excel表格的基本操作实用技巧大全.docx

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excel表格的基本操作实用技巧大全

Excel表格实用技巧大全

1、让数据显示不同颜色

让数据显示不同颜色：

选中某一列（总分）列→开始→样式→条件格式→在弹出的列表中选择突出显示单元格规则→选择相应的条件→设置数值→选择填充颜色；

取消设置的规则：

选择数据有效性→清除规则。

　　在学生成绩分析表中，如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示，小于500分的分数以红色显示。

操作的步骤如下：

首先，选中总分所在列，执行“格式→条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”，然后在第三个框中输入500，单击[格式]按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击[添加]按钮，并以同样方法设置小于500，字体设置为红色，最后单击[确定]按钮。

这时候，只要你的总分大于或等于500分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。

2、将成绩合理排序

将成绩合理排序：

选择数据列→数据→排序→主要关键字→添加条件→次要关键字……次序列可选择自定义序列

自定义排序列表：

excel选项→常用→编辑自定义列表→输入序列中输入自定义序列→添加→确定

3、分数排行:

如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。

操作步骤如下：

先选中所有的数据列，选择“数据→排序”，然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”，最后单击[确定]按钮

4、控制数据类型

控制数据类型：

选择特定单元格→数据→数据有效性→设置→允许下拉选择

　在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者只能输入日期型的数据。

幸好Excel2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。

先选择某些特定单元格，然后选择“数据→有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数必须是介于某一数之间等等。

另外你可以选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。

如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。

怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。

5、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？

在已有的单元格前面批量加入一段固定字符：

在需要加入数据列（A列）后右键插入一列（B列）→在B2单元格输入：

=需要加入的字符（如13）+&+A1后回车，即：

=13&A2回车，最后填充B列其他单元格。

在已有的单元格后面批量加入一段固定字符：

=A2&13回车。

6、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？

　设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数：

打开“工具”→“excel选项”→“高级”→“显示”→在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。

7、在EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后它即变成１月１日，１月２日等日期形式，怎么办？

EXCEL中输入如“１-１”、“１-２”之类的格式后即变成１月１日，１月２日：

开始→单元格→格式→设置单元格格式→将数字标签下的分类选为文本→确定。

8、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件？

EXCEL中自动定时保存文件：

工具→excel选项→保存→自动保存恢复信息时间间隔→修改时间。

　　9、用Excel做多页的表格时，怎样像Word的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。

但是不是用页眉来完成？

在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即　可。

这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。

10、在Excel中如何设置加权平均？

加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。

在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。

11、如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？

如何才能一次打印多个工作表？

一次操作多个工作表：

鼠标移到工作表名称（sheet1、sheet2……）处→右键在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”即可。

