配方及工艺文件管理规定.docx
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配方及工艺文件管理规定
公司标准化编码[QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]
配方及工艺文件管理规定
修订
张微帷
审核
签发
一、目的：
规范公司技术资料、商业秘密的管理，维护公司合法权益。
二、适用范围：
四川白家食品产业有限公司及所属各子公司。
三、执行部门：
生产营运中心总经办、计划物供部、财务中心、技术中心、质量中心、产品品牌中心、总裁室。
四、内容：
1、职责分工：
技术中心：
负责配方、工艺文件、风险评估报告等资料的拟定、初审、上报；
负责文件报批公司同意后将电子档、签批的纸版文件交生产营运中心总经办配方管理员；
负责对涉及人员进行配方、工艺的培训，以及日常使用正确性的检查；
生产营运中心总经办：
负责所有涉及到配方、工艺文件领取、查看人员的保密协议、文件领取手续的办理、资料存档管理；
负责将技术中心移交的电子版配方、工艺文件制作成纸版文件发放给车间、外协工厂人员，回收相应旧版配方及相应手续的签订、跟进、存档，并进行保密性的文件管理、存档；
对日常车间人员使用的安全性进行检查；
负责所有涉及配方、工艺文件持有人员离职、调岗后的文件回收、手续办理。
计划物供部：
代工采购员：
负责将总经办移交的纸版文件发放给对应代工厂，并跟进、完成旧版文件及相应手续的回收，交回总经办；
代工计划员：
负责对拷贝的电子档配方、工艺文件的保密性管理；
工厂：
配方、工艺文件领用人员：
负责执行所领用的文件内容及要求，并进行文件保密性管理、存档；
车间管理人员：
负责对人员的执行情况进行不定期检查；
质量中心：
负责对配方、工艺文件执行人员的日常执行情况、正确性进行监督检查；
财务中心：
负责对拷贝的电子档配方、工艺文件的保密性管理；
统一要求：
涉及到的配方、工艺文件管理人员、领用人员应将配方及工艺文件放于带锁的柜子中，不得将配方及工艺文件资料随意乱放，不得将配方、工艺文件泄露、透露给非配料人员，更不得遗失资料。
2．配方及工艺编号的规定及说明：
配方及工艺来源由技术中心根据市场和公司要求，制定配方及工艺文件。
方便食品调味料包编号的规定及说明：
产品配方代码—产品名称代码—半成品代码—年月日
产品配方代码：
产品配方代码=产品销售区域代码+产品系列代码组成。
产品销售区域：
区域名称
内销
出口
代码
N
C
产品系列:
由品牌名称拼音的首写字母组成，例如：
产品系列
白家陈记
单身贵族
香香嘴
阿宽
代码
BJ
DG
XXZ
AK
产品名称代码：
产品名称的汉语拼音首写大写字母，例如：
产品名称
酸辣
辣肥
麻辣烫
酸菜鱼
代码
SL
LF
MLT
SCY
半成品代码：
半成品名称
酱包
粉包
油包
醋包
实物包
风味包
肉包
代码
J
F
Y
C
S
FW
根据品名的拼音第一个字母
酱料分段编码（调味品酱料分段编码与此相同）:
名称
大料
小料
干料
香辛料
代码
D
X
G
XXL
举例说明：
“出口白家正宗酸辣油大料配方”（报批时间为20**年*月*日）编号应为：
CBJ（产品配方代码）—SL（产品名称代码）—Y（半成品代码）D（分段编码）—20****（年月日）。
调味品编号的规定及说明：
产品配方代码—产品名称代码—半成品/其它代码—年月日。
产品配方代码：
产品配方代码=产品销售区域代码+产品系列代码组成。
产品销售区域：
区域名称
内销
出口
代码
N
C
产品系列，例如：
产品系列
复合型
代码
FH
产品名称代码：
由品牌名称拼音的首写字母组成，例如：
产品名称
野竹笋
酸菜鱼
四川火锅
麻婆豆腐
代码
YZS
SCY
SCHG
MPDF
半成品/其它代码：
半成品名称
酱包
蔬菜包
码味包
调汤包
实物包
风味包
代码
J
S
M
T
S
FW
酱料分段编码（调味品酱料分段编码与此相同）:
名称
大料
小料
干料
香辛料
代码
D
X
G
XXL
