活动组织及总结.docx
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活动组织及总结
活动组织的总结
自2012--2017在这四年过程中，我们组织过2014“善爱之春”华民健业老年春晚，2015“时尚街拍”、“中国梦.老年梦---老年春晚”，2016“陪咱爸妈过大年---陕西老年春晚”、“千人太极养生楼观”以及2016“陕西社会福利基金会大型公益活动---千寿宴”。
通过以上的活动，我们对活动的组织开展，尤其是老年人活动的组织开展进行了一定的总结。
活动的综合要素：
成功的组织一场活动，是一个很细致的工作过程，在次过程中需要我们通盘考量，经过以下的要素和步骤来进行统筹组织：
1、活动的主旨；2、活动的目的；3、活动的意义；4、活动的规模；5、活动预算；6、活动宣传；7、活动方式；8、活动筹划；9、场地选择；10、现场呈现设计；11、工作人员组织；12、活动人员组织；13、造势；14、分段活动开展；15、现场领导沟通；16、节目彩排；17、物料进场；18、主持人沟通；19、现场应急处理；20、后续撤场及宣传跟进。
活动的关键要务：
在活动组织进行中，有以下的关键要务是我们需要严格遵守的。
也是要每一个活动组织者在活动组织时经常会忽略的几个问题：
1、活动目的的可达成性：
大家对于活动，尤其是大型活动，期望值都比较高，希望能够通过大型活动的组织来达到极大的效果。
其实这一目标是不科学的期望。
央视春晚，从筹划到宣传到上映再到后期的宣传，整整半年时间，花费数十亿元，拥有国内最好的舞美灯光，拥有最独家的宣传平台和独家的宣传资源，还有众多赞助商、参演人员的营销团队进行包装打造，宣传余温至少保持三个月以上。
而最终能够让大家拥有强烈记忆的节目和引爆性效果的达成最多3-5家。
而我们组织的活动其最终的效果达成方面，我们就要进行一系列数据的考量来完成。
其考量指标主要是以下几个方面：
1、活动参与的人员；2、活动参与媒体的宣传时长；3、活动的可宣传新闻点；4、活动对于参与人员的影响；5、活动中宣传品利用的传播性。
要通过以上的关键指标考评，来进行活动可达成目标的可靠性以及真实性。
以减少无谓的投资和最终活动效果考评的落差。
2、预算投入与效果达成：
预算是一个活动开展的基础所在，任何人都想以最小的投入获得最大的产出，但是一个大概的预算范围，决定了我们活动开展的方式和方法，包括舞美、场景、道具等多种的设计策划。
所以我们在策划方案之初，一定要能够了解基本的预算规模，通过预算规模的范围来最大化的优化开展活动的策划，以及活动实施的效果评估。
3、真正的活动做的是“场、专、宣”：
一个活动的开展，重点做的不是舞台表达的多么复杂，不是参与的人数有多么的多，更不是我们的环节有多么的丰富。
而是要通过现场布置的气场、编排的专业性、宣传的亮点来进行具体的实现。
所谓“气场”，究其根本，就是活动现场布置的延续性和突出性。
例如：
我们去朋友家参加婚礼，只要知道朋友家大概的位置我们就能很容易的找到朋友的家。
我们将其称为“气场”，其实更多的是通过我们沿途的标志物品的摆放搭架，以及室内喜庆色彩的运用布置来实现的一种气场，所有人进入这样一个场所的时候，就能不自然的感觉到，与其相匹配的氛围和特性。
婚庆活动的气场就要喜庆、热烈，老人寿宴现气场就要祥和、欢乐……能够使人进入就有这样一种感觉的气场就是一个好的气场。
所以，布场、道具运用、进场迎宾、环节设置都是一个活动能够保证气场的关键节点所在。
所谓“专业”其实主要是编排的专业性。
所有的舞蹈、歌曲、出演顺序等等原本的编排只是一个基础所在，而一个好的活动就要将活动中的意义和感觉能够通过原有节目的拼接、改善、以及舞美灯光的运用来达成。
也就是说一场活动的专业性体现，不是你怎么组织、安排，而是怎么将原有节目的表现，在舞美灯火的配合下更好的进行改变，使其能够更适合活动的主旨和气场，怎么更加符合我们最终表达的要求。
