汇乐园物业公项目前期介入管理规定DOC 16页.docx
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汇乐园物业公司
项目前期介入管理规定
吉林市汇乐园物业管理有限公司
1总则
1.1物业管理前期介入是指物业交付使用前，物业管理单位向开发商提供的为了优化设计、优化施工、服务销售的一系列有偿物业管理服务，它是前期物业管理服务的重要内容。
1.2物业管理的前期介入必须保证充分、严密、细致，为后续的物业奠定良好基础，并按管理公司制度规定及时协助、配合项目开发工作。
1.3对华隆地产开发项目而言，物业公司（筹建处）有责任主动参与项目前期介入工作。
2相关职责界定
2.1物业公司（筹建处）负责施工图设计阶段开始至项目正式接管前的前期介入作和营销配合工作。
2.2项目开发公司负责组织和监督物业公司（筹建处）的前期介入工作，提供必需的工作配合和资源支持，并对物业人员的意见和建议做出反馈。
3项目前期介入阶段、内容和责任
3.1根据地产项目开发特点，以及物业服务的需要，物业管理前期介入的阶段和内容包括（但不限于）：
3.1.1项目规划设计阶段
其主要任务是：
a）将开发的其他楼盘中出现过的问题整理汇总、分析；
b）通过调查3个以上当地（或附近地区）类似楼盘，收集并分析这些楼盘在规划及房屋质量方面的通病；
c）从物业的使用便利、配套完善的角度提出建议。
将以上问题整理编制成《物业规划设计阶段前期介入意见书》提交给项目开发公司。
3.1.2施工图设计阶段
在施工图设计阶段，前期介入工作由物业公司筹备处负责，其主要工作任务是：
从方便业主生活，降低日后物业管理成本的角度，向项目公司开发设计部门提出物业管理《施工图设计阶段物业管理前期介入报告》。
也可通过相关项目的调查，总结类似的工程质量问题，如建筑中出现的漏水、墙面冷桥、维护栏的设置等，在接入报告中列入反馈给项目公司开发设计部门，以便在设计中关注并避免。
3.1.3项目施工阶段
在项目施工阶段，前期介入工作由物业公司筹备处负责，其主要工作任务是：
重点掌握隐蔽工程、配套工程关键部位的材料选择和施工质量，及时向项目公司提出改进建议和防治通病的措施，减少业主入伙后投诉数量，为接管验收做好前期准备工作，并及时（每周或每月）向项目公司提出《施工阶段物业管理前期介入报告》。
3.1.4营销配合
根据项目公司具体提出的配合要求，在房产销售过程中物业公司（筹建处）有责任提供协助和支持，包括：
配合促销活动的实施、销售现场秩序维持，以及销售中心、样板间的清洁和维护等。
针对营销推广过程中涉及的物业管理内容向项目公司营销（策划）部提出《营销配合物业管理前期介入报告》。
3.2特殊情况下，物业公司可提供其它内容的前期介入报告。
3.3物业公司（筹建处）在前期介入及营销配合工作所发生成本均应视为第三方提供的咨询服务，按双方合同约定的价格提供服务，费用由项目公司承担，列入成本开发项目的物业管理成本。
每一阶段的前期介入和配合工作开展前，物业公司（筹建处）必须按规定做好成本测算，并作为工作计划（方案）的必需组成部分报项目公司审批（确认）。
3.4对外承接项目的前期介入必须与开发商签订正式的物业前期介入服务合同，明确约定双方责任、权利，前期介入工作内容和收费标准。
4前期介入工作的控制
4.1为保证前期介入工作的密切配合，项目公司在上述项目开发的各阶段，应将开发进度计划提前知会物业部门，以便物业部门做出相应的前期介入工作安排。
4.2前期介入工作必须有计划地进行。
根据项目公司提出的配合要求，以及本手册及其支持文件的规定，物业公司（筹建处）总经理应有针对性地制定各阶段前期介入工作计划，明确介入工作内容、执行责任部门（人员）、工作要求和依据等，经项目公司领导审批后备案。
