会议组织管理.ppt

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人力行政部内训人力行政部内训20092009年年1212月月会议的组织和管理会议的组织和管理目录目录一、会前准备一、会前准备二、会务实施二、会务实施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-目录目录会前准备会前准备策划案的内容策划案的内容TeamTeam小组小组会场勘察会场勘察起草协议起草协议会务分工会务分工制定会议费预算制定会议费预算会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-策划案的内容策划案的内容会务工作是围绕会议的内容、形式进行的会务工作是围绕会议的内容、形式进行的目的、主题、时间、参会人员（类型、人目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等各项工作负责人、各项活动的推进时间等策划案的内容策划案的内容会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-策划案的内容策划案的内容案例：

案例：

光为一期奠基光为一期奠基实施案实施案会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-策划案的内容策划案的内容会务工作要保证策划案会务工作要保证策划案的顺利实现的顺利实现会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-成立成立TEAMTEAM组组组织落实，成立组织落实，成立TEAMTEAM组组会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会场勘察会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点”是会前必须要做是会前必须要做的基础性工作的基础性工作会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会场勘察会场勘察原则原则勘察原则：

勘察原则：

会务工作为会议内容服务会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议顺利进行顺利进行注意注意事项事项会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会场勘察会场勘察会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件注意注意事项事项会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会场勘察会场勘察餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价格问题价格问题起草协起草协议的内议的内容和注容和注意事项意事项会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-起草协议起草协议协议协议是会务组与是会务组与宾馆合作的基础和标宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、漏洞。

对等、漏洞。

会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-起草协议起草协议1、会议日期会议日期2、住房标准及费用住房标准及费用3、场地安排及费用场地安排及费用内内容容涉涉及及会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-起草协议起草协议4、餐饮及费用餐饮及费用5、甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、结算等结算等内内容容涉涉及及会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工会务组的分工会务组的分工会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工案例：

案例：

20002000年代理会年代理会邀请信邀请信内容：

内容：

11、前言、前言22、会议日程、会议日程33、注意事项、注意事项44、入住宾馆地点及电话、入住宾馆地点及电话55、回执、回执会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-会务组的分工会务组的分工工作认真负责、细心、耐心工作认真负责、细心、耐心沟通协调能力强沟通协调能力强任劳任怨能连续作战任劳任怨能连续作战服从分配协作意识好服从分配协作意识好原则性强原则性强应变能力强应变能力强对会务对会务人员的人员的要求要求会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题年初有预算；年初有预算；全面、精细、节约；全面、精细、节约；距开会日期前两周，做出预距开会日期前两周，做出预算送审批；算送审批；会议的组织和管理会议的组织和管理会前准备会前准备-制定会议预算制定会议预算会议费会议费会议费会议费预算的预算的预算的预算的制定制定制定制定必须注意的问题必须注意的问题距开会日期前一周，务必汇出距开会日期前一周，务必汇出所需款项；所需款项；提前行文，写明规则。

提前行文，写明规则。

会议的组织和管理会议的组织和管理会务的实施会务的实施会务的会务的实施实施会务组：

出发时会务组：

出发时间及工作内容间及工作内容签到注意事项签到注意事项会议期间的工作会议期间的工作会议结束的工作会议结束的工作会议的组织和管理会议的组织和管理会务的实施会务的实施-出发时间出发时间会务组会务组的工作的工作提前两天出发提前两天出发熟悉环境检查工作熟悉环境检查工作熟悉各自接口人熟悉各自接口人购物及准备工作购物及准备工作开预备会开预备会注意注意事项事项会议的组织和管理会议的组织和管理会务的实施会务的实施-签到签到关键点：

住房钥匙关键点：

住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它会议的组织和管理会议的组织和管理会务的实施会务的实施-开会期间开会期间开会期间开会期间的工作的工作与餐厅的联系与餐厅的联系与会场的联系与会场的联系与服务台的联系与服务台的联系与客房部的联系与客房部的联系处理突发事件处理突发事件会议的组织和管理会议的组织和管理会务的实施会务的实施-会议结束会议结束会议结束的工作会议结束的工作1退房；退房；整理物品；整理物品；结帐；结帐；回收问卷。

回收问卷。

会议的组织和管理会议的组织和管理会后总结和决算会后总结和决算总结经验教训，表彰先进总结经验教训，表彰先进会后的总会后的总结和决算结和决算会议的组织和管会议的组织和管会后总结和决算会后总结和决算统计分析参会情况统计分析参会情况会后的总会后的总结和决算结和决算会议的组织和管理会议的组织和管理会后总结和决算会后总结和决算会议费的报销、决算和会议费的报销、决算和分摊分摊会后的总会后的总结和决算结和决算会议的组织和管理会议的组织和管理中小型会议的会务实施中小型会议的会务实施中小型会议中小型会议的会务实施的会务实施会务工作程序会议准备检查表会议主持人自我检查表会议的组织和管理会议的组织和管理其它其它其其它它会务指南会务指南会场安排一览表会场安排一览表各会场布置要求一览表各会场布置要求一览表会议的组织和管理会议的组织和管理谢谢大家谢谢大家谢谢大家