在外配件收发货核对管理规定.docx

资源描述

在外配件收发货核对管理规定.docx

《在外配件收发货核对管理规定.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《在外配件收发货核对管理规定.docx（29页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

在外配件收发货核对管理规定.docx

在外配件收发货核对管理规定

三一重工股份有限公司

管理制度

在外配件收发货核对管理规定

QGZ/CW0801-2005

修订号

实施日期

2007年11月1日

第1页共15页

编制人

杜兴

更改记录

标记

处数

更改依据

更改人

更改日期

审核人

戴应华

批准人

段大为

1.目的

保障公司在外配件资产安全和完整，规范公司在外配件核对业务流程，确保在外配件业务准确核算。

2.适用范围

适用于所有在外配件收发业务，包括分公司与总部收发配件；分公司之间调拨配件；同一分公司仓库之间调拨配件；销售发货；客户退货；维修换件、技改、赠送配件出库核销；呆滞配件返司等。

3.职责

3．1泵送服务公司负责在外配件出入库数据维护；在外配件保管；维修换件、技改、赠送配件出入库办理及单据收集；呆滞配件返司处理；分公司与总部之间异常订单落实。

3．2财务本部负责组织在外配件收发核对及账务处理。

3．3分公司负责组织配件收货验收入库，提供维修换件、技改、赠送配件有效单据。

3．4服务技术支持部负责维修换件审批（技改由研究院），负责配件发运至分公司。

4.在外配件核对

4．1总部发货与分公司收货之间核对。

4．1．1分公司仓库收到总部所发配件后由分公司仓管员负责点验，并与发货清单进行核对，在收货单上签字验收，分公司配件会计负责进行监督。

如有差异要求在24小时内将收货差异反馈泵送服务公司，由其在2个工作日内进行落实。

4．1．2若总部配件不是直接发往记账仓库，而是异地发货，收货人应为申请人，收货人应自收到配件后24小时内报告记账仓管员，并将签字后的收货验收单传真给记账仓管员，记账仓管员凭收货验收单办理入库手续。

4．1．3上上收货如有差异要求仓管员在24小时内将收货差异反馈泵送服务公司，由其在2个工作日内进行落实

4．1．4每月1日由总部配件会计将上一月份所有发分公司配件出库数据从系统中导出并（包括未通过系统制单而以手工制单发货，以下同）与本部SAP中的收入核对一致后转发各分公司配件会计。

4．1．5分公司配件会计将上月分公司与总部收发配件在途数据（即：

上月收发配件核对调节表在途数据）发分公司仓管员。

4．1．6分公司仓管员根据配件入库数据（包括系统入库数据和手工入库数据）、分公司配件会计提供的上月在途数据与总部配件发货数据进行核对，并将核对情况（包括本月总部已经发货分公司未入库订单、分公司已经收货总部没有下达数据订单、上月在途订单价格差异、分公司收货差异订单情况）在每月7日前书面反馈给分公司配件会计。

4．1．7分公司配件会计需指导仓管员核对总部发货数据和分公司收货数据，并根据仓管员核对情况在每月10日前编制在外配件核对调节表并反馈总部配件会计和泵送服务公司（核对时可按发货订单来核对，如核对有差异，需按订单来提供差异明细）（一级仓库每月反馈一次在外配件核对调节表，二、三级仓库每季度反馈一次在外配件核对调节表）。

4．1．8分公司配件会计在编制调节表时请注明在途的具体原因，譬如：

**月订单发货整单未收；**月**订单在途价格差异；**月**订单收货数量差异；**月退**月**订单；**月调整（或补单）**月**订单。

4．1．9总部配件会计每月对一级仓库在外配件核对调节表全部复核，对二、三级仓库在外配件核对调节表每三个月核对一次，且每月15日前提交复核报告。

4．1．10总部配件会计在每月12日之前将复核正确的各分公司在途订单汇总表提交给泵送服务公司，有关稽核人员负责对分公司反馈收发配件差异进行查实，每月25日前将查实结果书面反馈给分公司仓管员和总部配件会计：