宣传，是一个活动生命力真正的延续。
任何一场活动，他的组织、开展、参与，这个过程中由于是个人价值体现期，所以人们的积极性都很容易进行调动，但是一旦活动结束之后，所有的参与人都会有一种懈怠感和空洞感，这时候就需要我们的宣传，来进行活动生命的延续。
好的宣传要拥有自我传递的动力，但是在初期一定要有推力进行发布运营，通过推动性运营的方式来达到自我传播的能力和动力。
因为只有真正的做到自传播的时候，我们的活动才能达到真正的意义。
通过前期各种的运营情况来看，传统媒体宣传，如：
电视媒体、报媒，更多的是对当时效果的一种认可性放大。
而自媒体中关于提及名称或有照片文字描述的更加容易达到自传播的目的。
但是如果采用热点话题软媒传播的时候，就更加容易得到普遍性的传播和推广。
活动的落地实施注意事项：
前面我们总结了活动的20个步骤，能不能很好的实施，其实这更多的跟实施者交过多少学费有直接的关系。
一个好的活动策划需要的是眼界和把控性经验，因为这需要策划人员能够有很好的画面感和切实可行的论证性经验。
所以，一个好的活动策划人员一定是经历众多活动而磨练出来的，越是大型活动越是能够提供大的成长基础，他能够让活动自策划之初就具有可行性和可控性范围之内，不至于太大无法把控，也不会太小无法达到效果，如何做到这些就要在之后的分解项中进行整理。
1、活动的主旨：
任何一个活动的组织和开展，其首先要确定的是，这次活动主要的前瞻性方向是什么。
好多人会认为，活动主旨就是活动目的，但，活动主旨更多的是活动的指导思想、是总纲。
所以，一个活动在开展前，组织者必须要对活动组织的单位进行深入的了解，这样才能对于活动开始时的主旨进行明确的规划和表现形式的确定。
2、活动的目的：
活动主旨如果是根据国家、省市甚至主办单位的明确意图展示的话，那活动目的就是本次活动组织的根本性要求和具象化表现形式。
任何一次活动不会无的放矢，所以活动的目的就是这次活动所要达成的目标，后期所有的设计都要围绕着这一目标来进行完成。
3、活动的意义：
第一个是大的主旨，第二个是具象的表现，接下来就是活动的影响。
活动的意义就是活动中应该对于参与者以及了解者的影响。
例如：
千人太极活动的意义，简易的来表述就是：
通过千人太极的组织和开展，更好的传播太极文化和太极养生的精神，使参与者能够更好的体会太极的精髓所在，使观赏者能够体会太极的美，进而加入太极的行列。
4、活动的规模：
前边讲的三条，主要是活动的理论支撑，而从第四条开始进入实施性考量阶段。
考量的第一标准就是活动的规模，其中包括：
参予的人数、活动的时长、参予的宣传媒体、参予的拍摄资源、参予的布置规模。
这五项将是决定一场活动开展的基础所在。
其中：
参予的人数，决定的是场地的大小、现场管理需要的人员、风险的预估防范、场地的合理化布置等相关的问题；活动时长，决定的是人员的分布、时间点排期、活动宣传方式的设计等相关的衡量。
5、活动预算：
真正的活动预算分为两部分：
一部分是活动主办方的心理预期性预算；一部分是活动组织过程中的花销预计性费用。
活动预算是个框架式工作重点可以分为以下几项：
物料费用、场地费用、宣传费用、礼品费用、灯光舞美、摄像制片、车辆、餐等几大部分费用进行预算。
在这中间最容易产生费用漏算的部分是物料费用，所以我们对物料费用在进行细分：
宣传物料、布场物料、演出道具、现场使用物料，然后根据策划方案及以上大类，再进行细项分解。
6、活动宣传：
参予的宣传媒体：
这里主要是对活动延续以及预热效果的评估，根据参予媒体的传播能力来进行指定，不同的媒体要设置不同的宣传点。
例如：
传统媒体，要设计符合主旋律的传播性主题和公益性话题；网络媒体，要设计争议话题或泪奔话题，这样更加利于传播和传送；自媒体，要设计典型话题或案例性话题。
