钮。
图9.11【自定义键盘】对话框1.5.2运行宏假如已经把要运行的宏指定给了工具栏、菜单或快捷键，那么只要单击工具栏中的宏按钮或从菜单中选择宏名称，或直接按快捷键。
另外，还可以利用宏对话框来运行宏，操作如下：
（1）选择菜单【工具→宏→宏】命令，弹出如图9.12所示的【宏】对话框。
图
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