文书档案概论二.ppt

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档案管理学档案管理学基础教育部基础教育部齐家福齐家福教授教授第一章第一章文书与档案概论

（二）文书与档案概论

（二）教学目的教学目的1111、使学员了解公文的概念、分类、文种、格、使学员了解公文的概念、分类、文种、格、使学员了解公文的概念、分类、文种、格、使学员了解公文的概念、分类、文种、格式、稿本，公文处理的内容、办理工作的程序式、稿本，公文处理的内容、办理工作的程序式、稿本，公文处理的内容、办理工作的程序式、稿本，公文处理的内容、办理工作的程序和公文整理工作的组织实施；和公文整理工作的组织实施；和公文整理工作的组织实施；和公文整理工作的组织实施；2222、掌握公文处理工作的基本要求，公文整理、掌握公文处理工作的基本要求，公文整理、掌握公文处理工作的基本要求，公文整理、掌握公文处理工作的基本要求，公文整理的含义、原则、方法，公文归档范围、时间及的含义、原则、方法，公文归档范围、时间及的含义、原则、方法，公文归档范围、时间及的含义、原则、方法，公文归档范围、时间及要求等内容。

要求等内容。

要求等内容。

要求等内容。

nn教学难点：

教学难点：

nn1、公文的格式。

、公文的格式。

nn2、公文处理程序。

、公文处理程序。

nn教学重点：

教学重点：

nn1、公文的概念、种类。

、公文的概念、种类。

nn2、公文处理程序。

、公文处理程序。

第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）公文与文件、文书的联系与区别公文与文件、文书的联系与区别三者的区别三者的区别：

文书文书文书泛指社会活动中处理事务的文书泛指社会活动中处理事务的一切文字材料。

一切文字材料。

包括公务文书（公文）和私人文书公文公文公文公文的外延较小，专指国家机关和其他社会组织在公务活动中形成的文字材料。

文件文件文件特指某一件公文。

文件特指某一件公文。

第一节公文的概念与分类第一节公文的概念与分类公文，即公务文书是国家机关及其他社会公文，即公务文书是国家机关及其他社会公文，即公务文书是国家机关及其他社会公文，即公务文书是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书法定效力和规范体式的文书法定效力和规范体式的文书法定效力和规范体式的文书,是进行公务活动的是进行公务活动的是进行公务活动的是进行公务活动的重要工具。

重要工具。

重要工具。

重要工具。

公文的特征：

公文的特征：

公文的特征：

公文的特征：

（一）公文的作者具有法定性

（一）公文的作者具有法定性

（一）公文的作者具有法定性

（一）公文的作者具有法定性

（二）

（二）

（二）

（二）公文具有法定的权威公文具有法定的权威公文具有法定的权威公文具有法定的权威（三）（三）（三）（三）公文具有现实性的效用公文具有现实性的效用公文具有现实性的效用公文具有现实性的效用（四）（四）（四）（四）公文具有规范的体式和处理程序公文具有规范的体式和处理程序公文具有规范的体式和处理程序公文具有规范的体式和处理程序第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）二、公文的分类二、公文的分类根据不同的分类标准，对公文可以进行不同的分类。