4.3物业公司（筹建处）在各阶段的前期介入工作必须形成书面的介入工作报告，有针对性地提出物业专业意见和建议。
4.4项目公司相关职能部门在收到物业管理前期介入报告后，须对报告进行评审，将评审结果记录在案并执行，同时向物业公司（筹建处）做出反馈。
4.5物业公司（筹建处）在每一阶段的前期工作结束后应进行物业前期介入工作小结，形成前期介入工作小结报告（周期超过1个月的按月度报告），经项目公司确认。
5支持文件
5.1前期介入阶段与工作内容要点
5.2营销配合管理规定
前期介入阶段与工作内容要点
1适用范围
本指引适用于项目开发过程中各阶段物业介入的工作要求，明确介入阶段、工作内容和关注事项。
2物业介入阶段与工作内容
2.1项目规划设计阶段
项目规划设计阶段的前期介入工作内容包括，但不限于：
1）整体布局是否有利于日后开展物业管理工作；
2）在满足消防要求等房地产相关法律的基础上，道路系统规划是否满足日后开展物业管理要求：
包括小区出入口设计、建筑单体入口与道路关系的合理性、人流、车流的组织是否相互干扰，消防车道设计、设计车位停车量、各种停车方式的分配比例、步行系统分布等是否合理。
分期开发的，在保障小区整体协调的前提下，应设置围墙间隔已开发、未开发区域，考虑前期开发区域的人流、车流、停车场等规划是否满足该区域交付使用的需求。
3）公建的配套设计和功能分配；
4）绿化与景观系统设计的功能及经济性；
5）配套与公共设施的配置种类、数量及分布；
6）物业管理用房的位置及功能划分，面积是否符合法律法规的要求；
7）户型的平面设计是否合理；
8）建筑外立面的设计是否留下治安隐患。
2.2施工图设计阶段
施工图设计阶段前期介入工作内容包括，但不限于：
1）土建
a）屋面、有防水要求的卫生间（厨房）等防水材料的选择；
b）门、窗的材质；
c）屋面及管道井检修口的位置及尺寸；
d）地区气候差异对房屋质量的特殊要求；
e）空调外挂机预留位的尺寸、冷凝水的统一收集；
f）烟道、排气道的位置；
g）广场、道路用饰面砖的互换性及清洁的便利性。
2）配套
a）室内管道、计量器具、智能化设施布置的合理性，及给业主造成的影响；
b）各种设备产生的噪音对业主的影响；
c）各种设备总控制开关是否设在公共区域内；
d）各种设备设施的能源消耗；
e）室外管线、管道井布局的合理性，及给业主造成的影响；
f）设备用房、管理用房、垃圾中转站、公共区域等的设计是否合理。
2.3施工阶段
施工阶段前期介入工作内容包括，但不限于：
1）项目公司招标工作介入（协助项目公司就以下问题对投标单位提出相关要求）
a）门、窗质量及售后服务；
b）智能化设施设备质量及后期维修保养成本；
c）供暖、空调、卫生设施设备的质量及后期维修保养成本。
2）施工过程介入
a）房屋质量控制；
b）隐蔽工程检查验收记录；
c）设计变更记录的收集；
d）设施、设备的安装调试及售后服务；
e）成品保护；
f）体育设施、儿童游乐设施质量；
g）水景设施防水施工监管。
2.4营销介入（配合）
1）销售承诺对物业管理造成的影响；
2）发展商赠送业主物品给物业公司带来的保修责任及法律责任；
3）协助项目公司拟订业主临时公约；
4）协助项目公司向政府主管申办物业管理单位的招标手续；
5）具体按《营销配合管理规定》执行。
3各阶段物业介入通用关注要点
3.1设备房
设备房包括：
配电机房、水泵机房、发电机房、中央空调机房、电梯机房、二氧化碳气体灭火系统房、消防控制中心、风机房、锅炉房等。
3.1.1设备房通用关注要点：
1）独立用房，面积适用；
2）有必要的通风、采光、防潮、防水、防暑措施；
3）地面贴有瓷砖，坡度合理，并设有防止回灌的地漏；
