供方资源库管理制度.docx
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供方资源库管理制度
文件名称
重庆拓新房地产开发集团
资源管理制度
文件编号
MIB-OM-A-
修订次数
0
版本
A
编制部门
资源管理部
编制
谭明娟
审核
黄永中、古朝泉
批准
谢贵全
生效日期
2011年3月1日
第一章 供方信息管理制度
1．0目的：
为加强集团供方资源库的建设，保证资源信息畅通，提高管理效能和整体运作效率，特制定本制度。
2．0适用范围：
集团直属部门、各项目公司
3．0信息的管理机构
资源管理部为供方信息的主要管理部门，负责集团各类供方信息的收集，分析、反馈和处理工作。
集团直属部门、各项目公司协助资源管理部对供方信息的清理汇总工作，从而组成集团资源信息的管理网络，保证集团资源信息的畅通与共享。
4．0分供方信息管理
信息源的收集
4.1.1新供方的开发
A、资源管理部负责新供方的信息收集与开发。
（附《潜在供方调查表》）
B、供方自主报名，资源管理部进行考察，收集资料。
4.1.2合作中供方资料的收集
集团各部门、项目公司负责各类分供方在合作过程中的信息收集，并反馈资源管理部。
信息过载
4.2.1资源管理部根据收集到的资源资料，对供方信息进行比较，分析、加工、整理并建立资源库。
4.2.2资源管理部组织实地考察分供方信息，确保信息的准确性、完整性。
信息评估
按集团《合同招标采购管理手册》执行。
5．0建立集团资源信息库
资源管理部经过对各类资源信息分析后，建立分类资源库，以备查阅。
资源管理部根据市场情况，不断更新资源库，确保库存资源的有效性。
未经考核为合格且未列入集团供应商资源信息库的供应商，不得作为集团商务合作的对象。
6．0附：
《潜在供方调查表》
附件：
潜在供方调查表
填报单位：
（请加盖公章）
填报日期：
重庆拓新房地产开发集团
说明
1.为了确保用于重庆拓新房地产开发集团的物项或服务是由合格的供方所提供，我方将对贵方的生产技术能力、质量保证能力、商务资信状况等进行调查，并寄出调查表一份。
若贵方有意合作，请对调查表如实给予回答后反馈给我们。
2.对贵方提供的所有资料，我方仅用作评价贵方的生产技术能力、质量保证能力、商务资信状况等，不作他用，并承诺将予以保密。
3.当我方认为有必要时，将对贵公司的生产技术能力、质量保证能力、商务资信状况等进行源地评价，届时请贵公司积极配合。
4.若贵方同意我方的观点，请对与贵方工作有关的内容给予填写。
调查表请做成WORD文档，并在表中相应位置注明所提供电子文件的文件名。
调查表中所需的各种附件，可以制成JPEG、WORD、PDF等格式的文件（相同查看效果下，文件大小请尽量小）。
所有电子版材料请发往，邮件主题为“供方调查表”。
同时，请将调查表在公司授权人签名并加盖公章后，以书面形式邮寄给我们。
5.感谢贵公司对我公司工作的支持！
重庆拓新房地产开发集团资源管理部
通讯地址：
重庆市荣昌县富安南路56号
邮编：
402460
联系人：
谭明娟
联系电话：
传真：
电子邮件
第一部分：
供方基本信息调查表
公司基本信息
公司名称
法人代表
注册资金
注册地
邮编
公司电话
公司传真
公司网址
详细地址（单位本体所在地）
分支机构（如有，请填写）
公司主要联络方式
主要联系人
职务
专业
职称
联系电话
传真
通信地址
公司概况及历史
公司性质
是否上市公司
（若是，请提供复印件）
公司成立日期
初始名称
员工数量
大专以上
学历人数
工程技术人员数
特殊工种人员数
厂房及仓库面积
是否经过重组或合并（若是，请详细说明）
公司各类资质证书
资质证书
主要经营范围、技术水平以及业绩
主要供货或
服务范围
业绩
24个月内公司是否
有如下的变更
经营范围
（如有，请另附相关文件作出详细说明）
公司名称
（如有，请另附相关文件作出详细说明）
公司地址
（如有，请另附相关文件作出详细说明）
公司资本
（如有，请另附相关文件作出详细说明）
第二部分：
供方生产技术能力调查表
生产
技术
能力
证明
技术经验
（请说明最近五年已完成的业绩及正在执行的业务情况）
序号
签约单位
