交楼筹备工作计划及安排.docx

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交楼筹备工作计划及安排

物業管理公司

交楼筹备工作计划及安排

（參考稿）

戴德梁行物業管理有限公司

謹呈

交楼筹备工作计划及安排

（参考稿）

工作项目

落实时间

负责部门、负责单位

备注

一、物管公司（人事行政）

物业管理公司

1.人员管理

1.1管理架构之制定及讨论确定

同上

与开发商讨论协商

1.2员工编制、职责、聘用条件及福利制度

同上

与开发商讨论协商

1.3各部门管理层人员面试及聘用

同上

各部门管理层人员提前到职

1.4物业部基层员工面试及聘用（物管、清洁、安管）

同上

物业交付入伙前两个月为预定计划

1.5工程部基层员工面试及聘用（土建、给排水、强弱电）

同上

较其它部门员工提前入职熟悉项目情况

1.6其他工作人员面试及聘用（文员、司机、财务人员等）

同上

建议文员先到位协助处理文案工作

1.7员工培训计划之制定

同上

1.8全体基层员工培训及考核

同上

岗前培训、了解熟悉楼盘情况

1.9办理用工手续，落实员工劳动合同

同上

按照当地政府部门政策进行

1.10确定员工制服样式、订做事宜

同上

按行业特点及项目特色选定

2.制定管理公司内外部文件档案编号及格式

物业管理公司

3.各项人事行政管理制度之制定及讨论审批

物业管理公司

4.管理制度文件

物业管理公司

讨论定稿，并确定设计稿、印刷费用

4.1确定各类制度文件的内容

4.2与印刷单位联系报价

4.3完成各类文件及常用操作表格的印刷

5.采购物业管理公司各类办公物品及器械

物业管理公司

与开发商讨论通过起动预算后实施

6.负责落实交楼当日现场布置及物品器材准备（包括公共卫生间内用品配备）

开发商、物业管理公司、庆典礼仪公司

确定交楼地点，请专业公司策划交楼仪式

7.落实物业管理公司营业执照、资质证书、收费许可证、税务登记等办理手续及物价局关于管理费报批等事宜

物业管理公司

交楼前安排妥当

8.落实物业管理公司起动预算之制定、讨论及审批事宜

物业管理公司

提交方案与开发商讨论决定

9.与专项机构等部门联系接洽业务事宜

开发商

9.1供水、供电、煤气、排污、有线电视、电信、通邮、智能化、车道（场）交通划线、公共标识、保险安排

同上

提早完工及验收，将有利于发现遗漏或进行整改

9.2环卫、地名办、消防局、规划、建委、房管局等相关政府部门

同上

交楼前准备好相关竣工验收合格之证明文件备查

二、财务部

物业管理公司

1.电脑财务操作及管理

同上

熟悉财务管理系统，了解入伙收费明细

1.1选定财务软件

若条件许可考虑配备

1.2财务软件操作培训

2.0建立财务管理制度及工作程序

同上

根据公司相关财务管理制度/物业管理服务合同/前期物业管理服务协议

3.0收费前准备

物业管理公司

3.1落实管理费收费标准申报物价局手续及收费许可证等收费证书的领取

同上

同上

3.2确定收费方式（可联系银行办理代收管理费等业务）

同上

与专业银行联系pos收费事宜

3.3使用财务软件输入业主资料（若有）

3.4输入收费项目（管理费、二次装修费用、各类证件押金、工本费等）及金额等资料

物业管理公司

3.5准备各式财务表格及票据

物业管理公司

3.6准备收取管理费需具备的政府文件

4.付款通知书及追收欠款通知的设计及印刷

物业管理公司

5.交楼后初期跟进事项（对业主）

物业管理公司

实施装修管理、服务，收取合理费用

5.1二次装修费用、各类证件押金，管理费之收取事宜

三、物业部

1.提供有关交楼资料供策划单位制作宣传资料

物业管理公司

以宣传板、易拉宝形式，电脑喷绘制作

2.建立物业部各项管理制度及工作程序

物业管理公司

3.完善管理及办公条件

3.1管理用房之地点、面积确定

开发商

选址及规划

3.2管理用房之功能布局，设计施工安排

开发商

按建筑总面积划分各办公区域，设计、施工开始，

3.3管理用房之土建完工

开发商

根据功能布局及办公区域装修

3.4管理用房之装修结束及交付使用

开发商

3.5管理用房物资准备

物业管理公司

购置办公桌椅、电脑、文件柜、更衣柜

4.物业接管验收准备

4.1与开发商、承建商协调并制订验收方案

开发商、物业管理公司

单项验收、多项验收结合和总体竣工验收

4.2编制接管验收程序

开发商

将与物业管理公司共同协商

4.3统一验收标准

同上

按照国家相关标准执行

4.4编制资料移交清单

同上

4.4.1产权资料

同上

4.4.2技术资料

同上

4.4.3开发商原有装修标准及承诺的优惠条件资料

开发商、物业管理公司

4.5各项接管验收表格

开发商、物业管理公司

5.根据售房合约条款与开发商、销售部协定交楼具体事宜

开发商、物业管理公司

对具备收楼条件的业主发出收楼通知，并需要电话联络预约收楼时间

6.与销售部联系并落实交接业主资料事宜

开发商、物业管理公司

7.确定公共区域标识标志

开发商

7.1标识、指示牌、相关物品选样制作（包括指示牌、门牌、楼层牌、交楼当日各类指示牌、单元垃圾桶、停车证、工作证式样、业主纪念品等）

开发商、物业管理公司

物业管理公司根据管理经验提出建议

