总经办工作分析报告.docx
《总经办工作分析报告.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《总经办工作分析报告.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
总经办工作分析报告
总经办工作分析报告
总经办***
2018年10月8日
一、对总经办进行工作分析的意义
总经理办公室（以下简称总经办）是传达公司最高管理者经营管理思想，传播公司重大政策方针和重要文化导向的机构，负责对公司各项事宜进行统筹安排和组织协调，是公司行政管理及组织监督的重要职能机构。
随着公司的不断发展，总经办也在逐步完善职能结构，为了将总经办各项工作之内容、责任、性质与员工所应具备的基条件，包括知识、能力等进行匹配，进一步明确总经办的工作目标，建立清晰的职位层次序列、流畅的意见沟通渠道和有效的协调与合作体系，特对总经办进行工作分析。
二、工作分析的目的和效益
职位分析的实施是提供一个检核及管理的工具，以有效地达成下列目的：
●评估与控制人员编制数量
●落实部门职责划分
●厘清个人工作之上下级关系
●建立人员招聘、选拔基准
●界定人员培训、发展需求和规划
●订定绩效评估的评核标准、正确开展绩效评估工作
职位分析带来的效益：
●增加高附加值的工作
●减少低效益的工作
●创造整体性整合效益的工作
●利用外部资源优化效益的工作
三、工作分析采用的程序
为了使工作分析执行顺畅，及确保分析结果之有效性，在执行工作分析前应先有计划，规划好整个工作分析流程方能有效获取数据及进行分析。
总经办的工作分析采用了一下程序：
（1）决定分析计划；
（2）选择分析人员；
（3）收集背景资料；
（4）搜集工作分析资料；
（5）在职者与其直属上司认可收集到的资料；
（6）编写工作说明书与工作规范。
四、工作分析采用的方法
进行工作分析的方法，一般而言，有观察法、面谈法、问卷法、工作日志法、特殊事件法、计量分析法及综合法等，根据总经办工作分析的目的，各种分析方法适用的环境及相关优缺点，也由于时间仓库，我们主要采用了以下几种比较简单的方法：
（1）观察法
观察法即是实地观察工作的技术及流程之方法，详细纪录所需分析的项目。
（2）面谈法
面谈法是获取工作数据的通用方法。
（3）工作日志法
工作日志法乃要求员工逐日记载所有的工作活动及花费的时间，以实际了解工作的状况，并辅助以跟工作者及其上司面谈。
（4）实作法
实作法为分析者实际参与工作以了解工作。
五、总经办工作分析的成果
依据此次对总经办进行工作分析的目的，所获得的成果即为职务说明书。
职务说明书包括总经办和各总经办工作人员的主要工作内容、权责划分、报告关系、职员任职资格（资历、所需资格证书、知识技能要求、能力要求、素质要求）、职责要求等。
此职务说明书在管理上达到的目的如下：
岗位职责说明
●在职务说明书上所列的工作职掌、权责上可厘清各工作内容是否有无重复、疏漏的地方以及各职位的工作负荷是否平均，是否需要进行重新分配；
●在人员配置上，亦可根据工作内容进行现况修正及未来规划；
●在绩效考核上，由于职务说明书详细记载了各职位之工作内容，公司可依此对绩效项目进行评估，并设计出较客观且具效度的评核项目及水准来；
●薪资上，公司可依工作内容进行进一步之评价，重新评估各职位相对公司的重要性，并调整薪资水准，以达到薪资公平。
任职资格说明
●各职位所列的任职资格条件，可帮助公司在招募人员时参考依据，并匹配遴选过程的改善，找寻适合的人才；
●在员工晋升方面，提供明确之资格要求，以防仅使用服务年资及笔试晋升方式的缺失；
●在训练与发展上可鼓励员工依自己兴趣，及生涯计划，针对特定职位所需之资格条件进修，一方面提升本职位的绩效，另一方面亦有激励的效果。
总经办工作内容概述
1.进行高管考核和改善
2.协助管理提升
3.传播公司重要政策导向
4.处理公司对外公共关系
5.督办与检查重要事务
6.组织和参与重大会议
7.处理日常文秘工作
总经办主要工作内容的责权划分
主要事项
总经办秘书
专员
总经办副主任
进行高管考核和改善
表格收发，全程跟进、结果公布
统筹、改进完善
处理公司对外公共关系
在主任安排下跟踪具体结果
统筹、组织
督办与检查重要事务
在主任安排下跟踪具体结果
督办与检查
组织和参与重大会议
编写会议纪要
组织、参与
处理日常文秘工作
实施、执行
审核、检查
协助管理提升
参与策划、实施、跟进、反馈
策划、组织
传播公司重要政策导向
参与策划、实施、跟进、反馈
策划、组织
总经办职员报告关系