自从我们进入自媒体时代以来，虽然人人都是自媒体，人人都是一个终端，但我们要做的就是在海量信息中，给他们一个转载的理由，给他们一个阅读的理由。
这个过程中，即需要普遍性的共鸣信息也需要个体生动的案例性信息，所以这样就会增进宣传的力度和宣传的传播及影响。
7、活动方式：
活动的组织开展，主要存在以下的几种方式：
1、自我展示性活动：
如：
春晚、太极比赛等，此类活动主要是进行个人的才艺展示、个人的风采展示，在组织过程中要突出个体或展示人的作用，设计中增加活动的参予性及舞美呈现的专业性，以及排练队形等的设计；2、集体参予性活动：
如，销售活动、寿宴活动、婚庆活动等，此类活动主要是要呈现集体活动中的气场感受和氛围营造，设计中要增加气场氛围的搭建、营造，使参予者能够很好的感受现场氛围，通过道具、展示品、现场活动等的使用，进行气场的营造。
8、活动筹划：
在确定好前面所有问题的前提下，就进入活动统筹设计阶段。
活动的统筹设计主要会以活动策划案的形式来进行呈现，具体的活动策划案要有以下几部分构成：
活动主旨，活动目的，活动意义，活动名称，活动时间，活动地点，主办单位，承担单位，活动宣传，活动内容（框架），活动安全，活动流程，活动布置，时间进度表，人员分工，物料表，环节配合分工表。
个别需要，领导讲话致辞，活动中主持人框架，媒体播报通稿。
一个完整的活动策划案就是能够使所有的人，更加简单的能够根据策划案的画面感来进行实施执行。
既有冲击力、又有落地感，而且是对于执行人员的能力和预算能够很好的进行把控和评估。
进而使整个活动的策划过程更加顺畅能够落实，此处不建议过分增加人员执行能力之外的拔高设计。
9、场地选择：
场地，是一次活动开展过程中的第一背景所在，所以场地的选择将会十分的重要。
当我们活动策划方案的基础构思出现以后，我们就要针对性的对场地来进行选择。
不同的活动类型对于场地的要求也会有不同的要求。
但是，就像我们上面所说的做活动要注意“场、专、宣”三项一样，场地的此类选择一定要做到易于布置，易于呈现，借用已有建筑这样才能使用最小的成本做出最大的效果。
销售活动：
根据人数一般安排会比较紧密，200人参会一般确定240人左右大小的会场就可以，要能够保证每个人都能很好的看到屏幕显示，能够有空间与主持人、讲师、员工进行互动，确保一定的行动通道即可，不要求过大或过高，主要是要行程销售的包裹性，以此来确保销售的气场行程。
需注意：
卫生间的容量，急救通道和应急通道的考察，以及进入会场的关键通道。
室内演出性活动：
室内演出类活动一般对于舞台、背景、灯光、音箱要求比较高。
小型演出活动主要是做好场地的舞台布置及气氛营造，大型场地主要是做好舞美的运用和场地与主题相符的布置要求。
场地选择中要注意：
更衣室的配置，候场区的使用安排，上场下场的基础要求，观众座椅的观看视角等几个基础要求。
室外演出性活动：
室外演出类活动一般在于场地寓意和场地的可延伸性设计要求比较高，重点要进行演出音箱的搭建、动力电的配备、场地的平整性、场地可搭建区域的规划，以及演出队形的设计。
因为室外演出一般为特大型演出设计，所以灯光等使用相对较少，重点采用航拍取景的方式来进行景观的选择使用。
特别应注意：
温度及天气的变化，人员上下场的设计以及更衣间的使用。
10、现场呈现设计：
现场呈现设计是设计领域一个很大的课题，其中主要包括两方面内容，一方面是布置性展示设计，一方面是舞美灯光类展示设计。
具体操作十分复杂，这里只进行几个点的总结。
1、布置性展示设计，要考虑活动的整体主题，设计的物料应遵循活动的主题来进行整体的使用，例如寿宴中，我们会用到“福”、“寿”、中国结、红灯笼、寿联等于主题相关的物料进行整个场地的布置使用；2、背景灯光我们将采用整体的文化元素来进行展示和展现，特别的活动要有特别的色彩要求和搭配要求，例如寿宴、婚宴，不利于使用白色，这是一个十分重要的禁忌；3、在室外展示产品的设计中有一个很容易忽略的要素，就是阳光的照射角度和设计品的透光程度，这是一个很关键的要素，尤其是正南正北的摆放展示品，尤为重要，所以这中间就需要设计品的色彩使用因为光亮程度进行深浅的使用。