4）配有专用灭火器1-2个位置；
5）预留设备检修、散热空间（设备与墙体，设备与设备之间），通过通风、采暖等设备避免温度过高或过低对设备造成损坏；
6）有应急通讯、照明设施；
7）窗户加装内置护栏、铁花等防止人员攀爬；
8）位置合理，减少管道交叉和总长度；
9）对设备采取相应的降低噪音措施，避免影响住户正常使用和居住；
10）主要标识、线路图、制度上墙、上设备。
3.1.2特殊设备房关注要点
1）电梯机房设置有专用工具挂置位置；
2）二氧化碳灭火系统机房在房外设置启动设备和系统的装置；
3）配电机房设备前设有专用的绝缘垫；
4）二氧化碳灭火系统机房日常检测位置可与消防监控中心联系；
5）水泵机房冬季最低温度低于0℃时，必须采用供暖措施；
6）二次供水储水池上方加盖防尘，内壁应有玻璃钢涂衬，有不锈钢扶手，便于清洁；
7）宜设专用消防水储水池，容量能满足消防需求；
8）发电机房有专用储备油箱房（与发电机设备房之间有防火隔断）；
9）配电房、消防控制中心等需要工作人员24小时值班的设备房应装有空调和办公设备；
10）供暖系统中锅炉房的位置应设置在冬季主导风向下风口，防止给小区造成污染。
3.2公共房屋
3.2.1管理用房（管理处办公室、工程人员办公室、保安值班室、清洁/绿化人员办公室）
1）满足功能要求；
2）自然采光、通风、防水、防潮；
3）配有相应的办公设施、工具；
4）位置便于住户来访；
5）大小能满足人员工作要求；
6）配有空调（采暖）系统；
7）装修时考虑资料柜、办公布局的设置；
8）工程人员办公室与工程材料、工具、仓库邻近；
9）位置以便于开展工作为准；
10）清洁/绿化人员办公室面积能够满足人员工作休息。
3.2.2食堂
1）通风、采光、防水、防潮、有专用的防水设施；
2）有专用仓库，位置相邻；
3）地面走水顺畅；
4）有专用供水、供气等专用设施；
5）位置相对隐蔽，以气味、声音不影响住户正常生活为宜，同时尽可能与员工办公、宿舍区位置接近；
6）配有专用的厨房设备，用餐桌椅。
3.2.3宿舍
1）通风、采光、防潮、防水；
2）床、被褥等寝具和设备；
3）通电话（员工打卡及内线电话）；
4）分工集中管理。
3.2.4员工会议室（娱乐室、培训室）
1）通风、采光、防潮、防水；
2）位置隐蔽（与业户互不影响）；
3）布局方正，便于灵活使用；
4）配有专用桌椅（数量参照管理处工作人数的80%—85%），白板等；
5）层高要求至少在3.3米以上，便于开展室内文体活动；
6）配有彩灯，供娱乐使用。
3.2.5垃圾中转站
1）不能设置在物业的上风向，位置隐蔽，气味不能影响住户正常生活；
2）垃圾清运车辆能够顺利达到及时清运；
3）留有专用清水源；
4）房屋面积大小能满足小区一天的生活垃圾中转要求；
5）房屋本身有通风窗口，保障室内空气流畅；
6）地面有地漏，坡度合理，走水顺畅（地面贴瓷砖）；
7）有必要的照明及采光。
3.2.6仓库（办公资料、工程工具材料房、清洁、绿化工具）
1）通风，有自然采光、防潮、防水；
2）大小适用、内有资料柜架；
3）位置方便使用，清洁、绿化工具的位置隐蔽，特别对清洁、绿化用药品、肥料气味的处理。
3.2.7公共洗手间
1）位置应集中在外来人员集中点和管理处行政办公室内附近；
2）数量适中，以满足小区（大厦）基本要求为准；
3）上下通畅，地面走水顺畅，有地漏；
4）避免出现洗手间与其它使用区域在空间上出现交错。
3.3公共区域
3.3.1绿化区域
1）植物品种适应当地成长，维护费用较低；
2）绿化整体布局合理，局部搭配得当（荫生植物的搭配及种植）；
3）绿化浇灌覆盖全部，必要地区设置浇灌用水取水车（可与清洁用水综合考虑）；
