完整版内部控制手册存货管理制度.docx
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完整版内部控制手册存货管理制度
存货管理
1.1概述
规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关涉及公司在存货方面的验收、入库、贮存管理、存货盘点、盘盈亏分析、存货分析和相关账务处理的管理制度，旨在规范存货的验货标准，保证存货的适当管理，确保存货的盘点与相关账务准确性以及及时调整存货状态。
1.2适用范围
适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。
1.3相关制度
预测分解与资源匹配程序
仓储管理程序
材料库管理规定
成品仓储作业指导书
存货监控与处置程序
成品库管理规定。
1.4职责分工
物流部：
负责原材料的验收、核对，填写物料存货明细卡，对存货进行规范管理，日常和年末盘点，对盘盈盘亏进行分析；办理存货的移、出库手续，确保存货的领用经过适当审批。
授权审批人员：
负责存货盘盈盘亏分析报告、拟定库存方案等的审批。
质量部：
负责存货验货后的质量检验。
财务部：
负责编制年度存货盘点工作方案，存货盘点的监盘，盘盈亏分析后的调账。
计划部/PMC：
对存货状态进行分析，拟定合理库存。
1.5流程图
1.6控制目标
序号
《内控手册》唯一具体控制目标编号
控制目标
目标类别
1
17.2-CT1
确保入库存货符合采购订单要求
经营效率目标
2
17.2-CT2
确保存货得到了适当的保管
资产保全目标
3
17.2-CT3
确保存货的领用出库均得到了适当地授权
资产保全目标
4
17.2-CT4
确保存货财务信息与真实情况一致
财务信息真实性目标
6
17.2-CT5
确保存货得到了适当的投保
资产保全目标
7
17.2-CT6
确保库存量数量合理
经营效率目标
1.7控制矩阵
控制痕迹
会计报表认定
会计报表项目
1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露
1
2
3
4
5
17.2-R1
存货储量不足，影响销售
17.2-CT6
17.2-CA1
公司相关责任部门确定重要存货目录，根据年度生产经营计划、财务预算和市场情况，对重要存货拟定合理库存，报分管副经理审批后实施，并在ERP系统中进行相应维护
预防型
预测分解与资源匹配程序
重要存货目录清单；领导审批意见
17.2-R2
储量过高，造成存货成本过大
17.2-CT6
17.2-CA2
仓库应定期对仓库进行盘点，对于已经长期呆滞物品要及时按照报废处理流程请计划进行处理
发现型
存货监控与处置程序
库存盘点表；报废处理清单
17.2-R3
同一人员办理存货日常管理业务的全过程，包括存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等工作，造成内部舞弊
17.2-CT2
17.2-CA3
存货管理制度中应明确存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等环节的人员职责分工、岗位责任
经办/登记/盘点
预防型
岗位职责
仓储人员岗位职责表
√
√
√
√
存货
17.2-R4
存货入库未经适当验收，导致存货数量、质量、技术规格出现潜在问题，影响存货管理
17.2-CT1
17.2-CA4
仓储保管人在收发货/入库时均需将每次收发货/入库及时登录ERP系统做物料收货/验收人库单，并加盖合格章
预防型
仓储管理程序；材料库管理规定；成品库管理规定
物料收货/验收/入库单；入库品之送货单；物料搬运申请单
√
√
√
存货
17.2-R5
存货仓库无物资编号及数量卡片，未对存货进行编号集中管理，导致存货管理混乱
17.2-CT1
17.2-CA5
设立物料存货明细卡片，卡片应注明物品名称、规格、进出库时间、数量、结存数量保管员。
卡片以吊牌悬挂方式设立
预防型
仓储管理程序
物料卡
17.2-R6
未及时建立实物台账、台账要素不规范，导致存货记录信息失真
17.2-CT2
17.2-CA6
仓储保管人根据入库验收人员出具的入库单输入系统编制电子台账库存台账，并每日由成品仓负责人复核，台账应包括送货人姓名、供应商名称、物品名称、数量、规格、出入库时间等信息
预防型
仓储管理程序
物料领/发料单存货管理台账
