整理公文抄送模板版本号.docx
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整理公文抄送模板版本号
版本号：
4.0
签发人：
陈凯
文书管理规定
文书管理规定
关键控制点：
∙发文必须有发文会签单。
∙不得以个人名义对外发文。
∙所有收发文必须交由指定人员处理。
∙为保证编号的统一性，收文后即请在\\server\company上的《收发文登记表》登记，并将系统自动生成的流水号注在文件右上角，然后才可以在各部门流转。
∙收发文必须在文件登记簿和计算机上同时登记，每周一由行政部指定人员备份上周电子文档并打印。
文档类型
部门文档：
以部门名义签发与接收的文档。
公司文档：
以公司名义签发与接收的文档。
管理方法
公司文档由行政部指定人员负责管理，各业务部门由指定人员负责管理（详见附件1.8.4人员分工表）。
公司所有文档除在部门存档外，还需交行政部存档（个别文档如仅有一份，可暂由各部门保管，行政部在《收发文登记表》备注栏上注明，各部门使用完毕后交行政部存档）。
收文
收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、传递、归档。
公司文档收文处理
∙收文：
公司文档（包括传真）由行政部秘书统一接收。
直接发给个人的公司文档，个人接收以后应统一交行政部秘书处理。
∙编号、登记：
公司文档由行政部秘书统一加盖收文专用章后登记填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编号（详见1.5）。
如无法确认所属分项工程，可仅注明序列号，由收文部门补齐。
∙分发：
公司文档经登记后，交由行政部经理签署拟办意见后，由行政部秘书放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。
∙批办：
公司领导及各相关部门应及时阅处文件并签字（签名并注明阅文日期），一个工作日后由行政部收回。
各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，需将处理意见或结果标注于文上，并将原件退回行政部归档备案。
∙传递：
根据阅批范围，由行政部负责送阅。
∙归档：
各相关部门签署意见后，由行政部统一收回并存档。
部门文档收文处理
∙收文：
部门文档由各部门指定人员统一接收。
直接发给个人的部门文档，个人接收以后应统一交指定人员处理。
∙编号、登记：
部门文档由各部门指定人员统一填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编号（详见1.5）。
∙分发：
部门文档经登记后，交由部门经理签署拟办意见后，由指定人员放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。
∙批办：
各相关部门应及时阅看文件并签字（签名并注明阅文日期），一个工作日后由各部门指定人员收回。
各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，将处理意见或结果标注于文上，并将原件退回指定人员归档备案。
∙传递：
根据阅批范围，由指定人员负责送阅。
∙归档：
各相关部门签署意见后，由指定人员统一收回并存档，所有收文必须另交一份给行政部指定人员存档。
发文
发文程序
拟稿、审核、会签、复核、编号、登记、打印、分发、立卷、归档。
1.拟稿、审核：
所有文档，拟稿人拟稿后，需交部门负责人审核确定发文范围、印发份数和缓急程度并由部门负责人负责签发。
2.会签：
1.不需其他部门会签的，可由拟文部门负责人签署《发文会签单》（见附表一）或在文档上直接签字。
2.不需其他部门会签，但需知会相关部门的，由拟文部门负责人签署《发文会签单》或在文档上直接签字后加注抄送部门名单。
3.需其他部门会签的，由拟文部门负责人签署《发文会签单》后，交各相关部门签署意见。
3.复核：
公司文档，交各部门会签后，由行政部复核后，呈总经理签发。
部门文档经会签后，部门经理负责签发，所有文档必须交行政部归档。
4.公司文档经总经理签署后，由行政部填写《收发文登记表》，进行编号（详见1.5）、登记、打印、分发并归档。
部门文档经部门经理负责签发，由指定人员填写《收发文登记表》，进行编号（详见1.5）、登记、打印、分发并归档，同时交行政部指定人员存档。
请示及签报
a.请示：
凡不涉及合同流转但需要汇报领导批复的事务，均须由主办人汇报情况请示（请示范本见附件），经部门经理签发后交相关部门流转或上报公司领导批复；
b.会签：
4.不需其他部门会签，但需知会相关部门的，由汇报人在《请示》中注明抄送部门名单。
5.需其他部门会签的，由汇报人在《请示》中注明需会签部门，并将相关资料及《签报单》交各相关部门签署意见。
相关会签部门应根据《签报单》中会签时间给予意见。
6.不需其他部门会签的，可由汇报人直接将相关资料及《签报单》上报汇报对象。
c.批复：
7.不需其他部门会签，公司领导就请示事宜直接批复意见。
8.需其他部门会签的，相关会签部门签署意见后，公司领导批复意见。
文档编号方式
对外发文编号采用如下格式予以编号：
A-B-C-D
A表示项目：
按项目名称分类，如：
CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海滩花园项目一期；具体参见《收发文登记表》内置编号执行.
