我国国际会议的现状和会议型酒店.docx
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我国国际会议的现状和会议型酒店
我国国际会议的现状和会议型酒店
今年恰逢我国实行改革开放三十周年，三十年来我国的国情发生了巨大变化，期间我国的国际会议也应运而生，由此也形成了我国国际会议的一些显著特点，研究这些特点才能更加深刻地了解我国的国际会议的现状，会议型酒店也才能做好相应的对策。
一、我国国际会议的现状
我国国际会议产生于1978年之后的改革开放，仅有短短30年的历史；起步虽然很晚，但是初期发展很快，后来到了1995年由于政策的调整，目前我国的国际会议处于平稳发展的阶段。
1、起步很晚，是改革开放的产物
国际会议是各国人们相互交流的一种重要形式，它是以社会发展和思想解放为基础的，因此世界上国际会议最先萌芽于17世纪意大利文艺复兴时期，距今已经有300年的历史了，那时科学思想战胜了宗教迷信，人们迫切需要互相交流，从而产生了国际会议。
而后伴随着欧洲的工业革命，科学技术的进步更进一步促进了人们交流的需求，从而也推动了国际会议的发展，这也是后来世界上绝大多数国际组织的总部都设在欧洲的原因之一，目前这些国际组织仍然控制了大量的国际会议。
20世纪美国逐渐成为世界上科技和经济实力最强的国家，因此目前不管是国际会议的数量还是质量，美国都处于世界领先地位，许多由美国机构发起的国际会议，其规模都超过了本领域内国际组织的国际会议。
相对于世界发达国家，我国国际会议起步很晚。
由于众所周知的原因新中国成立之后，在我国基本没有举办过国际会议，有文字记载的是1964年8月在北京组织过一次北京科学讨论会，来自亚洲、非洲、拉丁美洲和大洋洲44个国家和地区的科学家367人参加这个会议，为此还专门在友谊宾馆修建了一座科学会堂。
1978年我国实行改革开放的政策，我国打开关闭了29年的国门，吸引了世界各界人士的关注和兴趣，也为我国国际会议的产生提供了机遇，1980年1月由我国5个部委联合举办国际粒子物理讨论会，参加会议的代表人数就多达120人。
那时不管是我国机构发起的国际会议还是国际组织的国际会议，都能吸引大量的国外代表来华参加，甚至拉家带口，除了参加会议还踊跃参加会议附设的旅游活动，当时对国际会议的统计数据表明有30％以上的会议代表携带陪同人员，有60％的会议代表参加会议旅游，远高于世界其他国家举办国际会议的比例。
进入新世纪之后，我国的经济实力和科学地位快速发展，使一些百年只轮流在发达国家举办的国际会议也开始选择在中国举办，例如2007年在北京举办的第22届国际制冷大会和第26届国际照明大会。
2、外事活动，政策管理非常严格
有别于其他国家，在我国举办国际会议就都属于外事活动，为此国家主管部门也制定了许多相应的政策对国际会议进行管理。
（1）会议审批
在我国举办任何类型的国际会议都属于外事活动，都要经过政府的批准。
根据会议规模的不同和学科的不同，批准的级别也不同，实行国务院和省部级两级批准，省部级以下无权批准国际会议。
在没有得到批准前，任何个人和机构都不能在我国筹备和举办国际会议，也不能承诺国外机构在我国举办国际会议。
（2）财政管理
我国财政部对国际会议的财务管理也有详细的政策，对国际会议的各项收入和支出范围都有明确的规定，甚至对工作人员的人数、住宿标准以及误餐补助都有严格的要求，例如300人以内的国际会议可按10:
1的比例安排工作人员；超过300人以上的部分则按15:
1的比例安排。
（3）外汇管理
我国的外汇管理部门对国际会议的外汇收入也实行严格的管理。
对国外代表缴纳给会议的注册费也实行结汇制；当会议要使用外汇时再向银行购买，对给国外报告人发讲演费和国际旅费，以及上缴给国际组织的会议收入等都有不同的规定。
（4）来华签证
我国人员到国外参加国际会议时，只要持有大会主席签发的会议邀请信和有效护照就能到该国驻华领使馆办理签证手续。
而国外人员来我国参加国际会议必需获得外交部统一规定的签证通知表和有效护照才能到我国驻外领事馆办理他们的来华签证手续。
对国际会议的严格管理，保证了我国国际会议能够平稳健康的发展，也避免了一些需要我国尽东道国义务的国际会议在我国举办，但是由于许多会议组织者缺乏对政策的了解，增加了他们在组织会议时的困惑。
