药品招投标管理办法.docx
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药品招投标管理办法
药品招投标管理办法
一、概述
药品招投工作是关系公司生死存亡的大事，公司上下均应积极支持协作；营销中心更应通过权衡调度市场一二线相互沟通、协作，紧密联系、协同作战，共同把招投标工作做好。
药品招标的工作分成内部操作和外部运作两部分。
内部运作就是招标信息的获得，招投标资料的准备，投标报价的网上操作，内部工作主要由公司总部招投标专员负责；外部运作则是指对招投标涉及的相关单位进行攻关、协调、沟通，外部工作主要由处方药大区经理负责。
通过公司权衡调度，内部与外部工作人员相互沟通、协作、配合，紧密联系、协同作战，共同把招投标工作做好。
二、招标专员职责要求（内部操作）
1、招标信息的获得。
招标专员原则上必须对正在进行招投标的网络平台每天关注两次，即将进行的一天关注一次，没有开始的或已结束的三天一次。
并对信息及时解读，做出相应处理。
2、历年资料准备。
积累收集以前年度包括取价省份的中标价格数据以及竞品的报价数据资料，历年影响报价的主要因素等资料。
3、解读标书
及时解读标书，并以书面形式汇报解读内容至营销中心各位总监及总经理（汇报内容详见附表一）。
着重对解读标书的关键点和不同点提出建议；对不清楚、不明白的问题提出来讨论或要求大区经理到当地了解清楚后反馈，以利后续工作跟进。
4、招投标资料的准备
招投标的资料准备要根据招标文件的要求及时、准确备齐，在规定的时间内送达指定地点，不得延误，否则极有可能使企业失去招标资格。
招投标的资料一般分为三大类：
一是企业资料，二是产品资料，三是委托资料文件。
招标专员必须在规定时间（提前一周以上）前沟通协调好法定授权人（资料接收、递交人），按照招标办要求做好招投标文件，并把资料邮寄给法定授权人。
在规定的时间内对接收方进行接收与否的确认并确认所寄资料是否符合要求，如有遗缺则及时补发。
投标文件需要尽可能的制作精美，出去的文件代表公司形象，良好的纸质，打印复印整理清晰的标书，给人良好的印象，争取第一好感，反映公司的整体素质。
4、招投标的网上操作
招投标的网上操作一般涉及：
一是网上企业资料的填报；二是网上投标价格的填报；三是最终中标价格的确认；四是配送企业的点击与确认。
（1）资料信息的维护
资料信息，实际上就是投标资料所准备的纸制文件上的具体内容。
在网上将这些信息一一进行入录，形成电子版本的档案。
上述工作必须在规定时间内及时准确完成。
（2）投标价格的投报、解密、中标价确认
品种的报价具有严格的时间性，需要在规定的时间里进行投报，否则被当作弃标处理。
招标专员在报价之前首先必须吃透招标文件的精神，确定好几轮投标价格的范围，并且需要查询同类产品历史报价及其他省份的报价，及时关注同类品种的投标价格，提出合理化的报价建议，根据大区经理及总监的要求及时准确进行报价，解密及价格确认。
（3）配送企业的点击与确认
招标专员要了解配送规则，并及时与大区经理、经销商沟通，根据大区经理及经销商要求在规定时间内点击与确认配送公司。
5、相关工作（根据各省情况而定）
（1）物价办理工作
根据备案省物价局或发改委要求，制作物价文件并交与临床大区经理办理物价报备。
（2）产品增补工作
根据招标办的要求对平台没有的产品提供相关材料进行增补。
（3）价格申诉工作
针对招标办或物价局提出的一些不合适的限价，寻找申诉理由，结合大区经理等各方面意见编写申诉材料。
6、及时将各阶段的确标价格通报给大区经理、营销总监和总经理。
7、整理资料归档
招标专员必须将招标过程中形成的重要资料，按照归档文件要求装订成册，归档备查。
