局机关公文处理规章制度.docx
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局机关公文处理规章制度
局机关公文处理规章制度
1 第一章总则
第一条为使局机关的*处理工作规范化、制度化、科学化,提高*处理工作的效率和*质量,根据国家有关规定,结合厅机关实际,制定本制度。
第二条局机关的*处理工作应坚持实事求是的原则,严格按国家和本制度的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。
第三条局办公室主管机局关并负责指导下级单位的*处理工作,主要任务是:
(一)依据国家有关规定,制定机局关*处理工作的各项具体规章、制度,并负责组织实施;
(二)负责机局关的收、发文办理及*的管理、立卷归档等工作;
(三)起草、校核以和局局办公室名义制发的*;
(四)负责*处理中的督促检查工作;
(五)负责*处理中的安全保密工作;
(六)对下级单位*处理工作进行业务指导,组织业务交流和业务培训;
(七)负责与*处理有关的其他工作。
第四条局办公室负责*处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守,刻苦钻研,乐于奉献。
要熟悉各种办公自动化手段,努力提高工作效率和质量。
第五条局机关*处理工作应当贯彻“党政分开”的原则,行政*不得对党的组织作指示,不处理党内各种事务。
第二章*种类
第六条*必须按国家规定的文种行文,*的种类主要是:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律规定发布规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
(三)指示
适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的原则。
(四)公告、通告
“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级的*,转发上级机关秒相隶属机关的*;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
(凡请上级机关指示或者批复的*,不得用“报告”)
(八)请示
适用于向上级机关请求指示、批准有关事项。
(“请示”就是“请示”,不得用“请示报告”)
(九)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十)函
适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批复。
(即使是向有关主管部门“请求”批复,也不得用“请示”)
(十一)会议记要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章*格式
第七条*一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。
(一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称,主办机关应当排列在前。
(文号应编主办机关的文号)
(二)秘密*应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
文件的秘密等级标注在首页的右上角,密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。
“绝密”、“机密”*应当标明份数序号。
(三)紧急*应当分别标明“特急”、“紧急”,标注在首页右角上,有秘级时,收标注在其下方位置。
紧急电报应当标首页的等级栏内,标明“特急”、“加级”、“平级”。
(四)发文字号,包括机关代字、年份、序号,不般位于发文机关之下,横格线之上正中位置。
年份不能简写,置于中括号内。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上报*,应当标明签发人姓名,一般标注在发文字号右侧。
联合上报的签发人姓名上下排列,排列顺序与发文机关一致。
(六)*标题,应当准确简明扼要地概括*主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明*种类,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,批转*,标题应当避免使用重复用语。
(七)主送机关,应当写机关全称或者规范化简称,位于标题之下、正文之上顶格位置。
不便在正文之前列出主送机关的*,如“决定”、“会议记要”等,主送机关可以列在正文之后。
(八)*如有附件,应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称,如有二个以上附件应当注明附件序号。
附件应当在首页左上角注明附件序号。
附件一般应当与主件装定在一起,如不能装订在一起,应当在附件首面左上角注明主件发文字号。
(九)*会议纪要外,应当加盖印章,印章端正盖正成文时间中上方,上沿不压正文,底边在成文时间之下。
联合行文,联合发文机关都应当加盖印章,印章从左到右排列,排列顺序与发文机关一致。
盖印章的*一般一再标明发文机关名称。
落款需署领导人姓名的,应当冠其职务。
如正文末页无空白处盖章,可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“(此页无正文)”。
(十)成文时间以领导人签发日期为准,联合行文以最后签发领导人的签发时期为准;电报以发出日期为准。
(十一)文件应当标注主题词。
上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词,主题词标注在文件末页抄送机关之上。
(十二)*件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。
第八条*的文字从左至右横写、横排。
印制文件标题一般用2号宋体字,正文用3号仿宋体字,每页19行,每行25个字。
*用纸一般为16开型(260×184),涉外*采用国际标准A4型(297×210)。
左侧装钉。
第四章行文规则
第九条
上行文:
向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。
根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。
平行文:
向隶属单位和地、州、市交通局布置工作,交办任务,答复请示事项。
本局各职能处室不得对外行文,厅办公室可以对外、对下行文,在职权范围内向不相隶属单位行文。
第十条各行业管理局和二级单位在职权范围内可对行文,一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。
第十一条本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。
第十二条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,除领导交办事项外,“请示”不得直接送领导个人。
第十三条报告中不得夹带请示事项。
第五章收文办理
第十四条收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
第十五条收文应当有专人负责登记。
标明秘密等级的*、上级机关的*、报送本机关的*以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送*,均应编号登记。
第十六条文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急程度、有无附件等情况,查对清楚,编号登记、封发,机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺,交机要交通部门投送。
第十七条需要办理的*,*部门应当及时提出拟办意见送领导人批示,或交有关部门办理。
紧急*应当提出办理时限。
第十八条承办单位应当抓紧*办理,不得延误、推诿。
对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的,应当迅速退回交办单位的*部门并说明情况。
第十九条拟草*应当做到:
(一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。
如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点符号准确,编幅力求简短。
(三)人名、地名、数字、引文准确。
引用*应当先引标题后引发文字号。
日期应当写具体年月日。