举例说明：
“出口抢抢吃野竹笋大料配方”（报批时间为20**年*月**日）编号应为：
CFH（产品配方代码）—QQCYZS（产品名称代码）—J（半成品/其它代码）—D（分段编码）—20**0***（年月日）。
粉面制品编号的规定及说明：
产品配方代码—产品名称代码—规格代码—年月日。
产品配方代码：
产品系列：
由品牌名称拼音的首写字母组成，例如：
产品系列
白家
阿宽
单身贵族
代码
BJ
AK
DSGZ
产品名称代码：
产品名称：
由产品名称拼音的首写字母组成，例如：
产品名称
粉饼
面饼
疏散剂
改良剂
代码
FB
MB
SSJ
GLJ
规格代码：
规格
细
其它
代码
01
02
举例说明：
“白家细粉饼疏散剂”（报批时间为20**年**月*日）编号应为：
BJ（产品配方代码）—FB（产品名称代码）—01（规格代码）—20******（年月日）。
工艺文件的编号规定及说明：
QC—相应的配方编号。
举例说明：
“出口单身贵族乌鸡山珍酱包炒制工艺操作规程及品控要点”（报批时间为20**年*月*日）编号应为：
QC—CDG（产品配方代码）—WJSZ（产品名称代码）—J（半成品代码）—20****（年月日）。
3．配方及工艺制作规定：
配方分为生产配方和工艺配方。
生产配方应根据炒制、粉料配制等的单次重量（重量单位必须以千克、克表示）或容积（容积单位必须以千升、升、毫升表示）计算出各种配料的重量或容积。
工艺配方是根据生产配方核算出产品中各种原材料的所占百分比。
生产配方采用分段配料制。
将一个生产配方拆分成几段，分别为大料配方、干料配方和小料配方、香辛料等，每段配方分别由不同的操作人员领取，以方便配料的操作。
工艺配方和生产配方的编号保持一致，在名称上进行区分。
（详见附件1、附件2）
4．配方及工艺的管理：
配方及工艺文件的签批流程：
纸版配方及工艺的管理：
经总裁签批的配方及工艺文件等绝密资料，由生产营运中心总经办配方及工艺文件管理员负责印制、收发、传递、保管。
工艺、生产配方由生产营运中心总经办配方管理员使用彩色纸张打印、塑封后发放给各领用人。
电子版配方的管理：
生产营运中心总经办设一台配方专用电脑，内、外网均不连接，电脑及文件分别设置不同密码。
研发人员根据原始记录将配方录入该专用电脑，日常使用可到生产营运中心总经办进行查阅，但不得摘抄。
其他部门存有配方的电脑原则是均不允许连接外网，但因特殊情况联网的必须将配方及电脑设置不同密码。
所有配方及工艺文件资料未经允许不得进行复印及摘抄。
外协代工厂配方领用：
签订代工合同时，在合同中应明确，合作期到且不再续签合同、或终止合同时，必须将已发给代工厂的配方、工艺文件收回，办理完相应手续后方可结算账务，否则按照合同违约条款执行。
新品：
由我公司全主导研发产品，上市2年内，核心配方由公司自身掌握、配料，2年后按照代工规划可将核心配方也发代工厂配料使用；
代工厂生产与我公司同类产品：
核心配方由公司自身掌握、配料，不发代工厂。
5．配方及工艺文件的领用范围及领用表规定：
配方及工艺文件的领用范围：
生产配方及工艺文件的领用范围：
制造部/生产车间/质量中心。
工艺配方的领用范围：
财务中心、计划物供部。
配方及工艺文件的领用表：
见附件
6.配方及工艺文件的下发及退还管理：
配方及工艺文件的下发管理：
技术中心研发人员上报纸版配方及工艺文件待批经总裁签批同意后，由技术中心将电子版配方拷至生产营运中心总经办配方专用电脑。
生产营运中心总经办接已签批同意的配方及工艺文件，整理并存档，技术中心总监办产品主管发起配方通知OA流程（流程同步发起本次上报配方及工艺的《工艺、配方文件更新/替备案表》），对于需更换的新配方，在流程中明确以下内容：
老配方改良前的半成品、配材消耗或处理要求；新、老配方的半成品与新老配材是否需分别进行配套使用，如何配套使用；
老配方是否必须退回。
OA发起流程为：
技术中心总监办产品主管--龙泉工厂计划物供部计划员（对老配方物料还未使用完，新配方暂不启用的，需待物料使用完需启用新配方时再处理本流程）--采购员、质量中心现场稽核（含外协稽核）、对应制造部负责人、财务部核算会计、配方及工艺文件管理员（并发）。
