采购部职能与组织结构.docx

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采购部职能与组织结构

采购部规范化管理

第一章采购部组织结构与责权

第一节采购部职能与组织结构

一、采购部职能

采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。

采购部在企业中行使下列职能。

（一）建立采购部组织

结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。

（二）建立健全采购管理制度体系

根据企业管理要求及部门任务，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。

（三）采购计划管理

在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。

（四）供应商管理

根据采购计划进行市场调研，选择、评审、考核供应商，建立并完善供应商档案。

（五）采购价格管理

建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。

（六）采购合同管理

组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。

（七）采购进度控制

监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。

（八）采购质量控制

建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验、认证，确保采购物资符合企业要求。

（九）采购成本控制

严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。

（十）采购绩效管理

定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。

二、采购部组织结构

不同的企业，其采购部职位设置也不同。

企业为确保采购职能的实现，在设计采购部组织结构时，须充分考虑、分析采购需求，生产经营的规模与发展规划，内外部环境，管理水平，供应市场结构，物资价格弹性，产品技术，客户需求等方面的影响，确保采购组织的高效性、灵活性。

（一）按企业规模设计采购部组织结构

1.中小型企业采购部组织结构

中小型企业采购部组织结构如图1.1所示。

图1-1中小型企业采购部组织结构示例

2．大型企业采购部组织结构

大型企业采购部组织结构如图1-2所示。

图1-2大型企业采购部组织结构示例

（二）按职能设计的采购部组织结构

根据采购过程中的职能不同，采购部的组织结构如图1-3所示。

图1-3按职能分工设计的采购部组织结构示例

（三）按专业分工划分的采购部组织结构

若按采购过程中的专业分工来划分，采购部的组织结构如图1-4所示。

图1-4按专业分工设计的采购部组织结构示例

（四）按采购物资类别设计的采购部组织结构

按所采购的物资类别来设计，采购部的组织结构如图1-5所示。

图1-5按采购物资类别设计的采购部组织结构图示例

（五）按采购地区设计的采购部组织结构

按采购地区的不同来设计，采购部的组织结构如图1-6所示。

图1-6按采购地区设计的采购部组织结构示例

（六）按采购渠道设计的采购部组织结构

按采购渠道的不同来设计，采购部组织结构如图1-7所示。

图1-7按采购渠道设计的采购部组织结构示例

（七）按行业设计的采购部组织结构

1．超市采购部组织结构

超市采购部的组织结构如图1-8所示。

图1-8超市采购部组织结构示例

2．酒店、宾馆采购部组织结构

酒店、宾馆采购部的组织结构一般如图1-9所示。

图1-9酒店、宾馆采购部组织结构示例

3．工程项目采购部组织结构

房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。

同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式，工程项目采购部的组织结构如图1-10所示。

图1-10工程项目采购部组织结构示例

第二节采购部责权

一、采购部职责

（一）生产制造企业采购部职责

从生产制造企业全面质量管理的角度来看，采购部承担的职责始于接请购单之前，并延至填写订单之后，包括审核采购申请、采购谈判、采购议价、订货、验收、退货等。

其岗位职责如图1-11所述。

图1-11生产制造企业采购部职责

（二）商场、超市采购部职责

对商场、超市而言，采购部主要负责新商品、新项目的开发和引进，商品的补充、退换以及商品资料的维护工作。

其具体职责如图1-12所述。

图1-12商场、超市采购部职责

二、采购部权力

采购部的权力如图1-13所示。

图1-13采购部权力

第三节采购部管理岗位职责

一、采购总监岗位职责

采购总监的主要工作是全面主持企业采购工作，规划、指导和协调企业所需物资及相关服务的采购，确保物资供应及时，所采购物资质量达标，降低采购成本。

采购总监的岗位职责如图1-14所示。

图1-14采购总监岗位职责

二、采购部经理岗位职责

采购部经理主要负责企业所需物资的采购及采购部的日常管理工作，其岗位职责如图1-15所示。

图1-15采购部经理岗位职责

三、采购主管岗位职责

采购主管的岗位职责是协助采购部经理完成采购管理及部门管理等工作，具体如图1-16所示。

图1-16采购主管岗位职责

四、采购稽核员岗位职责

采购稽核员的岗位职责是负责稽核采购人员及其采购行为，以确保采购人员的行为符合公司规范，具体如图1-17所示。

图1-17采购稽核员岗位职责

第二章采购计划管理

第一节采购计划岗位职责

一、采购计划主管岗位职责

采购计划主管在采购经理的指导下全面管理企业的采购计划，组织编制采购计划和采购预算，并对其执行情况进行监督检查，确保企业的生产、经营活动顺利、有序地进行。

采购计划主管的岗位职责如图2-1所示。

图2-1采购计划主管岗位职责

二、采购计划专员岗位职责

采购计划专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购计划，具体如图2-2所示。

图2-2采购计划专员岗位职责

三、采购预算专员岗位职责

采购预算专员的岗位职责是协助采购计划主管编制采购预算，并监督预算的执行情况，具体如图2-3所示。

图2-3采购预算专员岗位职责

第二节采购计划管理制度

一、采购预算管理制度

下面是某企业采购预算管理制度，供读者参考。

制度

名称

采购预算管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为加强对公司采购预算的管理，有效控制采购成本，特制定本制度。