4、LED屏由于有背光的效果，所以，在设计过程中一定要加重颜色的使用，只有略重的颜色，才能在显示中展现的稳重，能够压住全场。
5、现场灯光，一定要根据节目的节奏，进行提前的程序编排，颜色不宜过多，重在搭配的合理性以及灯光与音乐的配合程度。
面光、侧光、追光一定要给足，保证演出人员的形体、表情能够清晰的进行呈现。
11、工作人员组织：
一个好的活动组织是靠钱堆出来的，一个好的活动团队是靠打磨出来的。
所以人员组织方面，主要是要根据每个人的特长来进行有效的人员分工，因为只有有效的人员分工才能保证一场大型活动有序的开展进行。
工作人员能够保证活动当中不出纰漏，不产生对接问题，所以在开始之初一定要进行几次的会议沟通，进行活动意义的讲解，以及活动进行中的配合。
具体职位分工如下：
为了保证各个环节的确定性我们需要更细化的进行人员的环节设计，例如：
千寿宴
千寿宴现场操作及人员分工操作
时间
环节
人员及操作
1
9:
00--9:
30
员工踩场
1、***与主持人对活动流程及台词
2、***核对音乐
3、***落实现场应用物料
4、展示合影背景
5、***召集媒体记者进行签到
6、***负责桌牌设计摆放
2
9:
30--10:
00
顾客到达、签名墙合影、奏迎宾宫乐、汉服迎宾、引导入座
1、******两人签到核对入座桌次
2、客服部安排人员合影墙签到合影*********
3、***安排合影墙合影游机跟拍
4、******两人配合汉服指引座位
5、展示合影背景
3
10:
00—10:
10
播放宣传视频领导入场
1、***制作***播放
2、******引导
3、员工引导顾客就坐静场
4
10:
10—10:
15
播放开场视频
1、***制作***播放视频结束为主背景
2、全体员工在两侧站立
3、汉服人员舞台两侧站立
5
10:
15—10:
20
主持人暖场宣导意义
1、主持人登场
2、采用主背景
6
10:
20—10:
30
基金会理事长送祝寿词
1、礼仪引导
2、播放领导上台音乐
3、***准备麦架礼仪拿上
4、采用合影背景
5、***催场召集走秀人员就位
7
10:
30—10:
45
旗袍赋书法名家写寿联展示寿联寿字书法家送祝福
1、主持人串场
2、切换旗袍走秀背景及音乐走秀结束全部站定
3、汉服人员展示寿联（切主背景）
4、主持人串场采访书法名家送祝福
5、主持人串场集体下场
8
10:
45--11:
00
播放抗日老兵采访视频主持人串场采访抗日老兵当代军人献唱《为祖国干杯》
1、***制作视频
2、播放为祖国干杯的背景视频
3、游机跟拍
9
11:
00--11:
05
***及理事长***赠送寿字及手表
1、主持人串场邀请***及***理事长登台赠送寿字及寿联游机跟拍***理事长讲解手表的意义
2、邀请***留步
10
11:
05—11:
15
现场授牌授旗
1、主持人串词引导***厅长上台给冠名企业授牌
2、董事长***上台接受授牌
3、礼仪引导代接授牌
4、切合影背景
11
11:
15—11:
20
***发言
1、***准备麦架礼仪拿上
2、采用合影背景
12
11:
20—11:
35
歌曲表演：
***儿童《恭喜发财》主持人串场***等《杨贵妃贺寿》（曲目：
羞花）
1、舞蹈结束小孩齐声说给爷爷奶奶拜寿了下场领红包主持人串场
2、播放节目背景视频
13
11:
35—11:
40
播放祝寿视频
1、***准备***播放
2、汉服准备
3、***准备贺寿词
4、工作人员为所有老宝贝斟好酒
14
11:
40—11:
45
汉服拜寿
1、主背景展示
2、汉服展示
15
11:
45—12:
00