4）绿化覆盖区域应便于修剪、消杀，不能留有修剪盲点及治安、清洁盲点；
5）在井、沟、标等处预留工程维修通道（鹅卵石）。
3.3.2停车场
1）机动车场
a）停车场系统及配件的长期可持续改进性（车用IC卡等）；
b）车位线、导向线（牌）、车位档杆清晰、牢固；
c）地面平整，无明显积水，沟渠盖板有预留；
d）人员的专业培训及证照申办（价目及时管理制度标上墙）；
e）配有专用的消防灭火器材；
f）地下车场需有配套的排风换气系统；
g）道闸系统技术成熟便于维修、养护；
h）地沟盖板做防震（防噪）处理；
i）排水沟渠形式环通，排水量满足雨季高发期的要求。
2）非机动车场
a）露天设置值班岗亭（防风、防雨、防暑）；
b）有单车支护架及上墙制度。
3.3.3道路（小区）含周边维护
1）布局合理，方便住户日常使用；
2）形成网状式、环状；
3）主要干道宽度能满足消防、救护车辆使用；
4）路面砖、路砑石等材料备留（便于日后维修）；
5）走水顺畅；
6）有残疾人通道（不用下车直至门栋）；
7）保证任何一点都不同，两条道路可到达；
8）井盖、渠盖做防震、仿造噪理，防止夜间行车造成过人噪音；
9）消防通道高度、宽度能满足消防车辆进出需求。
3.3.4天面
1）同高相邻天面尽可能相通；
2）空间充裕，满足人员消防疏散要求；
3）周边有防护措施及“禁止攀爬”标识（高空抛物）；
4）天面走水顺畅，下水口处有过滤网；
5）天面防火门的检修方便；
6）对于供私家使用的公共平台有专用的出入口供检修、清洁使用；
7）可设专供晾晒衣物的支持（保证不影响天面人员疏散要求）。
3.3.5架空层的布置与利用
1）地面一层或地下负一层，以员工宿舍、停车场等为主；
2）楼层架空层、在保障各类管道检修方便的同时，以仓库设置为主；
3）架空层与其他公共区域进行分割封闭管理；
4）整体规划、功能分区、定位明确。
3.3.6楼梯间
1）安装感应节能灯；
2）扶手安全、牢固；
3）地面磁片完整，便于消防；
4）消防器材配套齐全，标识清楚（疏散示意图）；
5）墙面平整无破损。
3.3.7大堂（含电梯、地下前室）
1）墙、地面平整、颜色均匀；
2）配有信报箱、牛奶箱、宣传栏；
3）有公共灭火器材；
4）公共电话、紧急电话标识牌；
5）通风顺畅，采光良好（可加灯），所有照明灯用感应灯或定时开关；
6）定位与小区整体定位搭配、协调；
7）来访人员与住户直接沟通便捷（可不用对讲）；
8）大堂选用灯具设置位置必须便于日后更换、维修。
3.3.8沟渠井（污水井、化粪池）
1）管道布置合理，避免交叉，维护外观整齐，排放量能够满足实际要求；
2）沟渠底部有必要坡度，便于走水；
3）预留检修口，检修口必须设在公共区域；
4）位置恰当，检修中对小区人流、车流的影响降至最低；
5）沟、井、渠干加防震措施减少噪音，同时便于开启、清洁、检修；
6）采光井顶部不宜封闭，便于井壁检修、清洁；
7）采光井底部设置照明并用护栏封闭，减少可能的治安盲点，同时留门便于清洁、绿化养护、设备检修；
8）所有管道排水必须引入井、渠、沟，并设有必要的检查口；
9）除工程特殊要求的管道，其他均应尽可能设置墙内，确保小区外观整齐；
10）雨水管、行水管产生的噪音应采取相应措施进行消除、避免对住户正常生活产生影响；
11）井、管上采取必要的安全措施防止攀爬；
12）所有管线上均贴上标签进行明示；
13）所有管道出口必须接入沟、渠、井，不宜直排至地面；
14）验收前进行全面试水、并进行疏通清理。
3.3.9小区景观
1）与小区整体格调、定位搭配一致；
2）水景、灯光应考虑长期使用的节能问题；
3）配有休闲设施，便于住户休闲使用（桌椅等）；
4）考虑背景音乐、水景噪音对住户日常生活的影响；