重要资料指：
每次申报价格明细表、确标价格表（含主要竞品价格表），价格申报过程各岗位签署的意见表，解读标书建议、总结分析资料等等。
8、招投标工作的总结与分析
9、履职考核：
以上工作，若责任人不认真履职，处三百元罚金；造成严重不良后果者，处责任人一千元罚金直至除名处分。
三、大区经理职责要求（外部运作）
大区经理是本省招投标的第一责任人，事前需要尽量掌握和获得招标流程、投标价格的确定原则、标底价格的确定原则、品种入围原则、专家人员选择、政府部门对招标结果的要求等准确信息，以采取相应对策。
主要工作如下：
1、解读标书
及时解读标书，并以书面形式汇报解读内容至招标专员及营销总监,（要求与前相同<招标专员>）。
2、招标培训会及答疑会的参与
积极参与招标办组织的各种培训会及答疑会，了解招标动向及正确理解标书的各项条款。
3、对招标专员的各项工作进行督促指导
对招标专员在实际操作中碰到的各种难题及时进行指导，对自身也无法解决的问题积极寻求招标办的帮助。
4、招标文件的审核与递交
督促招标专员对招标文件的制作、完善；查收与审核招标文件，并及时将招标文件递交到招标办。
5、提出合理化的报价建议，填写附表四：
《普正产品投标及报价表》
在招标办规定的报价时间内及时以传真或电子邮件形式反馈报价结果，并说明报价理由。
反馈时间必须在报价截止前6小时以上，以便总部分析、讨论及最后决策。
对需面对面谈判品种，需及时提出申请，以便总部派员参加。
6、政府攻关工作
负责与招标所涉及相关人物的前期沟通与拜访，找准关键人物取得支持和帮助工作。
（1）药品招标办
了解限价制定规则，并为较低限价寻找限价申诉理由，找到相关负责人员，力争申诉成功。
掌握报价规则，找到有效报价方法，在确标产品中标同时能保证以较高价格中标。
熟悉评标细则，力争找到评审专家，影响评审专家在主观评分上给我们高分。
了解面对面谈判规则，掌握谈判专家名单，通过做专家工作，影响面对面谈判结果。
（2）物价部门
通过和物价部门的沟通，争取以企业自主定价进行物价备案，至少备案价格能符合差比价规则，不比同类产品价低。
（3）攻关费用申请与使用
遵循先请示申请批复后使用的原则。
费用申请必须写明费用使用原因、用途，可能达到效果。
及时反馈使用过程情况，评估效果。
7、对于OTC产品履行同样职责，配送企业选择及报价由OTC地区经理反馈上报，征求营销总监的意见确定后报出。
8、将招标信息、点配送要求、中标结果等信息及时与客户沟通到位。
9、配送企业的确定
报价前应对可行性配送企业进行摸底了解，并在中标后三日内将确定的配送企业名单提供给招标专员（填写附表二），以便在网上进行操作确认。
10、产品申诉
对低于公司限价的品种必须申述、对因竞争力考虑需个别申述的产品大区可积极提出申诉理由，以便招投标专员整合资料行文上报。
11、招标费用申请与使用
依据费用性质不同分别申报，逐级审批流程：
（1）对招标所需的固定费用例：
报名费、中标服务费、履约保证金等由大区经理提供发票，经招标专员证明，分管营销总监签字报账；
（2）履约保证金由招标专员进行登记，收据原件由财务部负责保管，大区经理备复印件进行日常管理。
到期后，财务部负责监管、督促及时回收；大区经理负责请领申报和事后追回，工作变动应及时办理履约保证金复印件交接工作；（3）招投标预算内的攻关费用，由大区经理根据公司财务要求提出费用申请，内勤投标专员受理、报分管营销总监意见，药事部长签署备案后使用；超预算的攻关费用，还应呈总经理签批后在使用。
以上费用的真实性及核销由大区经理承担责任。
12、招投标工作的总结与分析
