汇信外贸软件使用说明.docx
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汇信外贸软件使用说明
第一章软件“菜单”内容说明
●
主窗体内容
●基本模块功能键
列表==弹出软件中相应模块的数据记录
全屏==将本模块数据明细全屏窗口化展示
新建==建立一个新的资料内容
复制==从已有一票单据生成另一票新单据只是单据号不同，内容复制已有单据中数据
存盘==保存当前内容
查找==查找窗口所输单据
提交==对当前一票数据提交到上级审核
更改==对审核生效的一票数据内容作修改，需要重新提交审批。
打开==打开已查找的一票单据或左边当前所指向的单据
打印==打印列表当前显示单据内容
图片==显示明细中当前指向的产品图片
删除==删除左边当前指向的一票单据
筛选==可通过筛选条件查找某一定范围内的单据
关闭==退出该模块
自定义打印==出据模块中所有报表格式
快捷键==对上述所有功能键进行键盘指定后状态列表
菜单设置==进行软件页面和调整的控件
●列表内容展示
第二章软件习惯操作方法说明
一、汇信软件的操作习惯
1．点击列表按钮可以打开列表
2．有下拉箭头和三个小点的可以点击调用维护内容
3．点击右键可以打开界面选择信息和设置显示项目。
4．CTRL+X是剪切功能
5．CTRL+C是复制功能
6．CTRL+V是粘贴功能
7．CRTL+DEL是删除功能，
8．选择多项内容需要按住CTRL键用鼠标来点击列表最左边选择多行信息
二、如何查找各环节的业务数据
1．打开各环节数据模块列表，使用鼠标右健“筛选”功能,光标所在列的字段既是筛选条件.
2．使用列表上方“筛选”键
3．根据要查找的条件，在筛选中填入数据，点筛选条件下方的“确定”
4．在模块列表上显示设定条件的数据
三、如何新建一条记录
1.在软件中在输入明细数据的时候，比如在输入一条商品信息需要开始新信息录入时，使用键盘上的“↓”箭头，可以新建一行数据。
2.在一行记录得末尾回车，可以新建一条纪录。
第三章软件业务操作使用说明
第一节客户、工厂
一、如何建立一客户资料（以下内容为必填项）
1.从软件菜单“基础数据”中单击打开“客户维护”。
2.点“新建”，自动生成流水号。
3.输入“客户简称”、“公司名称”、“地址”。
4.在下方“单证用客户名称地址”空白处双击。
（见图一）
5.输入‘邮件接收人’中维护客户“EMAIL”信箱地址。
为邮件建立通讯录。
6.点“存盘”，点“申请”。
二、如何建立一工厂资料（以下内容为必填项）
1.从软件菜单“基础数据”中单击打开“供货厂商维护”。
2.手动编号。
3.输入“工厂简称”、“工厂名称”、“地址”。
4.输入‘邮件接收人’中维护工厂“EMAIL”信箱地址。
为邮件建立通讯录。
5.点“存盘”，点“申请”。
第二节产品
我司软件支持商品的分类价格单管理，主要作用为将商品库用价格单的方式进行管理，用价格单先系统区分出产品的几种大类或属性，方便客户进行商品管理，价格单初可以直接手工输入，回车建立。
一、如何建立一条产品资料
点击“商品编码”，可以使用以下几种方式建立产品数据
第一种方式：
使用“新建”方式
1．点“新建”，选择产品大类，自动编号。
编号同时：
保持产品，商品号，条形码一致。
2．如产品的“商品编码”删除，有跳号情况，则下拉补齐编号就可以。
二、如何对产品进行分类
1．点击“商品编码”，在“价格单”处输入类别名称，打键盘的“ENTER”键。
2．参照“如何建立一条产品资料”的方法建立产品数据。
3．如要建立的产品数据在另一类“价格单”中已存在，点击“价格单”窗口中的三角箭头，选则已有类别的价格单名称。
4．选中要找的产品，点菜单左上角的“价格单”，选择“复制价格单”
5．输入新的类别“价格单”名称，点“复制”。
6．如产品数据转入不同“价格单”时，产品配件数据一同转入，在点击“复制”前选择“复制子商品配件”
三、打印格式：
1.打印条形码：
需要打印那些条形码，在商品库
打钩
2.在商品库中打印条形码