虽然目前我国对国际会议采取从紧政策，主管部门就多次发文从严控制在华举办国际会议，但是解读最新的政策可以看出“对于有较高专业水平的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议，可积极举办”，这种政策导向即贯彻了我国提倡的科学技术是第一生产力的国策，也符合国际趋势，因为从ICCA提供的数据分析中可以看出有80%的国际会议属于自然科学领域。
3、国际会议，总的数量并不很多
北京市会展统计报告中指出2006年在北京地区共举办了19.3万个会议，其中国际会议就有7千多个；而同在2006年ICCA的统计数据为北京地区仅举办了65个国际会议，世界各大城市的排名为第13名。
对我国相同城市和相同年度的国际会议的两组统计数据反差如此巨大，分析其原因主要是由于统计标准不同所致。
我国媒体习惯使用的两个统计标准一个是ICCA的标准，另一个是UIA的标准，这两个标准虽有不同，但除了对国际会议国家数量有明确的要求之外还对参加人数、境外人数以及天数也有其标准。
而我国有关文件规定，“凡是来自三个或三个以上国家和地区（不含港、澳和台地区）的代表参加以交流为目的的会议统称为国际会议”，由于没有天数和人数的规定，特别是没有境外人数的规定，使得我国地方部门的统计数据远远高于国际组织提供的数据，这也对分析我国国际市场带来很大的不确定性。
那么我国国际会议市场到底可能会有多大呢？
我们可以从另外一个渠道进行分析。
由于我国国际会议实行报批制度，国际科技会议全部归口科技部管理，从科技部公布的“2006年在华召开的国际会议和展览目录”中查出，2006年在北京举办的国际会议为59个，这与ICCA的统计数据比较接近。
由表1还可以看出我国国际科技会议主要集中在北京和上海两个城市，占全国总量的一半还要多。
我国每年的国际科技会议总量也就是在150个左右。
由于科技类的国际会议占到社团类国际会议的75%，因此可以推算出全国的社团类的国际会议大约也就在200个左右，当然是指具有一定规模的国际会议。
4、克服瓶颈，仍然需要耐心等待
我国的综合国力不断增强，国际地位日益提高，国际影响越来越大，这些都给我国国际会议的快速发展带来机遇，但是我国国际会议如同中国股市一样，也是一个政策市场，能否快速发展主要取决于政策的调整。
当前国家在政策上并没有给出一个明确的信号，积极鼓励和支持我国国际会议的快速发展，许多方面与世界上其他国家存有很大差别，例如不管是欧美发达国家，还是像南非和韩国等发展中国家，都有国家级的国际会议管理机构，有的是放在旅游局管理，有的成立会议管理局，而我国至今也还没有一个国家级的会议管理机构。
我国各级财政也没有固定的经费去支持申办国际会议，会议的申办资金都需要自筹，申办失败损失完全自己承担，国际会议成为无米之炊。
当申办国际组织的大型会议时管理层的态度总是希望在我国举办时要压缩规模；举办国际会议时当会议规模超过批准人数时还要适当控制与会者的参加人数。
我国的旅游和展览业都享受差额缴纳营业税的优惠税收政策，唯独会议行业要全额上缴营业税，仅这一点就使我国在申办国际会议时处于劣势地位。
奥运会的举办使北京拥有了亚洲最大和最先进的具有国际水准的会议中心，但是完全商业化的运作使得它的经营成本每年近5个亿，这样高的经营成本也势必增加了每个国际会议的负担，也削弱在国际上的竞争力。
今后我国国际会议是否能够快速发展，完全取决于我国是否调整发展国际会议的政策，从国家层面上给发展国际会议营造一个宽松的条件。
5、各地政府，正在营造宽松环境
参加国际会议的国外代表不但要自己承担国际旅费，还要向会议缴纳注册费、旅游费和住宿费，这些费用最终都要支付在国际会议举办的城市。
目前在我国参加国际会议的代表每天的消费为1500元人民币左右，一个有1000人参加的，会期为5天的中型国际会议，会议总消费至少就能达到750万元，这还不包括购物和旅游等个人消费。
国际会议巨大的财富效应，特别是对本地经济产生的1:
8的拉动效应，使得我国一些城市开始调整政策，促进本地区的国际会议的发展，争取更多的国际会议在自己的城市举办。