7.1.1确定标识内容及摆放位置

开发商、物业管理公司

7.1.2.各类标识内容式样之选定、报价及订做

开发商

7.2标识管理

7.2.1编制标识项目清单

开发商

7.2.2安装、摆放标识

开发商

8.清洁绿化工作安排事宜

8.1确定绿化维护单位

开发商、物业管理公司

8.2确定开荒清洁工作范围及工作计划、程序

物业管理公司

视开发商移交物业时间而定

8.3完成公共区域及单元内部开荒清洁工作

物业管理公司

预计需要10天完成

8.4临时公共卫生间位置确定、施工、使用

开发商

提供方便于收楼业主及装修工人

9.跟进交楼前后的清洁及绿化维护工作

物业管理公司

10.配合工程部与开发商、承建商商讨遗漏工程处理方案并进行初检复检工作和遗漏工程跟进处理工作

开发商、施工单位和物业管理公司

在验收后对遗漏工程进行及时的跟进和整改，并在业主收楼前完工

11.交楼当日文件及物品的准备

物业管理公司

11.1与开发商项目部落实锁匙交收日期

开发商、物业管理公司

提前移交锁匙，物业管理公司将核对

11.2接收锁匙物品的准备

同上

11.2.1锁匙柜

11.2.2锁匙扣

11.2.3贴印房号标签（贴在锁匙扣上）

11.2.4编制接收锁匙表格

11.3核对、接收并管理所有单元锁匙

同上

11.4.准备资料文件袋

同上

11.4.1备齐资料文件袋

11.4.2备齐车位资料文件袋

11.4.3准备有关证件

11.4.4准备交楼需具备的有关证书（用镜框镶起来）

同上

11.4.5落实交楼期间接待处与交楼处各人员工作编排

及演练

开发商、物业管理公司

11.5准备有偿服务项目和收费标准等相关资料

11.6制作成展示牌

同上

《业主收楼流程》

《业主验楼指引》

《业主缴费指引》

12.交楼后初期跟进事项（对业主）

12.1与开发商、销售部协调一次性付款业主房产证办理事宜

开发商、物业管理公司

12.2业主验收问题及其它投诉问题跟进及回复

开发商、物业管理公司

由项目部相关人员跟进处理

12.3二次装修监管方案之制定及工作的安排

物业管理公司

12.4各种装修许可证、工作证的发放

物业管理公司

12.5装修垃圾临时堆放点

开发商、物业管理公司

应选择车辆容易进出地方

12.6装修垃圾清运费用标准

物业管理公司

按物价局或环卫部门取费标准

12.7各类通知、管理规定的公布

物业管理公司

以通告、宣传栏等形式开展

13.对业主/租户的宣传和培训

物业管理公司

以公约、告示、宣传栏等形式开展

13.1物业管理相关法规及基本常识

13.2消防安全知识

13.3灭火自救和救人的基本技能

13.4报警知识和紧急疏散逃生知识

13.5安全防范知识

13.6紧急事件处理知识

四、工程部

1.建立工程部管理制度及操作程序

物业管理公司

2.与开发商联系并落实工程图纸交接事宜

开发商、物业管理公司

3.联同物业部与开发商及承建商对公共设施、公共区域及单元内部进行初检工作，提交遗漏工程整改报告

同上

4.跟进并反馈遗漏工程的改善工作进度

开发商、物业管理公司

5.对物业整体工程进行复检工作，提交复检报告：

如仍有遗漏工程，继续跟进拾漏工作

同上

6.落实交楼当日协助验楼的各工程人员分工编排

7.核对公共区域及单元水、电、气表，完成错表整改工作

同上

避免影响日后收费工作

8.落实交楼现场及周边（包括临时停车场地）的水电供应及照明安排工作

开发商、物业管理公司

9.落实物业配套设施交付具体时间

开发商

各独立项目需要开发商有关部门跟进

9.1中央空调系统（开通时间、申请手续）

9.2有线电视（CATV开通时间、申请手续）

9.3电话（市政联系、开通时间、申请手续）

9.4通邮（位置、通邮时间、投递方式）

9.5智能化系统（安装时间、开通时间）

9.6停车场（车场设施/设备安装、车管所联系、单位划分）

9.7管道煤气（通气时间、市政联系、点火时间）（若有）

10.交楼初期跟进事项（对业主）

物业管理公司

10.1装修报批、工程监督及验收工作（包括空调等安装）

物业管理公司工程部

10.2二次装修验收工作

物业管理公司工程部

10.3协助遗漏工程的拾漏工作跟进

开发商

10.4有偿服务

物业管理公司

制定有偿服务内容及收费明细

11.单元及公共设施维修保养

物业管理公司工程部

11.1制订物业养护和维修计划方案

11.2物业的维修管理

12.机电设备的维修管理

物业管理公司工程部

工程部维修人员跟进

12.1设备的基础资料管理

12.2设备的运行管理

12.3设备的维修管理

12.4设备能源和安全管理

五、安管部

1.建立安管部管理制度及操作程序

物业管理公司安管部

2.落实安管部各项配备，如：

对讲机等

3.落实交楼期间安管人员配合工作及各岗位编排

4.配合工程部对安全监控设备调试检查、并熟悉设备操作

物业管理公司安管部

需要由承建商对安管员进行操作培训

5.对各岗位保安员进行交楼前业务、服务意识培训

物业管理公司安管部

6.制订交楼前后的治安、消防工作计划并落实执行

物业管理公司安管部

7.交楼后初期跟进事项

物业管理公司安管部

协同其它部门一并进行

7.1分区封闭管理的安排

针对已交付物业和尚未完工项目

7.2二次装修监管工作的安排

加强装修现场管理和人员、物品进出控制