坚邦国际地产采购材料管理流程.docx
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坚邦国际地产采购材料管理流程
坚邦国际地产采购材料管理流程
目录：
总则。
采购机构与其职责。
材料（设备）申请、计划制定及审批。
采购方式。
材料（设备）供应进场验收。
一、总则：
为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资，加强物品采购环节的监控管理，按照公平、公开、择优和信用的原则，在满足质量要求的前提下货比三家，实现低成本采购，明确责任，堵塞漏洞，防止公司经济利益及声誉受损，公司物资采购应当遵循统一计划、集中采购、集中支付和“公开、公平、公正”的“阳光采购”原则；始终坚持“公司利益第一”和诚实，为适时、适质、适量、适价、适地地采购物资，确保工程的顺利施工，特制定本管理规定。
如有与公司条款进行冲突的以公司文件为准。
二、采购机构与其职责：
成立由总经理为组长，副总经理和财务经理为副组长及工程部、常务部、财务部、设计部经理及有关专业技术人员组成的评审小组，确定产品、供货商及对合同内容、条款的审查、会签。
1、公司所有工程项目的施工用物资采购供应由公司采购供应部集中控制管理（含远程采购管理）。
2、按照国家技术监督规定和当地政府规定要求，明确对供方实行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。
公司及下属各成员企业应成立物资材料采购领导小组，负责本单位物资材料采购的领导工作。
领导小组成员由单位相关行政领导及相关部门负责人组成，人数为单数并不少于5人，全面负责公司及各成员企业的物资采购管理、评审工作。
3、物资材料采购领导小组的主要职责：
①、贯彻执行国家、行业有关物资采购的法规及公司物资采购的制度、办法，组织和领导采购活动。
②、确定本单位以及下级单位物资采购的权限，确定物资材料的采购方式。
③、审批招标采购方式、评标方式，以及评标大纲和审批竞价采购方式。
④、负责将采购活动中的重大问题向上级单位报告并贯彻其决定，负责采购项目的最终决策，对违反本细则造成经济损失的单位及责任人作出处罚决定。
4、各单位物资管理部门在物资材料采购领导小组的统一领导下，负责物资采购的具体管理工作。
其主要职责：
贯彻执行公司物资采购的制度、办法。
编制物资采购计划，并上报公司各个部门审批。
进行合格供应方的评审。
提出采购方式报领导小组审批。
负责采购过程的具体实施。
签订与履行采购合同。
负责采购资料的管理和归档。
5、计划的制订
物资需用量计划的制订:
各单位的经营计划部门根据经营目标及经营计划，按年、季、月编制物资需用量计划报物资采购部门。
三、材料（设备）申请、计划制定以及审批：
1、甲供材料计划上报程序
①、总计划上报时间
各施工队在工程开工后拿到设计蓝图后，应在45日内将所需甲供材料上报甲方，以便于甲方进行招标与供货方签订合同及时组织供货。
②、月计划上报时间
各施工队应在开始使用甲供材料的前一月将材料计划以《甲供材料需用量计划单》（见附件：
1）的形式进行上报，并在当月的25日前交与甲方，如超过此时间上报计划，甲方将会尽可能按施工队所要求的时间供货，但因此而导致的工期滞后甲方将不付任何责任。
③、其它计划上报时间
如由于设计变更等原因，而需要新增甲供材料的，施工方应在接到公司设计部的工作联系单后三天内将材料计划进行上报。
④、计划上报注意事项
施工方必须使用公司所规定的表格样式上报材料，计划表中必须做到详尽、准确、真实、有效地反映所需材料的数量、规格、进场时间、使用位置以及技术要求等，并且需施工方负责人签字、盖章才视为有效，否则计划为无效计划。
计划一经上报且经公司认可后，如无特殊原因，不可随意更改。
2、计划更改流程
①、更改条件
a、如甲方在施工方上报的《甲供材料计划》后，对其所上报计划的准确性、真实性、时效性做出异议的情况下，由甲方返还给施工方，施工方有权选择更改或是不更改。