第2条适用范围

本公司采购预算管理工作，除另有规定外，悉按本制度的规定处理。

第3条职责

1采购部负责根据采购计划编制采购预算，并严格执行。

2财务部协助采购部制订采购预算，整合公司整体预算，并监督采购预算的执行情况。

3公司总经理负责审批采购预算。

第2章采购预算的编制

第4条编制采购预算的目标

1采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。

2方便财务部门据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。

第5条采购预算的编制依据

1生产经营所需的物资数量。

2预计的物资期末库存量。

3本期计划末结转库存量。

结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。

4物资计划价格。

物资计划价格由采购部根据物资的当前价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。

第6条在编制采购预算时，相关负责人应充分考虑以下五项影响采购预算的因素。

1采购环境。

2公司销售计划。

3物资使用清单。

4存量管制卡。

5物料标准成本的设定。

第7条采购部须根据物资采购的具体内容，选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。

第8条采购部应采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。

第9条采购部应与财务部进行协商，在充分考虑到公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算草案。

第10条采购部应根据平衡过的采购计划草案编制正式的采购预算，并报主管副总与总经理审批。

第11条在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。

第3章采购预算的执行与调整

第12条采购预算的执行

1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续。

2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续。

3采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督。

第13条预算外的采购行为必须经采购部经理、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理采购。

第14条遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整。

1公司经营方向发生变更。

2受重大自然灾害的影响。

3公司内部重大政策调整。

4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等。

5市场经济形势发生重大变化，导致公司经营目标需要调整。

第15条采购预算的调整审批程序须与编制审批程序保持一致，不得更改。

第4章附则

第16条本制度自公布之日起执行。

第17条本制度由采购部负责解释。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

第三节采购计划管理表格

一、采购申请单

编号：

日期：

年月日

申请部门

部门编号

项目编号

需求时间

收货地址

联系人

联系电话

申请理由

采购对象

□固定资产□生产用料□办公用品（家具、文具）

□办公用品（其他）□低值易耗品□其他

采购项目描述

名称

规格

用途

数量

需求日期

预计单价

金额

预算情况

年度预算

已用预算

部门可用预算

预算编号

尚余预算

审核

财务部

申请人

使用部门经理

预算负责人

二、生产请购单

编号：

日期：

年月日

请购项目

品名

规格

料号

部门

数量

用途

说明

需要日期

预算编号

总经理

生产部经理

采购总监

经办人

料别

□原料□物料□设备□零配件□其他

交货情况

□一次交货□分批

询价记录

供应商

名称

单价

总价

交货期及品质

供应商

选择

参

考

资

料

库存量

可用天数

请购量

可用天数

前次购买

单价

供应商

总经理

采购部经理

主管

副总

采购专员

三、设备采购申请表

序号

名称

型号

规格

零件

编号

数量

单位

参考

单价

要求到

货时间

购买

单价

备注

1

2

…

申请

部门

经办人

备注

负责人

审批

意见

设备部经理

采购部经理

主管副总

总经理

完成

情况

订货期

年月日

订货人

预计

到货期

月日

（如在月日前收不到货，请与订货人联系）

收货期

年月日

收货人

数量型号是否相符

有无合格证

有无说明书

收货情况简述

供应商

资料

名称

联系人

地址

邮编

电话

传真

开户行

账号

四、物资采购计划表

编号：

填写日期：

年月日

物资名称

规格

部门

全年采购总量

单价

金额

每月采购计划

1月

2月

3月

……

数量

金额

数量

金额

数量

金额

……

……

批准日期：

年月日审核日期：

年月日编制人：

五、订单采购计划表

编号：

年月

物资名称

品名

规格

适用产品

上旬

中旬

下旬

库存量

订购量

单号

用量

单号

用量

单号

用量

第三章供应商开发与管理

第一节供应商开发与管理岗位职责

一、招标采购主管岗位职责

招标采购主管的岗位职责是在采购部经理的指导下全面负责招标采购的各项工作，建立招标采购工作规范，编制招标文件，开展投标评审，签订招标合同等，具体如图3-1所示。

图3-1招标采购主管岗位职责

二、供应商管理主管岗位职责

供应商管理主管的岗位职责是在采购部经理的指导下建立并完善供应商管理体系，开展供应商的开发、监督、评估、管理工作，协调供应商关系，优化企业的供应商队伍，具体如图3-2所示。

图3-2供应商管理主管岗位职责

三、供应商管理工程师岗位职责

供应商管理工程师的岗位职责是具体执行供应商管理工作，为供应商提供质量控制帮助，对供应商进行评估及考核，具体如图3-3所示。

图3-3供应商管理工程师岗位职责

四、供应商开发专员岗位职责

供应商开发专员的岗位职责是在供应商管理主管的领导下，负责供应商开发的日常管理工作，提高企业对供应商的管理能力，具体如图3-4所示。

图3-4供应商开发专员岗位职责

五、供应商管理专员岗位职责

供应商管理专员的岗位职责是协助供应商管理主管处理相关日常事务，建立并完善供应商档案库，协助进行供应商开发，维护与供应商的关系，及时完成上级安排的工作任务，具体如图3-5所示。