12、修改工作表保持序号列不变：

在序号列和后面的数据列之间插入一列，为了美观可以将此新插入的空白列隐藏。

隐藏列：

（1）选中隐藏列→右键→选择隐藏；

（2）选中隐藏列→开始→单元格→格式→选择隐藏和取消隐藏。

取消隐藏列：

（1）选中隐藏列的相邻两列→右键→选择取消隐藏；

（2）将鼠标移动到隐藏列的相邻两列分界线的右侧，当鼠标变成了一个可移动的图标时，拖动鼠标向右即可；（3）选中整个工作表→开始→单元格→格式→选择隐藏和取消隐藏。

即取消所有的隐藏列、行。

13、工资表中每个人的工资条都打印显示条头：

（1）页面布局→打印标题→选择顶端标题行→页面布局→分页符→每行都插入分页符；

（2）复制第一行的工资细目数据，从工资表最后一条数据之后的任一行粘贴，并使用填充柄拖动复制和工资表数据相同行→在工资表第一列前插入两列→第一列使用填充柄输入序号，从1一直拉到N（N基本上只要大于工资表中数据的两倍即可），主要用来打印工资条后下次重新做工资时恢复表格顺序→第二列从第二行开始，依次输入1、3、5、7，然后选中这四个单元格，使用填充柄填充至员工数据结束位置→在下方的工资细目数据区，从第一行依次输入2、4、6、8，然后选中这四个单元格，使用填充柄填充至结束→“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令→单击B列的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“升序排列”，工资条已做好，打印时将插入的两列隐藏，个月需要使用这张工资表格重新计算工资时，只需要将隐藏的A、B两列取消隐藏，使用“自动筛选”，然后按照A列“升序排列”即可还原原来的顺序；（3）在工资细目的右侧两列中，交叉输入任意数字→选中交叉的四个单元格，双击右下角的“填充柄”，使这种格式一直填充至工资表的结束行→执行“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”→“确定”→“开始”→“插入”→“插入工作表行”→复制表头的工资细目数据，选中工资表A列的数据区域，执行“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”→“确定”→“开始”→“粘贴”。

14、在Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？

Ｅxcel中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号：

设置——控制面板——区域和语言选项——数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”）——按“确定”按钮结束。

15、如何快速选取特定区域？

Excel中快速选取特定区域：

按F5——出现定位窗口——引用位置处输入需要选取的区域，如：

A2：

B2000。

16、如何快速返回选中区域？

按Ctr+BacksPae（即退格键）。

17、如何快速定位到单元格？

　　快速定位到单元格：

（1）按F5键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单击“确定”按钮即可。

（2）单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。

18、“Ctrl＋*”的特殊功用

“Ctrl＋shift+*”的特殊功用：

通过选定表格中某个单元格，然后按下“Ctrl＋shift+*”组合键可选定整个表格。

　　19、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？

在不同单元格中快速输入同一数内容：

选定单元格区域——输入值——按Ctrl＋Ener键。

20、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？

记得函数的名称，但记不清函数的参数：

在编辑栏中输入一个等号其后接函数名——按Ctr＋A键。

21、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置？

把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置：

选定单元格——按下Shift键——移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头）——按住鼠标左键进行拖放操作。

22、如何让屏幕上的工作空间变大？

让屏幕上的工作空间变大：

（1）视图——全屏显示；

（2）将不用的工具栏隐藏。

23、如何使用快显菜单？

快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令，利用它们可以大大提高操作效率。

首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不同命令。

24、如何防止Excel自动打开太多文件？

　　当Excel启动时，它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。

当该目录下的文件过多时，Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。

解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。

另外，还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件：

选择“工具”＼“选项”＼“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。

25、输入大量数据时自动插入小数点：

（1）excel选项——高级——勾选自动插入小数点勾选框——修改位数，位数为正数表示减小相应的倍数，位数为负表示增大相应的倍数（此方法适用于整个工作表）；

（2）在工作表空白处任意单元格输入100（处理数据所需的数据）——复制该单元格——选择需要处理的数据——右键选择性粘贴——运算条目下选择合适的运算，该方法适用于选定的特定的区域。

26、如何去掉网格线？

去掉网格线：

视图——网格线——取消勾选。

除去打印时的未定义表格线：

页面布局——网格线——取消勾选。

27、如何快速格式化报表？

　　为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。

有快捷方法，即自动套用Excel预设的表格样式。

方法是：

选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。

要注意的是，格式列表框下面有包括“数字”、“边框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不会用该项。

　28、如何快速地复制单元格的格式？

　　要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。

选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。

29、如何为表格添加斜线？

为表格添加斜线：

（1）一条斜线表头：

选中一单元格，输入字段1——ALT+ENTER——输入字段2——在字段1前面通过空格键使数据靠右——右键——设置单元格格式——边框——选择斜线表头；或者插入——直线；

（2）双斜线表头：

和两栏斜线表头的第一步类似，输入三个字段、换行并加适量空格——【插入】-【形状】-【直线】，自单元格左上角画出两条分隔线就完成了三栏斜线表头的制作；

30、如何快速地将数字作为文本输入？

快速地将数字作为文本输入：

在输入数字前加一个单引号“‘”，可以强制地将数字作为文本输入。

31、在Excel中自定义函数：

自定义一个计算梯形面积的函数：

　　开发工具——VisualBasic——插入——模块——插入一个新的模块——模块1——在代码窗口”中输入以下代码：

Function V（a,b,h）

V = h*（a+b）/2

End Function ——关闭窗口，自定义函数完成。

　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数，提示：

用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

32、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义函数？

　　可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，采用链接的方法（也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名）。