b、施工方在上报计划后两个工作日内如对自己所上报的计划觉得需要更改，可以向甲方提出申请。
c、如在计划上报后，由于甲方所下发的工作联系单中对其所上报材料的规格、尺寸、使用部位有所更改的，且影响到施工方所上报计划的准确性、真实性、时效性的情况下，施工方有权对其所上报的计划进行更改，并附上甲方所下发的对应的工作联系单。
d、施工方也可以在每月上报的下月计划中对其计划进行更改，具体方法为：
在报下月计划时，如对计划量及进场时间需要更改的，应在计划里详细注明更改后的量或时间，并注明“按更改计划执行”四个字。
对原计划不进行改动的，只需要注明“按原计划执行”既可。
甲方将会在每月进行统计列表后，给施工方签字认可方为生效。
e、如甲方让施工方更改计划时，施工方应在甲方通知其更改计划后的三个工作日内重新上报更改后的计划。
f、如由于施工方在提交计划后认为自己所报计划需要更改时，可以向甲方现场主管工程师提出更改计划的要求，经同意后的三个工作日内将更改后的计划上报。
g、由于甲方所下发的工作联系单而要对所报计划进行更改的，应在收到工作联系单后的三个工作日内，将所更改的计划进行上报。
h、如未在本材料管理制度认可的有效更改条件及更改时间内向甲方项目主管工程师提出计划更改申请的，视为无效申请。
i、在提出更改申请后甲方项目主管工程师同意的情况下未在三个工作日内向甲方现场主管工程师上报已更改的计划的，则视为无效更改。
j、在提出更改申请后甲方项目主管工程师同意的情况下不按本材料管理制度认可的有效更改办法进行向上提交的，视为无效的更改。
由于以上（h、i、j、）3条原因而造成的更改不效，则材料的进场数量、时间则按原计划执行。
而因此造成的工程停工及材料过多的损失，由施工方承担全责。
3、建设工程部按照设计图纸核算出材料使用规格、数量以及使用材料的技术要求和具体到货时间要求填写材料申请表（见：
附件2），交工程造价、成本核算审核确认后，报副总审核，最后由总经理批准转供应采购安排具体采购计划。
4、初次申请大宗材料（设备）需询、招、评、议、开、定标、签订供应合同的，提前45日提交材料申请明细表。
常规已使用材料、甲定乙供、乙供材料和后续到货申请表需提前15日提交申请明细表。
物资采购部门根据审核的物资需用量计划，结合库存情况、在途情况编制物资采购计划，报总经理审批。
四、采购方式：
1、成立采购小组：
根据批准后的采购计划，成立由提出报告的部门及有关职能部门派员组成采购小组。
进行市场调查。
采购人员按照比质、比价的原则进行市场询价后，由采购小组集体研究提出采购方案，确定采购形式。
一次性采购计划在5万元以上的，报公司档案财务部备案后应在3天内签订正式合同。
对于材料物资采购价值在1-5万元，设备采购价值在5-20万元的，采取邀请议标的形式进行采购；对于材料物资采购价值在5万元以上，设备采购价值在20万元以上的，采取公开招标的形式进行采购。
2、大宗材料物资及设备采购必须与供货单位签订合同，合同正本由公司档案部或供应采购部门保存，副本交财务部门一份。
采购人员按审批后的采购计划和已确定的供货单位或供货合同进行采购。
仓库保管员、监理部门及有关人员按采购计划和合同的规定办理验收，特别是技术含量较高的设备及材料物资，要由申请采购的专业部门人员参与验收并填制验收单。
财务部门根据采购计划、合同和有效的收料单（见附件：
3）、验收记录（附件：
4）办理入库和结算。
3、采购物资及供方的控制管理。
①、公司所有工程项目的施工用物资采购供应由公司供应部集中控制管理（含远程采购管理）。
②按照国家技术监督法规和当地政府规定要求，明确对供方实行供货资质的调查评价和实行合格供方的审批控制。
③对供方的考察评价内容
a）供方的营业执照、资质和业绩；
b）供货能力（数量、期限）；
c）价格合理性；
d）信守合同与售后服务情况；
e）对其样品/说明书进行评价或检验，或与类似产品对比；
④对供方的评价审核程序
a）由供应部和项目经理部、材料员（仓管员）收集供方的有关资料（资质证书、营业执照等复印件）。
