酒店采购的岗位职责及工作程序.docx

酒店采购的岗位职责及工作程序.docx

《酒店采购的岗位职责及工作程序.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《酒店采购的岗位职责及工作程序.docx（13页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

酒店采购的岗位职责及工作程序

采购的岗位职责及工作程序

主要负责酒店各部门需购的各种物资的订购。

1、目的：

1.1确保本酒店工作之高效、稳定以及选择合适的数量、优质的质量、优惠的价格正确的来源。

1.2采购适当数量的货源，以满足日常运作的需要。

2、范围：

2.1凡本酒店对外采购之新鲜物料、副食品、酒水、饮料类、蔬菜肉类、冻品、客用品、餐饮营运器具、百货、文具以及所有工程用品均属之。

3、岗位职责

3.1直拨厨房的鲜活食品，由厨房每天下午按核定时间，填写好订单送采购组，有特殊要求的需在订单上注明。

3.2仓库补充物品，应按核定的最低、最高库存量及采购周期，由仓库人员填写申请计划。

3.3各部门采购物资必须查明仓库的储存量，然后写采购申请。

3.4专用物品如需加工订做的应由使用部门提前三个月提交申请，并加注详细说明和加工要求。

3.5固定资产的采购，必须在预算的要求范围内，填写好申请单，承交采购。

3.6进口物资的采购，必须填写申请单并附加详细说明报总经理批准。

3.7工程改造项目和计划内的大修理或应急处理，应由使用部门或工程部申报，报总经理批准。

3.8应急采购，休息日或非常情况下小型采购项目，申购部门提交书面申请，经总经理或受授人批准后，可先采购后补办手续。

4、岗位描述：

4.1能力

a）具备较强的协调能力、沟通能力及应变能力；

b）具备专业知识的基础上，掌握谈判技巧和商家心态，具有良好的沟通能力，获得最优惠的条件；

4.2经验

a）熟知酒店物品的标准和使用情况；

b）常做市场调查，随时掌握市场动向；

c）推荐适路新产品及质优价廉的代用品；

d）又能选择实力雄厚的供应商，在确保产品质量稳定的前提下，提供最优惠的进货价格；

4.3操守

a）维护集团和酒店声誉或利益。

不得以任何语言或行为直接或间接对集团和酒店进行诽谤以损害集团和酒店的声誉或利益。

b）不得私自修改制度。

执行政策法律、法规、集团和酒店的政策和制度（包括：

员工守则、总经理手册等），不得蓄意修改或歪曲。

c）严禁泄漏机密。

未经许可情况下不得擅自使用、复印或以任何形式复制或对外泄漏集团和酒店的机密资料，包括限于软件、程序、操作手册及其他一切由集团和酒店提供的营运及操作资料。

5、采购前置期：

5.1采购产品可在当地采购的，须有两天的采购作业时间。

5.2采购外地之产品，须有一周的采购作业时间。

5.3进口产品需有一个月至二个月时间。

6、采购过程说明：

6.1各部门需要物品时，须填写[采购申请单]、仓库补仓需要填[仓库需求单]、厨房需要填写[瑞景苑厨房购货申请单]、[西厨房购货申请单]，[清真厨房购货申请单]，[江南厨房购货申请单]。

采购申请单、仓库需求单、需经成本部复核，财务经理，总经理或其代理人核准后方可采购，厨房申请单经其主厨或代理人核准后方可购买。

6.2采购在接获核准后的[采购申请单]、[仓库需求单]、应完成所有[订购单]的开立，[订购单]可分为手写或机打两种，采购要以需选择其一；[中厨房购货申请表]、[西厨房购货申请表]，[清真厨房购货申请表]，[江南厨房购货申请表]所采购的物品均属易腐蚀性食品，不需在开立[订购单]，用原申请表作为订单，其单价依据每月所核定的单价为准。

6.3[订购单]应正确反映物品的供货商、品名、规格、数量、单价、交货期，且按核准的供应商订购。

采购开立[订购单]由采购部主管或代理人签名交财务经理核准。

6.4采购接到核准的[订购单]将传真给厂商[订购单]传真后采购应同供应商确认，并要求供应商在两天内签回承诺时限。

6.5采购在接到厂商签回的[订购单]时，应确认交货时间是否与我方要求交货时间一致，如时间有延迟，采购应了解其原因，并开立[联络单]或口头通知使用部门确认，是否可接受延迟，如不能接受须再次与供应商及使用部门协商可以接受的时间。

