合同管理办法信达.docx

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合同管理办法信达

广西信达高速公路有限公司

合同管理制度

（初定稿）

第一章总则

第一条合同管理是工程建设管理中一项十分重要的工作。

为了加强广西信达高速公路有限公司（下简称“公司”）合同管理，提高工程建设管理水平，维护公司的信誉和经济利益，明确合同各方的权利、责任和义务，规范合同管理与支付，根据《中华人民共和国合同法》、《招标投标法》和相关法律、法规要求以及广西交通投资集团有限公司（下简称“集团”）、广西高速公路投资有限公司出台的相关合同管理制度（高投公司），结合公司实际，特制定本办法。

第二条本管理制度适用于公司工程项目建设期的设计、征地拆迁、施工承包、监理服务、科研和技术咨询、设备采购、后勤服务等各类对外签订的所有合同。

第三条公司工程项目设计、施工、监理服务等合同关系通过招标投标确定，严格按照国家交通部行业规定、《公路工程国内招标文件范本》要求和广西壮族自治区交通厅有关要求，编制招标文件、组织招标、评标和合同签订工作，形成合同关系和合同文件；征地拆迁类合同根据广西壮族自治区政府相关文件要求，与项目所在地县级政府签订；咨询服务和其他零星合同通过邀请招标或推荐、比较选择后以谈判的方式确定合同关系，由合同签约各方按照合同文件基本内容要求协商形成合同文件。

第四条合同文本的语言应严谨、简练、准确。

合同文本中的术语，特有词汇、重要概念应设专款解释。

第五条以公司名义签订的合同，必须执行本合同管理制度。

第二章合同文件的组成、分类及管理

第一节合同的分类及编号

第六条公司工程项目建设期所签工程合同，按照合同内容分为：

设计、施工、监理服务、征迁协调、科研和技术咨询、设备（或材料）采购、后勤服务及其它共7种类别。

第七条公司建设期所签合同均按上述类别划分，由工程协调部统一进行编号、登记管理。

合同编号由分类简称、项目简称、年月及顺序号组成，设计项目简称SJ、施工项目简称SG、监理服务项目简称JL、征迁协调项目简称ZQ、科研和技术咨询简称项目KJ、设备采购项目简称SB、后勤服务项目简称HQ、其它项目简称QT，如编号SG10-10-010表示该合同为施工合同，2010年10月签订，顺序号为010。

第二节合同内容的组成及文本格式

第八条订立合同应遵守国家的法律、法规、规章和政策，充分考虑公司的履约能力、经济利益和对方履约能力，严格履行规定的审查、审批程序，坚持平等公平、互惠互利的原则。

第九条合同的内容由当事人约定，合同文件一般包括以下内容：

1.合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）或代理人姓名、职务、联系方式；

2.签约的依据；

3.标的：

即合同履行内容、范围等；

4.数量和质量，包括检测标准和方式；

5.价款和酬金，包括支付方式；

6.履行地点、期限和方式、合同有效期、要求的工期；

7.争议解决方式；

8.违约责任；

9.合同变更和解除条件；

10.根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

11.正副本份数；

12.生效的时间和条件；

13.约定的联系方式；

14.附件名称；

15.签约地点、日期；

16.签约各方开户银行及账号；

17.签约各方公章或合同专用章；

18.法定代表人（负责人）或代理人签字。

第十条施工和监理类合同文件还应包括以下内容：

合同协议书及附件、中标通知书、投标书及投标书附录、合同专用条款、合同通用条款、技术规范、图纸、标价的工程量清单、投标书附表、补遗书和构成本合同组成部分的管理办法等。

设计合同文件还包括以下内容：

合同书及附件（含经双方确认的合同谈判纪要）、中标通知书、投标书（含经业主确认的澄清文件）、勘察设计合同专用条款（含标前会议纪要和补遗书）、勘察设计合同通用条款、勘察设计技术标准与规范、勘察设计工作量及报价清单表、勘察设计工作量计算与报价计算说明、项目负责人及项目主要参与人员的基本情况、勘察设计工作大纲。

同时，合同双方在合同的签订、履行过程中所形成的往来信函等文字材料，均为合同文件的组成部分。

第十一条合同格式应符合有关法律、法规和规章的规定。

撰写合同文本一定要严肃认真、一丝不苟，文字叙述通顺、清楚，用词准确、简洁，逻辑缜密，规定具体，责任明确。

合同文本原则上采用通用范本的合同文本格式，没有通用范本的可采用合同双方认可的其它格式，但必须统一用A4幅面纸黑白打印，不得手写，亦不得有任何涂改痕迹。

第三节合同管理

第十二条 合同管理实行合同文件立项、评审、履约过程检查和评价制度。

第十三条工程协调部是合同管理主责部门，负责公司工程项目所签订的各类合同管理。

公司相关职能部门实施本部门职责范围内的合同管理工作。

第十四条合同管理的具体内容包括：

合同立项、合同签订前的准备工作、合同价款定价、合同文本起草、合同内容审查、合同评审、合同核准、合同谈判、合同签订、合同履约与检查、合同支付及结算、合同的变更、解除、合同合同文本管理、合同相关责任与奖惩等。