b）对公司供应商资料的收集，由供应部编写登报信息，每季度集中一次或临时需要时登报发布消息或采用其它办法，限期收齐相应的物资供应商报送的有关资料（含联系方式）并转至供应部。
c）将资料情况填入《供应商考察记录》。
见附件：
5
⑤、供应部组织有关部门定期在工程开工（或需用）前一个月，或不定期参加考察、评审供应商。
与供应商的法人代表面谈、沟通（尽量不与业务人员接触），对外地较大的供方，可邀请其法人代表来公司考察、了解公司以及项目，以增加相互信任度。
公司相关部门应书面会签考察、评审意见。
评审会签内容：
a）供应部提供《供应商考察记录》及评价资料等，并进行介绍考察情况；
b）相关部门对供方的资料进行评价审核，并将评价审核意见填入《供应商预审表》；（见附件：
6）
c）合格供应商的选择，应考虑公司所在地相对应的供应商。
d）入选的供应商，由工程部经理审核，上报总经理批准。
⑥、对公司（甲方）指定或推荐的供应商，也需收集评价资料，并履行相应考察、评审和审批手续。
⑦、由供应部建立统一的《合格供应商名册》，发放给公司询盘、采购员管理人使用。
⑧、供应部对合格供应商每年进行一次年度考核，填写《合格供应商年度考核记录》，经公司经理审核，报总经理批准。
供应部根据“年度考核记录”编制新《合格供应商名册》（见附件：
7），旧《合格供应商名册》自行作废。
必要时每月增补一次《合格供应商名册》。
⑨、询盘、采购人员必须在《合格供应商名册》中选择供方实施询盘采购。
对需从《供应商名册》以外的单位采购物资时，必须由供应部会同有关部门对其样品及技术资料进行应急评价后，实施询盘采购，并增补到当月《合格供应商名册》中。
⑩、对违反合同，不能按质、按量、按时供货的供应商，各项目部应将详细情况及时传报供应部，供应部将报告公司总经理，由总经理审核批准后，从《供应商名册》中除名，并将除名决定及时通知公司所有询盘、采购管理人员。
4、物资采购分类控制管理
依据采购物资对工程的影响程度，将采购物资分为受控管理和一般管理两种管理方式进行管理。
①、受控管理的采购物资，指大宗、主要物资，其范围如下：
设备钢材水泥地材 商品混凝土阀门法兰给水排水管材、件消防、暖通器材高强螺栓电焊条低压电器防爆电气、防盗报警器高低压开关柜电线电缆电工产品计量产品 保温材料防水防腐材料防火材料压力容器建筑砌块墙地砖门窗外加剂钢、木制周材测量试验仪器及批量物资等。
②、一般管理的采购物资，指零星、少量物资，其范围除以上受控管理的采购物资外。
③、对受控管理的物资采购，由供应部按审核后的物资需用计划从《合格供应商名册》中选择，实施集中询盘采购供应（含外地询盘采购供应）。
④询盘采购工作程序，询盘 、报盘 、还盘、接受 、合同。
a）询盘，也称询价，供应部采取传真方式，向二个以上合格供应商发出“洽商邀请”，即物资采购询盘。
b）报盘，也称报价、要约。
由受盘方按询盘单中列明的主要条件进行报价，且加盖单位和法定代表人公章传报公司。
c）还盘，供应部收到报盘后，经分析评审，应对受盘人提出的发盘中某个或某些交易条件，不能完全接受的建议（即修改意见）及相应的报价，以传真方式与受盘方磋商还盘（可反复还盘）。
d）接受，经报盘或还盘及报批后，确认对方的交易条件及相应价格，发盘（或还盘）即被接受。
e）合同，经过询盘、报盘、还盘（再还盘）和接受环节之后，双方即构成一项合同关系，应将达成的协议以书面形式肯定下来，即签定合同。
⑤、特殊情况（甲定乙购），供应部可填写某项物资询盘采购委托单，委托总包建设单位公司进行此项物资询盘采购的组织实施：
a）购销合同由供应部起草（总包建设单位公司应将有特别要求的物资的相关条款先传报供应部），汇签后传转至总包建设单位。
b）总包建设单位接到购销合同后，按相关程序向经批准的合格供应商进行询盘、还盘（再还盘）并将报盘单，集中传报供应部，由供应部分析、比价、审核，确定供应商（即接受），报总经理审批后，传回总包建设单位公司。
c）由总包建设单位公司直接与确定的供方签订购销合同，并将一份原件合同寄回供应部。
d）对需从《合格供应商名册》以外的供应商询盘采购物资时，必须将有关资料与询盘单一并传报供应部。