北京市旅游局正在拟定一个“2009年北京市海外旅游市场开发奖励办法”，其中就有对申办大型国际会议给与资金补贴的政策。
上海根据会展旅游‘十一五’行动计划，从2006年到2010年聘请50-100名上海会议大使促进上海国际会议产业的发展，会议大使主要来研究人员、医生和高校教师等科技人员，力争2010年以后在上海每年举办1000个国际会议。
广州白云国际会议中心，是目前华南中国规模最大、设施最先进、配套最完善，集会议、酒店、展览、饮食、娱乐、旅游、物业出租于一体的国际高端商务活动中心，总占地面积约为31万平方米，总投资超过40亿元，比国家会议中心幸运的是他们不用还本付息，因为采用的是资产划拨的方式，极大的减轻了管理者的经营压力。
成都市人民政府联合中国生物材料委员会组成的申办团，日前战胜了韩国等对手，一举夺得2012年第九次世界生物材料大会举办权，届时，将有来自世界各国的4000多名专家学者莅临成都，成都也是率先对会议行业实行差额缴纳营业税的城市。
由于这些举措，使得上述城市吸引了许多国际会议的召开，会议产业的发展处于我国领先地位。
二、对会议型酒店的几点建议
会议型酒店在我国国际会议发展中起到重要的作用，至今仍是承接国际会议的主战场，但是我国会议型酒店不管是硬件的配套设施，还是软件管理与国际上比较成熟的国家还有一定差距，要要不断改善以适应国际会议的需要。
1、会议酒店是接待会议最主要的场地
会议酒店主要是指那些能够独立举办会议的酒店，某些业界人士甚至认为接待会议的直接收入至少应该占到会议型酒店主营收入一半以上的份额。
在我国国际会议30年的发展历史中，会议型酒店起着重要作用。
我国第一个会议中心——北京国际会议中心是在亚运会结束后1990年10月才开始营业，之前所有的国际会议都是在会议型酒店举办的。
即使到了今天虽然我国不少城市都修建了国际会议中心，但是会议型酒店在会议产业发展中的地位不但没有削弱，反而有加强的趋势。
据ICCA对会议召开地点选择的调查报告中显示，40.9％的组织者选择在酒店，10年中提高了10.5%的比例；36.9％的在会议中心，10年内反而下降了4.8%，由此可见酒店在会议的承接数量上占有一定的优势，也决定了今后会议型酒店在国际会议产业发展中仍起着重要地位（见表2）。
2、会议酒店应以接待国内会议为主
根据UIA的统计，目前世界上的国际组织有5万多个，这些国际组织对它的会议所选择的举办国家、举办城市和举办饭店的要求都非常高，苛刻程度不亚于赛事活动。
国际组织的年会，每届会议间隔均为3至5年；也像奥运会一样，会在欧、亚、美等几个大洲轮流举办；往往轮到各洲举办一届都要等待十几年甚至几十年的时间，在亚洲还有日本、韩国和新加坡等国家都有竞争实力，所以每年能在我国举办的国际会议并不是太多。
我国申办成功的国际会议又都主要集中在北京和上海及一些重点旅游城市，因此其他地区就不再具备发展国际会议的市场优势，
表3是对五洲大酒店国际会议中心在2005年和2006年所举办的会议的统计，学会类的会议每年仅有七八十个，仅占百分之十几的比例，其中接待国际会议的数量多年就保持在每年30-40个的水平，仅占到会议总量的5％的左右。
由此可以看出即使是地处北京的全国最大的会议型酒店也是以接待国内会议为主，而以接待国际会议为辅。
再如北京九华山庄平均每年接待会议7、8千个会议；但是其中国际会议仅为20个左右，占百分之零点几的比例。
3、接待国际会议的硬件要配套
大多数会议型酒店都不会忽视主会场的建设，布置华丽，设备齐全，许多酒店还都配置了多道同声传译设备，来适应国际会议的需要，这些虽然都是接待国际会议非常必要的硬件条件，但是从满足国际会议的需要还远远不够，有时有些国际会议不能选择在某个饭店举办，恰恰是一些配套的硬件条件不能满足需要。
（1）配置一定数量的分会场
国际会议，特别是科技类的国际会议的发展趋势就是每个与会人员不仅仅是听众，更重要也是发言者，这样才能更好的发挥会议面对面的交流功能，当前欧美一些大型国际会议甚至取消了大会报告，从会议开始到结束始终是并行的分组报告会，目的是满足每位与会者都要发言的要求。
而目前我国许多会议型酒店没有专门的分会场，都是使用小型餐厅代替，交流的环境和条件就差了很多。