6.6采购在确认好最终的交货时间后，应不定时跟催供应商交货，跟催方法可以是电话或书面形式，其跟催记录应予以保存，电话跟催应记录于[电话跟催单]上。

6.7进货依部门提供的《商品统一标准》进行验收入库。

7、每日厨房市场采购

7.1各厨房每日根据货仓部提供的“存货”预计出第二天的采购数量，填写每天厨房市场购货单（DAILYMARKETLIST），经总厨签批后，于每日下午三时之前交给采购部。

7.2采购部根据“每天厨房市场购货单”（DM）之内容，联系货源指定酒店认可的供应，确定价格，将供应商名称、单价、到货时间填入此表（DM）。

7.3将每天厨房市场购货单（DM）交采购部核准签字，再由财务经理签字确认后，再放发给相对应部门。

8、部门（包括仓库）物品采购

8.1部门需购的物品必须先填写：

“申请定货单”（PURCHASEREQUISITION），“申请定货单”（PR）一定要有部门经理的签名，同时提供上次采购的价格和供应商，以便参考。

8.2填好的申请定货单（PR）需先交仓库核签，仓库人员检查仓库有无该种物品或有无可替代品。

8.3申请定货单（PR）经仓库核签后，交采购部联络货源订购。

报价要货比三家，后送财务部。

8.4申请定货单（PR）经采购部经理核选出价平质优的一家供货，签署后交财务经理审批。

8.5财务经理核查申请定货单（PR）是否履行上述程序，根据计划审批，然后交项目报总经理批准。

8.6经批准的申请单（PR）一式五联，分别送给采购部、收货部、成本部、会计部应付账、申请部门各一联。

8.7采购部根据申请定货单（PR）的要求，签订订货单或合同，安排有关采购事宜，了解进货时间，以便提前知会收货部安排人手收货，仓库安排仓位。

8.8订货合同要有财务经理、总经理的核准。

经核准后的订货合同要送会计部应付账一份备案。

8.9如采购部门订不到申请定货单（PR）上的物品，要及时通知请购部门，若有此种物品的替代品，要事先征得请购部门的同意方可订购。

G-A-1-1

8.10所采购的货品，尽量使用支票以月结方式结算。

严格限制现金采购，现金采购必须是经酒店批准可用现金购买之物品。

8.11从供应商取得的发票必须符合机关和财务管理的要求。

经办人要在其背面签名，填写申请订货单（PR）号码、支票号码。

8.12采购部要将所有的申请定货单（PR）分部门按已完成、未完成，进行分类存档。

做好记录并密切与申请部门保持联络。

8.13采购部要定期与各供应商开会，每次的供应商报价要按时落实，由采购部与成本部、餐饮部进行市场调查后定价，并交成本部审核再报财务经理批准，同时将定价表交有关部门备存。