3.在商品库中核算单产品价格。
配件直接点击‘调商品库’选择配件产品，输入用量，损耗自动核算成本。
录入完毕后，可以在打印中打印核算成本单。
第三节报价
一、如何制作一票报价单（以下内容为必填项）
点击“对外报价”，可以使用以下几种方式建立一报价单
第一种方式：
使用“新建”方式
1.点“新建”，输入“报价单号”（如设定自动编码，会自动产生一报价单号）
2.选择“币种”
3.选择“价格条款”
4.如“CIF”条款，选择“目的港”，
5.界面主表中，价格单必须选择才能存盘。
（必填项）
6.在明细中，在商品号中双击，选择产品调取。
7.点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印
第二种方式：
使用“复制”方式
1.选中一个报价单，点“复制”，输入新的报价单号，点“复制”。
2.双击打开新建的报价单，对不同的条款和产品内容进行修改。
3.点“存盘”。
点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印
第四节外销
一、如何制作一票外销合同
点击“销售合同”，可以使用以下几种方式建立一外销合同。
第一种方式：
使用“新建”方式
1．点“新建”，输入“合同号”
2．选择“客户”，选择“卖方”，选择“贸易方式”
3．根据合同要求选择或输入其他条款内容
4．在明细处输入双击“商品编号”，回车，到商品库调取产品
5．输入商品单价，自动计算总金额
6．存盘
7．点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印。
第二种方式：
使用“复制”方式
1．选中一票合同号，点“复制”，输入新的合同号，点“复制”。
2．双击打开新建的合同号，对不同的客户，条款和产品数据进行修改。
3．点“存盘”。
4．点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印。
第三种方式：
使用“报价单”生成方式
1．点“新建”，输入“合同号”（如设定自动编码，会自动产生一合同号）
2．选择“客户”，选择“卖方”，选择“贸易方式”
3．根据合同要求选择或输入其他条款内容
4．点击“报价单号”，选择要调入数据的报价单，如要将一报价单中的所有产品导入合同中，点“全部”，如要倒入一报价单中的部分产品，先选中要倒入的产品行，如要倒入多条产品，可使用键盘上的CTRL键，点“部分”。
5．点“存盘”
6．点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印。
三、如何对合同数据进行审核
1．数据完成后，点“存盘”。
点“提交”。
2．如自己审核的数据，点“提交”即生效，列表数据显示绿色。
3．如需上级人员审核的数据，必须由上级人员登陆软件，在“签字审批”软件菜单条下进行“通过”或“错误退回”的处理。
4．当提交的数据在模块列表显示绿色，表示审核生效；当显示红色，表示数据需修改。
5．选中红色的数据，点“审批查询”，查看错误原因，修改后再点“提交”。
6．数据显示绿色，生效。
四、如何对业务数据进行修改
1．如合同提交后，直接上级还没有审批，可点“撤消”，在原始数据上直接修改，再“提交”。
2．如合同提交后，已审批生效，点“更改”。
3．在“更改”中，点“新增”，在“合同条款”页面输入修改内容和原内容，在“合同明细”页面修改产品数据。
4．修改后，如只对修改内容做审批，可在“变更”中菜单上点“提交”，“存盘”，退出。
5．修改后，如对整个合同重新审批，可直接在“变更”中菜单上点“存盘”，退出。
第五节采购
一、如何制作一票采购合同
点击“采购合同”，可以使用以下几种方式建立一采购合同。
第一种方式：
使用“新建”方式（面料辅料配件）
1．点“新建”，输入“合同号”跟外销合同号一致需开票工厂不加流水号
2．选择“供方”，选择“需方”，选择“合同类型”
3．根据合同要求选择或输入其他条款内容