假设上例中的自定义函数Zm所在工作薄为MYUDF.XLS，现要在另一不同工作簿中的工作表公式中调用Zm函数，应首先确保MYUDF.XLS被打开，然后使用下述链接的方法：

=MYUDF.XLS！

ZM（b2）

33、如何快速输入数据序列？

自定义序列：

EXCEL选项——常用——编辑自定义列表——输入序列中输入自定义新序列，注意在新序列各项之间要输入半角符号的逗号加以分隔列表——添加——确定。

34、使用鼠标右键拖动单元格填充柄

　使用鼠标右键拖动单元格填充柄：

在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：

复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列……此时，可以根据需要选择一种填充方式。

35．将工作表中已有的某个序列定义成自动填充序列以备后用：

选定包含序列项的单元格区域，EXCEL选项——常用——编辑自定义列表——点击“导入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表。

36、已有序列项中含有许多重复项，处理使其没有重复项，以便使用“导入”的方法快速创建所需的自定义序列：

选定单元格区域，选择“数据”——“筛选”——“高级筛选”，选定“选择不重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。

37、对工作簿进行加密：

office按钮——准备——加密文档——输入密码；或者使用加密软件。

　　工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能：

选定需保护的单元格区域，——“开始”——“单元格”——“格式”——选取“锁定单元格”——“开始”——“单元格”——“格式”——“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。

38、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来？

　　对加了颜色和底纹的单元格，在打印时不显示出底纹：

页面布局——打印标题——工作表——勾选单色打印。

39、建立分类下拉列表填充项

建立分类下拉列表填充项：

选中需要设置分类下拉的列（如A列）——数据——数据有效性——设置——允许下拉选择序列——来源手动输入，各元素之间用英文逗号分开，或者点击右侧按钮选择——确定；选择某列（如B列）——数据——数据有效性——设置——允许下拉选择序列——来源处输入：

=indirect（A1）——确定——选中A列任意单元格（如A4），单击右侧下拉按钮，选择相应的类别填入单元格中——选中该单元格对应的B列单元格（如B4），单击下拉按钮，即可从相应类别列表中选择需要的名称填入该单元格中。

4O、建立“常用文档”新菜单

　　在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。

在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。

　　2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。

 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

　　3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。

通过按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

　　4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。

　　提示：

尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

41、在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了方便输入，可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

（1）视图——宏——录制新宏，输入宏名，如：

符号1，并将宏保存在“个人宏工作簿”中——确定，开始录制，——选中宏——使用相对引用——将需要的特殊符号输入到某个单元格中——单击宏——停止录制，完成宏的录制。

（2）打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。

切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上（有多少个特殊符号就拖多少个按钮）。

　（3）选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。

　（4）右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏（如fuhao1等），确定退出。

　　重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。

　（5）关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。

42、用“视面管理器”保存多个打印页面 

用“视面管理器”保存多个打印页面：

（1）打开需要打印的工作表，选中不需要打印的行（或列）——右击鼠标——隐藏，将不需要打印的行（或列）隐藏起来；

（2）视图——自定义视图，打开“视面管理器——单击“添加”按钮，弹出“添加视面”对话框——输入一个名称（如“上报表”）后——确定； 

　　（3）将隐藏的行（或列）显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面；

　　（4）以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来。

43、让数据按需排序

自定义序列排序：

 Excel选项——常用——编辑自定义列表—输入序列中输入自定义序列—添加—确定；—选中排序列—数据—排序—在弹出的的次序列选择自定义序列—确定。

44、隐藏工作表部分单元格中的内容

隐藏工作表部分单元格中的内容：

选中需要隐藏内容的单元格（区域）—单元格—格式——设置单元格格式—在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项—右边“类型”下面的方框中输入“；；；”（三个英文状态下的分号） —设置单元格格式—保护—勾选隐藏—确定—单元格—格式—保护工作表——设置密码——确定。

45、让中、英文输入法智能化地出现

　　选中需要输入中文的单元格区域—数据—数据有效性—输入法模式—模式下拉选中打开——确定。

　　以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

46、让“自动更正”输入统一的文本

　　Excel选项→校对→自动更正选项→替换下面的方框中输入特定小写字符（如：

tsht）→替换为下面的方框中输入需要替换的特定字符（如：

天水华天科技有限公司）→确定。

以后需要输入上述文本时，只要输入tsht回车确认。

47、为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢?