第十五条工程协调部和相关职能部门应根据其负责的具体工作内容建立相应的业务台账，并按业务进展情况及时进行登记填写。

工程协调部与相关职能部门应定期对同一编号的合同台账进行相互核对，对核对发现的问题及时予以纠正。

工程协调部的合同台帐作为合同执行情况的统计依据，相关业务的实施部门应密切配合工程协调部的合同管理工作。

第十六条合同是公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密，妥善保管合同文件及其他相关资料。

第十七条相关职能部门应定期将终止的合同有关资料（包括有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，填制移交清单，交工程协调部统一保管或存档，不得随意处置、销毁、遗失。

第三章合同立项

第十八条合同立项应当包括以下内容：

拟办事项、用途、预期目标、期限、预计发生金额、定价方法、结算方法、相对方资信调查情况、承包人范围等内容。

第十九条合同立项应提交的材料（至少提供其中一项）：

1.合同立项审批表；

2.有关审批文件；

3.董事会决议；

4.评标报告；

5.签报；

6.请示；

7.项目投资申报审批表（投资项目必附此表）；

8.其它与立项审批有关的文字材料。

第二十条具备本制度第十九条的任何一项立项依据，则可不再填写合同立项评审表而直接进入合同评审程序。

第二十一条合同立项管理

1.标的金额10万元以下（含10万元）的合同可以将立项与评审合并进行；

2.标的金额10万元以上50万元以下的合同应进行合同立项；

3.标的金额50万元以上（含50万元）的合同应附董事会决议，

第二十二条招标合同的实施

招标合同实施由公司根据项目工程的建设内容，按国家法律、法规以及广西交通投资集团有限公司、广西高速公路投资有限公司相关文件对必须公开招标的项目立项，确定招标方式拟定招标文件，按程序报政府主管部门（或广西交通投资集团有限公司、广西高速公路投资有限公司）审批。

公司临时成立招标工作组具体负责组织，在政府主管部门的监督和公司领导的指导下实施。

合同立项审批表详见附表1

第四章合同签订前的准备工作

第二十三条合同签订前应审查对方当事人主体资格，了解其履约能力及资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

（一）主体资格审查包括：

1.针对对方当事人的资格审查，应调查清楚其名称、地址、法定代表人姓名、国籍及地位、性质、公司或者组织是否合法存续、公司或组织注册登记地等；

2.对法人应审查其营业执照原件或副本，并留存其复印件；

3.对非法人经济组织应审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。

对分支机构或事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格，并应留存其复印件；

4.对自然人应核对其居民身份证或护照，并留存复印件。

（二）履约能力及资信状况审查包括：

1.对方当事人的基本情况：

①成立时间②经营范围、业务与变更③注册资本与变更④企业性质、企业名称及商标 ⑤股东构成；

2.对方当事人的经营情况：

①资金实力②营运能力③盈利与获现能力④履约情况⑤发展前景；

3.对方当事人的企业资信等级：

如银行的资信等级或其它部门的信用评级情况等（重要合同）。

（三）代理人资格审查包括：

1.代理人职务资格证明及个人身份证明原件，并应留存其复印件；

2.被代理人的身份证明及法定代表人签发的授权委托书，并应留存授权委托书原件和身份证明原件及复印件；

3.代理行为是否无代理权限或超越代理权限。

经办人应在所有复印件上签字，并注明“本件与原件一致”。

（四）拟签定的合同内容应符合当事人的经营范围，涉及专营许可的，应提供相应的许可文件；涉及资质要求的，应提供相应的资质证书。

合同评审、合同核准时应将上述调查情况形成书面意见并作为附件一并报送。

第二十四条合同签订前应就合同的主要内容和对方磋商谈判，达成初步一致意见。

磋商和会谈均应制作书面记录并存档，双方在磋商阶段的往来文件均应存档，电子文件应适当保留。

第二十五条重大合同签订前应进行尽职调查，必要时应聘请社会中介机构进行尽职调查。

1.尽职调查的书面报告，应作为合同评审材料提交；

2.与对方当事人签订意向性协议或磋商中，应要求对方对我方的尽职调查提供条件并提供必要的帮助；

3.尽职调查报告应明确，不应进行或然性描述；

4.各直属单位拟签订的标的较大金额应提前通知集团公司法律事务部。

第五章合同价款的定价原则

第二十六条公司建设工程合同的定价按照集团公司招标投标管理办法等有关规定执行。

第二十七条除项目建设工程合同外，公司其他合同根据金额大小，应分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式进行定价：