包括《**月在途订单汇总表》《**月收货差异明细表》《**月分公司收到总公司未下达明细表》。

4．1．11总部配件会计根据泵送服务公司稽查人员反馈的配件收发差异形成《**月配件核对通报》，并将反馈的书面结果整理成《**月配件收发货核对明细表》。

4．1．12在《**月配件收发货核对明细表》中形成了四种差异，分别处理如下：

第一种是往月在途的处理，形成由服务总公司总经理审批的《关于将分公司配件未入库订单转挂责任人个人账的通知》，将相关责任人予以停发工资，并转挂个人责任账。

第二种是当月在途的处理，由泵送服务公司稽查人员继续跟踪落实。

每三种是已发未收数量差异的处理，如为总部少发货，于下月进行补发；如为运输公司损坏，由运输公司进行赔偿；如确实无法查清此差异形成原因，泵送服务公司于每月28日形成《**月配件收发差异处理报告》报泵送营销公司总经理处理；第四种是总部未发分公司已收的处理，此差异形成的主要原因是总部泵送服务公司制单员漏下达所致，由其在下月进行下达。

4．1．13总部配件会计负责跟踪在外配件核对调节表所反映的异常收发货处理情况。

4．2分公司之间调拨配件核对。

4．2．1平时分公司之间发生配件调拨时，泵送服务公司配件计划主管和发货方仓管员、会计与收货方仓管员、会计应在内部调拨单上分别签字确认。

内部调拨单是双方进行销售及采购业务账务处理的原始凭证之一。

4．2．2每月1日前由仓管员将上月发其他分公司配件出库数据从系统中导出发分公司配件会计（配件会计安装有PSSM系统的由本人导出相关数据）。

4．2．3每月1日前由发货方配件会计将调拨配件出库数据发总部配件会计和收货方配件会计。

4．2．4收货方配件会计组织仓管员对调拨配件进行核对，并每月10日前将核对结果反馈给发货方配件会计和总部配件会计。

4．2．5总部配件会计对反馈情况进行复核，并跟踪是否通过总部在当月转账。

4．3同一分公司之间调拨配件核对。

4．3．1每月1日由仓管员将上月调拨配件出库数据提供给配件会计和调入仓库仓管员。

4．3．2配件会计组织收、发货仓管员对分公司内部调拨配件进行核对，对涉及账务处理在当月进行账务处理。

4．4分公司仓库销售出库的核对

4．4．1仓管员、配件会计在同一办公地点（即生活或工作在同一栋楼、同一小区的），仓管员需每天将销售出库单交分公司配件会计复核并签字确认，且分公司配件会计在24小时内作销售帐务处理（包括结转收入和成本）。

4．4．2仓管员、配件会计不在同一办公地点（即生活或工作不在同一栋楼、同一小区的），仓管员至少每周一次将销售出库单交分公司配件会计复核，且分公司配件会计在2个工作日内作销售帐务处理（包括结转收入和成本）。

4．4．3配件会计每天对所有出库配件分出库类型依出库顺序以EXCEL形式作好备查记录并存档（附件十：

**仓库*月配件出库备查记录）。

4．4．4每月1日前仓管员将上月的进销存报表提交给配件会计。

4．4．5分公司配件会计每月3日前对进销存报表进行审核，并与对应的用友财务数据、配件出库备查记录进行核对，如核对不一致,就由分公司配件会计和仓管员进行查找并最终落实差异,确保账账、账表、账单一致。

形成分公司仓库出入库数据与用友数据勾稽关系稽核表（见附表十一）。

4．4．6总部会计在次月对分公司配件用友账、进销存报表进行稽核：

确保库存商品－在库配件的借贷方发生额与进销存报表的出入库数据是否一一对应（包括金额、类型一致对应）。

4．5客户退货配件核对。

4．5．1客户退库订单仓管员在PSSM系统中以销售出库的红字进行维护；配件会计以红字冲减当月销售收入，并结转相应成本。

4．5．2仓管员、配件会计在同一办公地点（即生活或工作在同一栋楼、同一小区的），仓管员需将当天客户退货入库单交分公司配件会计复核，且分公司配件会计在24小时内作账务处理。

4．5．3仓管员、配件会计不在同一办公地点（即生活或工作不在同一栋楼、同一小区的），仓管员至少每周一次将客户退货入库单交分公司配件会计复核，且分公司配件会计在2个工作日内作账务处理。

