浅谈秘书应具备的素质和修养.docx

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浅谈秘书应具备的素质和修养

浅谈秘书应具备的素质和修养

　论文摘要：

秘书是领导人的智囊和助手。

他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。

秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。

本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述，并就提高素养的方法和途经进行了探讨。

关键词：

素质与修养参谋协调服务

今天人们谈到秘书，往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。

因此，秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。

因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。

但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。

知识素养、能力素养、心理素养好不好，是一个秘书称职不称职的问题；品德修养、政治修养、作风修养好不好，是一个秘书合格不合格的问题。

因此，秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。

一、品德素养

　“德才兼备,以德为重”。

一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。

秘书工作处于领导机关的纽带的地位，秘书人员的言行举止，往往直接影响领导机关的形象和威信，影响领导工作的正常运转。

秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。

特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。

秘书应注重养成良好的品德素养。

一是正气。

保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。

秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。

但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。

领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。

另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。

二是朴实。

秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。

实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。

秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。

另外，秘书为领导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群众。

不可以身居“要职”而借上级的权威骄横跋扈，欺压群众，要与群众建立友善的关系，这样对秘书工作的开展才会大有裨益。

秘书要秉着朴实的品德素养，对上对下，与人为善，建立良好的人际关系。

三是低调。

秘书工作的性质同时也决定了秘书默默无闻的地位，永远只能充当“幕后角色”，绝少抛头露面，更不可能到前台唱主角。

如秘书苦思冥想出生动的演讲稿，可是上台的是领导等等。

就是说，秘书的成果往往是以领导或集体的面目出现，自己只能默默奉献。

这就要秘书要有甘当无名英雄的精神，同时，要从容地从事秘书工作，就要控制自己的表现欲，削弱权利欲，不与领导争风头，越位工作，弄虚作假。

二、知识素养

在现代信息社会的时代中，现代管理对各级领导者的知识结构提出了新的要求，因而对秘书的知识水平要求越来越高。

秘书必须不断地扩大和提高自己的知识结构和层次，与领导者知识结构的发展保持同步性。

秘书应具备广博的基础知识、精深的专业知识与实用的辅助知识才能胜任这项工作。

基础知识是秘书知识结构中的根基部分，广博、扎实、牢固的基础知识是一个人从事学习、工作的主要资本，也是产生智慧和能力的源泉，秘书掌握到的基础知识越丰富，越能融会贯通，就越能产生新的认识，并使之上升为理论。

具体而言，政治哲学类知识帮助秘书人员解决政治方向和思想方法等问题，能使秘书人员树立正确的世界观和方法论，是培养德才兼备的秘书人才的需要；语言文学类知识是增加秘书人员基本写作能力的需要。

同时还应学习掌握一些美学知识，树立审美观点，增强审美意识。

当然，对数学统计类、历史地理学和法律知识类等。

这些基础知识也是秘书观察社会、观察生活，加强自身品格不可缺少的常识和营养。

秘书的专业知识主要有：

秘书学知识，这是秘书知识结构中的核心部分；秘书写作知识，秘书必须精通公文写作和机关应用文写作知识，这是秘书专业人才特长的标志，也是从事秘书工作的主要资本，必须学通、学精，掌握牢固；文书档案知识、调研学、会务学、信仿学以及公共关系学知识也是秘书必须学习掌握的。

辅助知识的要求是“实用”，如管理知识、速记、书法知识、外语知识、地方志知识和导游与礼宾接待知识等都是秘书要了解的必要知识，对秘书工作是非常有用的。

提高秘书人员的知识素养，应注重“三抓”:

一抓学习练内功。

在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。

二抓锻炼增能力。

秘书应深入基层调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充自己的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。

三抓借鉴采众长。

一方面,秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识和才干。

三、能力素养

秘书是应用型人才，不仅要有合理的知识结构，而且还应具有最佳的智能结构。

这就要求秘书具备观察和创造能力、综合分析能力、组织协调能力等。

一是观察和创造能力。

秘书人员要“眼观六路、耳听八方”，即目光要敏锐，善于捕捉信息。

事实上，由于现代组织机构自身和面对的外部环境都是错综复杂构成的统一体，这种千丝万缕、不可分割的关系决定了秘书应有较为敏锐的观察能力，以便比较全面深入地了解各种社会经济活动中的矛盾。