17.2-R7
未对存货进行分类存放，导致易燃易爆品与其他存货混合存放，造成存货安全隐患
17.2-CT2
17.2-CA7
仓储保管人按物资性质、类别不同分区分类存放存货，并用标签注明存货名称、规格和数量
预防型
仓储管理程序
存货标签
17.2-R8
未对存货进行投保，导致存货发生损失时公司亏损严重
17.2-CT5
17.2-CA8
公司根据企业实际情况，对存货进行投保。
每年年底，公司相应部门、子公司向公司财务部存货会计上报投保申请，存货会计汇总后，上报投保申请，经授权人员审批后，由公司财务部存货会计统一联系保险公司，对存货进行投保
申请/审批
预防型
仓储管理程序
存货资产保险审批单、保险合同
17.2-R9
未根据存货价值进行分类管理和监控，导致低值品和高值品混合存放，造成公司存货资产不安全
17.2-CT2
17.2-CA9
所有物资均需按各品目类型整齐、合理地排放，并且有明显的标识
预防型
仓储管理程序
物料卡
17.2-R10
未根据存货状态如报废、呆滞等进行分类堆放和管理，导致公司仓储面积被浪费
17.2-CT2
17.2-CA10
所有物资均需按物资性质、类别不同而分类分区置放
预防型
成品仓储作业指导书
物料卡
17.2-R11
内部移库手续不规范，影响正常生产
17.2-CT2
17.2-CA11
内部移库，仓储部门按照业务部门开具的移库通知单在ERP系统中办理移库；移库单据须由收发货双方责任人签字确认。
对于生产环节的内部物料出入库或互供，可以用相应报表（收付存平衡表、产销存平衡表、互供量统计表、销售报表等）代替移库单据，但此类报表须经物料往来方责任人（或计量人员/统计人员）和仓储部门责任人审核签字
预防型
仓储管理程序
移库通知单；生产相应报表
√
存货
17.2-R12
外来人员进出入库时未向仓库管理员出示相关出入证明，导致存货被盗风险，造成公司资产损失
17.2-CT2
17.2-CA12
公司外部人员进入库房前须有相关领导书面批示或入库证明并在公司人员陪同下才能进入库房，所有出入库人员必须在仓库出入人员登记表上进行登记
申请/审批
预防型
仓储管理程序
入库人员登记表
17.2-R13
入库人员在仓库内违反安全生产规则，造成安全生产事故
17.2-CT2
17.2-CA13
仓库管理人员应全程陪同入库人员办理物资出入库等事项手续，发现入库人员有任何违反公司安全生产规定的行为应立即予以制止，对因入库人员违规操作造成损失的应及时上报相关部门及领导处理
预防型
成品仓作业指导书
入库人员登记簿
17.2-R14
未定期对仓库管理人员进行安全教育，无相关突发事件、安全事故应急预案，可能造成仓库管理人员工作责任心、风险防范意识较，忽视安全隐患，导致安全事故的发生
17.2-CT2
17.2-CA14
安全生产管理制度中应明确对仓库人员及保安人员定期进行安全教育培训或突发事件演练
预防型
仓储管理程序
ESH职业健康培训计划
17.2-CT2
17.2-CA15
所有仓库人员及保安人员须定期参加安全教育培训及突发事件演练，做好培训记录及演练小结并由部门领导审核
预防型
部门培训计划
17.2-R15
未定时定期进行仓库安全巡检并做好巡检记录，导致仓库存在安全隐患或存货被盗风险，造成公司资产损失
17.2-CT2
17.2-CA16
仓库保安人员应每日定时对仓库外围环境进行安全巡检，仓库管理员应负责对仓库内部环境进行安全检查，保安人员及仓库管理员须做好安全巡检记录
预防型
仓储管理程序
安全生产巡检记录
17.2-CT2
17.2-CA17
仓库工作人员进行工作交接班时，休息人员应向交接人员汇报安全巡检情况
预防型
仓库人员工作交接班记录
17.2-CT2
17.2-CA18
发现有任何安全隐患时，仓库管理人员或保安人员应立即向管理部门领导汇报并及时采取应对措施
预防型
相关突发事故报告
17.2-R16
未定期检查仓库内的灭火器等消防用品，导致消防用品年久失效，发生安全事故时无法正常使用
17.2-CT2
17.2-CA19
安全生产管理制度中应明确对仓库内的安全消防用品实行定期检查
预防型
仓储管理程序
ESH职业健康培训计划
17.2-CT2
17.2-CA20
当日仓库管理人员应协助安全生产部门检查人员共同检查安全消防设备的放置、消耗情况及能否正常使用的情况，做好安全检查记录
预防型
ESH职业健康培训计划
17.2-R17
未做好存货空间的温湿度控制和存货包装，导致存货受潮、变形或变质，影响存货质量
