数据的导入和导出.ppt
《数据的导入和导出.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《数据的导入和导出.ppt（58页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
第9章数据的导入和导出本章要点l数据导入和导出的作用l数据导入的各种方法l可以导入的数据格式l数据导出的各种方法l可以导出的数据格式l数据导入的操作l数据导出的操作l与Office软件的协同工作9.1外部数据介绍lAccess作为一种典型的开放型数据库，支持与其他类型的数据库文件进行数据的交换和共享，同时也支持与其他类型的Windows程序创建的数据文件进行交换。
l当数据需要进行交换时，就需要进行数据的导入、导出等操作了。
9.2数据的导入l导入Access数据l利用链接表导入数据l导入Excel数据l导入TXT文本数据l按照保存的导入步骤导入数据9.2.1导入Access数据l新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。
第一步：
打开Access2007，选择【空白数据库】选项，并在屏幕右下角输入数据库名称为“输入导入导出示例.accdb”，如下图所示。
第二步：
单击【创建】按钮，建立一个空白数据库，并自动新建了一个数据表，如下图所示。
9.2.1导入Access数据l新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。
第三步：
关闭该空白表，单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Access按钮，弹出【获取外部数据Access数据库】对话框，如下图所示。
第四步：
在对话框中单击【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:
Access2007学生信息简表.accdb”数据库，并且在下面选择【将表、查询、窗体、报表、宏和模块导入当前数据库】单选按钮，单击【确定】按钮，进入【导入对象】对话框，如下图所示。
9.2.1导入Access数据l新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。
第五步：
在【导入对象】对话框中选择要导入的数据库对象。
在本例中，我们选择“学生信息表”和“学生就业表”，在【窗体】选项卡下选择“数据透视图_学生信息”窗体。
单击【选项】按钮，则在【导入对象】对话框中显示关于导入数据的选项，如下图所示。
第六步：
单击【确定】按钮，即可向当前数据库中导入选定的数据库对象。
9.2.1导入Access数据l新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。
第七步：
在导入数据以后，Access会继续弹出【获取外部数据】对话框，询问是否要保存该导入步骤，如下图所示。
第八步：
选中【保存导入步骤】复选框，则会显示保存步骤信息框，要求用户输入必要的信息，如【另存为】、【说明】等，并且在对话框的下方，会询问是否要建立一个Outlook任务，如下图所示。
9.2.1导入Access数据第九步：
单击【保存导入】按钮，保存该导入步骤。
这样就完成了从外部数据库导入数据的操作。
在导航窗格中，我们可以看到已经导入的数据对象，如下图所示。
l新建一个数据库，并向里面导入“学生信息简表.accdb”数据库中的数据。
导入完成以后，在上面选定的各个数据对象就会成为当前数据库中的内容，与在本数据库中创建的对象完全相同。
并且如果在【导入】选项组中选中了【关系】复选框，表关系也会一起导入。
9.2.1导入Access数据l但是由于以下两个原因，导入的数据也可能无法正常使用。
查询、窗体等数据对象导入以后，如果当前的数据库中没有它们的源数据表，将无法正常使用。
宏和VBA模块导入以后，如果没有相应的窗体、报表等对象，也可能无法正常使用。
9.2.2利用链接表导入数据l所谓链接，就是在源文件和要建立的目标文件间建立一个映射，当源文件被修改以后，修改后的结果也会同步显示到目标文件中。
9.2.2利用链接表导入数据l利用链接表向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Access数据。
第一步：
启动Access2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。
第二步：
单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Access按钮，弹出【获取外部数据通过Access数据库】对话框，并选中【通过创建链接表来链接到数据源】选项，如下图所示。
第三步：
单击【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:
Access2007宏示例.accdb”数据库，单击【确定】按钮，弹出【链接表】对话框，如下图所示。
9.2.2利用链接表导入数据l利用链接表向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Access数据。
第四步：
在对话框中选择“联系人”表，单击【确定】按钮，完成数据的导入。
用户可以在导航窗格中看到该链接表，该表前面一个小箭头，如下图所示。
双击打开“联系人”数据表，可以看到数据表中各条记录如下图所示。
打开“联系人”数据表，在数据表中增加一条记录，重新打开“数据导入导出示例.accdb”数据库中的链接表，可以看到数据记录已经发生了变化，如下图所示。
9.2.2利用链接表导入数据l链接表和一般的数据表还有一些不同之处，在使用时要特别注意以下两点。
在导航窗格中选定链接表，按下Delete键，系统会弹出如右上图所示的确认删除对话框。
对话框中提示，用户删除的是数据的链接信息，而不是数据表本身。
建立了链接表，那么当在表的【设计视图】中对表的设计进行修改时，就会破坏这种链接，导致数据记录的丢失。
在导航窗格右击链接表，在弹出的右键菜单中选择【设计视图】选项，则会弹出如下图所示的提示框。
9.2.3导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。
第一步：
启动Access2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。
第二步：
单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的Excel按钮，弹出【获取外部数据Excel电子表格】对话框，如下图所示。