配方及工艺文件管理员通知车间配料人员领配方文件，配料人员需在三个工作日内到生产营运中心总经办领取（退回管理中阐述）配方，制造部负责人督促完成，否则将给予相应的行政处罚。
生产营运中心总经办整理出各领用人的配方或工艺文件，并下发，领取纸版配方或工艺文件的领用人，还需签订配方或工艺文件领用明细表，一式两份，由生产营运中心总经办配方及工艺文件管理员及配料员各保存一份。
对分厂配方及工艺文件的发放，由生产营运中心总经办委托分厂品保室负责人执行。
因生产、实验或其他原因需要，其他配方领用人员需要领取不属于本该应领取范围内配方的（如此配方产品只由龙泉工厂生产，而北京工厂因其他原因，以后也会生产此产品），由需领取人提起申请《非本岗位领取配方申请表》（表单见附件11，车间配料员可由制造部负责人代其提起申请），经部门、系统同意后，由技术中心对应技术人员审核，生产营运中心总经理签批同意，生产营运中心总经办配方管理员整理、下发。
中试配方的管理：
新品开发及老品改良内部测试通过后，技术中心在确定可以组织中试时，需制定中试配方，中试配方经技术中心总监签批后即可执行中试。
中试完成后，由技术中心制定中试配方人员收回中试配方文件进行销毁。
配方及工艺文件的退还管理：
公司已决定取消的产品，由产品品牌中心产品主管出具取消单品的书面通知，在公司OA“单位最新公告”栏中进行公告，同时OA发起流程书面知会到计划物供部、技术中心、生产营运中心总经办配方管理员、生产营运中心、工厂、仓管部、生产车间的部门负责人。
计划物供部计划员根据取消产品的物料（包括原材料、包材等）消耗情况，确定物料已消耗完毕、产品不再生产后，通过书面的方式通知生产营运中心总经办配方管理员，配方管理员于3个工作日内通知配料人员或负责代工厂的采购员退回配方及工艺文件，配料人员在3个工作日内将配方退回（分厂及外协代工厂在20个工作日内退回）。
对于新配方的领取及对应旧配方的退还：
生产营运中心总经办配方管理员根据技术中心发起的配方文件流程，整理出本次需退还的所有配方及工艺文件明细，通知制造部负责人和配料人员领取配方，配料人员在三个工作日内到总经办退、领，制造部负责人督促完成，否则将给予相应的行政处罚。
生产营运中心总经办配方管理员、技术中心各研发专员负责对相应配方的使用、退还过程进行监督。
在用配方的定时清理：
每年由技术中心研发人员召集计划物供部、配方管理人员、配料员对在用配方明细进行集中核对清理。
每年分别在第二、四季度各开展一次。
7.人员的管理：
全面审核配方领用人背景资料审查：
背景资料审核内容包括前期工作评价、家庭成员及其工作单位、是否有亲朋在我司的同行企业工作。
凡生产营运中心、计划物供部、财务成本会计等必须接触配方或工艺的岗位，在入职、异动前必须先做背景调查。
生产工人则在提出需要领取配方申请时，做背景资料审查。
领取配方、工艺人员背景调查由总裁室委托人事行政部进行，调查情况直接在《配方工艺领用人变动审批表》中体现。
配方领用、交接手续办理：
配方及工艺文件领用人在领用配方之前必须先签订保密协议（详见附件4），如临时需调休或请假应将所领用配方及工艺文件办理完毕临时移交手续后方可离开（详见附件8）。
各配方及工艺文件领用人调、离工作岗位时，均应将所领用的配方及工艺文件交回生产营运中心总经办，不得擅自将所领之配方及工艺文件交给他人。
生产营运中心总经办配方管理员在调、离职审批表上签字后方可进行调、离职。
对原配方及工艺文件领用人调、离职后，重新领用配方及工艺文件的，与初次领用配方及工艺文件手续相同。
各分厂配方及工艺文件领用人调、离工作岗位时，由其所在部门填写配方工艺领用人变动审批表（详见附件7），经公司批准后，由分厂品保室负责人监督其完成配方移交后方可同意其调、离职。
新供应商需领取我司配方时，由该供应商以公函形式提出申请，签订保密协议，供应商名单报财务中心备案，当与该供应商终止合作时，必须及时将领取的所有配方退还我公司，生产营运中心总经办配方管理员签字确认后财务中心方可结算尾次货款，已合作的供应商需要领取新工艺、配方时由计划物供部（分厂厂长办）负责代工厂的采购员代为申请经公司同意后方可领取配方。