4．在明细处输入“商品编号”，双击调取商品库中面料，配件产品。
5．输入商品单价，自动计算总金额
6．点“存盘”，
7．点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印
第三种方式：
使用“外销合同”生成方式（成品加工）
1．“新建”，输入“采购合同号”跟外销合同号一致需开票工厂不加流水号
2．选择“供方”，选择“需方”，选择“合同类型”
3．点击“外销合同号”，如采购“合同类型”是“成品”，在调用数据界面选择“外销明细”；。
4．选择要调入数据的外销合同，如选择“外销明细”，要将外销合同中的所有产品导入采购合同中，点“全部”，如要倒入外销合同中的部分产品，先选中要倒入的产品行，如要倒入多条产品，可使用键盘上的CTRL键，点“部分”。
5．根据合同要求选择或输入其他条款内容
6．点“存盘”
7．点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印。
二、如何对采购数据进行审核
具体使用方法参见“第四节：
外销---三”
三、如何对采购数据进行修改
具体使用方法参见“第四节：
外销---六”
第七节制单
一、如何制作单证
点击“单证制作”，可以使用以下几种方式建立一票报关、结汇用单据数据。
第一种方式：
使用“外销合同”导入方式
1．点“新建”，输入“发票号”
2．点击“外销合同号”，选择要导入数据的外销合同
3．如外销合同中的产品数据全部要导入发票中，选择菜单上的“全部”；如外销合同中的部分产品数据要导入发票中，先选中一行或多行要导入的产品，点“部分”
4.箱单中，箱号维护及备注性文字在‘颜色花样稿’字段中输入。
6．根据需要输入或修改期条款和明细
7．点“存盘”
8．点“自定义打印”，选择格式名称，预览，打印
第九节综合管理
一、如何制作样品单
1．点击软件菜单条上“销售”，选择“样品制作单”
2．点击“新建”，输入样品单号，点“ok”
3．点击“样品单类型”，选择初样，复样，货前样，大货样，客户来样，工厂来样。
4．选择“工厂简称”、选择“客户简称”
5.手工输入产品，或者从商品库中调取样品。
6.打印报表格式，工厂需要签字收到日期，工厂签字回传。
二、如何制作快递（以下内容为必填项）
1．点击“快地管理”快捷方式
2．点击“+”，在“邮件编号”处输入编码
3．选择“收件人”处的“客户”或“工厂”
4．点击下方的三个点的按钮，选择客户或工厂的名称
5．选择“公司抬头”，选择“快递公司”
6．在“邮件发送物品详细清单”项输入快递的产品、数量、费用
7．点“存盘”
8．点“自定义格式”，选择快递封皮，预览、打印
三、如何使用软件发送E-mail邮件
1．点击“发送E-mail”快捷方式
2．在“收件人”处，选择“客户”或“工厂”
3．点击“收件人”，打开客户或工厂的列表，选择名称（必须保证在客户或工厂数据中已输入Email信箱）
4．输入“主题、和内容”
5．点菜单上的“附件”，选择要发送的邮件
6．点击菜单上的“发送”，附件转入邮件发送系统
7．点击“发送”
4．点“ok”
四、如何使用软件直接发送报表
1．打开报表预览模块，点击“自定义打印”，选择报表格式，预览
2．点击预览报表上方的“email”图标
3．按“如何使用软件发送email邮件”步骤操作
二、如何使用议付收汇管理
1．在“软件菜单条”---“储运管理”下选择议付收汇管理。
2．通过右健“从发票取数据”自动汇总所有出运的发票数据，记录每一发票的交单日期、结汇日期、结汇费用、金额等信息
3．在下方“结汇窗口”查询每次水单结汇的时间和金额。
4．发票中的结汇金额自动合计结汇窗口的结汇金额合计值。
三、如何使用水单管理
1、在“软件菜单条”---“储运管理”下选择水单认领。
2、区分“T/T水单认领”
3、按水单编号分别录入T/T水单、供业务认领、查询
4、对T/T水单中业务认领的信息，审核确认，勾选“财务确认”，认领信息显示绿色。
5、认领的水单会将金额汇总并反应到议付收汇中对应的发票号下。
注：