供货或服务项目内容
联系人姓名及联系电话
签约时间及项目结束时间
1
2
3
4
5
不限于以上5家，如需详细说明，可另附。
技术/设计人员
高级工程师数量
工程师数量
其他技术人员数量
生产、检验、试验设备（主要设备型号、数量、技术特性、现状等）
请列表（另附件）提供详细清单。
是否需外协或分包（如何对外协进行控制）
如有外协，请提供附件详细说明。
执行的技术标准或规范
可另附件详细说明。
售后服务
在保质期满后如何向用户提供各种售后服务
怎样将供货的经验反馈落实到贵公司拟供物项或服务的改进中
第三部分：
供方质量保证能力调查表
质量保证能力证明
质量管理体系建立情况
何时开始推行GB/T19001-ISO9001标准
（请另附ISO9001标准认证证书复印件）
何时、由哪家机构对贵公司质量体系进行了认证
（请另附证书复印件）
质量手册或质量保证大纲编制情况
（请另附公司质量手册或质量保证大纲复印件）
质量管理程序编制情况
（请另附管理程序清单）
公司组织机构状况
（请另附组织机构图）
请介绍贵公司质量部门的情况（包括工程、监理等机构、人员构成、资质等）
其他质量管理体系或质量保证体系推行情况
（如推行其他质量管理体系或质量保证体系，请说明，并另附资质证书复印件）
质量管理体系运转情况
质量体系评审开展情况（包括内审、管理评审、外审等）
采购管理情况（包括对潜在供方的评价、合格供方的管理、外审，采购产品的验证等）
特殊工种人员培训、取证情况
过程质量控制情况（包括对不符合项/不合格品处理等）
纠正和预防措施执行情况
上述问题中未涉及但贵方认为有必要补充的内容
（可另附）
第四部分：
供方商务资信状况调查表
商务资信状况证明
经审计的近三年的下列报表
资产负债表及报表附注
（请另附）
利润及利润分配表及报表附注
（请另附）
现金流量表及报表附注
（请另附）
相关证件
营业执照副本
（请另附）
税务登记证副本
（请另附）
组织机构代码证
（请另附）
银行信用证明（如有）
（请另附）
采购控制
是否使用采购订单
是□否□
如是，请另附相关资料。
文件中是否规定技术要求
是□否□
如是，请另附相关资料。
文件中是否规定质保要求
是□否□
如是，请另附相关资料
如何采购物项
市场采购□
从生产厂采购□
其它方式□
是否对供应商进行评价和选择
是□否□
如是，请另附相关资料。
是否有记录
是□否□
如是，请另附相关资料。
对下列活动是否有书面控制措施（如有，请提供相关程序）。
入库验收
发货发料
回收
标识
包装
运输
物项或服务交付和验收控制
（请另附交付和验收控制程序）
延期交付后，如何处理
（请详细说明）
履约情况说明
（请详细说明）
另附文件清单列表
序号
资料名称
页数
备注
申明：
本公司以上提供的资料和数据全属真实和准确。
公司授权人：
职务：
日期：
第二章 新供方开发评定程序
1、目的：
为了确定与选择符合质量体系要求，以确保供方提供的产品和服务符合本公司开发产品的质量目标，而选择到能长期、稳定提供质优价廉的物资和服务的供方，特制定本程序。
2、适用范围：
本程序适用于本集团工程、设备、材料供方的开发。
3、定义：
供方包括施工承包单位、设备材料供销单位。
4、职责
4．1集团资源管理部是集团供方选择的归口管理部门和《合格供方名录》的组织制订部门。
4．2资源管理部会同成本控制部、工程技术部以及项目公司归口管理部门负责对施工承包单位、设备制造厂家、主要建筑材料生产厂家等的考察评定。
其中，工程技术部对施工承包单位、集中式中央空调、电梯供应商的选择、评价和管理意见，必须报经集团总裁批准审定。
5、程序和内容：
5．1供方的选择与评定
5．1．1本集团选择供方主要采用以下三种方式：
5．1．1．1公开招标；
5．1．1．2择扰选择；
5．1．1．3政府指定的专业施工或服务单位。
5．1．2供方选择方式的规定：
5．1．2．1公开招标
根据集团实际需求，适时进行公开招标。
5．1．2．2择优选择：
非5．1．2．1公开招标条款规定的其他供方由本集团在《合格供方名录》范围内择优选择。
（排列序号有问题）
5．1．3合格供方需要具备的基本条件：
（一）依法设立并能独立承担民事责任的法人、其他经济组织和自然人;
