高级秘书七大高人之处.docx

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高级秘书七大高人之处

高级秘书七大“高”人之处

她们是被这样描述的一个特殊群体：

外表靓丽、谈吐高雅，学历大本以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使她们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。

　　这些白领丽人被称做“高级秘书”，包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。

随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。

　　调查职业：

高级秘书　　出场人物：

常郁青，29岁，康柏（中国）投资有限公司大中国区执行秘书。

　　谈起高级秘书比一般秘书高在哪里，常郁青有着不少的感触。

她给出了高级秘书的七大“高”人之处。

　　第一高：

综合素质要求更高　　常：

每天下来挺忙碌的，但想起来可能都是一些平凡的小事。

当老板和政府官员有一些重大会议和活动之前通常很繁忙。

平时还会起草一些财务或者人事方面的的报告，帮助老板做一些决定。

高级秘书是工作在老板身边最近的人，老板出差不方便看邮件时，他们要处理一些文件，有些需要马上替他去批复。

所以和一般秘书相比，高级秘书除了能够讲一口流利的英语，熟练的使用计算机和拟写各种文件等硬件之外，它更应该具备良好的沟通、组织、协调、一定的决策能力以及解决问题的能力。

　　第二高：

责权更重　　常：

高级秘书和助理的界限很难划分，助理给予老板业务方面的建议会更多，而高级秘书与一般的秘书有不同之处在于：

高级秘书与领导层的沟通和联络会更多。

向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过我找到老板，我承担着他们之间沟通的责任。

　　责任大，犯错误的机会也多，一旦犯了就不会是小错误。

当我发现别的部门秘书有一些错误时，我有责任和权利去指出，避免错误的发生，而指出的时候要注意方式，这是我做高级秘书后感觉最深的一点。

　　第三高：

薪水更高　　在IT行业里，与其他部门的管理人员来说，高级秘书的薪水可能不是很高，但与普通秘书相比，高级秘书的薪水还是相当可观的。

至于到底月薪多少，常秘书不愿意透露，但是据她自己在同行业的了解，她说高级秘书普遍月薪不会低于8000元。

　　第四高：

说服能力要更强　　常：

我不是那种让人一看就感觉很强的人，这也许是我的一个优势，就是有亲和力。

而做到这个职位，一味地笑是远远不够的，有自己的想法很重要。

　　老板也是可以被说服的，只是这需要一个过程。

普通秘书根本和老板说不上话，因而也就不具备去说服老板的基本条件；而高级秘书的地位比较的特殊，老板交给我的任务，在我觉得应该建议或者提示他的地方，就会指出来。

其实这点是很不容易做到，主要是要讲究方式，大多数的时候我会采取一种委婉的语气，建议他“这样是不是会更好”，这样让他有一个从考虑到最后接纳的过程。

不论如何，在工作中老板和我毕竟是上下属的关系。

　　第五高：

发展愿望更高　　常：

做到高级秘书这个地位在年龄是有一个底线的，应该在27岁左右，因为这需要一个经验的累积，不可能刚一毕业的学生就会做到这样一个职位。

而接下来的情况就与国内外的文化差异有关。

在国外有很多高层的秘书都是妈妈级的，就像一个长辈一样把所有的事情搞定；而在国内的环境下，这种情况是很少见的，在大部分人心中做秘书还是年轻的好一些，秘书们心中也会认为30多岁有经验也年轻的秘书会比40多岁的更有竞争力。

在国内做了5年、10年或者更长时间的高级秘书，大多会考虑这种来自社会的压力，希望换一个行业，通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。