常见的公文分类方法主要有：

第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）

（一）在一个机关内，从公文的来源上划分：

发发文文收收文文内部文件内部文件指由本机关制成并向外机关指由本机关制成并向外机关发送的公文。

发送的公文。

指本机关收到的，由外机关指本机关收到的，由外机关制发的公文。

制发的公文。

指由本机关制发的，并且只指由本机关制发的，并且只在本机关内部使用的公文。

在本机关内部使用的公文。

第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）

（二）从公文的运行方向上划分：

上行文上行文指下级机关向上级领导或指导机指下级机关向上级领导或指导机关报送的公文。

关报送的公文。

平行文平行文指在同一组织系统中同级机关之指在同一组织系统中同级机关之间或在非同一组织系统中不相隶间或在非同一组织系统中不相隶属机关之间使用、运行的公文。

属机关之间使用、运行的公文。

下行文下行文指上级机关向所属的被领导或被指上级机关向所属的被领导或被指导的下级机关发送的公文。

指导的下级机关发送的公文。

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（二）

（二）（三）从公文的机密程度和阅读范围上划分：

公布文件公布文件内部文件内部文件保密文件保密文件指内容不涉及指内容不涉及秘密，可以对秘密，可以对外公开发布的外公开发布的公文。

公文。

指内容不宜对指内容不宜对外公开，只限外公开，只限机关内部使用机关内部使用的公文。

的公文。

指内容涉及国指内容涉及国家秘密，泄露家秘密，泄露出去会使国家出去会使国家的安全和利益的安全和利益遭受损失的公遭受损失的公文。

文。

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（二）

（二）（四）从公文办理时限上划分从公文办理时限上划分：

平平件件急急件件特特急急件件是指无保密是指无保密和时限上的和时限上的特殊要求，特殊要求，正常处理的正常处理的文件。

文件。

是指内容重是指内容重要紧急，必要紧急，必须迅速处理须迅速处理的文件。

的文件。

是指内容特别是指内容特别重要紧急，必重要紧急，必须在最短时间须在最短时间内处理的文件。

内处理的文件。

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（二）

（二）（五）从公文内容性质上划分：

是指领导或领导机关对下级机关或群众是指领导或领导机关对下级机关或群众制发的用于颁布政令、部署工作、批复制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件事项的文件是指下级机关向有关上级机关汇报工作、是指下级机关向有关上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使用的文件反映情况、请示问题所使用的文件是指机关为公布、通知事项、联系、商是指机关为公布、通知事项、联系、商洽工作，通报、交流情况而使用的文件洽工作，通报、交流情况而使用的文件是指在会议活动中形成的文件是指在会议活动中形成的文件是指以强制力保证实施的关于行为规范是指以强制力保证实施的关于行为规范的文件的文件（六）从公文的载体上划分：

传统载体文件传统载体文件新型载体文件新型载体文件电电子子文文件件指以纸张为载指以纸张为载体的文件。

体的文件。

指以感光介质、指以感光介质、磁介质为载体磁介质为载体的文件。

的文件。

指以数码形式记指以数码形式记录于磁带、磁盘、录于磁带、磁盘、光盘等载体，依光盘等载体，依赖计算机存取并赖计算机存取并可在通信网络上可在通信网络上传输的文件。

传输的文件。

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（二）

（二）文种，又称公文名称或公文种文种，又称公文名称或公文种类，是国家以法规性文件规定的公类，是国家以法规性文件规定的公文的名称。

文的名称。

在公文撰制中正确标明文种，在公文撰制中正确标明文种，对于维护公文的权威性、有效性，对于维护公文的权威性、有效性，便于公文管理具有重要意义。

便于公文管理具有重要意义。

行政机关的行政机关的公文种类公文种类主要有十三类：

主要有十三类：

函函会议纪要会议纪要命令、令命令、令决定决定公告公告通告通告通知通知通报通报议案议案报告报告请示请示批复批复意见意见文种文种中国共产党机关公文文种主要有十四类：

中国共产党机关公文文种主要有十四类：

指示指示决定决定决议决议会议纪要会议纪要函函规定规定条例条例批复批复请示请示报告报告公报公报通报通报通知通知意见意见党文种党文种机关机关常用常用文书文书规章规章制度制度类类文书文书计划计划类类文书文书总结总结类类文书文书简报简报类类文书文书合同合同类类文书文书记录记录类类文书文书讲话讲话类类文书文书第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）一、一、公文的格式公文的格式一般包括公文的结构、公文的一般包括公文的结构、公文的排版型式、公文的印装要求等。