8.15如遇应急采购的零星物品需经成本控制总监批准，但事后二十四小时内应按上述采购程序补办手续。

若不能在有限期内补办齐手续，部门总监要承担由此造成的一切经济责任。

9、物资采购申请程序

9.1直拔厨房的鲜活食品，由厨房每天下午按核定时间，填写好订单送采购组，有特殊要求的需在订单上注明。

9.2仓库补充物品，应按核定的最低、最高库存量及采购周期，由仓库人员填写申请计划。

9.3各部门采购物资必须查明仓库的储存量，然后写采购申请单。

9.4专用物品如需加工订做的应由使用部门提前三个月提交申请，并加注详细说明和加工要求。

9.5固定资产的采购，必须在预算的要求范围内，填写好申请单，承交采购组。

9.6进口物资的采购，必须填写申请单并附加详细说明报总经理批准。

9.7工程改造项目和计划内的大修理或应急处理，应由使用部门或工程部申报，报总经理批准。

9.8应急采购，休息日或非常情况下的小型采购项目，申购部门提交书面申请，经总经理或受授人批准后，可先采购后补办手续。

10、采购报价、确认程序。

10.1采购按照采购申请单的要求、编号、登记具体经办。

10.2采购员收到申购单后，在规定的时间内提供三家以上的供货商的地址、电话、报价单。

10.3采购员根据供应商资料，确定最低价格的供应商。

10.4鲜活食品每十天进行一次定价，每个供应商应先报价。

采购、成本控制人派人对市场调查，提供书面价格资料，最后由财务、餐饮、采购共同确认价格。

10.5对于新品种除按正常的采购申报外，还须提供样品、试验报告，经执行总经理授权确认后，方可洽谈。

10.6工程改造、装修经审批后，由专人负责选择推荐施工单位提供两家以上报价，经批准后方可进行。

11、采购审批程序

11.1使用部门的采购申请必须经部门经理签字审批后，报采购组。

11.2采购组接到各类申请单，在完成报价后，报财务部。

11.3财务经理接到申请后审查价格，并根据库存、预算等情况签批。

11.4财务经理审批后，报总经理审批，然后再到采购部进行采购。

11.5酒店对外签定的各类合同，应逐层审批，并将推荐的供应商的书面报价单以及合同文本附后。

11.6紧急采购的物品，使用部门必须书面报告，经总经理批准后，方可先购买，后补办有关手续。

12、采购物品的结算程序

12.1市内采购物品的规定结算金额以上的领取转账支票，规定结算金额以下的领取现金。

12.2采购员办理结算时需提供发票、验收单、入库单，连同领用支票的存根到财务部报账。

12.3采购员领取现金和支票应先填写“借支单”，经财务经理批准后方可领用。

12.4外埠采购的结算，由采购员凭采购单、送货单、验收单、发票到财务部办理汇款手续。

12.5按合同规定付款须填写订货合同用款申请表，填列标的、合同总价、需要付款的数额，并将合同及“采购单“附后。

12.6一切物品的结算必须通过采购统一结算，财务部根据资金状况，安排付款。

13、提货工作程序

13.1做好出外提货的准备工作，听候经理安排当天的工作任务。

13.2负责去外面的仓库及车站码头办理提货和物资在途的押运工作。

13.3及时到车站、码头等地办妥提货手续，按提货单的名称、件数、包装数量、验收时如发现来货有差错时，应做好现场记录，及时向运输部门询问情况，并做好详细记录，回来向有关人员详细汇报。

13.4在提货时，指挥搬运人员文明装卸，并做好各方面的记录工作。

13.5督促并指挥搬运人员对物资轻拿、轻放、监卸，确保物资不在运输中丢失。

合理堆放，节约仓位。

13.6领取各种提货通知单、预先做好提货前单据印章准备，提回物资领用部门办好一切交接手续。

仓库人员的岗位职责及工作程序

酒店一切物品的购入必须经过收货验收.

1.收货人员：

1.1财务部收货员，负责酒店所有物资的验收工作。

收货时需收货员、采购员、使用部门人员等一起现场验货。

2.收货时间：

2.1与采购部及使用部门协商，确定各类物资的收货时间，一般上午为生鲜类、下午为入库及用品类物资。

3.收货依据：

3.1收货前必须查对“每日市场采购单”、“采购申请单”、“采购定单”、“采购合同”等，否则应拒绝收货。

特殊急用之物资，必须先与采购部联系，确认后先暂收但不作收货单。

4.来货验收：

4.1每日收货工作开始前，先检查计量器具是否运作正常；

4.2验货时，必须确保质量、数量、价格符合酒店之要求；

4.3收货员按下列要求进行验货：

来货之供货商须与订单上的立约单位或其认可之代理人相同，各项货品的品牌、规格、数量和价格是否与订单相符，与使用部门主管一起检查来货质量是否良好，注意来货的有效期，注意假冒、伪劣物品，收货时重量应扣除容器、水份等。

