财务借款报销制度.docx

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财务借款报销制度

有限公司

财（制）2012-05第1号

财务借款、报销制度

第一部分总则

　　第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切为一线服务的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

　　第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销费用分为施工费用、营销及办公人员的差旅费用、运输款支出、工程外包支出、配件采购支出、办公用品采购支出、及专项支出等。

第三条本制度适用公司全体员工。

第二部分借款管理规定及借款流程

　　第四条借款管理规定

（一）公司员工因公需要借款时，应填写“借款单”写明借款用途，部门负责人、分管副总审核后，交总经理批准，可按批准额度到财务借款。

出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

（二）在公司人员借款

1、购买办公用品和会议室招待客人的物品需填写“物资采购计划表”由综合部部长审核，分管副总批准。

2、购买生产方面的用品需填写“物资采购计划表”由安全设备部审核，分管副总批准。

（三）驻外人员借款

1、由分公司经理、项目经理统一借款，办事处由办事处经理统一借款，工程项目由项目经理或队长统一借款。

由分管副总审核，总经理批准。

3、业务需要的招待活动等，由分管副总批准，综合部安排招待地点、标准。

（四）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报销，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

　　（五）单项借款金额超过10000元时应提前一天通知财务部备款。

　　（六）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借款者或没足额还款者，转为个人借款从工资中扣回。

　　第五条借款流程

（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支付方式。

（二）审批流程：

各部门负责人审核→分管副总审批→财务部长审核→财务副总审批→总经理审批。

　　（三）财务付款：

凭审批后的借款单到财务部办理借款手续。

第三部分费用报销制度及流程

　　第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

　　第七条费用报销的一般规定

（一）费用发生完毕，报销人必须取得相应的合法票据。

及时将收集到的原始单据（无原始单据不予报销）加以整理归类，粘贴时应区别费用性质（如：

交通费、招待费、办公费等）分类粘贴，注明附件张数、日期，报销人签名，金额大小写须完全一致（不得涂改）。

（二）填写“报销明细表”应注意：

带“*”号的是必填项，；严格按表格要求项目认真写，简述费用内容或事由，以时间顺序将费用发生的内容填写在表格中。

　　（三）按规定的审批程序报批。

（四）费用报销的时间：

当年发生的费用（开票时间）当年报销，跨期费用不予报销。

（五）费用报销均需在安全设备部登记、统计。

（六）费用报销，应秉承诚信、节约的原则。

对信用优良的，给予绿色通道报销的便利；对弄虚作假者，将严加审查，一经查出，处以虚假报销额2倍的罚款，并将不诚信行为记入个人诚信档案，情节严重者追究刑事责任。

（七）费用的发生均需纳入各部门的预算管理，严格控制预算外支出。

　　第八条费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写“报销明细表”→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门负责人审核→财务部门复核→分管副总审批→财务副总审批→总经理批准→到出纳处报销。

　　第九条差旅费报销制度及流程。

（一）费用标准:

职务

交通工具

住宿标准

伙食标准

外埠市内交通费用

一般员工

火车硬卧、客轮4等舱

40元/天

20元/天

报销城市公交费用

部门负责人

火车硬卧、客轮4等舱

100元/天

30元/天

实报实销

副总经理

飞机经济舱、客轮3等舱

200元/天

40元/天

实报实销

总经理及以上

飞机经济舱、客轮3等舱

实报实销

实报实销

实报实销

（二）费用标准的补充说明：

　　1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际花费低于住宿标准的，不予补偿；超出住宿标准部分自行承担。