培养和提高秘书敏锐、深刻的观察能力，首先要以科学的世界观为指导，以丰富的知识为基础，以培养观察兴趣为条件，用客观的、全面的、一分为二的眼光观察一切，在观察的基础上，秘书要在思想上有新的认识、才能上有创造性，工作上有新突破。

秘书在工作中要树立主人翁思想，大胆开拓，从新的角度分析、处理面临的新情况、新问题，从而产生新成果，新突破，真正起到参谋助手的作用。

二是综合分析能力。

秘书人员的综合分析能力，主要指秘书对本单位和相关单位政治经济活动中存在的各种矛盾、问题，经过细致的分析、对比、研究，发现本单位的优、劣势。

秘书人员只有具备了较强的综合分析能力，才能自觉地应用正确的立场、观点、方法去观察、分析、综合处理单位各项活动中的矛盾问题，才能更好地为领导提供决策服务。

三是组织协调能力。

在当今市场经济体制下，一切社会活动都要学会组织协调，才能处理好各方面的关系。

具体到一个单位中，秘书部门便是不可缺少的综合协调机构，它一头衔接领导，一头衔接干部职工，处于中心枢纽地位，承担着协调重任。

秘书通过纵向关系和横向关系的协调，能够实现上情下达。

同时，秘书人员从文书往来与干部群众的工作交流中及时能够敏锐的发现问题，积极向上反馈，做到上情下达，让领导熟知下情，考虑问题和解决问题的出发点始终围绕工作实际，围绕广大干部职工的切身利益来进行。

协调工作千头万绪，在纷繁的工作中应注意以下几点：

第一、在协调中要维护领导的威信和形象。

秘书人员应牢记的一个原则就是始终从工作角度出发，对涉及个人生活、隐私等方面的问题要巧妙避开，不谈不论。

在工作中要尊敬领导，积极配合领导妥善处理各种事务。

领导在工作艺术和工作方法中难免有疏漏和不妥之处，这就需要秘书人员及早提醒领导，认真想办法出主意，采取积极的补救措施，努力克服负面的影响。

第二、要抓住有利的协调时机。

工作协调实际上是人的工作思路、想法、关系的协调，要促进双方或者多方相互理解，达成共识，就要讲究时机。

秘书人员进行工作协调时要善于收集信息，关注各方面的动态，找到解决问题的突破口，适时抓住有利时机进行协调。

第三、要学会换位思考。

通过“角色”的转换，实现从多角度多方位看问题，从而提高协调的效果。

协调工作的前奏是要详细了解当事者所处的环境，秘书人员千万不可在协调之前凭主观思想随便发表一些自己的想法和猜测，而要谦虚谨慎，耐心听取各方面的意见，并自觉转换角色，把自己放到当事人的位置上去，以他的情感、处境来考虑问题的前因后果，来龙去脉，找到问题的症结所在。

秘书人员在协调中不可认为自己是受领导委派，就固执已见，应善于求大同存小异，最终找到一个大家都比较满意的解决方案。

四、心理素养

　　我们这里所说的心理素养，是非智力因素的心理状态，即起动力作用的人脑机能，是人们对自己的思想、言行带有指向支配、左右作用的动机、志趣、意志、气质、情绪及性格等方面的心理素质与修养。

履行参谋辅助职能的秘书人员，其职能特征使之责任很大，负荷繁重，矛盾突出，付出与获得的反差明显。

因此，秘书人员要适应并做好参谋辅助工作，必须要有一个健康、良好的个性心理素养，概括起来，大致有以下三种个性心理素养：

一是坚韧的意志。

现代秘书处于办公室的复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。

再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草或保管各种机密文件，又身处领导身边工作，对领导决策、领导行踪最熟悉，有些人必然会从秘书嘴里“探势头”、“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗各种诱惑，不能讲的，绝对不透露一丝一毫。

二是稳定的情绪。

秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事务，工作永无止境，疲惫不堪尚且欲罢不能。

而且，秘书在满足上级要求的同时，还得顾及与同事的相处以及群众的上访，往往不能兼顾，两头为难。

凡此种种，容易引起秘书情绪上的起伏。

秘书不能“闹情绪”。

三是宽容的胸怀。

秘书是领导形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧排难。

比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。

又如，与同事之间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。

为了协调工作的需要，秘书对下要容，对上要忍；容则能合众，忍则能抗压。

　　其次，良好的心理素质要克服以下心理障碍。

一是自卑心理。

自卑是秘书人员常见的心理障碍。

由于秘书处于从属地位，受上级的支配，与领导的一言九鼎形成鲜明对比；再加上秘书工作辛苦，繁，杂，细，却仍常受到批评责怪；容易使一些秘书滋生自卑的心理，工作上压抑，缺乏热情。