各省招投标工作结束10各工作日之内，大区经理和招投标专员分别对该省的招投标工作进行总结与分析，并用书面形式总结报告至营销总监和药事部，择机安排时间召开总结会。
13、履职考核：
以上工作大区经理均应全程参与，若责任人不积极履职，处一千元罚金；造成严重不良后果者，处责任人三千元罚金。
四、报价原则及审批权限
1、实行领导负责制原则，所有产品低于上年度或公司最低限价的最后定价报出，都必须经过分管的营销总监审批认可后报出。
2、最低价控制原则。
所有投标品种报价，原则上不得突破公司制定的最低价（招投标品种最低报价表，即表三，每年修改一次），如需突破，必须报营销总监或呈总经理批复后报出。
否则，属违纪，处责任人三千元罚金；造成严重不良后果者，处责任人五千元罚金直至除名处分。
3、下级服从上级的原则。
各省价格的确定，先由各省大区经理提出意见，招标专员提供他省价格情况报公司综合平衡后，由分管营销总监确定每轮最后报价。
4、全国一盘棋控制原则，为维护好产品价格，需要各省大区经理共同配合，不得各行其是，为争取和维护好的价格齐心协力。
五、总结考评
每个省招投标工作结束以后，大区经理和招标专员整理书面工作总结，并填写附表五，给自己的工作自评打分交分管营销总监打出考评总分。
对在工作中做出突出贡献的个人予以表彰和奖励；对违反本规定的人和事指出批评，情节严重的按章处罚。
六、本办法至发布之日起执行，有效期两年，如有变化以新规定颁布后为准。
附件一:
挂网标书解读汇报表
附件二:
配送商选择表
附件三:
2010年产品价格最低报价控制明细表
附件四:
普正产品投标及报价表
附件五:
招投标工作考核表
（附表一）挂网标书解读汇报表
挂网区域：
负责人：
解读时间：
年月日
项目
内容
备注
项目名称
挂网平台网址
招标办联系人及联系电话
采购周期
采购人
投标人要求
招标产品目录情况
报名时间
投标人递交资料时间
目录缺失产品增补时间
限价制定规则
限价申诉要求及时间
报价时间
报价规则（竞价、议价、面对面谈判）
评标规则
中标产品配送要求
招投标费用
其它特殊事项
（附表二）配送商选择表
填表时间：
配送区域
配送商名称
联系人
联系电话
招标区域：
负责人：
（附表三）2010年产品价格最低报价控制明细表
品名
规格
最高价
最低价
平均价
去掉最高最低平均价
通常参考省份均价
建议最低报价
低于最低价省份
（附表四）普正产品投标及报价表
填报人时间
品名
规格
单位
是否投标
初始报价
竞价
议价
第一次报价
第二次报价
第三次报价
人机对话
面对面谈判
附表五：
招投标工作考核表
省名称：
大区经理名称：
招标专员名称：
时间：
大区经理履职结果考核（前台）
招标专员履职结果考核（后台）
工作内容
执行情况简介
成功与失败记录
分值
考评得分
工作内容
执行情况简介
成功与失败记录
分值
考评得分
参与培训、答疑会
5
招标信息获取
5
招标信息的获得
5
历年资料准备
5
解读标书提出建议
10
解读标书提出建议
10
招标文件审核与递交
5
投递招标资料的制作
10
对招标专员督导
5
网上操作、信息维护
10
提出合理化报价建议
10
价格投报解密中标确认
10
配送企业选择
5
配送企业的筛选与确认
5
政府攻关
10
申诉材料的准备
5
物价办理工作
5
招标费用的审核、证明
5
产品增补工作
5
确标价格通报
5
申诉攻关与落实
10
督促大区经理
5
执行公司政策纪律
10
执行公司政策纪律
10
费用申请与使用
5
整理归档资料
5
招投标工作的总结与分析
10
招投标工作的总结与分析
10
合计
100
合计
100
总监评价
总监评价
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