第三步：
单击对话框中的【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:
Access2007学生名单.xls”文件，并且在下面选择【将源数据导入到数据库的新表中】单选按钮，单击【确定】按钮，弹出【导入数据表向导】对话框，如下图所示。
9.2.3导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。
第四步：
可以看到该Excel电子表格中共有3张Sheet表，我们选择【显示工作表】单选按钮和Sheet1选项，单击【下一步】按钮，弹出选定字段名称的对话框，如下图所示。
第五步：
选中【第一行包含列标题】复选框，单击【下一步】按钮，弹出指定字段对话框，单击下面预览窗口中的各个列，则可以在上面显示相应的字段信息，设置字段名称、数据类型等信息，如下图所示。
9.2.3导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。
第六步：
单击【下一步】按钮，弹出设置主键对话框，选中【我自己选择主键】单选按钮，并选择“学号”字段，如下图所示。
第七步：
单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中输入数据表名称为“学生名单表”，单击【完成】按钮，弹出是否要保存导入步骤的对话框，如下图所示。
9.2.3导入Excel数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入Excel电子表格数据。
第八步：
和上例一样，输入必要的说明信息，单击【保存导入】按钮，完成导入数据和保存导入步骤。
在导航窗格中可以看到，“学生名单表”已经导入。
第九步：
双击打开“学生名单表”，可以看到导入的数据还是有一些混乱，如下图所示。
对导入的数据手工设置布局格式等，完成数据表的完善工作。
修改后的数据表如下图所示。
9.2.4导入TXT文本数据l将文本数据导入Access的原因通常有以下两种。
有些数据格式是无法被Access直接识别的，但是希望在数据库中使用这些数据。
可以首先将源数据导出为文本文件，然后将文本文件的内容导入到Access表中。
使用Access来管理数据，但是定期从其他程序中接收文本格式的数据。
l导入文本数据的方式，就是按照一定的数据分割符号或数据宽度，将文本中的数据自动分配到数据表中，如下图所示。
9.2.4导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。
第一步：
启动Access2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。
第二步：
单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【文本文件】按钮，弹出【获取外部数据文本文件】对话框，如下图所示。
第三步：
单击对话框中的【浏览】按钮，在【打开】对话框中选择“D:
Access2007工科混合班.txt”文件，并且在下面选中【将源数据导入到数据库的新表中】单选按钮，单击【确定】按钮，弹出【导入文本向导】对话框，如下图所示。
9.2.4导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。
第四步：
可以看到数据出现乱码。
单击【高级】按钮，弹出导入规格对话框，用户可以在该对话框中对文本的文件格式、编码类型等进行设置，如下图所示。
第五步：
将【代码页】下拉列表框中的“土耳其文（Windows）”选项更改为“简体中文（GB2312）”，单击【确定】按钮，即可正确显示数据文件，如下图所示。
9.2.4导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。
第六步：
使用【带分割符】选项，单击【下一步】按钮，弹出选择分割符对话框，用户在对话框中选择数据的分割符，在对话框的下方是预览页面，如下图所示。
第七步：
单击【下一步】按钮，弹出设置字段对话框。
用户在对话框中设置每一个列的字段名称、数据类型等，如下图所示。
9.2.4导入TXT文本数据l向新建的“数据导入导出示例.accdb”数据库中导入“工科混合班.txt”文本数据。
第八步：
单击【下一步】按钮，弹出设置主键对话框，选中【我自己选择主键】单选按钮，并选择“学号”字段，如下图所示。
第九步：
单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中输入数据表名称为“工科混合班学生名单”。
单击【完成】按钮，弹出是否要保存导入步骤的对话框，如下图所示。
第十步：
输入必要的说明信息，单击【保存导入】按钮，完成导入数据和保存导入步骤。
在导航窗格中可以看到，“工科混合班.txt”文件已经被导入。
9.2.4导入TXT文本数据l双击打开“工科混合班学生名单”数据表，可以看到导入的数据记录，如下图所示。
9.2.5按照保存的导入步骤导入数据l在上面示例的各个步骤中，最后一步都是提示用户是否要保存导入的步骤。
单击【保存导入】按钮以后，输入必要的说明信息，完成导入步骤的保存，如下图所示。
9.2.5按照保存的导入步骤导入数据l那么保存的导入步骤有什么作用呢？
保存的导入或导出操作在Access中称之为规格。
运用规格，用户能够随时重复该导入或导出操作。
用户不必提供任何额外的信息，就能够完成导入操作。
9.2.5按照保存的导入步骤导入数据l例如，用户可以在再次运行规格之前更改源文件或目标文件的名称，这样一来，便可以将一个规格用于多个不同的源文件或目标文件。
单击【外部数据】选项卡下【导入】组中的【已保存的导入】按钮，即可看到我们在上面保存的各个导入步骤，如下图所示。
选定要执行的导入操作，然后单击对话框下面的【运行】按钮，将弹出确认替代对话框，如下图所示。
9.2.5按照保存的导入步骤导入数据单击【是】按钮后，Access将自动运行上次保存的导入步骤，并按照曾经设定的参数导入数据，导入完成后，弹出如下图所示的对话框。
如果用户要更改源文件或者目标文件，只要在选定的项目中双击，即可显示可编辑文本框，用户在该文本框中输入目标文件或源文件等。
如下图所示，如果用户想更改源文件，只需要在原来的文件路径上双击，即可打开如下图所示的文本框。
9.3数据的导出l导出到其他Access数据库l导出到Excel电子表格l导出为TXT文本数据9.3.1导出到其他Access数据库l将“数据导入导出示例.accdb”数据库中的“学生信息表”导出到“联系人.accdb”数据库中。
第一步：
启动Access2007，打开“数据导入导出示例.accdb”数据库。
第二步：
单击【外部数据】选
升级会员 