为此，秘书应确实认识秘书的职业特点，并非地位卑微，担当被支配的角色，只是社会劳动分工的不同，地位上实质是人人平等的。

有了这种认知，秘书才能从根本上铲除低人一等的心理，为心理素养的提高打好心理基础。

二是高傲心理。

这是相对于自卑心理的秘书而言的。

一些秘书恃“权”而傲，认为自己是领导的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至以权谋私，居高临下，欺压群众。

然而，这种心理是在领导的背后秘密地进行的，一旦被揭发，前功尽弃。

因此，秘书要时刻自我警惕，阻止这种心理的滋生、蔓延，彻底扬弃这种不正的职业心理。

三是盲从心理。

秘书受领导支配，工作上处于被动状态，于是，久而久之，养成了随风就俗的习惯，对领导一味的赞同、遵从，使自己的意向朝着对方的意向靠拢，毫无主见。

这种秘书需要明白，秘书还是领导的参谋，必要时辅助决策，过于呆板的秘书是没有建设性意见的，要摈弃这种盲从心理，勇于大胆建议，创造性地工作。

五、政治素养。

我国的国情以及秘书工作的地位与作用决定了我国秘书人员在任何时候都要把正确的政治方向放在第一位。

一是坚定的政治信念。

文秘工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。

在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。

对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。

二是丰实的理论功底。

一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。

必须善始善终地把学习放在第一位，扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。

三是辩证的思维头脑。

随着改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室秘书应在这场变革中走在前面。

这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。

要注意思维的超前性。

四是求实的科学作风。

实事求是是我们的一大工作作风，也是职业道德，工作纪律。

办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。

切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目。

五是精益求精的态度。

在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。

在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。

在工作效果上，要多出精品、减少次品。

六是遵纪守法的意识。

秘书人员是国家法律法令，地方法规以及各项制度、条例的传递者，传达者，有的甚至是参与制订者，秘书人员既有正确传达、解释、宣传这些法律、法令、法规的权利，同时又有以身作则、模范遵守它们的义务，而且不允许有任何违法乱纪的行为。

在领导者身边，尤其是在高级首长身边工作的秘书更应严以律己，知法、执法、守法，不可有丝毫特殊化。

法律面前人人平等，“王子犯法”尚且与庶民同罪，何况秘书？

七是坚持“三个服务”宗旨。

“三个服务”是新时期秘书工作的指导思想，概括说：

秘书人员、秘书部门应做好“三个服务”即为领导工作服务，为机关服务，为人民群众服务。

六、作风素养

秘书工作是一种对工作效能和灵活反映能力要求很高的工作，培养秘书人员的优良作风，可以提高秘书工作的效率，对秘书工作适应新时期的新任务有重要意义。

秘书要养成良好的作风素养，第一、要严谨、细致、一丝不苟。

严谨就是秘书人员考虑问题要全面周密，处理工作要井井有条。

细致要求秘书人员在办事时都要细心检查，不能有半点疏漏。

一丝不苟是秘书人员不论做什么事一是一，二是二，不能走样，反映情况、处理问题力求准确具体。

第二、要敏捷、迅速、勤快、主动。

秘书工作要讲究速度和效率，敏捷的秘书，为领导提供及时优质的服务，就能成为领导称心如意的助手。

首先是反映要快，对领导的意图、下面的情况要高度敏感。

其次办事要快，要高质量完成任务。

勤快与主动的作风紧紧相连，一个勤快的秘书会主动地想工作，找事干，做工作，预见、计划工作，超前准备工作，提前完成工作。

第三，要联系群众，深入实际。

秘书是领导机关和领导同志联系群众的桥梁，应树立牢固的群众观点，面向基层，深入实际，及时发现和解决。

第四，要文明礼貌，不卑不亢。

秘书的文明礼貌既是个人修养问题，也是作态度问题，秘书接触上下、会集左右、接待来客，举止言谈应以礼待人。

秘书文明礼貌的作风还表现在不卑不亢的傲慢矜持，做到真诚、恳切，淳朴可信。

参考文献：

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