　　页面布局→背景→选中需要作为背景的图片后→插入→在按住Ctrl键的同时选中不需要衬图片的单元格（区域）→右键→　　设置单元格格式→填充→背景色填充白色。

48、用连字符“&”来合并文本

将多列内容合并到一列：

在D列后插入两列（E、F列）→E1单元格中输入公式：

=B1&C1&D1→用“填充柄”将上述公式复制到E列→选中E列，执行“复制”操作→选中F列→右键，选择性粘贴→数值→确定→删除B,C,D列。

49、Excel帮你选函数

Excel的“搜索函数”功能：

公式→插入函数→搜索函数”下面的方框中输入要求（如“计数”）→转到，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示在“选择函数”下面的列表框中。

50、编辑某个工作表（Sheet1）时，查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

　Excel的“监视窗口”查看当前工作表之外的其他工作表内容：

公式→监视窗口→添加监视，展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格→添加，重复前述操作，添加其它“监视点”。

 查看时只要打开“监视窗口”，即可。

51、为单元格快速画边框

　　　　开始→字体→边框右侧的下拉按钮→绘图边框→展开“边框”工具栏。

①画错了边框，选中“擦除边框”按钮，然后在错误的边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。

②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。

52、控制特定单元格输入文本的长度

选中需要设置的单元格区域→数据→数据有效性→设置→允许下拉选择文本长度→数据中选择数据范围→输入最大值与最小值→确定，同时，出错警告中，将“输入无效数据时显示的出错警告设为“停止”→“标题”和“错误信息”栏中分别填入相应的信息。

（说明：

可以自定义特殊的数据类型）。

53、同时在多张工作表相同单元格中输入同样的内容。

单击第一个工作表的标签名“Sheet1”→按住Shift键或Ctrl键选择需要关联的多个工作表→此时，Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样，（或者单击第一个工作表的标签名“Sheet1”→右键→选定全部工作表）现在就可以对工作组进行编辑工作。

如改变多张表格中相同位置的数据格式，首先改变第一张表格的数据格式→开始→填充→成组工作表→Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框→格式→确定，同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。

54、改变文本的大小写

有关改变文本大小写的函数：

（1）=UPPER（源数据格），将文本全部转换为大写；

（2）=LOWER（源数据格），将文本全部转换成小写；（3）=PROPER（源数据格），将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大写等。

55、提取字符串中的特定字符

　提取字符串中特定字符函数：

（1）=RIGHT（源数据格，提取的字符数），它表示“从特定单元格最右侧的字符开始提取特定个字符”输入到此位置；

（2）=LEFT（源数据格，提取的字符数）当然，它表示“从特定单元格最左侧的字符开始提取特定个字符”输入到此位置；（3）=MID（源数据格A5,从第几个字符开始提取4,提取的字符数2），表示：

在A5单元格中从第4个字符开始提取2个字符，也就是第4和第5两个字。

56、把基数词转换成序数词

将英文的基数词转换成序数词：

=C3&IF（OR（VALUE（RIGHT（C3,2））={11,12,13}）,"th",IF（OR（VALUE（RIGHT（C3））={1,2,3}）,CHOOSE（RIGHT（C3）,"st","nd","rd"）,"th"））。

①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第1、2原则都无效，那么就用“th。

57、Excel中特殊符号填充“REPT”函数：

它的基本格式是=REPT（“特殊符号”，填充位数）。

　　比如，

（1）在A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位：

=A2&REPT（″#″,16-LEN（A2））；

（2）将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位：

=REPT（″#″,16-LEN（A3））&A3；（3）用“#”号将A4中