祝寿祈福读寿词敬酒贺寿
1、颂祝寿词汉服人员身后恭站
2、最后一句“祝无量寿祝无量福祝无量尊”全体人员齐说礼仪准备酒杯接走祝寿劵
3、祈福人员举杯说：
奉觞上寿全体人员齐说“祝寿”并举杯为老人祝寿
4、领导举杯为身旁长者祝寿
16
12:
00--12:
05
老龄委领导授牌
1、主持人采访引出发言内容
17
12:
05--12:
10
采访老龄委领导进行老年文化总结发言
18
12:
10--12:
15
主持人串场活跃气氛领导退场
1、***跟服
19
12:
15—12:
20
***上台讲再讲活动意义敬酒邀请刘叔讲家文化邀请徐总讲茶播放茶的视频
1、切主背景
2、祝寿完毕礼仪撤话筒架
3、上菜
4、播放茶叶宣传视频
20
12:
20—13:
30
老宝贝节目表演（4个）随机采访寿宴老人
1、老宝贝节目开始前小薛现场随机采访1人游机跟拍
2、老宝贝节目表演
3、中间穿插对表演队伍的采访游机跟拍
4、老宝贝节目结束后及退场领礼品过程中随机采访游机跟拍
5、并在退场时在门口领取礼品
注：
照相人员三人进行全程跟进拍照。
重点在于顾客下车、顾客签名、顾客合影，现场服务、领导讲话、授牌、挑面
12、活动人员组织：
参与活动的人员，是一次活动的主体，在人员组织的方面一定要注意一下几个细节：
1、需要展示的效果与穿插设计的细节，活动人员的把控能力；2、舞台的大小，能够展示的距离及空量；3、活动人员的音乐背景的落实确定；4、活动现场的缺陷弥补，提前给活动人员沟通解决（例如：
服装厚度等）；5、活动人员的到场方式、到场时间、更衣化妆地点、对接人、上场方式等；6、活动人员对于活动的理解和演绎能力。
13、造势：
活动造势一般由四个大部分组成：
第一部分：
初始期造势，在开始筹备之时，这时需拿出总预算10%的宣传资源，进行初期的间断性的造势宣传；第二部分主导思想已经成形，准备进入正式阶段，这时需拿出总预算的25%的宣传资源进行造势宣传；第三部分正式开始，这时要拿出全部预算的60%进行宣传造势，以确保造势的持续性和引爆度；第四部分，活动结束，将剩余的预算资源投入量子宣传的阶段，以剩余的宣传资源来引导参与活动的人员，进行自媒体的传播和造势。
14、分段活动开展：
一个活动开展前，建议用思维导图进行活动的阶段性分工，并制定阶段化完成结果。
这样更有利于活动开展的阶段性完成，不至于漏项。
互动开展的阶段一般会分成这样四个部分：
第一阶段：
活动预热筛选期，进行活动的参与人员筛选、预热、宣传、物资采购、视频制作、节目筛选、编排；第二阶段：
审核排练期，进行活动准备物资的审核、确定，进行节目的确定，进行赞助商的确定，进行主持人的沟通，进行视频、音频的熟悉、彩排，物料运输、进行工作人员的对接沟通，进行领导沟通确定，进行现场布置等相关事宜；第三部分：
活动开启期，进行现场的实施和节奏把控；第四部分：
活动收尾期，进行撤场清点、物料回收、现场视频编辑、推送、宣传。
15、现场领导沟通：
活动开始前的一个重要环节是当天到场的领导都有谁，主角是谁，有哪些活动需要他们出席，出席的时间，是否需要讲话，讲话稿的内容是什么，如何进行配合沟通，领导的头衔。
如果当天有多个领导到场的话，一定要落实清楚领导的职务和安排的顺序。
一般的顺序是：
国家级领导、省级领导、地市领导等；如果省级领导职别高与国家参加的领导，一般是按照高级向低级介绍；如果低级别高部委领导是高级别低部委领导邀请来的，一般会将低级别高部委的领导优先介绍。
这一介绍顺序也关系到最终的座位次序和离场次序。
有些事情是需要提前沟通完成，然后进行准备的。
16、节目彩排：
节目彩排，首先能够确定的一点是，节目彩排不是原有的节目进行整齐划搬上舞台，而是通过整体应有的呈现方式来进行设计，最终搬上舞台。
这样就要在节目的选择上更加明确了解活动的本质，以及队伍的实际情况和可延伸的改变，也只有这样才能很好的对舞蹈、音乐、穿插进行设计改变。