　　2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回淄博时间为准，12：

00以后出发（或12：

00以前到达）以半天计，12：

00以前出发（或12：

00以后到达）以一天计。

　　3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取生活费。

　　4.宴请客户需由分管副总批准，同时按比例（早餐20％、午餐或晚餐40％）扣减出差人当天的伙食补贴。

5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

6.市内乘车原则上出租车费用不予报销，特殊情况下，需请示分管副总批准后，方可报销。

7.超标乘用交通工具的，按规定内报销限额予以报销，超额部分自行负担；特殊情况下，因为情况紧急公司调遣的，需事前由分管副总批准，方可报销。

8.火车卧铺执行标准：

连续乘车8小时以上或单张车票的起止站点距离1000km以上（含1000km）的，可以购买卧铺票。

乘坐火车原则上不得乘坐D字头动车、G字头高铁等高档车，遇紧急情况，需事前经分管副总批准，方可乘坐。

凡未经批准超标的，超额部分自行负担。

9.通行火车的不得乘坐长途汽车，遇情况紧急，经请示分管副总同意后方可乘坐汽车，报销时分管副总在票面上签字。

（三）报销流程

1.出差申请：

拟出差施工人员由人力资源部填写《人员调动联络单》，详细注明出差地点、目的、行程安排等，交调运部批准；总部营销人员出差的，由分管副总批准。

　　2.借支差旅费：

出差人员将分管副总审批过的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。

　　3.返回报销：

出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写《报销明细表》，按规定程序审批，原则上前款未清者不予办理新的借支。

第十条运输、施工车辆费用和一线施工人员差旅费报销制度及流程

（一）运输、施工车辆费用和一线施工人员差旅费报销制度

1.高速、过路过桥费，报销人员需填写详细行驶路线。

2.修理费、配件费，应事前报经安全设备部批准。

3.在特殊情况下的运输车辆现金加油，应事前报经调运部部长批准。

4.道路运输罚款，应事前报经调运部部长批准。

5.起重机施工现场加油，由项目经理（队长）统一报销，附加油明细表（司机需签字）。

6.项目部在施工现场购买劳保用品、生活用品、物资（被褥、床、水、电、燃料费）等，应报请分管副总批准（原则上，劳保用品、被褥等在筹建前由总公司领用，不得在施工现场购买）。

7.起重机转场，吊车司机、起重工差旅费报销参照第九条差旅费报销制度。

（二）运输、施工车辆费用报销流程

运输、施工车辆发生的费用→调运部审核（有采购物料的，在安全设备部办理入库

手续）→分管副总审批→财务部审核→财务副总审批→总经理审批→财务部报销。

（三）一线生产人员差旅费报销流程

一线生产人员差旅费→人力资源部审核→调运部审核→分管副总审批→财务部审核→财务副总审批→总经理审批→财务部报销

第十一条分公司费用、营销人员费用报销制度及流程

（一）分公司费用、营销人员费用报销制度

1.分公司因业务发生的费用由分公司经理统一报销，分公司费用和公司费用分开报销。

1）公司费用：

A.与运输车、吊车等相关费用，由调运部审核。

B.分公司交通车辆大修费、房屋租赁费、物业费、停车场租赁费、办公电脑、打印机、办公桌椅等低值易耗品，由分管副总审批。

2）分公司费用：

交通费、过路过桥费、高速公路费、燃油费、住宿费、饭费、电话费、招待费、打款手续费等，由分管副总审批。

3）分公司（办事处）的报销费用（包括销售人员、业务经理费用），月报销额度以预算限额为准，超过限额的部分不予报销。

2.营销人员、业务经理报销时，个人费用和公司费用分开报销。

1）公司费用：

与运输车、吊车等相关费用，由调运部审核。

2）个人费用：

交通费、过路过桥费、高速公路费、燃油费、住宿费、饭费、电话费、招待费、打款手续费等，由分管副总审批。

招待、礼品费用应以书面申请形式报经总经理审批。

（二）分公司费用、营销人员费用报销流程

营销人员费用→分公司经理审核→分管副总审批→财务部审核→财务经理审批→总经理审批→财务部报销

第十二条副总经理费用报销制度及流程

（一）副总经理费用报销制度

1.副总经理发生的差旅费，参照差旅费报销制度执行。

2.大额招待费应事前经得总经理同意，由总经理审批。

3.走访费用应以书面申请形式报经总经理审批。

（三）副总经理费用报销流程

副总经理费用→财务部审核→财务经理审批→总经理审批→财务报销

第十三条总部管辅人员费用报销制度及流程

（一）总部管辅人员费用报销制度

1.总部管辅人员因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经综合部部长同意后可以乘坐市内公交车，参照差旅费报销制度执行。

