出入境检验检疫局公文发文规定WORD18页.docx

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出入境检验检疫局公文发文规定WORD18页

出入境检验检疫局公文发文规定（试行）

为规范杭州出入境检验检疫局公文发文工作，提高拟发公文质量，根据《出入境检验检疫局公文发文规定》等有关文件精神，特制定本规定。

一、公文种类

杭州检验检疫局公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（三）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（四）通知

适用于发布一般性行政管理办法和规范性文件；采取一般行政措施；传达领导机关的指示；任免人员；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项。

（五）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达精神或情况。

（六）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

“报告”不得夹带请示事项。

（七）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

“请示”应一文一事；一般只写一个主送机关，并由其负责答复；如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。

（八）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（九）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项；与下级机关相互联系、商洽工作。

（十一）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文形式及其适用范围

杭州出入境检验检疫局公文分为杭州出入境检验检疫局文件（包括局党组文件）、杭州出入境检验检疫局函、杭州出入境检验检疫局办公室文件三种形式，具体适用范围如下：

（一）杭州出入境检验检疫局文件，用于内容比较重要、政策性较强、对全局工作有指导意义，需要各单位周知或办理的文件。

1.向省局或市委、市政府报送请示、报告、意见；

2.与市政府直属部门或有关部门的联合行文；

3.有关行政执法问题的批复、通知；

4.印发杭州出入境检验检疫工作会议等重要会议文件、会议纪要的通知；

5.印发机构设置、职责任务、人事任免、工资调整等方面的通知；

6.印发规章制度和措施，下达重要规划和计划，印发年度工作要点，布置年度工作总结等重要工作的通知；

7.印发表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通知；

8.印发局领导工作分工的通知；

9.布置会计决算，部署财务检查和审计工作的通知；

10.转发上级机关的重要公文并提出贯彻落实意见；

11.撤消下级机关的不适当决定；

12.其他需要以局名义行文的重要行政事务。

（二）杭州出入境检验检疫局函，用于内容比较单一、涉及面较小、专业性较强的事项。

1.与市政府直属部门或有关部门联系和商洽工作，答复一般性问题或是有关部门的征求意见函；

2.有关出入境检验检疫方针、政策及规章制度的解释和答复；

3.向有关部门请示或汇报有关单项工作，请求批准有关事项；

4.对办事处、直属单位一般性业务问题的批复；

5.答复人大代表建议和政协委员提案；

6.与有关部门联系干部调配、任免等事项；

7.要求下级机关办理的涉及面小、专业性、执行性的事项；

8.其他需要以局名义行文的一般性行政事务。

（三）杭州出入境检验检疫局办公室文件，用于传达工作意见，通报重要情况，处理行政事务。

1.召开各类会议的通知；

2.有关内部管理的执行性事项；

3.启用印章的通知；

4.其它需要以办公室文件形式行文的事项。

三、公文格式

杭州检验检疫局公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部门组成。

有关公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）国家标准执行。

（一）秘密等级和保密期限。

涉及国家秘密的公文应当在文头上方标明密级，其中，“绝密”、“机密”公文应当在文头标明份数和序号。

密级的确定应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、《浙江检验检疫局确定国家秘密及其密级暂行办法》和杭州检验检疫局有关规定执行。

在确定密级的同时，应确定保密期限。

（二）紧急程度。

紧急公文应标明“特急件”、“急件”。

紧急公文仅限于从承办到发出日期要求紧迫的公文，并由承办人注明紧急原因及程度。

（三）发文机关标识。

发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。

联合行文的文头和落款由联合行文的各机关的全称或规范化简称按序排列，主办机关应当排列在前。

（四）发文字号。

发文字号包括机关代字、年份、序号，机关代字在前，年份居中，序号在后，年份和序号须用阿拉伯数字，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