必须确认具备水单登记管理的权利
四、如何使用水单认领
6、在“软件菜单条”---“储运管理”下选择水单认领。
7、区分“T/T水单认领”
8、在“T/T水单认领”中，选择水单编号
9、点菜单条上的“认领”
10、在认领窗口的“运单号”处输入发票号，认领金额
10、点“确定”，认领信息显示在水单认领明细中
11、财务确认的认领信息显示绿色。
五、如何使用核销单管理
1．在“软件菜单条”---“储运管理”下选择核销单管理。
2．通过“刷新”自动汇总所有出运的发票数据，记录发票号使用的核销单号，每一个核销单的领用人、领用日期、是否核销等信息。
第四章软件业务查询说明
一、如何查询产品的历史报价
在“软件菜单条”的“销售”下，通过“对客户历史报价查询”，可以查阅所有已报价产品的数据、价格。
可以使用右健“筛选”，按制定内容的具体条件查询。
二、如何查询产品的历史成交价格
在“软件菜单条”的“销售”下，通过
可以使用右健“筛选”，按制定内容的具体条件查询。
三、如何查询产品的历史工厂报价
在“软件菜单条”的“采购”下，通过“外销合同成交价格”，可以查阅所有签约的产品、数量、价格。
可以使用右健“筛选”，按制定内容的具体条件查询。
四、如何查询产品的历史采购价格
在“软件菜单条”的“采购”下，通过“采购合同价格查询”，可以查阅所有成交的采购合同中产品数据、数量、价格。
可以使用右健“筛选”，按制定内容的具体条件查询。
第五章软件常见问题的解决
一、报表不能打印
通过“自定义打印”，预览报表时，打印图表灰化：
表示数据没有审核生效，需将数据提交生效后，才支持打印。
二、报表不能预览
通过“自定义打印”，预览报表时，界面灰化，不显示任何内容：
表示报表没有挂上，
1．进入“软件菜单条”---“系统选项”---“用户参数设置”---“商品编码”页
2．通过“自定义报表存放文件夹”，选择报表存放路径。
3．点“确定”，退出。
三、软件登陆界面空白
●输入用户名、密码登陆软件后，登陆界面不显示内容，全部空白：
1．软件加密锁损坏，更换电脑主机后面打印机端口的加密锁。
2．如电脑操作系统是XP、2000，更换加密锁仍存在以上问题，需安装加密驱动程序。
●登陆软件后，打开个模块式提示：
“…protecterror,系统引发保护错误，程序即将结束运行……”，软件加密锁损坏，更换电脑主机后面打印机端口的加密锁。
四、数据不能流转
1．作采购合同时，通过“外销合同号”，看不到已有的外销合同：
外销合同没有审核生效，需将外销合同生效处理。
2．作单证时，通过“外销合同号”，看不到已有的外销合同：
外销合同没有审核生效，需将外销合同生效处理。
五、客户、工厂数据调用时看不到
在软件各模块调用客户、工厂数据时，看不到已输入的工厂、客户资料：
客户、工厂、没有生效处理，需将客户、工厂数据提交生效。
第六章软件后台设置说明
一、报表打印的控制
如公司要控制业务报表必须在数据审核生效后打印，则按以下方法处理
1．使用AdminR登陆软件，在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2．在“操作员维护”中，选中“人员代码”，打开“权限维护”。
3．在“菜单项目”中将“外销合同维护、采购合同维护、对国外客户出口报价”的全权勾取消。
二、数据自动编码规则的设置
1．按整个公司统一的编码规则控制：
进入“软件菜单条”---系统选项---用户参数设置---自动编号。
1）先勾选要求编号的环节
2）输入自动编号的前缀、总长度、编号方式（前缀后的内容）、后缀。
（号码为自动产生的流水号）
3）点确定、退出。
2．按每个站点设定编码规则：
1）使用桌面右健属性—查找目标，打开汇信软件所在文件夹。
2）寻找huixin.ini写字版文件，打开。
3）分别查找[对外报价]、[外销合同]、[采购合同]、[出口发票]内容
4）如使用自动编号，则“根据输入前缀自动编码=TRUE”；如不使用自动编码，则“根据输入前缀自动编码=FALSE”。