供应商领取配方从申请、签订保密协议、配方使用管理到配方回退都由计划物供部（分厂厂长办）负责代工厂的采购员全程跟踪，计划物供部（分厂厂长办）负责代工厂的采购员从生产营运中心总经办领出配方（同时办理领取交接备案手续《配方及工艺文件领用转交明细表（外协）--采购员专用》）交接至供应商后，对应旧配方及领用明细签收表回收时间期限控制在20天以内，超出时间期限将对计划物供部（分厂厂长办）负责代工厂的采购员问责，技术中心协助监督、管理。
质量中心现场稽核员、外协质量保障人员对于日常工厂及外协供应商生产管控需求，需要领相关工艺文件的，按以上领取、退还、保管要求执行。
8．配方的检查：
质量中心负责配方及工艺文件的检查工作。
配方及工艺研发人员为各自研发的配方及工艺文件的检查责任人。
北京、高县工厂配方及工艺文件的检查工作应由各工厂品保室负责人进行。
各领用人上级有责任对绝密资料的管理情况进行监督检查，但不得利用职务之便查看其内容，否则将给予严重警告及以上的行政处罚。
质量中心人员在现场巡查时，如正遇配料员在配料，可以查阅配方以便核实配料的准确性，但不得利用职务之便摘抄或带走配方。
配料以外的时间，质量部人员只对配方的管理情况进行检查，不得查看其内容。
如在检查时需要查阅工艺文件的，只能现场进行查阅、检查，不得利用职务之便摘抄或带走文件。
所有查阅，必须现场填写《配方、工艺文件查阅登记表》，由文件管理人员按公司《文件管理制度》保存归档。
所有人员在检查时都要出示有效工作证件。
9．配方及工艺文件的保密严格按照《保密制度》相关规定执行，本制度与公司《保密制度》形成配套制度。
10．车间收回更换旧版配方、工艺销毁管理：
生产营运中心总经办配方文件管理人员月度进行一次清理，并在人事行政部或总裁室监督下，半年进行一次销毁或焚烧，并形成记录、拍照留档。
11.保密津贴：
随工资进行发放。
涉及重要岗位人员：
对区域同时负有管理职责的配料人员，由工厂进行评估提报，给予200元/月的岗位保密津贴。
其他配料人员：
给予100元/月的岗位保密津贴。
12.监督检查：
生产营运中心总经办配方管理人员：
负责对配方、工艺文件使用安全性进行检查，防止使用中的泄密行为；每月至少检查一次；
技术中心研发人员：
负责对配方、工艺文件使用正确性进行检查。
新品前三个月每月检查一次，其他每季度至少随机抽查一次。
质量中心各品保室现场稽核员：
负责对配方、工艺文件使用的执行力、正确性进行检查。
不定期检查、抽查。
以上监督检查均须有文字记录，存档备查。
13．奖励与处罚：
有下列行为的，将视情节及危害后果予以书面警告以上行政处分、经济处罚、除名或移交至公安机关处理。
违反本制度，故意或过失泄露公司秘密的。
凡未按规定随意放置绝密资料的。
有摘抄绝密资料行为的。
未按规定指定专人对绝密资料进行打印、传递、保管的。
对保守公司秘密或防止或检举泄密有功的，予以表扬、奖励。
未按本制度执行的给予警告及以上处罚。
五、本制度修改权归属生产营运中心总经办。
六、本制度解释权归属生产营运中心总经办。
七、本制度自签发之日起生效。
八、附件：
1．《工艺配方模版》
2．《生产配方模版》
3．《工艺文件模版》
4．《配方及工艺文件保密协议》（公司内部）
5．《配方及工艺文件保密协议》（外协工厂）
6.《配方及工艺文件保密协议》（西北工厂）
7．《配方工艺领用人变动审批表》
8．《配方及工艺文件领用明细表》
9.《配方临时领用交接审批表》
10.《配方及工艺文件发放流程》
11.《非本岗位领取配方申请表》
12.《配方领用人范围明细表》
13.《配方及工艺文件领用转交明细表-外协》
14.《四川白家食品有限公司工艺、配方文件更新、替备案表》
15.《配方、工艺文件查阅登记表》
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