同一个节目，经过不同的编排方式，就会有不同的适应场景和表现形式，所以，真正的活动组织必须要将自己的思想进行深入的贯穿呈现。
17、物料进场：
物料进场是个细致的活，首先在运往活动场地的时候要进行划分，要给相应物资负责人进行确认，在接货之后进行清点，统一卸货，各个物资负责人进行个人负责物资的清点，之后将所需物料在制定位置进行堆放。
这里面需要注意的一点是，因为有些贵重物品需要特别堆放，一定提前确定好物资存放地，并确定好工作人员的上班时间，做好沟通。
以免在活动开始前，重要物资无法到达指定区域。
18、主持人沟通：
一场精彩的活动，主持人的作用是点睛之笔，因为众多只是用展示不能够被大家所理解的内容，需要主持人来进行阐述。
但是，不是所有的主持人都能够很好的了解我们的活动环境和活动细节，所以主持人的沟通就需要注意一下的几个关键点：
1、活动的流程；2、主导性主持词；3、转折性主持词；4、主持伏笔；5、重点包装人和事；6、必须要宣导的内容和宣导的时机；7、参与人员的情况及欣赏水平，那些方面能够提升活动主持的亮点。
以上的环节，最好能够以主持通稿的形式进行展现。
19、现场应急处理：
任何一场活动的开展，都会有不确定的因素存在，尤其是老年人的身体状况不确定，所以就需要我们提前做好现场应急的处理预案。
这里就包括：
现场安全巡视员的安排，定点的急救地点，现场的急救药物。
现场紧急情况出现后，应该注意的是：
1、不要使现场产生慌乱，一定是先安抚再救治，这样确保急救通道不会因为现场的混乱而影响现场急救的效果；2、现场紧急事件出现后一定要现场给出一个合理的解释，如果影响大就要整体进行解释，如果影响小就小范围进行介绍，并说明现场的合理化处置方案；3、现场如果有人受伤或紧急状况，拒绝围观，一定立刻带离（心脏病除外），以免因为围观导致急救受阻，并产生现场危机；4、老年人退场极易容易出现拥挤的场面，所以一定要求老人退场时要按照顺序来进行退场。
一旦发生拥挤，一定要设置3道以上的拦截保障，以保证活动结束后的安全，尤其是有电梯的情况下，电梯门口一定要安排人员进行拦截，以免超载。
20、后续撤场及宣传跟进：
一场活动的结束，永远不是结束。
因为后面还有很多细碎的事情需要进行处理，其中比较重要的是物料撤场以及宣传发布。
后继撤场时主要是物资的收集、整理、归纳的一个过程，所以在撤场时一定注意，继续根据物料启运负责人来进行物料的撤场整理，最终根据物料清单，进行物料的损耗统计，以核算活动成本，并最终运输运回。
而之后的宣传跟进过程，主要是自媒体的快速准备发出，进行时效性编辑发送，在活动之前可以根据活动的内容进行推送文案的框架性书写，这样能够保证活动结束之后快速的进行调理及照片编辑，进行上传推送。
针对传统媒体，要学会借助镜头语言，不方便直接进行播报的名称等内容，尽可能的增加镜头在标志物上的使用，这样才能更好的将宣传进行出去，也就是增加了宣传的送达效果。
活动评估及送达结果:
一场活动开展的成功与否，不在于参与人数的多少，不在于传播覆盖面有多大，不在于场面多么的宏伟气派，也就是说真正的活动效果评估不在于送达率，而在于知晓率，即：
送达结果。
对于送达结果的评估有以下几种方式：
1、参与人员对活动意义的了解，愿意重复参加活动的意愿了解；2、周边人员对于活动的好奇心以及愿意自主传播的意愿；3、未知人员对于活动的咨询评估；4、目标人群的陌生走访调研，对于活动的知晓，以及活动意义的了解。
根据送达结果的评估：
第一项占总体比例的20%；第二项占总体比例的10%，第三项占总体比例的30%，第四项占总体比例的40%。
根据以上比例，也可以看出，真正的评估是以陌生人为基础进行的评估，而陌生客群真正的知晓率才是一次活动开展的关键所在。
苏冠霖
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