　　正规的公司都有个人的发展计划，我特别喜欢做人力资源的工作，在来康柏之前就有这种想法，我在和老板沟通时会把这种想法告诉他。

高级秘书或者通过老板实现愿望，或者被猎头猎到其他公司去做其他行业。

相对来说，后一种机会会比较小。

更多的秘书会选择一种稳妥的方式，先在公司的内部协调一个位置，然后熟悉一段时间，在公司有一个稳定的发展或者是再被猎头公司挖到其他的地方，绝大多数人应该是这种状态。

　　第六高：

道德水平要求更高　　常：

高级秘书会接触到公司的一些财务等方面的重要的文件，因而保密是对老板的承诺和责任。

取得老板的信任是很不容易的。

建立信任需要磨合期。

如果昨天老板和我说的事情没多久整个公司的工作人员就都知道了，那么老板不可能再信任我，和他保持在一条战线上，做好手头老板交给的每一件小事，经常和他沟通，长久如此，他就会觉得你比较认真，是可靠的。

我在康柏工作没多久的时候，也有猎头公司找我，但我觉得不应该走，当你给老板留下一种你随时可能会离开公司，以这个为跳板去找另外一家更好的公司的印象时，他是不会信任你的。

　　第七高：

成就感更高　　常：

把握在大老板和部门老板之间的态度和分寸是我工作中最困难的事情。

这需要一点技巧，譬如在传达大老板的要求，发邮件或谈话时，我不会以一种命令的口气去和部门经理讲话，因为我是他们之间的一个桥梁，首先是摆正自己的位置，想清楚了，问题也就迎刃而解。

　　工作中会时而出现突发事件，我会把解决某个有难度的问题视为一种挑战，这也包括研究某些电脑操作技巧，一旦问题在苦思冥想之后有了答案，会喜出望外，特别有成就感。

　　微型调查：

老板喜欢什么样的秘书　　得力的秘书将使老板左右逢源，受益匪浅，选择一位好秘书对老板至关重要。

不同的老板有自己不同的标准。

　　陈先生（某外企大区经理）：

　　有些人说秘书是吃“青春饭”的，不客气的讲我认为这是对秘书职业的一种亵渎，是一种认识上的误区。

在高级秘书身上，聪明、有团结这个队伍的凝聚力、认真可靠是他们的共性。

悟性对于秘书来说也是很重要的，他们会为领导提出有创造性的建议，并且在任何事情上可以分出轻重。

秘书必须具备一种职业的道德。

对于一位秘书来讲，又有靓丽的容貌又有能力当然是最好，但是当两者不可兼得时，能力和悟性是关键的。

　　吴迪（顺捷彩悦化妆品有限公司董事长）：

　　选择秘书最重要的是看她的工作经历。

除聪明以及硬件条件外，秘书必须具备很强的专业能力，在财务、销售方面能够独立处理问题。

在沟通、协调上有一种悟性。

　　胡成（北京捷德智能限公司人事部经理）：

　　有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不重要了，取而代之的是“全能型”的秘书。

另外，由于秘书会接触到公司的一些内部的文件，所以保守秘密很关键，秘书的职业道德也越来越被老板所看重。

（来源：

深圳新闻网）注册的考试和培训中心：

　　　　所有的LCCIEB考试都是对外开放的，在任何一个依照规定建立了注册的中心的国家，任何国籍的考生都能参加考试。

　　　　报名必须通过注册的中心。

想注册成为中心的单位可以向考试局提出申请领取申请表　　收费：

　　各种的考试费的详细信息都登在考试局的收费表上。

　　　　中心在考生事务中的行政管理开支由中心负担。

在考试局未发布具体收费的国家，可以向考生收取小额的”本地费”以帮助弥补开支的不足，但是必须在报名注册前通知考生。

　　　　考试地点：

　　LCCIEB的各个注册的中心负责安排考试地点并付费。

　　考场的安排：

　　在规定开考时间30分钟前必须完成下列准备工作：

　　　　考生的座位间距至少1米。

　　　　与考生科目有关的图表等必须从房间的墙上取掉。

　　　　监考人员必须确保考试需用的所有设备（如打字机、文字处理机等）都已准备好（参见”有关打字考试和文字处理答卷的注意事项”）。

一大纲说明　　

（一）课程性质和任务　　秘书资格证书专题课程是中央广播电视大学开放教育试点汉语言文学专业本科阶段的选修课。

使用的文字基本教材为《秘书职业技能鉴定培训教材》（中级）（曲克敏等主编，海潮出版社1999年2月第一次印刷出版发行），辅助教材有《中级秘书学习指导》、《秘书职业技能鉴定应试指南》。