17.2-CT2
17.2-CA21
仓库保管人员按物资性质、类别不同分区分类存放存货，并用物料卡注明存货名称、规格和数量。
易燃易爆品种单独设库，并进行隔离。
保持库房适宜的温湿度，防止物资受潮、变形、变质。
露天存放的物资须上盖下垫，做到防雨、防雷、防潮、防锈、防鼠、防盗、防火，合理通风晾晒。
仓库应当建立门卫值班和巡检制度，对外来人员及车辆进出仓库进行登记，并对出库物资的出门证进行检查
预防型
仓储管理程序
仓库温度记录卡仓库湿度记录卡、仓库进出口人员登记簿
17.2-R18
成品库的盘点没有按照制度严格执行，导致盘点报告缺少管理者的审核，造成盘点过程的疏漏或者盘点报告无法反映真实情况
17.2-CT4
17.2-CA22
物资管理部门负责存货实物清点，财务部与物资管理部门监督仓库的实物清点，盘点人员将实地盘点结果记录在存货盘点表上，物资管理部门核对盘点表与存货实物台账、仓库物资台账记录，物料仓库、物资管理部门、财务经理审核存货盘点表并签字确认后，报公司总经理审核签字
盘点/监盘
发现型
仓储管理程序；材料库管理规定
盘点表
√
√
√
√
存货
17.2-CT4
17.2-CA23
如果发现存货盘盈或盘亏，由仓库保管员填写的《物资报盈报亏单》，查明并填写盈亏原因，经授权人员审批后，交财务人员进行账务处理，并按公司制度追究相关人员责任
经办/
审批
发现型
仓储管理程序；材料库管理规定
物资
√
√
√
√
存货
17.2-R19
对于历史存货的盘点疏漏，导致缺少历史存货的相关盘点报告或盘点报告不完整，造成存货管理混乱
17.2-CT4
17.2-CA24
财务部与物资管理部门至少每年组织一次存货物资盘点，财务部编制年度存货盘点工作方案，经物资管理部门负责人、分管领导及总经理审批签字后执行
发现型
仓储管理程序
材料库盘点表；成品库盘点表；材料库盘点报告
√
√
√
√
存货
17.2-R20
公司没有对于呆滞存货的相关管理规定，过期和报废成品的管理措施，导致大量呆滞存货长期积压，造成空间资源的无故浪费，占用资金导致资产损失
17.2-CT6
17.2-CA25
公司应当制定呆滞存货处理办法。
定期检查存货保存期限，对于长期库龄存货调查原因。
需要处置的必须立刻进行报废或出售处理
申请/审批
预防型
存货监控与处置程序
报废申请单；领导审批记录；
17.2-R21
公司盘点表和库存分析表数据不一致，导致真实库存情况难以确认，造成库存管理困难
17.2-CT4
17.2-CA26
库管员根据实际情况安排物料按货位进行的循环盘点，至少保证每月将个人所管理的物料盘点一遍以上，盘点的内容除包括账物卡一致以外，还包括检查物料的有效期
预防型
仓储管理程序；材料库管理规定
成品库盘点表
√
√
√
存货
17.2-R22
未能按时计提跌价准备，导致减值损失计算表中的数据不全，造成存货管理混乱
17.2-CT2
17.2-CA27
公司应当制定存货跌价准备计提防范。
存货会计应当严格按照该方法，每半年计算并计提存货跌价准备。
计算结果需经财务经理审核
计算/审核
预防型
存货跌价准备计算表
√
存货
17.2-R23
库管未严格审核是否有部门领导签字确认的领料单即办理出库手续，导致仓库领料程序管理不严，造成公司资产损失
17.2-CT3
17.2-CA28
存货领料时仓库管理人员须仔细核对经部门领导签字确认的物资领料单及领用数量后才能办理物资出库手续
发现型
仓储管理程序
物料领/发料单；领导审核意见；领导签字确认痕迹
√
存货
17.2-R24
存货保管人员未及时记录存货入库、出库情况及盘点实际存货与记录是否一致，导致存货管理混乱
17.2-CT2
17.2-CA29
仓库保管员在物资管理系统中记录存货入库、出库及库存情况，并随时盘点存货实际存放情况是否与系统中记录一致
发现型
仓储管理程序
出入库明细单
√
√
√
存货
17.2-R25
未掌握存货的使用及结存情况，导致存货不足或积压
17.2-CT6
17.2-CA30
公司计划部/PMC根据存货库存收发情况及ERP系统中生成存货使用及结存情况报表，报告需采购时点的储量。
至少每半年进行一次存货状态分析，对异常情况报警明示。
供应、生产、营销、财务等部门共同研究降低（提高）库存方案，报分管副经理（或总会计师）审批
发现型
存货监控与处置程序
库存状态分析
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