（2）缺乏足够大的注册区域
会议注册是与会者接触到会议的第一个活动，他们对注册的要求就是一个“快”字，因此要求注册区域的公共面积要足够大，注册标识要明显，要配置电话和网线等。
许多所谓会议型酒店没有理想的注册区域往往给会议组织者带来困难，曾在北京一家非常著名的会议型酒店组织国际会议，由于没有合适的注册地点，会议组织者三天更换了三个注册地点。
（3）张贴板不符合国际要求
国际会议不但安排口头报告交流，也大量使用张贴报告的方式进行交流，因此酒店要考虑这方面的功能，一是要有足够的面积，二是要有张贴板。
国际上通常使用的张贴板都是横向的，会议代表每年只要将自己的张贴论文制作一次，就可以轮流到不同的国家使用。
而我国长期使用的是竖向展板，给代表使用造成了很大的麻烦。
（4）电子商务的价格比较贵
电子商务服务国际会议已经成为非常流行的趋势，在美国一些中低档的酒店在大堂中都可以免费无线上网。
目前我国在这方面存在较大的差距，不但很少有免费的上网条件，就是付费价格也比较贵，例如在北京国际会议中心租用一条仅有1兆带宽的互联网专线，每天的租金至少需要5千元。
许多酒店的商务中心和客房的网速也是极慢，甚至还比不上无线上网的速度。
（5）展览场地和其他公共区域
ICCA在一篇报告中指出，新世纪举办国际会议出现的一些趋势，其中一个趋势就是越来越多的国际会议举办附设展览，用以提高交流效果。
酒店也需要考虑预留展览场地面积，北京的友谊宾馆和昆仑饭店的会场条件还都不错，由于没有展览场地致使许多会议不能举办。
另外茶歇、信息台和与会者私人物品存放也都需要一定的公共面积。
6）不用特意配置会议设备
通常设备费用在国际会议支出中所占比例非常少，使用的设备也相当简单，但是由于设备的快速更新，像笔记本电脑，从“奔三”到“奔六”仅用了短短几年的时间，如果酒店配置设备，更新费用就会很大，设备现场管理也需要很多的人力，酒店工程部的人员远远不够，因此酒店提供会议设备和服务，经常是赔本赚吆喝。
前两年北京一家会议型酒店为了创收不许外面的设备进场，工程部人员累得够呛，会议还得不到专业化的服务，客户怨声载道，最后也就不了了之了。
4、重视接待国际会议的软件建设
相比会议硬件的配套，会议型酒店的软件建设就更加复杂些，也更加困难，因为这里涉及到机构设立、
（1）妥善设置会议接待机构
目前大多数酒店的销售部主要是提供住房的服务，虽然也象征性的帮助协调店内其它部门的工作，但是具体内容还要与有关部门商谈。
有的酒店存在多个对外销售部门，大客户服务部、销售部、旅游部、预定部，名目繁多，由于这些部门都有权对外接收预定，对同一个国际会议能报出不同的房间，甚至有的部门说没房了，有的部门还在继续销售，政出多门，给国际会议组织者带来巨大的麻烦，甚至引起强烈的国际反响。
会议型酒店采用什么形式的会议接待机构也还牵扯到会议的整体销售，如果是按销售人员的业绩提成奖励时，“跑马圈地”的现象时有发生。
会议型酒店应该将“SalesMarketing”改为“MarketingDeveloping”，研究市场、分析市场、制定开发和销售政策，市场开发人员不再现场具体管理会议了，成立会展管理部来做执行和操作，即“Operation”。
早在90年代初中国大酒店就成立了这样的机构，会议期间的现场服务不是市场开发部负责，而是会议管理事业部负责。
（2）电子商务和新技术的应用
目前酒店都采用计算机系统来管理客房，但至今还没发现计算机系统管理会议的，即使是每年举办上千会议的大型会议型酒店，一些甚至还采用手工管理的方式。
由于一些销售人员对会议管理流程的不了解，与客户签的合同经常出现前一个会下午闭幕式，第2天上午就是后一个会的开幕式，对于会前的注册没有预留时间，造成管理混乱。
人工管理由于数据不全，因此“大幅度缩水”的会议也屡见不鲜。
在网路时代会议网站的建设也是至关紧要，许多会议型酒店的网页都打不开，有的酒店网站上的内容，一劳永逸，很少更新。
会议的需求在网页上都应该能够满足，特别是一些细微的信息，例如亚运村周边的餐饮网点的地图就是一家PCO制作的，而不是村内任何硬件机构提供的。
有些能够举办国际会议的会议型酒店的中文网站制作的非常精美，信息也非常充足，但是英文网站的内容就少多了。