联合行文只标明主办机关发文字号。

（五）签发人。

报上级机关的公文，应当标注签发人姓名；联合上报的公文，要按发文机关标识的顺序注明联合上报机关的会签人姓名。

其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题。

应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称或规范化简称、事由和公文种类组成。

除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

转发文件时，不能以转发文件的发文字号代替文件标题，若标题过长，可概括内容、压缩文字。

标题中不宜出现“关于的关于”、“通知的通知”此类情况。

（七）主送机关。

主送机关是行文对象，是收受公文、要求承办或答复该公文的单位，应准确确定。

主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。

多个主送机关，可按承办该公文的责任大小或时间前后的顺序排列，或按有关规定顺序排列。

主送机关涉及多系统，一般按党、政、军、群顺序排列。

“公告”、“通告”、“会议纪要”不标主送机关。

（八）附件注明。

公文如有附件，应在正文之后，发文机关之前，注明附件顺序和名称。

（九）印章。

除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，一律加盖印章。

（十）成文日期。

一般以负责人签发的时间为准；两个以上机关联合发文，以最后一个机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。

（十一）附注。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）主题词。

文件起草人应当按照《国家质量监督检验检疫总局公文主题词表》标注主题词。

主题词一般不超过五个，一般不选用主题词表外的词，确需标注表外词，需在词后加△。

（十三）抄送机关。

抄送机关指除主送机关外需执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

一般上级机关排在前面，然后是不相隶属机关、下级机关、人民团体和事业单位。

四、公文拟稿要求

（一）符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策和规定，符合现行规章制度。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）引用公文先引标题，后引发文字号。

引用外文应当标明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（五）符合公文格式。

文稿首页使用统一格式的杭州检验检疫局发文、发函稿纸，逐项填写，第2页起统一使用A4幅面的打印稿。

（六）根据实际需要合理确定密级和紧急程度。

（七）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）应当使用国家法定计量单位。

（十一）拟稿人须把形成文稿有关的文字资料和拟稿的依据附在文稿之后。

（十二）拟稿、修改、签字必须使用碳素或蓝黑墨水的钢笔、签字笔。

书写要规范，字迹要清晰，方面要整洁。

五、公文会签

“会签”是行文程序的一个重要组成部分。

杭州检验检疫局公文会签分为会签局内单位、会签局外单位（包括与局外单位联合行文）、局外单位会签我局（包括局外单位与我局联合行文）三种形式。

具体会签办法如下：

（一）会签局内单位

文件内容涉及其它处室业务时，拟稿单位应在会签栏内注明会签单位名称，由拟稿单位负责人核稿后会签有关单位，再送办公室核稿。

会签单位如无不同意见，则由单位负责人在会签栏内签字即可；如有不同意见（包括补充意见），需写明意见，由负责人签字，附文稿后。

拟稿单位与会签单位协商一致后，文稿方可报批。

若经协商确不能达成一致意见时，拟稿单位应将文稿及会签单位意见一并报批。

（二）会签局外单位（包括与局外单位联合行文）

当起草的文件内容与局外单位业务有关或与有关部门联合行文时，应先履行局内会签和签发程序，然后由办公室或拟稿单位送外单位会签。

局外单位若无不同意见，即由办公室编号付印；若有不同意见（包括书面意见和直接改写在文稿中的意见），需协商一致，并对文稿作必要修改，必要时再次报局领导核签后，送局外会签单位会签。

如与会签单位经协商确不能达成一致意见时，拟稿单位或办公室应将文件及会签单位意见一并报局领导审批。

（三）局外单位会签我局（包括局外单位与我局联合行文）

局外单位会签我局或与我局联合行文的文件，由办公室根据职责分工批分给局内相关单位（如需局内两个或两个以上单位会签时，由办公室确定主办与协办单位），由相关单位负责人审核签字后，经办公室报局领导签发。