图3-5供应商管理专员岗位职责

第二节供应商开发与管理制度

一、供应商管理制度

下面是某企业供应商管理制度，供读者参考。

制度

名称

供应商管理制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

选择合格的供应商并对其进行持续监视，以确保其能为公司提供合格的产品与服务。

第2条适用范围

本程序适用于给公司提供产品和服务的所有供应商。

第3条权责

1采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。

2采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。

3总经理负责合格供应商的审批工作。

第2章合格供应商的标准

第4条评价合格供应商

公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。

1供应商应有合法的经营许可证，应有必要的资金能力。

2优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。

3对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。

（1）进料的检验是否严格。

（2）生产过程的质量保证体系是否完善。

（3）出厂的检验是否符合我方要求。

（4）生产的配套设施、生产环境、生产设备是否完好。

（5）考察供应商的历史业绩及主要客户，其产品质量应长期稳定、合格、信誉较高，主要客户最好是知名的大型企业。

4具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。

5能有效处理紧急订单。

6有具体的售后服务措施，且令人满意。

7同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。

8样品通过试用且合格。

第3章供应商的评价程序

第5条供应商初步评价

1质量管理部、采购部、设计部及其他部门视企业实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

2采购部对“供应商基本资料表”进行初步评审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。

现场评审时使用“供应商现场评审表”。

3在对供应商进行初步评审时，采购部须确定采购的物资是否符合政府法律法规的要求和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。

第6条供应商的现场评审

1根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，对不同级别实行不同的控制等级。

2对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数须达到70分。

3对于普通材料的供应商，无须进行现场评审。

第7条《供应商质量保证协议》的签订

1采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订《供应商质量保证协议》。

2《供应商质量保证协议》一式两份，双方各执一份，作为供应商提供合格材料的一种契约。

第8条提出样品需求

1如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。

2样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。

第9条样品的质检

1样品在送达企业后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表”。

2经确认合格的样品，需在样件上贴“样件标签”，并注明合格，标识检验状态。

3合格的样件至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。

第10条确定合格供应商的名单

1在“供应商基本资料表”、“供应商现场评审表”、“供应商质量保证协议”和“样件检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。

2原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。

3对于惟一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。

4接单生产时，如果客户指定供应商名单，采购部采购人员必须按顾客提供的供应商名单进行采购。

客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单”，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。

5适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单”，删除不合格供应商。

修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准生效。

第4章供应商的监督与考核

第11条考核对象

供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。

第12条考核方法

公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。

第13条考核频率

对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的供应商，则每季度考核一次。

第14条考核结果的处理

1考核结果在90分以上的供应商，优先采购。

2考核结果在80～89分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。

3考核结果在70～79分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。

4对考核结果在69分以下的供应商，须从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。

5考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。

第15条对合格供应商进行交期监督

采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。

第16条对合格供应商进行质量监督

1质量管理部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。

2对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。

第5章供应商政策的执行、反馈与变更

第17条供应商政策的执行与反馈

供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，须按规定执行，并严格遵守保密制度。

在政策执行的过程中，若发现任何问题，应立即反馈给采购部。

第18条供应商政策的临时性变更

1在出现下列情况时，经过公司采购总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。

（1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。

（2）某供应商决定把我公司作为重要客户。

（3）重要供应商出现经营危机。

（4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。

（5）其他需作临时性调整的情况。

2临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。

3一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。

第6章建立供应商质量体系

第19条对供应商质量体系的开发

每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，通过质量体系认证。

第20条供应商质量体系的评定

1重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。

2质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。

3按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。

4如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。

第7章附则

第21条本制度由采购部制定，采购部负责解释和修订。

第22条本制度报总经理审批后，自颁布之日起执行。

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

二、供应商筛选制度

下面是某企业供应商筛选制度，供读者参考。

制度

名称

供应商筛选制度

编号

执行部门

第1章总则

第1条目的

为保证采购物资能满足公司要求，以及有效评价物资供应商的资质和能力，加强对供应商的管理，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于为公司提供产品或服务的所有供应商。

第3条权责

1采购部、质量管理部负责供应商的筛选与考核工作。

2总经理负责对相关部门选择的供应商进行审批。

第2章供应商信息收集与调查

第4条供应商信息收集与调查由公司采购部负责，其他相关部门予以配合。

第5条供应商调查的内容

1材料供应状况。

2材料品质状况。

3专业技术能力。

4机器设备状况。

5管理水平。

6财务及信用状况。

第6条凡与公司建立供应关系，且符合条件的供应商，均应填写“供应商调查表”，作为公司选择和评估供应商的参考依据。

第7条若供应商的生产经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。

第8条采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”须每年复查一次，以了解供应商