总经办副主任为总经办所有工作的领导管理者和最终责任承担者，在总经理领导下组织、管理和控制总经办的全面工作，协调本部门内部以及本部门与其他部门之间的关系，计划、组织、实施部门培训工作，是本部门人员发展成长的第一责任人。
具体报告关系如下：
主要事项
汇报关系
进行高管考核和改善
总经办副主任
总经理
处理公司对外公共关系
总经办副主任
总经理
督办与检查重要事务
总经办副主任
总经理
组织和参与重大会议
总经办秘书
总经办副主任
总经理
处理日常文秘工作
总经办秘书
总经理
协助管理提升
总经办副主任
总经理
传播公司重要政策导向
总经办副主任
总经理
总经办工作内容描述及工作周期、时长
（因时间仓促工作时长未来得及统计）
概述
主要事项
周期
每次时长
进行高管考核和改善
制定高管考核计划；
2次/月
检查各项指标完成情况，对主要业绩进行评估；
1次/月
公布高管考核结果，季度末走流程申请考核奖金；
1次/月
对高管考核进行不断改进使之更加科学和有效。
不定期
处理公司对外公共关系
建立和维护与相关单位之间的公共关系；
不定期
代表公司与政府主管部门、总公司或其他法人、社团、业主等进行接洽、联系；
不定期
代表公司与政府主管部门、总公司的联系和沟通，及时上传下达，组织完成政府主管部门、总公司要求的工作；
不定期
接待和组织安排政府主管部门、总公司到公司考察、调研和指导工作等活动；
不定期
及时通知、协调公司有关部门或项目积极配合支持政府主管部门、总公司的上述活动。
不定期
督办与检查重要事务
贯彻落实总经理办公会议形成的决议；
1次/周
督促、协助各分管部门按照公司和公司确定的计划和要求开展工作；
不定期
督办与检查公司重大项目的进展情况
不定期
督办与检查政府或各主管部门下达的工作任务进展情况
不定期
督办与检查总经理交办到各线的工作任务进展情况
不定期
督办与检查公司重点推进工作的进展情况
不定期
组织和参与重大会议
组织和参与公司级会议如经管例会、总经理办公会，并做会议纪要和跟踪会议决议；
1次/周
组织和参与公司重要决策性会议和外联会议，并作会议纪要；
不定期
组织和参与公司重要导向性和学习型会议，并传播会议精神；
不定期
参与公司各线重要会议；
不定期
参与公司其他重要会议。
不定期
协助管理提升
协助总经理推进管理系统的建立和健全工作；
不定期
协助起草、制定、组织实施公司发展中的各项管理方案；
不定期
协助总经理规划企业的管理模式和方式，督促各职能部门贯彻实施企业规章制度；
不定期
协助制作企业重大事宜的策划、可行性论证，以及组织实施；
不定期
组织、开展企业形象和对外宣传策划。
不定期
传播公司重要政策导向
组织开展公司重要政策导向的传播工作；
不定期
督促和落实公司内外部日常宣传工作；
不定期
传达总经理对公司企业文化建设工作的建议并督促落实。
不定期
处理日常文秘工作
协助营总经理处理各类信件，起草信函、演讲稿、报告、文件等各类综合性文件；
不定期
做好各部门及各领导上报行文的保存、管理工作；
不定期
接待访问的总经理办公室来宾和外部来访客人；
不定期
保管总经办各办公室备用钥匙；
长期
合理安排、提醒总经理的日常工作时间和程序；
1次/日
帮总经理订午餐；
1次/日
送南方周末报到总经理办公室；
1次/日
分发《赢》周刊给各线领导及总监（上海王海彪交副总办内部带货）；
1次/周
更新和添加“石浩文”新浪博客；
1次/周
总经理、总经办副主任交办的其他文秘工作，各线领导临时需要帮助的文秘工作。
不定期
会议及会务操作要求
会议及会务操作要求
会前提前和总经理、各线负责人确认会议主题、时间、地点等
会前
会议前提前发邮件或手机短信息通知与会人员会议时间、地点、参加人、需要准备的资料（至少在会议前一天发通知，临时会议除外）
会前将与会人员考勤录入会议考勤系统
会前半小时准备会议用各种设备设施包括：
电脑、投影仪、优盘、茶叶、茶杯等用具。
检查电源、无线网络、调试投影仪清晰度、检查备用绿白板和粉笔等确保会议不出现设备异常。
会中
会议开始前五分钟打开会议考勤系统，供与会人打卡。
会议开始前五分钟在会议电脑上建立当日会议文件夹，供与会人放入会议文件。
（文件夹建立在桌面，名称为“10月17日”）
会议上做好电子版会议记录，会议记录名称为“某月某日会议记录”
对会议中出现的紧急情况和异常情况作第一时间处理（如电源断电、室外噪音、与会人员紧急事务、误闯会议室等）
会议上对违犯会议纪律的人做记录并通报处罚（会议纪律见公司文件）
会后将与会人的会议文件剪切走，如与会人没有放入文件，可通报处罚
做好会议室6S管理工作（椅子放置成直线、纸杯如垃圾桶、会议桌整洁、空调电灯饮水机等电源关闭后锁门）。
将会议中提到的需要共享给其他部门的文件发给相关人员
会后
发会议中违纪行为的通报，对处罚行为走流程