若有不同意见，局内相关单位需与外单位协商一致后报局领导签发。

如经协商确不能达成一致意见时，局内相关单位需以局函的形式，写明我局意见并由本单位负责人签字后送办公室报局领导审批。

局领导已签发的外单位会签文件，由办公室复印、登记后送来文单位或来文签署的下一个会签单位。

以局函形式回复意见的，由办公室复印并连同外单位的会签文件一并送来文单位。

六、公文审批

（一）杭州出入境检验检疫局文件和局函

1.对外行文中，向省局或杭州市委市政府上报的请示、报告、意见由局长或受局长委托主持工作的副局长签发；

2.对外行文中属于一般性工作情况汇报、与外单位工作联系的文件，以及对内行文的文件，按照分工由分管局领导签发；

3.涉及全局性、重大事项的文件，由分管局领导审核后，送局长或受局长委托主持工作的副局长签发；

4.文件内容涉及其他局领导分管的工作，需经有关局领导审核；

5.经授权，办公室主任可代局领导签发文件；

6.除特别紧急事项外，送审文件均应送办公室核稿后再呈送局领导审批。

（二）中共杭州出入境检验检疫局党组文件由分管党组成员审核后，送党组书记审批、签发。

（三）杭州出入境检验检疫局办公室文件由办公室主任签发。

（四）其它

1.审批文件应提出明确的批示意见，审核或审批的其他领导应表示出“同意”、“拟同意”或其他具体意见，签名、圈阅均表示无不同意见；

2.公文签发后，原则上不允许改动。

如必须改动，由提出改动的单位请示签发人同意后方可修改。

3.修改、审批、签发文件应使用钢笔、签字笔，勿使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水和红墨水，并写明日期。

七、公文办理时限

（一）发文办理时限

1.凡根据工作需要起草的发文，各主办单位自文件起草之日起，一般应在三至四个工作日内送出本单位；对特急文件，主办单位应加快办理；局领导有具体时限要求的发文，要在规定时限内送出本单位；确因涉及面广、情况复杂、不能按时办完的，应及时向领导说明。

2.凡要求我局办复的文件，各主办单位接到文件后，应尽快办理完毕送出本单位；有时间限制的，要在规定时间内办复；确因涉及面广、情况复杂、不能按时办完的，应及时向来文机关说明。

（二）会签文件的时限

凡需会签的文件，各会签单位自接到文件之日起，一般应在三个工作日内办理完毕，送出本单位；对特急件，会签单位应随到随签。

（三）发文核稿、送批时限

局文件、局函、联合发文、办公室文件，在送局领导或办公室领导审批前，先送办公室核稿把关。

办公室要认真做好审核把关工作，文稿如无问题，一般在一至二个工作日内呈报审批，对特急件应随到随核后即送批。

对必须修改或重办的文稿，要及时退回拟稿单位修改或重办；如果是特急件，要请拟稿单位及时派人取回处理后即送回办公室。

八、公文发送

（一）“各处室”是指定编设置的处室，包括办公室、法制与综合业务处、卫生与食品检验检疫处、动植物检验检疫处、机电轻工检验处、纺织品检验处、鉴定化矿检验处、科技与认证监管处、检务处、人事处、财务处、机关党委办公室（政工处）、纪检监察办公室。