（二）具有健全的财务会计制度和良好的商业信誉;
（三）具有履行合同的条件和能力并能提供良好的售后服务;
（四）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;
（五）在参加本集团采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录;
（六）法律、法规和规章规定的其他条件。
5．2．1供方考察
5．2．1．1考察组成员组成：
成本控制人员、工程技术人员、资源管理人员等组成。
5．2．1．2实地考察范围：
基本情况调查（包括地点,规模,人力资源,生产设备,测试设备,主要客户,年产值,销售区域等）、现场体系审核（体系的有效运作情况,制程绩效的衡量,设备的管理,供应商质量绩效的衡量,客户满意度的衡量等）、持续供货质量绩效衡量（包括,送样合格率,送检合格率,交货及时率等）
5．2．1．3实地考察主要内容：
A、厂区、车间环境、生产秩序、工人工作状况；
B、生产设备运行情况；
C、原材料检验控制情况；
D、半成品检验、成品检验手段、检测设备；
E、产品标识、质量记录检查；
F、材料、设备的储运情况。
G、对有特殊生产工艺要求的材料、设备，需对其生产流程作重点检查。
F、使用方考察：
对材料、设备的使用情况，应要求供方选择若干使用单位进行实地查看，并听取业主意见。
5．2．5考察报告：
考察工作完成后，由资源管理部负责整理考察报告。
5．2．6报告内容包括：
5．2．6．1物资供应商的资料要求
a）供应商的资质，以往与其交往的信誉情况；
b）供应商的质量保证能力或质量体系的现场评价；
c）供应商的品牌；
d）产品样品的评价；
e）对比类似产品使用的历史情况；
f）对比类似产品的试验结果；
g）供应商售后服务状况等。
5．2．6．2工程项目分承包方资格要求
a）有合格的营业执照及行为资格证书；
b）提供的服务能满足本公司管理和质量的要求；
c）在达到质量要求的情况下，价格适宜。
5．2．7资源管理部组织相关人员对工程项目承包方进行初审，内容包括：
a）分承包方的资质，以往与其业务往来的信誉情况；
b）分承包方的质量保证体系资料；
c）分承包方的技术力量、人员素质；
d）服务价格；
e）有无服务质量方面的承诺等。
以上内容，应根据其重要度给予不同的加权分。
调查后应依调查提纲逐项评价打分，最后给出分供方调查总分；根据总分进行评价定级；依据评价结果提出是否定点的建议，详见表1-1所示。
序号
评价总分
评语
建议
1
85分以上（含85分）
优秀
可以定点为合格分供方
2
70分（含70分）至85分
良好
3
60分（含60分）至70分
基本合格
改进后可以定点
4
60分以下
不合格
加强检验，短期内可采购，另开新点
表1-1
5．2．9考察报告需报分管领导审阅。
5．2．10根据考察报告和其他相关资料，由资源管理部填写《潜在供方评审表》。
5．2．11询价比价
当分供方考察评估为表1-1序号为1、2、3时，则由询价员对同类资源进行询价比价，并填写《询价汇总表》作为合格供方考察项目之一。
5．2．12考察完毕，由考察小组负责填写《潜在供方考察报告》，供应商分合格、不合格两种，凡考察不合格的供应商不得进入《潜在合格供方名录》，考察合格但未与本集团相关项目合作过的供应商，列入的试点供应栏目中，凡与本集团两个以上项目合作的供应商，经评估反映良好可以直接列入《战略供方名录》，评估程序可省略。
5．2．13对评价合格的单位，考察报告需存入《合格供方档案》并录入资源库。
5．2．14建立资源库：
《潜在合格供方名录》、《战略供方名录》经主管领导审核，集团总裁审批，即可纳入资源库。
5．3相关记录表格
《合格供方名录》、《潜在供方评审表》、《询价汇总表》、《供方考察报告》。
潜在合格供方名录
供应产品
合格供方名称
联系地址
联系人
联系电话
编制人：
批准人：
日期：
日期：
潜在供应商评审表
供方名称
电话/传真
供方地址
联系人
供货名称
规格
评
审
内
容
产品质量：
信誉调查情况：
价格情况：
供应能力：
样品试用情况：
服务态度：
其它情况：
评审结论：