有关部门将对其样品及技术资料等进行应急评价后，通知总包建设单位公司开始询盘。
⑥、各项目经理部、总包建设单位公司的大宗、主要、批量物资应集中编报需用计划，供应部集中采购，尽量减少批次采购供应。
如无供应部委托，私自采购受控物资，公司财务部将不予结算付款。
⑦、对一般管理的物资采购，即零星少量的物资采购由供应部采购员直接在《合格供应商名册》中进行市场采购，并进行集中报价，但零星采购物资的控制指标，应严格依据零星物资需用计划，并在公司审计的合理范围内。
5、采购招标：
①、公开招标
公开招标应作为公司大型采购的主要采购方式。
（1）采购物资达到一定规模且无保密要求的；
（2）市场存在竞争且合格供应商有一定数量的；
（3）采购的物资通用性强、有详实技术规格和技术要求的；
（4）有充分的时间通过法定程序进行的；
（5）能够以价格为基础做出授予合同决策的。
②、邀请招标
（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（2）采用公开招标方式所需时间不能满足紧急需要的；
（3）采用公开招标方式所需费用占采购总价值比例过大的。
③、竞争性谈判
（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（4）不能事先计算出价格总额的。
④、询价
采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。
⑤、单一来源采购
（1）只能从唯一供应商处采购的；
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
⑥、定点采购
采购的货物量小、价格明确、且供应商具有良好的信誉和稳定的合作关系，可以采用定点采购的方式。
一般情况下，公司采购都要按照以上六种方式进行采购，只有董事长有权直接指定供应商。
6、物资采购合同管理
、凡公司所有工程项目甲供物资采购合同（乙供材料除外），均由供应部起草，甲定乙购材料由乙方起草交甲方副本存档。
起草时力求合同内容严谨、周密，符合国家法律、法规及公司的相关条件要求。
、物资采购合同起草后，须送交常务部、工程部、设计部、财务部等相关部门会签（或在局域网上会签）。
、会签部门必须以各自的职能岗位对有关条款进行审核，并根据各自分管业务提出相应意见，对其修改的部分负责。
、会签部门必须在收到合同后壹个工作日内完成会签工作。
如不能按时签署意见，起草部门有权收回并视同会签部门完全认同。
、所有合同须经总经理批准，由总经理或总经理授权人签订合同。
、供应部应对签订的物资采购合同进行建档，包括：
合同名称、接受部门、签名、日期、份数等。
、在物资采购合同履行过程中，供应部应组织对有关合同履行情况进行检查（如合同约定的物资质量、交货期等），如有问题应及时协调解决。
五、材料（设备）供应进厂验收：
1、甲供材料：
（1）甲供材料签订供货合同前，采购根据施工单位提报的材料技术要求及规格型号会同监理单位、预算部及工程部现场工地负责人（如需其他领导，一并参加）进行质量确认，书面填写《甲控材料（设备）进场前样品品牌、质量确认单》，合格后依据样品进行《封样标签》、《封样清单》的填写。
样品一式三份分别存放于公司、现场工程部及监理单位。
（2）甲供材料签订供货合同后，采购书面填写《甲供材料（设备）合同及技术要求交底单》通知现场工程部、监理及施工方到货的名称、数量、质量、品牌等基础资料。
（3）甲供材料进场后，由监理单位、施工单位、甲方采购及工程部现场工地负责人在工地直接根据合同要求和样品进行验货、收货。
验货要认真审查出厂证明、质保单等证明资料并鉴证是否符合合同要求或指定品牌，要仔细核对品种、规格、数量等，按核对的实际情况向施工单位和供货商交接签收，并认真填写《甲供甲控材料（设备）进场验收表》，此验收表由监理单位跟踪填写并统一编号汇总，上报建设方，作为供货单位付款的依据。
收货时要严把质量关，坚决执行国家有关建材的质量标准。