（二）“各直属单位”是指定编设置的事业单位，包括浙江出入境检验检疫局丝类检测中心、浙江检验检疫局机关服务中心杭州分中心、浙江检验检疫局技术中心杭州分中心。

（三）“各办事处”指的是国务院批复的3个派出机构，包括萧山办事处、杭州经济技术开发区办事处、富阳办事处（筹）。

九、公文编字：

单位名称

规范化简称

局文编字

办公室文编字

党组

杭检党组

办公室

办公室

杭检办

检办

法制与综合业务处

法综处

杭检法

检办法

卫生与食品检验检疫处

卫食处

杭检卫

检办卫

动植物检疫检疫处

动植处

杭检动

检办动

机电轻工检验处

机电处

杭检机

检办机

纺织品检验处

纺织处

杭检纺

检办纺

鉴定化矿检验处

鉴定处

杭检鉴

检办鉴

科技与认证监管处

科认处

杭检科

检办科

检务处

检务处

杭检检

检办检

人事处

人事处

杭检人

检办人

财务处

财务处

杭检财

检办财

政工处

（机关党委办公室）

政工处

（机关党办）

杭检政

检办政

纪检监察室

纪检室

杭检纪

检办纪

十、本规定自发文之日起施行，由杭州局办公室负责解释。

杭州出入境检验检疫局公文收文规定（试行）

第一章　总则

第一条为使杭州出入境检验检疫局公文收文规范化、制度化，制定本规定。

第二条办公室负责杭州出入境检验检疫局公文收文的运转工作。

在运转过程中，各有关单位和经手人应当相互协调，密切配合，保证公文流转及时、准确、安全、保密。

第三条公文收文运转过程主要包括签收拆封、登记分办、审核拟办、传批传阅、主办会办、集中归档。

第二章　签收拆封

第四条文秘科负责签收拆封下列收文：

（一）浙江出入境检验检疫局及其处室、直属单位、其他分支检验检疫局的公文、电报、信函、资料等；

（二）各办事处、直属单位报送的公文、白头文件、信息、信函等；

（三）经机要渠道送达的市委、市政府、市人大、市政协及市级各部门的公文、电报、信函资料等；

（四）没有直接行文关系的国内外社会或民间团体、企事业单位等组织和公民个人的来函。

第三章　登记分办

第五条文秘科负责收文的登记分办。

收文后应逐件清点，登记收文日期、来文单位、文件名称、文件编号、件数、密级等，并在文件右下角加盖收文印章。

属业务类的证单、查询等送相关处室，属廉政举报的送纪检监察室，属局收文的加贴“杭州检验检疫局收文处理专用单”后送办公室领导批拟办意见。

各办事处、处室、直属单位收到外单位发给本局的文件或参加会议带回的文件，应送交文秘科统一登记分办。

第六条文秘科根据拟办意见和急缓程度进行分送（发）。

（一）拟办意见是呈请局领导阅、示的，按在局局领导排序由前向后分送；

（二）遇局领导外出，急件可先行复印或直接交相关处室阅处，必须由局领导阅示的事项则由主办处室电话请示局领导后处理；

（三）拟办意见是由处室阅处的，分发相关处室；

（四）拟办意见是某处室会（商）某处室阅处的，前者即为主办单位，须完成会（商）办程序。

第七条局领导在收文上作重要批示、且需督查的，由办公室签收、办理督查事宜，并将收文转主办处室阅处。

第四章　审核拟办

第八条拟办意见由办公室主任或其委托的副主任办理。

第九条提出拟办意见前须对来文进行审核，审核的重点是：

是否应由本机关办理、是否符合行文规则、内容是否符合国家法律法规及其他有关规定、涉及其他部门的事项是否已协商会签、文种格式是否规范等。

对不符合公文处理要求的下级机关来文，可退回来文单位，并说明理由。

第十条拟办意见是根据来文内容和要求，确定送阅领导和阅处单位、提出办理意见和处置预案。

拟办意见应准确、及时、合理、规范。

第五章　传批传阅

第十一条传批、传阅的一般收文在每个工作日上、下午呈送两次，紧急公文随到随送。

局领导阅毕或拟办意见为办事处、处室、直属单位直接阅处的收文，应及时、快速地分发至相关单位。

第六章　主办会办

第十二条承办单位收到交办的公文后，应当按来文要求时限及时办理；来文未标明时限的，则按特急件随到随办、平急件三天办毕、一般件五天办毕，不得推诿、延误。

确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办单位应主动与会（商）办单位协商，如有分歧，主办单位主要负责人应出面协调，如仍不能取得一致时，可报办公室直至转局领导裁定。

第十四条机要文件、密码电报须经文秘科传递，不得横传、不得压误、阅毕即退。

第十五条承办单位对密级文件要承担保密义务，不复印、不外传。

确需复印的，须经办公室主任批准，在文秘科办妥手续后方可办理。

第七章　集中归档

第十六条收文办理完毕后，各单位应当根据《中华人民共和国档案法》和省局、杭州局档案工作有关规定进行整理，并于次年5月底前移交局办公室统一归档、管理。

主题词：

文秘工作规定通知

抄送：

本局：

局领导，存档。

杭州检验检疫局办公室2007年8月22日印发

录入：

蒋美娜校对：

岳华