评审人员会签：
年月日
批准人意见：
年月日
备注：
编制：
日期：
年月日
询价汇总表
采购需求单位（加盖公章）：
联系人：
联系电话：
传真：
采购需求
品名
规格型号
配置或技术参数
颜色
数量
供货时间
供货地点
备注
询
价
情
况
供应商名称
单价
备注
确定打√（中标供应商）
询价结果
供应商名称
品名
规格型号
数量
单价
合同金额
询价小组成员签字：
第三章 合格供方入库评审制度
1．0目的
为维护集团合法权益，保证项目开发建设质量，规范统一管理供应商，特制定本办法。
2．0范围
本办法适用于集团建设项目中施工、材料和设备等供方的管理。
3．0原则
各类合格供方必须经过专业考察、综合评价、选择推荐、领导批准，并实施保优汰劣的动态控制原则。
4．0资源管理部负责组织相应专业供方的考察、评价工作：
4．1.工程技术部负责施工供方的考察、评价，成本控制部、资源管理部配合；
4．2.成本控制部负责物资、设备供方的考察、评价，工程技术部、资源管理部配合；
5．0资源管理部负责组织各类供方的评价审定，并编制各专业《潜在合格供方名录》。
6．0集团领导批准各专业《潜在合格供方名录》。
7．0供方考察、评价和选择
7．1考察分为书面调查、现场考察和第三方调查；
7．1．1书面调查主要了解供方的基本情况，包括：
a.企业简历、营业执照、资质证书、自有资金证明以及财务状况；
b.职工人数、技术力量、专业配备、自有生产、施工设备、检测手段；
c.生产、施工、服务能力及近三年的质量、信誉状况、代表性成果；
d.质量管理体系或产品是否通过认证。
7．2承担复杂项目或重要物资的新供方，除上述基本条件符合要求外，还必须进行现场考察，以备了解：
a.企业质量管理现状、生产、服务设施、检测手段、现场管理水平、人员结构情况；
b.有无从事、完成某项工程、项目的成套技术和管理经验。
7．3对材料、设备的使用情况，应要求供方选择若干使用单位进行实地查看，并听取业主意见。
8．0评价方法
根据对工程质量的影响程度及价格等因素，可采取下列一种或几种方法对供方进行考察评价：
8．1基本情况评价
根据书面调查情况对供方能力、业绩、信誉等作出评价。
8．2成果或样品评价
8．2．1根据供方已完成项目对其技术装备、成套技术、管理经验、服务能力等作出评价；
8．2．2请供货商提供样品，使用部门对样品进行检验并出具样品认可书，必要时由项目部进行批量试用后出具使用报告。
8．3现场评价
由资源管理部组织相关专业人员到供方生产、施工、工作现场考察，并进行现场评价。
8．4以往业绩评价
对有业务往来或合作经历的供方，可根据其以往提供物资或服务的质量状况和信誉，如交付及时性、质量可靠性、价格合理性、后续服务支持能力等进行评价。
9．0资源管理部将对供方考察评价情况，逐一填写《供方考察评价表》，分类集中，一般每类服务或物资不得少于3家。
10．0资源管理部组织相关部门对各专业《潜在供方考察评价表》进行审核，根据项目类别、规模、技术复杂程度、供方能力、信誉等进行选择，并编制《潜在合格供方名录》报集团领导审批后存入资源库。
11．0已与集团相关项目合作的供应商，可先行进入资源库，资源管理部组织对其进行考察评估，确定其是否为合格供方。
12．0参加集团招标的供方，必须是资源库中的合格供方。
公司内部相关人员允许向资源管理部推荐供方，但必须接受考察评审，根据考察评审真实结果确定其是否可以进入资源库。
13．0经批准的《潜在合格分供方名录》以受控文件形式下发相关部门使用，各职能部门建立相应《合格供方档案》。
14．0合格供方的控制
１４．1本集团的供方选择确定，除政府指定的专业施工或服务单位（如：
水、电、气等公用事业单位）外均应在的范围之内。
14．２各专业合格供方由资源管理部进行动态管理，各相关职能部门配合，每半年进行一次考核，考核内容为：
质量40分；价格30分；交付期限20分；服务支持10分。
总分高于或等于70分者为合格供方，予以保留，不足70分者为不合格供方，予以淘汰，考核成绩归入供方档案。
14．３合作中的供方，每次合作后由各直接关联职能部门对其进行评估，并填写《供方供货评估表》。