基本教材是教学和考核的主要依据。

课程涉及的知识包括汉语、计算机技术的运用、文书、办公室事务、会议、档案管理、信息工作、调查研究、公共关系和礼仪、法律与法规、管理、速记等。

　　学生学完该课程后，参加由国家劳动部统一组织的秘书职业技能鉴定考试，考试合格并取得中级（含中级）以上合格证书者，可取得该课程相应的学分。

未获得证书者，可参加省电大组织的期末课程考试。

这里的教学大纲是指省电大考试的大纲。

（二）课程安排　　本课程开设两个学期，根据实际情况，我们把教材内容分为十一个专题（见本大纲的第二个大问题），其中第一学期的教学内容包括前六个专题，第二个学期的教学内容包括后五个专题。

（注意：

每一个专题均包括前面的知识要求和后面的技能要求）　　（三）教学方法　　1．由于该课程涉及的基础知识，专业知识、相关知识面广，建议教学中按教材内容开设专题讲座，以利学生系统地掌握、全面地了解相关知识，提高分析问题和解决问题的能力。

　　2．以教材内容为中心，研究秘书工作在实际应用中的问题，要求学生在理解和运用上多下功夫。

　　3．学习调查研究方法、文书写作要求、档案管理要求、计算机技能运用、法律法规基础知识、办公室事务处理、公关礼仪常识等，要注意联系实际。

　　二教学内容及要求　　

（一）教学内容：

　　本课程教学内容可分为十一个专题。

　　第一个专题汉语　　知识要点：

词语的辨认与运用，易混易错字词的辨析；古汉语字词的运用；常用的逻辑知识；概念、判断、推理的主要内容。

　　技能要点：

修辞技巧的运用；修辞与题旨的统一　　具体内容：

　　1．字词辨析与运用　　2．逻辑常识　　3．修辞与写作　　第二个专题文书　　知识要点：

行文规则、公文主题词、主题词表及其分类；决定、决议、批示、批复、通告和公告的定义及其分类；企业事务公文，企业涉外公文。

　　技能要点：

公文主题词标引的规则及操作程序，公文立卷归档的技能；法定公文决定、指示、批复、通告和公告的拟写技能；市场调查、预测文书、可行性研究报告、总结、信息稿、简报的拟写技能；商情调研报告、商函、招标书、投标书、合同和仲裁文书的拟写技能。

　　具体内容：

　　1．公文处理知识　　2．法定公文知识　　3．企业事务公文与涉外公文知识　　4．主题词标引与立卷技能　　5．法定公文拟写技能　　6．企业事务公文拟写技能　　7．企业涉外事务文书拟写技能　　第三个专题档案　　知识要点：

档案工作的性质，我国档案工作基本规则；归档的概念，归档范围和不归档文件；档案整理的途径和程序，档案分类的意义；我国的三种档案保管期限和各自的划分原则，五种档案保管期限表；搞好档案利用工作的注意事项，开展档案利用工作的方式和途径。

　　技能要点：

三种常用档案分类法，两种复式结构档案分类法和五种档案检索工具的编制与使用；档案鉴定工作的组织和编制档案销毁清册，撰写立档单位和全宗简要说明等；领导决策和管理与档案信息的关系，为领导提供档案的一般内容和领导者档案需求的特点等。

　　具体内容：

　　1．档案工作概述　　2．档案收集的途径和程序　　3．档案整理的途径和程序　　4．档案鉴定的基本知识　　5．档案的利用　　6．档案的分类和检索　　7．档案鉴定工作的组织　　8．为领导决策管理提供档案　　第四个专题会务工作　　知识要点：