5.收货差异：

5.1来货与订单品牌、规格不符的，收货员应拒绝验收并通知采购部；

5.2来货数量比定单数量多的，只收定单数量，多余部分拒收；

5.3来货数量比定单数量少的，通知采购部处理；

5.4生鲜类货品，在征得使用部门同意的情况下，实收数量可在10%内上下波动（与订货数量相比）。

6.收货记录：

6.1货物验收合格后，由收货员与使用部门一起在送货清单上签名确认；

6.2收货员根据送货清单输入计算机打印出收货单，并交给使用部门主管及成控经理签名审核。

6.3收货员根据审核后的收货单制做“收货日报表”，并将相关单据及报表送交会计部/成本部。

7、为确保订价的透明度,酒店成立由综合办,采购人员\成本部人员\使用部门经理组成的价格调查小组,调查组每周或每月进行不低于一次的市场调查.市场调查后要向总经理提交有”品名\规格\产地\价格”等内容的调查报告,采购部汇总各调查报告并作为与供货商定价的基础及所购商品价格的对比验证.

8.采购部确定的采购价格要经财务经理和总经理审批,对价格有疑问的采购部门须作出解释,造成的损失由采购部承担.

9.存货保管和记录：

9.1仓库对进仓储的物品，必须分类固定位置存放，并作出编号。

有挥发性的物品不得与易吸潮的物品混杂存放，贵重物品要设立特别单仓保管。

各类物品的货位上必须设立“进、出、存货卡”，凡出入仓的物品，须于当天在货卡登记，并结出存货数。

9.2存仓的物品必须做到“三对口”，即存仓物品实存数与货卡相符，货卡结存数与存货明细账相符。

每月盘点一次，并向财务部报送盘点表，同时每月末编制“收、发、存月报表”。

9.3存仓的物品要先进先出，经常检查，对滞存较长的物品要主动向使用部门反映滞、存情况以便及时使用和处理，防止霉变或超保质期的现象发生。

仓库每月做一次”呆滞品报告表”送财务部及相关使用部门,以便使用部门尽快采取措施.如发现霉变，破损或超期保管的现象，要及时填写“物资、物品残损超期（霉变）处理报告书”送交营业部门和财务部各一份。

营业部门和财务部要及时查明原因，追究责任时的经济责任，并及时处理残损、超期、霉变的物品，但不能再用作营业出售。

9.4仓库存货因残损、超期、霉变的报废，除追究责任外。

年累计金额在1万元以内的由总经理签批财务部备案。

超1万元的须报集体讨论批准。

10.进、出仓规定

10.1仓管人员对进仓物品，要认真验货，检查与总经理批准的申请表的要求是否相符,如:

规格、品牌、数量、保质期，不相符的一律拒绝收货。

并及时向采购组负责人和财务部报告，否则仓库员必须承担所产生的经济责任。

仓管验货入仓后，要及时通知使用部门领用。

10.2物品出仓时，验明领用部门填写的出库单是否经指定的领导签名并核对签名印鉴,签名相符，方能发货。

发货人和领料经办人均须在出库单上签名。

收货人必须对单点清楚，否则出仓后的责任全由领货人负责。

出库单一式三联，一联留仓库，一联交领料部门，一联报送财务部核算成本。

出库单的填制分类汇总.

10.3由于作息时间及经营过程的特殊情况的造成的紧急开仓处理政策与程序及仓库钥匙管理程序,财务成本部将以联络单的形式下发给相关部门.

11、为促进酒店成本核算规范化，保证成本信息资料的一致性、及时性，适应电算化的管理作如下规范：

11.1仓管员也得经管计算机输单业务。

11.2出库单分手写出库单和计算机出库单各一式三联，手写出库单必须严格按照饭店的有关规定填写，批准人和领料人的签名，必须清晰完整，部门的手工出库单必须按存货类别分开填写（如食品仓/冻品仓/烟酒仓/用品仓/工程仓等）,否则仓管员有权拒绝发货。