2.张店、辛店短途差旅产生的误餐，不予误餐补贴。

3.关于公务用车发生的费用报销

1）小车高速费、过桥费，若为长途单程在100KM以上的报销人员需填写详细行驶路线。

由综合部审批，人力资源部审核。

2）修理费、配件费、道路运输罚款，由综合部审批。

4.车辆加油

1）公务车辆IC卡加油，由综合部专人管理，提出加油申请，报请分管副总审批，总经理批准，取得发票后3日内报销，不得跨月。

2）运输车辆IC卡加油，由调运部专人管理，加油借款单报经分管副总审批，总经理批准，取得发票后3日内报销，不得跨月。

3）公司停车场放置的起重机加油，由安全设备部专人管理，加油借款单报经分管副总审批，总经理批准，取得发票后3日内报销，不得跨月。

5.所有车辆保险费用报销，由财务部负责，报经总经理批准。

6.采购物品费用报销

1）办公用品费用报销。

购买办公用品和招待客人的物品需填写“物资采购计划表”。

为了合理控制费用支出,此类费用由公司综合部统一管理，集中购置,并指定专人负责，纳入预算管理，分管副总审批。

2）生产用品费用报销，报销时需在报销单上附入库单，由安全设备部纳入预算管理，调运部审核，分管副总审批。

7.公司总部招待费报销，由综合部管理，报经分管副总审批。

8.电话费报销

1）移动通讯费：

手机费用的报销采用与职务、岗位相关套餐定制，套餐内话费予以报销，超出部分由工资中扣款。

电话费由人力资源部统一缴纳，分管副总审核。

因员工增加而需购买手机时，填写“物资采购计划表”，分管副总审批。

2）固定电话费：

综合部按照各部门的工作需求，安装适宜的固话；财务部按期将电话费以支票的方式缴费，分管领导审核报销。

若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。

9.职工社会保险报销

1）人力资源部按照公司制度，计算、缴纳参保人员的社会保险，社保系统扣款前，应通知财务部。

取得缴费单据后，由分管副总审核。

2）社会保险个人承担部分，从工资中扣除。

10.培训费、资料费报销

1）.培训费:

为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。

人力资源根据实际需要编制培训计划报分管副总审批。

　　2）.资料费：

在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。

各部门在买资料前经分管副总批准，在报销前必须到综合部进行登记。

11.其他费用：

根据实际需要据实支付。

（二）总部管辅人员费用报销流程

总部管辅人员发生的费用→各职能部门部长审核（采购办公用品、与管理相关的支出，由综合管理部办理入库；采购生产物资、与生产相关的支出，由安全设备部办理入库）→分管副总审批→财务部审核→财务副总审批→总经理审批→财务部报销。

第四部分专项支出财务报销制度及流程

　　第十四条专项支出主要包括专利及固定资产购置、招投标费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。

　　第十五条专利及固定资产购置报销财务制度及流程。

（一）填写购置申请：

按公司相关规定填写《资产购置申请单》并报批。

（二）报销标准：

相关的合同协议及批准生效的购置申请。

（三）结账报销：

（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单，并附出入库单；

（2）按资金支出规定审批程序审批；

（3）财务部根据审批后的报销单以转账结算形式付款；

（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

　　第十六条其他专项支出报销制度及流程

（一）费用范围：

其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（招投标、广告及宣传活动费、资质资格申请、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。

（二）费用标准：

此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后生效。

　　（三）财务报销流程

　　1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。

　　2．签订合同：

由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。

3．付款流程：

（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；

（2）按审批程序审批：

分管副总审核签字→财务复核→总经理审批；

（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；

（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。

第五部分报销时间的具体规定

　　第十七条为了准确统计公司预算，减少资金占用，财务部将报销时间具体安排如下：

　　1．各业务发生部门、个人，请在收到发票5日内，将分类粘贴好的报销单据邮寄回公司，按流程审批、报销。

年度终了，因为财务结账的时间限制，1月5日后收到的单据不予报销。

　　2．业务周转金借支款在春节前清算，春节后重新办理周转金借款手续。

　　第十八条本制度解释权归公司财务部。

第十九条本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长批准后生效。

财务部

2012-05-06

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