(四)转发*应当转发文件的责任者和*标题。
(五)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1”,第四层为“
(1)”。
*结构层次不宜过多。
(六)必须使用国家法定计量单位。
(七)用词用字准确、规范。
文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
(八)二级单位代厅拟稿,应当按*格式打印或者用方格纸誊正,经领导人签署上报。
(并附报文稿磁盘)
第二十条*中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
第二十一条*本机关领导人签发。
重要的或者涉及面广的,必须由正职或主持的副职签发;经授权,有的*可以由办公室主任签发。
第二十二条审批*,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。
其他审批人圈阅,应当视为同意。
圈阅要注明时间。
第二十三条草拟、修改和签批*,应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。
不得在装订线外书写。
第二十四条*送领导人签发之前,应当由办公室进行审核。
审核的重点是:
是否需要行文,是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定,是否和有关部门协商、会签,文字表述、文字使用、*格式等是否符合《国家行政机关*处理办法》和有关规定。
第二十五条上级行政机关的秘密*,除绝密和注明不准翻印外,经厅领导人或办公室主任批准,可以翻印、复印,翻印、复印件按机要文件进行管理,密码电报不得翻印、复印。
不得密电明复,明电密电混用。
第二十六条传递秘密*,必须采取保密措施,确保安全。
利用计算机、传真机等传输秘密*,必须采用加密装置。
绝密级*不得利用计算机传输。
第二十七条凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的*,厅收发室应将*标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善,保证定期移交档案室归档。
同时将*全文扫描,录入微机,发送至厅办公室,处室办理*所列事项需要该*时,收发室应提供复制件。
如转发*,应将该*送至办文处室,并注明*去向。
第二十八条厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急,及时提出拟办意见送厅领导批示,或者发送有关处室、部门办理。
紧急*应当提出办理时限。
除特殊情况外,厅领导不受理未经办公室登记、注批的*。
第二十九条对需送几位厅领导传阅或传批的*,由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。
办理*传阅、传批应随时掌握*去向并作记录,避免漏传、误传或延误。
除厅领导另有指示外,不应将*在厅领导之间自行传递。
第三十条经厅领导批示的*,或办公室注请各处室、部门阅处的*,由收发室或办公室秘书送达,各承办处室、部门要签收、登记。
第三十一条各承办处室、部门应当抓紧*的办理,不得延误、推诿。
对不属于本处室、部门职权范围或者不适宜本单位办理的,应当迅速退回厅办公室并说明理由。
第三十二条送厅领导批示或者有关处室、部门办理的*,厅办公室要负责催办、查办,做到紧急*跟踪催办、查办,重要*重点催办、查办,一般*定期催办、查办。
第三十三条*办理后要注意保存,每半年清理一次,交档案室归档。
厅机关会议资料和外面开会带回的资料,须在会议结束后一个月内交档案室归档。
第六章发文处理
第三十四条凡以本厅名义和厅办公室名义制发的*笔调,首页均应用《湖南省交通厅发文稿纸》。
文稿制作后,由主办单位负责人签字后经有关处室会签,再送办公室核稿。
未经办公室核稿的*文稿不得直接送厅领导审批签发。
第三十五条行文应确有必要,注重实效,控制数量,力求简短。
已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项,不行文;会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话,一般不再行文;贯彻上级文件精神,不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的*。
第三十六条送核文稿应做到符合政策,观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确,文风端正,同时要力求文字精炼,用语规范,格式正确,杜绝形式主义和繁琐哲学。
第三十七条厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。
文稿校核的基本任务是协助厅领导保证*质量。
文稿校核的内容是:
(一)报批程序是否符合规定;
(二)是否确需行文;
(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准确地体现行文意图,并同现行有关*相衔接;
(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见,履行了会签手续;
(五)所提措施和办法是否切实可行;
(六)人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、*格式是否符合有关规定。
核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感,认真学习党的路线、方针、政策,熟悉本厅业务,熟练掌握*常识,一丝不苟,严格把关,防止失误和疏漏。
第三十八条对确无必要行文的*文稿,应提出不予行文的建议并说明情况,报分管厅领导审定。
经领导批准不予行文的,应终止核稿。
第三十九条文稿如需作较大修改,应与起草单位协商或请其修改。
第四十条文稿由办公室核稿后,应送分管厅领导审阅并签发,最后送机要室编写文号。
转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发,各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函,一般由处室、部门负责人签发,重要的经主管厅领导同意后签发。
第四十一条凡与外单位联合行文的,应由其他单位签发后,再到我厅会签。
会签时,先由相关处室(部门)提出意见,再由办公室核稿,然后送分管厅领导审定。
文件内容以我厅业务为主的,编我厅文号;业务以其他单位为主的,由其他单位编文号。
第四十二条文稿印发后,应将原稿和正稿一式五份送机要室,由机要室交档案室存档。
第四十三条凡本厅产生的*,印制装订盖章后,由办文处室(部门)到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室(送)寄。
厅机关及附近单位的*一般直接送达(不通过邮局)。
邮寄一般一天一次,急件随时送寄。
文印事务
第四十四条厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务,原则上不承印私人和外单位文件、材料。
厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等,应由各处室、部门自行打印好后,交打字室印制。
特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料,须经厅办公室负责人同意。
第四十五条打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务,需印件应先送厅办公室,由厅办公室核定印制数量,统筹安排后,交打字室、复印室印制。
催印或发现印制数量、质量上的问题,各处室、部门亦应告知办公室处理,一般不直接同打字室、复印室联系。
第四十六条打字室、复印室应热情为机关服务,准确熟练地掌握和使用*排印标准,努力提高文印效率和质量。
在保证质量的前提下,对紧急或重要*应在规定的时间内打印完毕。
送印件集中时,应按照轻重缓急,抓紧处理。
第四十七条复印室应坚持定时开机复印。
非急件,每天上午11:
00—12:
00,下午4:
30—5:
30,急件经办公室负责人同意,随到随印。
第四十八条厉行节约。
厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料,打字室、复印室应杜绝浪费,熟练掌握速印、复印技巧,严格按核定数量印制*。
第四十九条厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。
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