计算机出库单和手工出库单必须一致，否则作舞弊论处。

11.3酒店按成本费用的责任部门来归集领料汇总。

每个责任部门给定一个计算机代码。

具体划分另行制定。

11.4仓库按照责任部门定期汇总各责任部门的领料。

每天将各部门的出库单连同汇总表上交财务部，及时作账务处理。

12.为规范仓库存货分类，以适应电算化管理，凡酒店购进的物品，入库时都必须按其属性进行分类、编号。

12.1代码一旦设立代表某一物品后，不得随意修改或删除。

只有对于已经不再生产，或在今后的酒店经营中能确定不再使用的物品的代码，经过财务经理批准予以备案后方可修改或删除。

仓管员对于代码的应用应该熟练掌握，做到对常用物品名称代码倒背如流。

12.2具体物品类别的划分及编码另定。

13.使用部门的分仓管理：

13.1冷库食品必须是先进先出，每次进货应将上次库存的食品放在最外面，以便尽快使用，已发现冷库存货食品有前次进货的食品的，要追究分部主管的责任。

若因得不到及时使用长期库存而发生变质的由分部主管负责赔偿。

13.2厨房备用的各食品由厨房主管对其安全及合理使用负责。

发现过期、变质需报废的应填写报废通知单，由财务经理和餐饮总监双方确认报废原因后，签字报废。

报废的食品应立即由杂工清理出厨房（若能与供货商调换的或责赔的交采购部门退回供货商），若人为造成的报废由个人赔偿。

13.3吧台酒水必须严格按照先进先销售的原则进行销售:

a）吧台酒水不得长期库存，所领超过一个月未出售应向财务部作专项报告，以便调剂。

b）吧台主管对吧台所领酒水的保管、出售、安全负责，若违反先进先销售原则造成过期变质，由吧台主管负责赔偿，报废程序按上条规定执行吧台直拨（由供货商直接送货到吧台分仓）酒水要严格检查质量。

c）凡离到期日三个月以内者不得验收，从仓库领取原则上遵照此规定，属公司调剂的在有效期内的酒水吧台不得拒领，并优先销售。

仓库在验收酒水及小食品时，除非紧俏商品，保质期在六个月以下者杜绝入库。

d）所有单价在50元以上的支装酒,瓶上必须有供货商/酒店印章,否则酒吧应拒绝领货,如财务部查到酒吧有未带上述标记之酒水,一律按自带酒水入店处理.

14、财务部每月最后一天晚上对各个使用部门的分仓、厨房及吧台的未售存货（已从仓库领出未被出售和耗用的物品）进行盘点，确定出本月各种物资的消耗量及库存动态。

15、仓库要建立常用的最高最低库存量，在确保有效供给的前提下加快资金周转。

15.1工程及用品类:

种类

最低库存量

最高库存量

五金、水暖电器与维修配件

正常7天使用量

4个星期消耗量

布草类

1个月使用量

半年用量

浴体用品

15天使用量

3个月消耗量

发电机、空调系统、蒸汽浴设备的不常损配件

1套使用量

3套消耗量

发电机、空调系统、蒸汽浴设备的易耗件

1个月使用量

3个月消耗量

15.2食品酒水类:

种类

最低库存量

最高库存量

香烟

正常5天使用量

半个月销售量

啤酒、饮料

正常5天使用量

半个月销售量

常用白酒

正常5天使用量

半个月销售量

名贵白酒（300元以上）

每种4瓶使用量

每种24瓶销售量

常用洋酒

每种6瓶使用量

每种12瓶销售量

名贵洋酒（800元以上）

每种4瓶使用量

每种12瓶销售量

贵重干货

15天使用量

3个月销售量

普通干货（本地购）

7天使用量

1个月销售量

冷品（本地购）

7天使用量

半个月消耗量

冻品（本地购）

10天使用量

一个月消耗量

各类小吃、茶叶

7天使用量

半个月消耗量

16.其它有关规定：

16.1仓库当天的进出仓业务，在当天下班前必须办理完当天的计算机输单业务，确保会计核算的及时、完整。

16.2仓库是物资保管的重地，除仓管人员和因业务工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库。

16.3因业务工作需要而进入仓库的人员，在进入仓库时，必须有仓库人员陪同，不得独自进仓，凡进仓工作完毕，出仓时应主动请仓管人员检查。

16.4一切进仓人员不得携带火种、背包、手提袋等物进仓。

16.5仓库不准代他人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其它部门的物品存仓。

16.6任何人员，除验收时需要外，不得把仓库的物品试看试用。

16.7仓库要每月定期检查防火设施的使用实效，并接受保安方面的检查、监督。

16.8酒店每月对仓库全面盘点一次，仓库管理员每周对存货至少清点一次，以确保账实相符及各项物资完好