B表示部门：
采用一位字母数字代码：
（A、B、C、……Z），具体参见《收发文登记表》内置编号执行。
C表示文档分项：
号码采用两位字母数字代码，根据子目录内容不同进行分类，具体参见《收发文登记表》内置编号执行。
D由“流水号”表示。
流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为系统生成的大流水号（即序号）。
其他内容：
日期、文件名称、收文发文等内容供查询、存档参考，不作为编号编写依据。
举例：
上海滩一期项目设计部发的设计变更，为公司第20个收发文件，则编号为BS1-C-CK-0020
上海滩二期项目市场部收广告公司发广告企划方案，是第一百个需要收编的文，编号为BS2-D-DC-0100
合同编号方式
合同编号采用用如下格式予以编号：
A-B-C
A表示项目：
按项目名称分类，如：
CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海滩花园项目一期；具体参见《合同登记表》内置编号执行.
B表示主办部门：
采用一位字母数字代码：
（A、B、C、……Z），具体参见《合同登记表》内置编号执行。
C由“流水号”表示。
流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为系统生成的大流水号（即序号）。
其他内容：
日期、合同名称、对方单位等内容供查询、存档参考，不作为编号编写依据。
举例：
华润置地（上海）有限公司的房屋租赁，由人事行政部主办为公司第12个收发文件，则编号为CRLANDSH-A-0012
上海滩二期项目刊登广告合同，由市场部主办，是第300个需要收编的文，编号为BS2-D-0300
规章制度及表单编号方式
按管理体系文件的层次对规章进行分类：
a）程序文件（包括质量手册、程序文件、制度）；
b）作业文件（包括细则、规章、工作流程、岗位职责等）；
c）表单
规章制度文号：
a）程序文件以“QP-部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》；
b）作业文件以“WI-部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》；
c）表单以“FM－部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》；
d）其他内容：
文件名称、实施日期、废止日期等内容供编号、查询、存档参考，不作为编号编写依据；
e）所有规章制度编号须由人事行政部统一编写登记，各部门按需要求人事行政部提供规章制度编号。
公司文档命名方式
公司电子文档命名一般应以“文件名称+时间”的方式命名，中间用“-”隔开，如有必要可在最后加版本号。
其中时间用“××××年××月××日”表示。
如：
2003年10月20日市场部发的例会会议纪要：
市场部例会会议纪要-2003.10.21
文档备份
每周一由行政部指定人员备份上周《收发文登记表》电子文档并打印上周文件清单存档。
附件：
公文种类及格式
常用的公文种类
决定：
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
通告：
适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知：
适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。
通报：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
报告：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。
请示：
适用于向上级机关请求指示、批准，要求一文一事。
批复：
适用于答复下级单位请示事项。
函：
适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。
会议纪要：
适用于记载和传达会议情况的议定事项。
公文格式及字体规则
编号：
五号宋体
签发人：
五号宋体
标题：
三号仿宋GB2312居中
称呼：
四号黑体左齐
正文：
小四号宋体左齐
行间距定义为最小值18磅,并通过调整字间距,尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。
正文中的结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”。
除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
附件：
正文之后,成文时间之前，注明顺序和名称。
发文单位及成文时间：
小四号仿宋GB2312左齐以领导签发日期为准
印章：
除会议纪要及部门文档外,应加盖印章（需“骑年压月”）。
抄报、抄送：
小四号仿宋GB2312与正文齐
用纸：
公文用纸统一采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm），左侧装订。
以公司名义发文，要采用公司信笺，并加盖相应印章。
范本
请示范本
签报单范本
会议纪要范本
传真范本
编号：
[在此处键入编号]
请示
[在此处键入标题]
[在此处键入汇报对象名称]：
[在此处键入内容]
华润置地（上海）有限公司
[在此处键入发文部门或人员名称]
部门签发人：
[在此处键入签发人姓名]
二零零**年****月****日
抄送：
[在此处键入抄送人员及部门名称]
会签：
[在此处键入需要会签部门名称]
签报单
签报编号：
日期：
呈报部门：
建议会签/
批复时间：
会签部门：
设计部
工程部
市场部
合约部
经营部
财务部
人事行政部
副总经理批示：
总经理批示：
备注
编号：
[在此处键入编号]
[在此处键入标题]
时间：
[在此处键入名称]
地点：
[在此处键入名称]
参加人：
[在此处键入名称]
内容：
[在此处键入内容]
华润置地（上海）有限公司
[在此处键入召集部门或人员名称]
签发人：
[在此处键入签发人姓名]
记录并整理：
[在此处键入记录人姓名]
整理时间：
[在此处键入整理时间]
抄送：
[在此处键入抄送人员及部门名称]
编号：
[在此处键入编号]
××部每周例会纪要
2003/**/**－2003/**/**
时间：
[在此处键入名称]
地点：
[在此处键入名称]
参加人：
[在此处键入名称]
内容：
序号
事项
时间
执行人
备注
[如有其他讨论内容，请键入；如无，请将本行删除]
华润置地（上海）有限公司
[在此处键入召集部门或人员名称]
签发人：
[在此处键入签发人姓名]
记录并整理：
[在此处键入记录人姓名]
整理时间：
[在此处键入整理时间]
抄送：
[在此处键入抄送人员及部门名称]
To收件机构
FaxNo传真
Attention收件人
Date日期
From发件人
ReferenceNo编号
[在此处键入编号]
Totalpages总页数
Cover+
Ifyoudonotreceiveanypage,pleasecallusimmediately
如文件不清晰或有遗漏，请与发件人联络
[在此处键入标题]
[在此处键入名称]：
[在此处键入内容]
华润置地（上海）有限公司
[在此处键入发文部门或人员名称]
签发人：
[在此处键入签发人姓名]
二零零**年****月****日
抄送：
[在此处键入抄送人员及部门名称]
《党政机关公文格式》
GB/9704-2012
2012-07-01实施
目次
前言
1范围
2规范性引用文件
3术语和定义
4公文用纸主要技术指标
5公文用纸幅面尺寸及版面要求
5.1幅面尺寸
5.2版面
5.2.1页边与版心尺寸
5.2.2字体和字号
5.2.3行数和字数
5.2.4文字的颜色
6印制装订要求
6.1制版要求
6.2印刷要求
6.3装订要求
7公文格式各要素编排规则
7.1公文格式各要素的划分
7.2版头
7.2.1份号
7.2.2密级和保密期限
7.2.3紧急程度
7.2.4发文机关标志
7.2.5发文字号
7.2.6签发人
7.2.7版头中的分隔线
7.3主体
7.3.1标题
7.3.2主送机关
7.3.3正文
7.3.4附件说明
7.3.5发文机关署名、成文日期和印章
7.3.5.1加盖印章的公文
7.3.5.2不加盖印章的公文
7.3.5.3加盖签发人签名章的公文