不符合质量标准的建材，不得用于工程，由甲方负责通知退货。
对出现的问题，采购组织协调处理，公司可根据合同条款内容进行处罚。
2、甲控材料：
（1）大宗的甲控材料，依据施工单位与现场工程负责人共同确认的《地盘甲供（单项分包）及甲控材料计划时间节点安排》，由建设单位组织公开招标，确定品牌及价格，并对样品进行封存（样品封存程序同甲供材料），下发施工单位，由施工单位自行采购。
（2）大宗甲控材料，由采购在进场前一天书面填写《材料进场时间表》，转建设单位及监理单位。
（3）大宗甲控材料验收程序同甲供材料。
3、单项分包项目牵扯材料部分的封样及验收，均执行甲供甲控材料验收流程。
4、小宗的甲控材料（含地材）及零星材料
5、验收时间要求：
验收须安排在材料进场时当日进行，若因夜间进场的材料，须在第二天上班由施工单位（供货商）及时组织采购、工程部、监理单位的相关验收人员进行验收，绝对杜绝施工单位（供货商）在未经三方验收的情况下，将未验收的材料擅自用到工程上去，一经发现，监理单位下达监理通知单，勒令停工，并按相关规定进行处罚。
6、材料验收批次要求：
对于大宗甲供甲控材料（设备）需要分批进场时，第一批次验收严格执行材料供货验收条款，监理单位、施工单位、甲方采购现场负责人及工程部现场工地负责人确认后方可接收货物。
其他批次由监理单位跟踪验收，并通知公司现场负责人。
公司现场负责人有权对监理单位及施工单位进行监督检查，并对现场已进材料进行抽检。
（钢材、塑钢、保温材料除外需监理单位、施工单位、甲方采购现场负责人及工程部现场工地负责人逐批次跟踪验收）。
7、送样检测：
甲供甲控材料（设备）批量送到施工现场后，施工方2天以内必须送样检测（或督促检测），送检样品由公司工程部工地负责人、监理、施工方及供应商在现场随机抽取，由监理单位监督送达实验室，并由监理单位进行对该样品检测封签的时间统计，检测结果经监理签证后分送监理、甲方存档，作为甲供材料供货商的拨款依据。
对于试验不合格（或复试试验不合格的），施工单位无条件全部拆除，并对该次进场的材料全部退场处理。
由此造成的工期及其他损失由责任方承担。
8、甲供甲控材料（设备）采购供应工作由甲方有关部门、监理、施工单位、供货商分别按职责认真组织实施。
未按以上规定办理而造成质量事故、数量损失以及工期延误等均由责任方承担，并根据公司有关制度严肃处理。
附件：
1
甲供材料需用量计划表
年月日编号：
序号
材料名称
技术要求
及规格
单位
需用量
提供时间
供应商及品牌
备注
审批：
制表：
坚邦国际地产
采购申请表
坚邦国际地产第号
编号：
生效日期：
名称
规格型号
单位
数量
到货时间
技术要求
备注
会签人
报抄：
审核
批准
编制
备注：
此表一式三份，申请部门留存一份，工程部一份，采购部门一份。
批示：
附件：
2
附件：
3
滕州市坚邦国际·财富中心
收料﹙产品﹚单
年月日编号：
供应客户
收料仓库
收料地点
采购员
类别
产品名称
规格
计量
单位
数量
单价
总价
验收意见
应收
实收
主管科长：
保管员：
制单：
备注：
此单一式五联：
第一联白联工地存查；第二联红联交财务部结算并入账；第三联黄联指定仓库收料后由经办人持此联及供应客户发单报账；第四联绿联由主管科登记存查；第五联蓝联工地保管员留存
附件：
4
材料验收记录
工地名称：
编号：
材料名称
规格
单位
供料单位
运输工具
验收数量
验收人
验收单
备注
月
日
长
宽
高
数量
日期
编号
附件：
5
合格供应商考察记录
序号
合格供方名称
企业性质
资质等级
产品名称
规格
地址
电话
考察结果
编号：
附件：
6
供方预审表编号：
供方名称
法人代表姓名
业务联系人
通讯
电话
详细通讯地址
传真
邮编
供方简介
商业登记号
资金状况
经济类型
运营时间
企业资质等级
供应
物资
产品名称
规格型号
质量等级
物资来源
﹙原材料﹚
产品名称
产地
满足程度
供方评价
评价项目
评价人员
是否具备
供应能力
取样化验
结果
信誉
评估
评定
结果
签名
采购员
材料负责人
升级会员 