（3）制定合理的价格体系
价格也是举办国际会议时经常遇到的问题，感觉一些酒店的各种价格混乱，没有形成体系，随意性很强，集中体现在房价和餐饮费上。
例如国际会议的流程特点就是要提前1年向与会者提供房价，酒店通常贯彻“远高近低”的销售政策，对十几个月才要举办的国际会议给出比较高的房价，但是临近会议举办时由于酒店出租率上不去的原因，又会在酒店网站上卖出比较低的价格，造成价格穿帮，引起混乱，甚至对我国造成不利的国际影响。
再如餐饮价格，国际上流行的是国际会议提供给代表的是一些简单快捷的食品，例如三明治和软包装饮料，价格自然就低廉。
而目前在北京星级酒店的午餐价格起价至少80元。
另外由于国际会议餐饮活动的特点，会有特定的规律，例如国际会议的招待会举办的时间不同，参加人数差别能大于在30%。
大多数酒店对餐饮活动人数调整的范围和时间都限制的比较严格，经常会出现订得人多，吃的人少，造成大量的浪费的现象，作为提倡绿色奥运和绿色会议，饭店管理人员也应积极主动配合自愿者组织管理餐饮活动。
（4）多种经营和全面服务
我国行政体制的改革，使得许多会议主办机构的人员越来越少，会议组织者必须提高工作效率，将会务工作外包是必由之路。
会议型酒店除了提供硬件的服务，也应该增加软件服务意识，全面服务多种经营，增加赢利点。
例如帮助会议组织者组织文艺活动；提供印有酒店标识的本和笔；北京人大会堂预定部就提供车证和宴会请柬，这里主要问题是提供服务时加价不要太狠，北京一家很有名的会议中心做一个主会场使用的背景板要3万元，而社会上的价格为1万元，差别就太大了，后来在压力下调整了价格，反而带来了生意，据统计只要有一半的会议由该场馆制作背景板和横幅，每年的收益就近千万元。
（5）酒店的管理人员要了解会议
会议，特别是个国际会议有其自身的运作规律，管理流程中的几个阶段各有其特点。
会议型酒店的决策领导和销售部门要了解会议管理流程，掌握会议运行规律，才能做好会议的接待服务，让会议组织者满意，最终还要使酒店的利润达到最大化。
目前有些会议型酒店也开始从国际会议的申办阶段就介入，但是这个阶段也是投资风险最大的阶段，有时经过几年的努力，投入了大量的人力和财力，最后之差几票申办失败，酒店的投资也就血本无归，例如北京某家酒店协助申办一个国际大会没有成功，其主要原因就是该系列会议刚刚在世纪之交的2000年在北京举办过，这样短的时间周期内怎样可能又在同一个城市举办，但是一家PCO就拒绝参与申办工作，避免了几万元的损失。
（6）接待会议的专用合同
许多会议型酒店与会议组织者签订的会议接待合同还是照抄接待旅游团的合同，要知接待一个会议比旅游团要复杂的多，涉及到酒店的销售部、预定部、餐饮部、工程部、保卫部等几个部门，由于没有接待细节，执行时出现问题，往往是酒店吃亏，例如在某酒店曾经安排一个高档国际会议的宴会，第2天有几十名外国人腹泻，主办单位为此拒付。
因此会议型酒店都应该一个接待会议的合同范本，并尽可能的广泛征求当地会议公司的意见。
综上所述，可以感到我国的国际会议市场短期之内不会有太快的发展，会议型酒店还是主要以接待国内会议为主，因此要紧密结合本地区的特点，做好规划和营销，在酒店的硬件改造和软件建设方面满足会议的需要，力争成为本地区举办国际会议最好的场所。
■（作者为中国国际科技会议中心主任助理）
参考文献
1胡庚申著，《怎样参加国际科技会议》，科学出版社，1987年8月第1版
2张羚，《中国会议产业发展进入新的转折点》，2008年中国会展经济研究会学术年会论文集
3科技部国际合作司，《2006、2007和2008年在华召开的国际会议和展览目录》
4.刘海莹，《中国距离国际会议目的国到底有多远》会展财富2008年第6期
5林辉，《经营的力量－解析上海会议大使对会议旅游市场的推动作用》中国会展2008年第13期
6刘海莹，《会议型酒店在会议产业中的地位和作用》，2008年中国会展经济研究会学术年会论文集
7陈雪明，《会议酒与成功销售》
8齐平书，《中国会议酒店建设与运营指南》
9.赵建国，《会议酒店的组织流程》
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