排版型式、公文的印装要求等。

第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）

（一）公文的结构是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置、书写的样式。

公文结构分为公文眉首、公文主体、公文版记三部分。

0000001机密一年特急XXXXXXXXXX文件文件XXXXXX2000200011号号（签发人：

XXX）公文眉首部分公文眉首部分指置于公文首页红色反线指置于公文首页红色反线以上的各要素。

以上的各要素。

11、公文份数序号、公文份数序号22、秘密等级和保、秘密等级和保密期限密期限33、紧急程度、紧急程度44、发文机关标识、发文机关标识55、发文字号、发文字号66、签发人、签发人77、红色反线、红色反线公文版记部分公文版记部分指置于公文最后一页，主题指置于公文最后一页，主题词及主题词以下的各要素。

词及主题词以下的各要素。

11、主题词、主题词22、分栏线、分栏线33、抄送机关、抄送机关44、印发机关和印、印发机关和印发日期发日期55、印发份数、印发份数主题词：

主题词：

XXXXXXXXXXXXXXXX抄送：

抄送：

XXXX，XXXXXX，XXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXX2000XXXXXXXXXX2000年年XXXX月月XXXX日印发日印发共印共印XXXXXX份份

（二）公文的排列形式指公文各组成部分在载体上排列的形式。

1、公文用纸2、版面设计第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）公文页边距与版心尺寸：

公文天头（上公文页边距与版心尺寸：

公文天头（上白边）为白边）为37mm，下白边为，下白边为35mm；公文装订；公文装订口（左白边）为口（左白边）为28mm,右白边为右白边为26mm；排版；排版每页每页22行，每行行，每行28字。

字。

公文用纸统一为国际标准公文用纸统一为国际标准A4型。

型。

公文一般所用字体：

发文机关标识（即红头）公文一般所用字体：

发文机关标识（即红头）用小标宋体字；标题用用小标宋体字；标题用2号小标宋体字；发文字号小标宋体字；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件、附注、抄号、签发人、主送机关、正文、附件、附注、抄送机关、印发单位和时间用送机关、印发单位和时间用3号仿宋体字；文件号仿宋体字；文件正文中小标题用正文中小标题用3号小标宋体或黑体；秘密等级、号小标宋体或黑体；秘密等级、紧急程度和紧急程度和“主题词、按语主题词、按语”用用3号黑体字；主号黑体字；主题词词目用题词词目用3号小标宋体字；按语正文、签发人号小标宋体字；按语正文、签发人姓名用姓名用3号楷体字。

号楷体字。

4、数字表示3、字体字号结构层次序数第一层为结构层次序数第一层为“一一”，第二层为，第二层为“

（一）

（一）”，第三层为，第三层为“1”，第四层为，第四层为“

（1）”。

（三）公文的印装要求指公文印刷、装订的标准化要求。

1、公文印刷标准2、公文装订标准第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）

（一）公文的文稿草稿定稿草稿：

公文在定稿之前形成的文稿统称为草稿，它是公文的未定稿其内容和文字表述都未成熟。

主要供讨论、修改、送审、使用，一般不向外发送，不需要归档保存。

定稿：

公文定稿又称原稿、底稿，是经领导人签发或会议讨论通过的最后稿本。

应归档保存。

（二）公文的文本公文的文本正本修订本试行暂行本存本副本各种文字文本第一章第一章文书与档案概论文书与档案概论

（二）

（二）

（二）公文的文本正本：

是根据定稿制发的公文正式文本。

用于向外发出，按公文规范格式制作，盖有发文机关的印章或领导人的签署，具有法定的效力，应归档保存。

副本：

是公文正本的复制本或与正本同时印制的重份公文。

用于传阅、参考、备查。

存本：

是制发公文正本时从中留存以备查考的文本。

应整理归档。

公文处理工作，通常称为文书工作，指机关、团体、企事业单位在使用公文处理日常公务活动中，围绕公文的拟制、办理、管理以及整理、归档等所进行的一系列相互联系、衔接有序的工作。

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