发会议决议给与会人员，如对决议事项有异议或疑问及时修改（会后第1个工作日发出）
编写会议纪要并上传OA流程（会后第1个工作日上传流程）
对会议决议事项进行沟通和落实，将决议执行情况反馈相关人员（总经理办公会决议每周五下午5：
00必须发送反馈总经办主任）
对会议决议执行不到位的人员进行通报或者处罚（总经理办公会的执行情况反映在执行力表格，每周五下午5：
00前发送总经办主任）
总经办主任任职资格和条件
1.学识要求
1）大学本科或以上学历，企业管理、人力资源管理或物流管理及相近专业；
2）具备企业管理、物流管理的理论知识，熟悉企划、经营、行政、工业工程等方面知识，具有较为宽广的知识面和合理的知识结构；
3）熟悉和了解物流企业管理的特点，掌握物流运作的基本概念和知识；
4）熟悉国家政府部门企业发展、改革的基本政策，掌握国家宏观政治、经济政策、制度和要求，熟悉公司内部所有基本管理程序和规章制度；
5）能够较为熟练地使用计算机，熟悉Word、Excel、PowerPoint等常用办公软件。
2.经验要求
1）具有7年及以上工作经验；
2）具有5年及以上物大型企业综合管理经验；
（注：
具有硕士及以上学历，工作经验可相应减少1年。
）
3.能力素质要求
1）思想正直、为人坦诚、坚持原则、公正磊落、持重宽容；
2）具有职业管理者的道德意识和工作能力，具有严谨、求实和稳健的工作作风；
3）具备战略眼光，对商业机会有较强的洞察力和敏锐果断的决策能力；
4）具有超前意识、求新求变的创造力和想象力；
5）较为开阔的管理视野、清晰的工作思路和严密的分析能力；
6）具备较好的口才、文字处理能力，较强的组织能力、协调沟通能力和动手能力；
7）不断学习、持续追求的意识和精神，更新知识、紧跟时代的进取精神；
8）具有大胆探索、克服固有势力和惯性思维，接受批评、忍辱负重、持续工作的承受能力和坚忍不拔、举重若轻的良好心理素质。
总经办专员任职资格和条件
1.学识要求
1）大学本科或以上学历，人力资源管理、企业管理或相近专业；
2）具备企业管理、人力资源管理的理论知识，具有较为丰富的企业管理实践知识；
3）熟悉、了解物流企业管理的特点；
4）掌握国家政府部门关于企业发展、改革的基本政策，掌握国家宏观政治、经济政策、制度和要求，熟悉公司内部所有基本管理程序和规章制度；
5）熟练使用计算机，熟悉Word、Excel、PowerPoint等常用办公软件。
2.经验要求
1）具有3年以上工作经验；
2）具1年以上人力资源管理经验；
（注：
具有硕士及以上学历，工作经验可相应减少1年。
）
3.能力素质要求
1）思想正直、为人坦诚、坚持原则、公正磊落、持重宽容；
2）具有职业管理者的道德意识和工作能力；
3）具有求新、求变的创造力和想象力；
4）较为开阔的管理视野、清晰的工作思路和严密的分析能力；
5）具备较强的组织能力和动手能力；
6）具有较好的文字处理能力和协调沟通共事能力；
7）不断学习、持续追求的意识和精神，更新知识、紧跟时代的进取能力；
8）具有超前意识、对困难的思想承受能力和坚忍不拔、愈挫愈奋的心理素质。
总经办秘书任职资格和条件
1.学识要求
1）大学专科或以上学历，行政管理、企业管理或相近专业；
2）具备企业管理、行政管理的理论知识，具有一定的行政实践知识；
3）熟练使用计算机，熟悉Word、Excel、PowerPoint等常用办公软件。
2.经验要求
1）具有2年以上工作经验；
2）具有1年以上行政管理经验；
3.能力素质要求
1）思想正直、坚持原则、光明磊落，具有良好的职业道德；
2）具备一定的组织能力和动手能力；
3）具有一定的文字处理能力和协调沟通共事能力；
4）不断学习、持续追求的意识和精神，更新知识、紧跟时代的进取能力；
5）抗压力好，耐心、细心。
六、结论与建议
工作分析是部门人力资源各项管理功能依据的基础，此次工作分析之目的，除了职务说明书之建立外，也是配合其它改善的方案。
以下就工作分析执行中所发现的问题与相关建议列举如下：
（1）在职务说明书上
职务说明书并非一成不变，工作内容、责任和权限、任用条件等均可能因内、外环境改变而需加以修改。
因此，职务说明书应适时调整，才具有参考和运用之价值，否则只是一堆历史资料而已。
（2）在相关改善方案上
职务说明书只是相关改善方案的基础，藉由此次活动之执行与成果，公司和部门都应持续进行相关改善方案，方能达到最大效益。
（3）在与其他部门协作上
总经办可藉由此次职位相关数据之建立，确定总经办内各项工作之流程与员工之工作任务，及不同部门间须做联结的项目及合作方式，以确保各项计划、方案与工作都能顺利完成，达到预定目标。
【报告至此完毕。
】
新邦物流总经办
2018年10月8日
升级会员 