5）景观中的道路布局合理，防止绿化植物被人踩踏；
6）采取必要的安全措施和提示。
3.3.10休闲场所（儿童娱乐场所）
1）有明确安全提示标识；
2）有明确的使用管理规定；
3）设施质量过关，布局合理，定位与小区定位协调；
4）地面防护层在设备满足安全保护同时，能够便于清洁；
5）娱乐室声音以不影响住户正常休息为准。
3.3.11装修垃圾堆放点
1）位置隐蔽，便于清运车辆进出，最好为避风处或采用防风处理；
2）可露天设置，但不能设在各类通道上；
3）便于小区住户集中堆放；
4）维护好垃圾清运过程中的设备维护（电梯、通道、地面等）；
5）与生活垃圾区别处理；
6）周边排水口必须设置过滤网，雨天应及时清理防止堵塞。
3.3.12公共晾晒区
1）位置便于全体住户共同使用；
2）数量充足；
3）有必要的安全措施减少和防止外来人员进入公共晾晒区。
3.4其他特殊事项
3.4.1商铺规划及广告设置（装修）
1）对商铺的经营范围、用途提前进行规划和约定，以方便业主生活为主，同时兼顾小区公共卫生（如有餐厅必须有专用烟道）；
2）商铺前后的预留空调位及排水位；
3）装修时必须严格按照消防申报审批程序监管，同时尽量减少其装修过程对原有消防器材设施的损坏；
4）商铺广告位大小应提前规划，并进行专业的加固、防风处理；
5）商铺用广告设计、安装需经专业审核审批后进行。
3.4.2出入口布置
1）人流、车流集中使用，同时使住户整体小区内行走路线相缩短；
2）特殊出入口因住户生活需求采用定时或特批开放；
3）人车分流（“禁止单车在人行路面行使”和“禁止人行车道”的标识）；
4）配有专用设施对人车进行监控、服务；
5）满足小区消防，紧急疏散等的使用；
6）配有专用值班室；
7）满足小区人员车辆高峰期的正常使用。
3.4.3垃圾箱（果皮箱）整体布局
1）便于垃圾投放及清运；
2）楼层设置烟灰缸或果皮桶；
3）对垃圾进行分类收集；
4）设施方便、实用、无安全隐患，与小区整体定位协调；
5）写字楼楼层设办公垃圾回收箱，住宅可集中地面收集；
6）垃圾桶点与垃圾中转站有推车通道（无台阶）。
3.4.4清洁取水点的布置
1）满足清洁用水要求（地面、地下、天面、楼层、大堂等）；
2）与绿化用水点配合使用时，考虑取水时对绿化的影响；
3）采取防止非工作人员用水措施；
4）整体布置合理，无重大取水盲点。
3.4.5空调位的预留与安装
1）对空调位置统一制定；
2）确定空调主机的长、宽、高，提供给业主，减少对外墙破坏的隐患；
3）对空调水进行集中收集；
4）预留空调管线口、大小适中，避免住户擅自拆改。
3.4.6防盗门与防盗窗（阳台铁花）
1）主阳台禁止安装防盗窗，其它部位建议安装内置防盗窗花；
2）预先统一防盗门窗的款式、材料、颜色规格等；
3）对于底层安装防盗窗花可采用统一款式进行；
4）其它部位封闭（如次阳台）以不伸出房屋主体为准。
营销配合管理规定
1适用范围
本指引适用于物业公司在项目营销各阶段中的配合工作，具体明确物业公司与项目公司之间的权利和义务关系。
2营销策划介入
2.1物业公司（筹建处）须参与项目公司营销方案讨论，对以下内容的销售承诺提出相关意见：
1）对于销售过程中涉及到物业公司的相关物业管理服务内容和水平标准的描述；
2）买房优惠政策中有关抵缴物业管理费的条款；
3）物业管理费的收缴标准的变化；
4）对未办理入住手续的空房的处理办法；
5）房屋装修管理办法及主要注意事项；
6）物业公司代收、代缴服务内容；
7）物业公司日后市场开拓经营项目方面。
2.2严禁出现销售过程中的过分承诺，对物业管理服务的正常开展和管理费及其他物业相关费用的收缴带来诸多不便。
任何超出《项目物业管理方案》规定的内容，均必须报管理公司经营委员会批准。