会议召开前、会议期间和会后工作的基本内容与要求；制定一般性会议筹备方案的基本内容、原则和要求；较大型会议组织工作的基本内容与要求。

　　技能要点：

制定会议筹备方案的基本内容、要求与方法；按要求组织拟写会议文件，会议期间的组织及服务工作技能要点：

　　具体内容：

　　1．会议召开前准备工作的基本内容与要求　　2．会议期间工作的基本内容与要求　　3．会后工作的基本内容与要求　　4．制定一般性会议筹备方案的要点　　5．较大型会议会务工作的基本要求。

　　6．根据要求制定会议筹备方案　　7．按要求组织拟写会议文件　　第五个专题调查研究　　知识要点：

调查研究的意义、态度和一般原则，秘书部门调研工作的特点和规则，调研课题的选择、调研的方式方法，调研情况的综合与对比分析，调查报告的拟写；市场调查的意义和内容，市场预测的意义和内容。

　　技能要点：

秘书部门调查研究的选题角度，统计调查和网络调查的一般操作技能，调研成果的应用，　　具体内容：

　　1．秘书部门的调查研究工作　　2．市场调查与市场预测　　3．社会调研的选题与方式方法　　第六个专题信息工作　　知识要点：

信息的含义、基本内容和特征、种类、价值；信息工作的基本原则和要求；信息收集和传递的基本要求。

　　具体内容：

　　1．秘书部门的信息工作　　2．信息的收集与传递　　第七个专题办公室事务　　知识要点：

信访工作的特点、原则、程序、制度；协调工作的原则、方法与艺术；督查工作的特点、基本原则、程序与方法；应急处理方法。

　　技能要点：

重要来访的接待方法；发出信函工作，协调信访中的矛盾；协调有序、高效地完成领导交办的事项；保密工作；运用督查工作基本原则与方法，做好督查工作。

　　具体内容：

　　1．信访工作与信函处理　　2．协调工作　　3．督查工作　　4．应急工作　　5．重要来访的接待　　6。

办好领导交办的事项　　6．制定保密措施　　第八个专题公共关系与礼仪　　知识要点：

公众关系工作程序，组织形象，组织形象的评估和测定，大众传播媒介；公关礼仪概述、公关交谈礼仪及餐饮礼仪。

　　技能要点：

根据塑造组织形象的基本内容制订组织形象调查计划；制订接待计划、做好全程接待、安排宴请以及赴宴等。

　　具体内容：

　　1．公共关系与礼仪　　2．礼仪㈠㈡　　3．塑造组织形象的调查工作　　第九个专题法律与法规　　知识要点：

全民所有制工业企业法的基本内容，外商投资企业法以及公司法；经济合同法的主要内容；劳动法律制度的主要内容；税收的构成要素，各种税的主要征收制度。

　　具体内容：

　　1．企业法　　2．经济合同法　　3．劳动法律制度　　4．税收知识　　第十个专题计算机操作　　知识要点：

文书文件的排版，复杂表格的制作及文书文件的打印；数据库的基本知识，数据库管理系统Foxpro的特点；计算机通讯网络的基本概念、分类、组成，计算机通讯网络技术在办公自动化中的应用。

　　具体内容：

　　1．WORD高级编排与打印　　2．数据库管理系统FOXPRO　　3．计算机通讯网络简介　　第十一个专题其它　　知识要点：

速记略写法创制规则、记录讲话的方法、怎样将口头语言变为书面语言；　　技能要点：

替代略写法、语句略写法、语段略写法；传真机的结构，传真机的操作和使用。

　　具体内容：

　　1．速记　　2．传真通信　　

（二）教学要求：

　　1．每个专题均要有明确的主题，使学生获得较系统的知识。

　　2．教师针对所讲专题，拟定相应的题目，指导学生讨论练习，提高运用能力。

　　3．平时作业成绩要计入总成绩。

辅导教师要适时对学生作业进行检查和评改。

　　4．学生应高度重视自学环节，增强自学的自觉性和主动性，多参考课外资料，进行实际调查研究，提高自学能力。