14．４同一项目、同一承包商出现二次质量事故，同一供货商、同一材料连续二次出现不合格或供货不及时且改进不力者，即可淘汰。
14．5择优选择供方的实施
除集团规定通过公开招标方式确定的供方，均采取择优方式确定。
资源管理部在资源库中选择不少于三家同行业供方单位，搜集或咨询其有关资质资格、报价、产品样本或服务方案等信息，经过各相关职能部门的集体论证，选择确定入选的合格供方。
成本控制部和工程技术部共同分析论证，确定入选供方；必要时，应办理司法公证手续。
成本控制部确定中标单位，报经相关领导审定后，由项目公司与确定供方正式签订经济合同。
14．6对供方表现的跟踪管理
进入资源库的合格供应商由资源管理部根据需要不定期地组织复审、调整、更新。
对签订经济合同的供方，在其履行合同过程中的表现评价一般不少于两次。
即：
合同履行过程中一次，合同履行完毕一次。
短于三个月的合同，供方表现评价可于合同履行完毕后一次进行。
各直接接洽单位将评价结果登记并报送资源管理部，为日后调整合格供方时参考使用。
14．7每年12月，资源管理部组织对合格供应商和合同期在1年以上的合格供方进行一次年度复审，审核内容包括：
a）过去一年供方的业绩；
b）过去一年供应的物资质量状况/分承包方服务的质量管理状况；
c）各部门对相关供方工作的检查和评定记录；（注：
提供一次性服务的供方无需进行该项复审。
）
14．8凡在评审中确定没有达到合同要求的分承包方，经工程总监批准，以下列方式处理：
a）取消其合格供方资格；
b）要求其限期作出整改，对未能在限期内改进的，终止承包合同，取消其合格分承包方资格。
14．9资源管理部建立合格供方档案，并将《合格供方一览表》按受控文件的方式发放到相关部门。
合格供方档案主要包括以下内容：
a）供方提供初审时的资料；
b）供应商的产品介绍或说明/承包方年度复审记录；
c）供方提供的其他资料。
14．10对有下列行为的供方，各项目公司应对其及时进行资格评价，评价结果报告资源管理部，事实确凿的，集团将采取措施追究其应负责任或利用投标资格、预审禁入措施取消其再次成为集团公司合格供方的资格。
a）有违法、违规行为的；
b）原有资格资质已过期且不能提供新的有效期内的资质资格的；
c）不履行合同，有违约行为的；
d）产品或服务质量名不副实，影响本集团实现质量目标的；
14．11不与集团充分协商解决问题，单方面向仲裁机构或人民法院提出促裁或诉的。
15．0动态调整和更新资源库
15．1合格供方有效期。
进入集团资源库的供方单位应按照本程序规定的合格供方需要具备的基本条件提供合法有效的资格、资质等证明材料，其合格供方有效期为合同履行完结之后2年时间。
15．2对列入资源库中的供方，在其有效期内须及时提供最新（包括新增、年度更新、核发）、合法、有效的相关资质材料。
15．3需淘汰的合格供方，由直接关联职能部门填写《合格供方资格取消申请表》，交资源管理部审核、原批准领导批准后，从《合格供方名录》中予以剔除。
15．4资源管理部将批准剔除的合格供方名单及时通知相关部门。
15．5相关表格：
《合格供方资格取消申请表》。
合格供方资格取消申请表
申请时间：
单位名称
供货类别
取消理由
申请人
项目负责人
总经理
资源管理
合格供方审批人
第四章 合格供方选择程序
目的
对采购过程进行控制及对供方选择评定，以使在确保采购的产品符合要求的前提下，降低采购成本。
范围
本程序适用于集团整合型体系覆盖范围内工程所需物资的采购及其供方的选择。
职责
成本控制部负责采购权限范围内的各类产品采购。
资源管理部负责采购产品范围内的供方的日常管理。
项目公司相关职能部门负责本程序质量检验的实施工作。
采购计划内所需的供方信息由资源管理部提供，由招标采购组选择和评定，相关部门参加。
程序活动描述
采购计划
4.1.1项目公司按照工程施工进度，根据整合型管理体系实施的要求，向成本控制部提交采购计划。
4.1.2资源管理部门根据采购计划，提供相关资源到成本控制部，由成本控制部完成权限内相关采购环节工作。
供方评价
在招标资料发出前，再次对资源管理部提供的供方进行评定
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