3开盘阶段
3.1销售配合工作方案
3.1.1销售开盘阶段物业公司（筹建处）应提供的配合工作包括（不限于，具体根据项目公司要求确定）：
a）销售现场管理（售楼处及室外环境、秩序等）；
b）样板房管理（样板房清洁、维护、秩序、引导等）；
c）营销推广活动配合；
d）房产销售人员的物业知识培训；
e）协助申报物业管理单位招标手续。
3.1.2在售楼进入到内部认购前1个月，物业公司根据项目公司的具体要求制订销售配合工作方案，明确规定需要提供配合服务事项、人员安排、工作内容、成本测算，以及相关准备工作的落实责任和时间要求。
3.1.3项目公司应在内部认购前完成向政府主管部门申报物业管理公司招标手续，物业公司予以协助。
3.1.4营销配合工作方案中必须包括相关费用测算，并由项目公司承担，费用测算按《项目前期专项服务费用测算指引》的规定执行。
3.1.5物业公司（筹建处）制订的销售配合工作方案经项目公司营销（策划）部审核，项目公司总经理批准后执行，同时报管理公司物业管理部备案。
3.2销售现场配合工作内容要点
a）售楼处内、外的现场布置的配合；
b）现场清洁卫生，包括办公桌椅、各展示台及宣传板、室内各种配套设施、室外场地及设施等；
c）现场秩序维持及安全防范工作；
d）为售楼处提供维修服务；
e）作为开发商成员，为现场的参观人员和认购客户提供必要帮助。
3.3样板房管理的工作要点
a）样板房的清洁卫生；
b）工作时间内样板房内物品的看管；
c）样板开、关及钥匙收管；
d）样板房内参观秩序的维持；
e）为样板房提供维修服务；
f）作为开发商成员，为现场参观人员提供房屋情况介绍和帮助。
3.4销售人员物业知识培训内容要点（包括，但不限于）：
a）公共设施设备的检查与维护保养；
b）服务设施设备的运行或使用；
c）建筑物的评估和修缮；
d）小区车辆停放及交通秩序的管理；
e）小区治安环境的维护及保安队伍的管理；
f）小区物业标识的建立和维护；
g）清洁保洁；
h）环境绿化；
i）维修服务和回访；
j）社区文化活动；
k）与业主的沟通（包括投诉处理）。
3.5营销推广活动的配合要点
a）参加项目公司营销推广活动方案的讨论；
b）在各项促销和品牌展示活动中，物业公司负责活动现场的清洁卫生、现场布置、秩序维持、安全防范、相关设备维修、咨询服务及文件发放工作。
3.6销售开盘阶段配合工作控制
3.6.1物业公司（筹建处）总经理应对销售开盘阶段的各项配合工作全面负责，在各项配合工作任务完成后，亲自或指定专人到现场进行检查，并就配合工作要求和完成情况与项目公司营销（策划）部进行沟通。
3.6.2销售开盘阶段结束后，项目入伙前，物业公司应提出销售配合工作报告，列明已完成配合工作任务、得失总结，以及成本开动情况，并由项目公司营销（策划）部确认。
4项目入伙阶段
4.1项目入伙由项目公司负责组织，物业公司配合，具体按本手册第6.5节的规定执行。
4.2对入伙时可能出现前期阶段销售问题（如过分承诺等），物业公司有责任配合解释、劝说和投诉处理工作，不得推诿、敷衍、回避或滋扰顾客。
5入住后的项目再开发阶段
继续配合项目公司营销（策划）部做好销售现场维护和活动开展，具体控制要求与上述第3条（开盘阶段）的规定相同。
a）通过与业主的沟通和接触建立良好的互动关系，协助营销（策划）部约请业主、提供必要的资源等；
b）通过建立各种协会组织，扩大项目知名度，进一步促进销售；
c）物业公司定期开展以促销为目的社区文化活动，进一步做好项目品牌的宣传推广工作，并提升汇乐园物业服务品牌。
d）通过物业公司对小区进行高质量的物业服务，提
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