5）如使用自动编码，则设定自动编码的总长度，前后缀。
6）鼠标离开当前位置，退出，保存。
三、模块子商品窗口显示的控制
1．进入“软件菜单条”---系统选项---用户参数设置---外销合同
2．如要显示子商品窗口，则勾选“外销合同显示子商品编码”
3．其他模块子商品窗口的控制，同样方法查找各模块页面
第七章软件权限设置说明
一、人员的添加
1．使用Admin登陆软件，在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2．在“操作员维护”中输入要添加人员的“操作ID”，此代码是登陆软件的“用户名”。
3．必须输入添加人员的“姓名、级别、上级”。
二、人员软件功能的追加
1．使用AdminR登陆软件，在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2．在“操作员维护”中，选中“人员代码”，右健“追加权限”，即付给其软件使用功能。
说明：
人员级别支持5级，从1级到5级，权力升级，级别越高，权力越大。
权利越高，看到的数据越多。
1级人员的上级必须是2级人员的操作ID，不允许越级设置上级操作ID。
三、数据共享的设置
1．使用Admin登陆软件，在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2．选中人员的操作ID，在环节内容—如“商品编码”下输入与共享人员相同的编码，则两人的商品资料数据完全共享。
3．程序属性控制和浏览权限与修改权限的控制：
考虑到当前业务管理分工更加细化，对数据管理的准确和安全性，权限中有“是否可以修改他人”和“属性”两项内容，属性的设定是指可以有权利设定模块中的属性按钮，是否可以修改他人是指如果可以看到别人的数据，是否可以同时进行修改。
这样就可以实现两个人员之间虽然可以互相浏览对方数据，但是只能够个人更改跟人的，对其他人来说只能只读。
保证数据准确安全。
说明：
软件中1、2级人员的数据共享，先由环节编码控制，再由级别控制；3级以上人员的数据共享，只由级别决定。
软件支持按环节共享数据，不同人员环节的编码相同，该环节的数据共享。
四、审批路线的设定
1．使用Admin登陆软件，在“软件菜单条”----基础数据下打开“人员代码维护”。
2．选中人员的操作ID，在环节内容中—如“外销合同”的审批条件和审批结果中输入。
说明：
“审批条件”表示该操作人员的审批级别，“审批结果”表示该操作人员审批后结果。
“F”在审批条件下表示没有审批权力，一般针对1级人员的审批条件。
“1”在“审批条件”中表示有1级审批权力，在“审批结果”中表示转入1级审批人员下。
“T”在“审批结果”下表示最终审批通过，通常针对最高级人员的审批结果。
具体举列如下：
操作ID
级别
姓名
上级
商品编码
外销合同
外销合同
组别
共享组别
审批条件
审批结果
Huixin
1
业务员1
Dept
01
A
01
F
1
Dept
2
部门经理
Manager
02
02
1
2
Manager
3
总经理
Top
2
T
B101
1
业务员2
Dept
01
02
F
T
B102
1
业务员3
Dept
03
A
说明：
以上设置中，数据共享：
（1）商品资料：
业务员1和业务员2的共享，
业务员1和业务员3不共享，但对指定共享的部分商品可以共享。
业务员1、业务员2、业务员3看不到部门经理的商品资料，但部门经理可以看到业务员的商品资料
（2）外销合同：
业务员2和部门经理的外销合同数据共享，业务员1看不到部门经理的外销合同数据，业务员2可以看到部门经理的外销数据，部门经理可以看到业务员的外销数据。
（3）外销合同的审批：
业务员1的外销合同提交到部门经理，部门经理审核后再提交到总经理，总经理审核后生效通过。
业务员2的外销合同自己审核生效。
如使用本说明，存在不能解决的问题，请直接电话联系我司售后服务
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