7.3.5.4成文日期中的数字
7.3.5.5特殊情况说明
7.3.6附注
7.3.7附件
7.4版记
7.4.1版记中的分隔线
7.4.2抄送机关
7.4.3印发机关和印发日期
7.5页码
8公文中的横排表格
9公文中计量单位、标点符号和数字的用法
10公文的特定格式
10.1信函格式
10.2命令（令）格式
10.3纪要格式
11式样
前言
本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。
本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。
本标准相对GB/T9704—1999主要作如下修订：
a）标准名称改为《党政机关公文格式》，标准英文名称也作相应修改；
b）适用范围扩展到各级党政机关制发的公文；
c）对标准结构进行适当调整；
d）对公文装订要求进行适当调整；
e）增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整；
f）进一步细化特定格式公文的编排要求；
g）新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。
本标准中公文用语与《党政机关公文处理工作条例》中的用语一致。
本标准为第二次修订。
本标准由中共中央办公厅和国务院办公厅提出。
本标准由中国标准化研究院归口。
本标准起草单位：
中国标准化研究院、中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局、中国标准出版社。
本标准主要起草人：
房庆、杨雯、郭道锋、孙维、马慧、张书杰、徐成华、范一乔、李玲
本标准代替了GB/T9704—1999。
GB/T9704—1999的历次版本发布情况为：
—GB/T9704—1988。
党政机关公文格式
1范围
本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。
其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。
2规范性引用文件
下列文件对于本标准的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。
GB/T148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸
GB3100国际单位制及其应用
GB3101有关量、单位和符号的一般原则
GB3102（所有部分）量和单位
GB/T15834标点符号用法
GB/T15835出版物上数字用法
3术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1
字word
标示公文中横向距离的长度单位。
在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。
3.2
行line
标示公文中纵向距离的长度单位。
在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
4公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
纸张白度80％—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5—9.5。
5公文用纸幅面尺寸及版面要求
5.1幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：
210mm×297mm。
5.2版面
5.2.1页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
5.2.2字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
5.2.3行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
5.2.4文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
6印制装订要求
6.1制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
6.2印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。
黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。
印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
6.3装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
7公文格式各要素编排规则
7.1公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。
公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。
7.2版头
7.2.1份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
7.2.2密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
7.2.3紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
7.2.4发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
7.2.5发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。
年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
7.2.6签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。
“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.2.7版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
7.3主体
7.3.1标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
7.3.2主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
7.3.3正文
公文首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
文中结构层次序数依次可以用“一、”“
（一）”“1.”“
（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
7.3.4附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：
1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
7.3.5发文机关署名、成文日期和印章
7.3.5.1加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
7.3.5.2不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
7.3.5.3加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。
在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
7.3.5.4成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
7.3.5.5特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调
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