4．5．4每月1日由仓管员将上月所有退货配件明细提供配件会计。

4．5．5配件会计每月2日核对完退货明细是否在当月进行账务处理。

4．6维修、赠送、技改出库配件核对

4．6．1每月1日前仓管员向配件会计提供上月维修、赠送、技改出库配件清单，并由分公司配件会计与对应的用友财务数据进行核对。

4．6．2分公司配件会计须对仓管员提交的维修、赠送、技改出库配件清单和出库单据（维修换件申请单、维修换件客户证明单、配件出库单等）按照相关人员的审批权限进行初审并签字确认，形成配件核销统计表（见附表十三），并在每月15日前邮寄给总部配件会计复核。

4．6．3总部配件会计每月20日前将核销情况反馈给分公司配件会计，分公司配件会计在每月23日之前（以邮戳为准）对已核销的配件分别向三一重工、三一路机、三一起重机和三一重机开具发票并邮寄。

配件会计当月应进行相关帐务处理。

4．7呆滞配件返司的核对

4．7．1月底仓管员对呆滞配件进行盘点，分公司配件会计进行监盘。

4．7．2每月1日前仓管员统计上月呆滞配件明细表，并报分公司配件会计和泵送服务公司，呆滞配件是否返司由泵送服务公司决定。

4．7．3需返司呆滞配件须由仓管员每月8日前将分公司呆滞配件组织发运到公司，交配件管理公司（随货附呆滞配件清单和返司批准单）。

4．7．4在呆滞配件发出的同时，仓管员应在系统中进行出库数据维护；配件会计同时将库存商品-在库配件转至库存商品－其他配件－返司配件。

4．7．5泵送服务公司对返司呆滞配件组织相关部门进行鉴定且提出处理意见，并于23日前反馈给分公司配件会计，签定合格的冲抵本月发货，不能冲销的进行报废处理。

4．7．6配件会计每月1号根据总部所提供发货清单审核上月呆滞返司配件是否于当月核销，已核销的将库存商品—其他配件—返司配件在借方用红字冲销。

5．考核办法

5．1每月25日由财务本部、泵送服务公司对上月在外配件收发货核对情况进行考核。

由总部配件会计将考核情况在全公司进行通报。

5．2不按时、按要求进行核对者，每次处罚50-200元。

5．3提供核对资料不准确、不清晰者，每次处罚50-100元。

5．4不按要求处理、反馈信息者，每次处罚50-100元。

（收发货差异未及时反馈者，将对仓管员进行罚款）

5．5按要求核对及时、准确、全面者，每次奖励100-200元。

6．附件

6．1仓库收货明细表

6．2分订单发货汇总表

6．3总部发货明细表

6．4配件进销存报表

6．5配件盘点明细表

6．6维修换件、配送、技改配件核销明细表

6．7分公司与总部收发配件核对调节表

6．8总部已发分公司未收明细

6．9分公司已收总部未发明细

6．10仓库每月配件出库备查记录

6．11呆滞配件明细一览表

6．12配件核销统计表

6．13维修配件明细表

6．14技改配件明细表

6．15配件赠送统计表

6．16用友总帐数据与进销存报表上报数据对比差异稽核表

6．17用友总帐库存商品-在库配件科目上报稽核数据表

6．18进销存报表上报稽核数据表

7．附加说明

7．1本管理制度由财务本部负责起草，并负责解释和归口管理。

7．2本管理制度（05年12月修订稿）从2006年1月1日开始实行。

附件一：

仓库收货明细表

***仓库**月收货明细表

入库单类型

入库单号

制单日期

行号

物料代码

物料名称及规格

订单数量

单价

合计

下达数量

仓库

公司发货单号

审核：

制表：

附件二：

分订单发货汇总表

**月总部发货订单汇总表

订单日期

仓库编码

仓库名称

参考A

参考B

参考C

订单编号

期内交货总金额

收货入库情况

收货金额

差异

差异原因

审核：

制表：

附件三：

总部发货明细表

**月总部发货明细表

交货日期

订单日期

仓库编码

仓库名称

参考A

参考B

参考C

销售订单

销售订单行

物料代码

物料名称

订货数量

交货数量

单价

交货金额行合计

出库仓库

订单状态

审核：

制表：

附件四：

配件进销存报表

**仓库配件进销存报表

年月日

编制单位：

单位：

元

物料编码

名称

规格

单位

单价

期初帐存

公司进货

内部调入

客户退货

本月销售

免费赠送

换件维修

退回公司

内部调出

月末库存

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

数量

金额

合计

审核：

制表

附件五：

配件盘点明细表

**仓库配件盘点明细一览表

年月日

编制单位：

单位：

元

序号

物料编码

物料名称

销售价格

账面数量

实盘数量

数量差异

金额差异

差异原因

备注

分公司经理：

分公司会计：

仓管员:

附件六：

维修换件、配送、技改配件核销明细表

年月

编制单位：

单位：

元

序号

仓库

出库日期

客户编码

客户名称

审批单号

金额

产品大类

备注

制表人：

分公司会计：

审核人：

附件七：

分公司与总部收发配件核对调节表

**分公司**仓库与总部收发配件核对调节表

编制单位：

2005年月

单位：

元

总部发货

本月

累计

分公司收货

本月

累计

订单号

金额

6月30日止

7月1日起

订单号

金额

6月30日止

7月1日起

金额

差异

金额

差异

调整事项

订单号

**月**月订单在途价差,用友已调帐部分

加：

总部已发分公司未收

备注

分公司返司退货出库订单，总部做发货红字

调整后7月1日起累计

加：

分公司已收总部未发

备注

小计

调整后余额

制表：

复核：

注：

1、本表主要核对总部所发配件与分公司收到配件之间的核对；

2、05年6月30日止总部发货栏和分公司收货栏分别按分公司库存配件财务余额账（在库、在途、其他余额总和）、仓库实际数（进销存报表余额）填列，财务账大于仓库数的差异填在分公司收货差异栏，反之亦然（差异在本表中不能以负数体现）；6月30日止金额和差异是固定不变的；若7、8月仓库收到6月30日之前的总部发货，请将明细填在左边的分公司已收总部未发货一栏。

3、本月栏填列05年7月1日起，总部所发分公司配件至本月底止收发货双方的差异所有订

单明细，即：

7月1日开始，总部与分公司之间收发货差异所有订单明细应全部在本月栏中反映；并另外填报物料收发差异明细表。

4、在途订单类型包括：

总部已经发货分公司未入库订单、分公司已经收货总部没有下达数据订单、上月在途订单价格差异、分公司收货差异订单情况

5、分公司配件会计在编制调节表时请注明在途的具体原因，譬如：

**月订单发货未收；**月**订单在途价格差异；**月**订单收货数量差异；**月退**月**订单；**月调帐（或补单）**月**订单

附件八：

总部已发分公司未收货物料明细

发货日期

销售订单

销售订单行

物料代码

物料名称

交货数量

单价

交货金额

备注

审核：

制表：

附件九：

分公司已收总部未发明细

入库日期

发货订单编号

入库单号

入库单类型

物料代码

物料名称

单位

入库数量

单价

备注

审核：

制表：

附件十：

仓库每月配件出库备查记录

**分公司***仓库*月配件出库备查记录

序号

日期

出库类型

出库单号

出库金额

责任人

客户

是否回款

单据移交

账务处理

备注

合计

审核：

制表：

附表十一：

呆滞配件明细一览表

编制单位：

单位：

元

序号

仓库

物料名称

物料编码

数量

销售单价

金额

备注

审核：

制表：

附件十二：

配件核销统计表

**库房**月份配件核销统计表

序号

泵送营销公司名称

产品名称

维修换件

技改

赠送

其他

小计

备注

泵送公司

拖泵

泵送公司

泵车

泵送公司

布料杆

泵送公司

搅拌车

泵送公司

车载泵

泵送公司

推土机

泵送公司

混凝土搅拌站

泵送公司

塔机

泵送公司

爬棚主体

小计

路机公司

压路机

路机公司

平地机

路机公司

摊铺机

路机公司

搅拌转运车

路机公司

养护车

路机公司

洗刨机

路机公司

沥青搅拌站

小计

重机公司

挖掘机

重机公司

破碎锤

小计

三一汽车

汽车起重机

三一汽车

履带起重机

小计

港机

正面吊

港机

堆高机

小计

合计

审核：

填表：

附件十三：

维修配件明细表

三一重工股份有限公司（泵送、路机、挖机、起重机等）维修配件明细表

****库房

日期

维修设备

设备编号

出库单号

客户名称

维修申请单号

金额

责任人

是否有单据

备注

维修换件申请单

证明单

审核：

填表：

注：

此为四个表格，分别分为泵送、挖机、路机、起重机四个泵送营销公司，填写时请分开填写。

附件十四

展开阅读全文