1.标的金额在50万元以上（含50万元）的合同，应当按照规定采用公开招标方式确定合同价款；

2.标的金额在30万元以上50万元以下的合同，应当按照规定采用邀请招标方式确定合同价款；

3.标的金额在30万元以下（含30万元）的合同,应当采用竞争性谈判或者询价的方式确定合同价款，但参加竞争性谈判或者询价的的单位应当不少于３家。

4.特殊情况经公司领导同意报集团领导审批可另行处理。

经办部门应负责将定价过程形成书面纪录，作为合同评审的材料之一，一并提交评审。

第六章合同评审

第二十八条公司合同经立项审批后进入评审程序。

合同评审需要提交的材料：

1.合同评审表；

2.合同立项申报审批表或第二十三条规定的其它合同立项材料；

3.打印好的合同书；

4.定价记录；

5.第二十三条规定的相关材料，对重大合同必要时应提供尽职调查报告及相关材料；

6.可行性研究报告（投资性项目或其他必须提交可行性研究报告的项目适用）；

7.公司领导认为需要提交的其他材料。

以上材料须按顺序装订，一并提交。

第二十九条公司合同评审程序

合同评审程序分别按以下三种情况进行：

1.标的金额10万元以下（含10万元）的合同评审程序为：

经办部门→综合部→工程协调部→财务部→分管副总经理（副指挥长）

2.标的金额10万元以上50万元以下的合同评审程序为：

经办部门→综合部→工程协调部→财务部→分管副总经理（副指挥长）→副总经理（总会计师、副指挥长）→副总经理（常务副指挥长）

3.标的金额50万元以上（含50万元）的合同评审程序为：

经办部门→综合部→工程协调部→财务部→分管副总经理（副指挥长）→副总经理（总会计师、副指挥长）→副总经理（常务副指挥长）→董事长、总经理（指挥长）

合同评审表详见附表2。

第三十条各相关部门应就需要评审的合同明确提出是否同意签订的意见。

对于需要修订后再签订的合同，应提出具体的修订意见。

第三十一条公司合同评审时限如下：

1.已有格式化样本的合同：

各部门评审时限各为2个工作日；

2.其他没有格式化样本的重要合同：

各部门评审时限各为3个工作日；

3.特殊情况需紧急签订的合同可不受上述时限限制。

4.合同需要修改完善的，所需时限不计算在上述时限内。

经修改后再次评审的合同，其时限按照上述规定重新计算。

第七章合同核准

第三十二条核准程序适用于以公司名义签订的标的金额在100万元以上（含100万元）的合同，核准程序如下：

（一）合同核准须提交如下材料：

1.合同核准表；

2.合同评审表；

3.合同立项材料；

4.打印好的合同书；

5.定价记录；

6.第二十三条规定的相关材料，对重大合同必要时应提供尽职调查报告及相关材料；

7.可行性研究报告（投资性项目或其他须提交的可行性研究报告的项目适用）；

8.董事会决议；

9.高投公司法律事务部；

10.高投公司业务部门或高投公司领导认为需要提交的其他材料；

11.集团公司业务部门或集团公司领导认为需要提交的其他材料。

以上材料须按顺序装订，一并提交。

（二）合同核准程序：

公司按规定需报高投公司、集团核准的合同，按规定整理准备好相关材料后，送上级相关部门审查，同时公司派专人负责跟踪落实。

1.标的金额100万元以上（含100万元）200万元以下的合同核准程序为：

公司→高投公司领导

2.标的金额200万元以上（含200万元）500万元以下的合同核准程序为：

公司→高投公司领导→集团法律事务部→集团相关业务部门→集团总法律顾问→集团分管领导。

2.标的金额500万元以上（含500万元）1000万元以下的合同核准程序为：

公司→高投公司领导→集团法律事务部→集团相关业务部门→集团总法律顾问→集团分管领导→集团总经理。

3.标的金额1000万元以上（含1000万元）的合同核准程序为：

公司→高投公司领导→集团法律事务部→集团相关业务部门→集团总法律顾问→集团分管领导→集团总经理→集团董事长。

（三）公司特别重要或重大的特急合同，经请示集团公司领导同意，可先按程序经集团公司各部门审查同意后签订履行，但事后公司应及时补办完善集团领导的签批手续，补办手续时间一般为合同签订后3-5个工作日。

第三十三条合同核准必须报送第三十二条第

（一）款规定的文件，如确因特殊情况需要对上述规定变通时，应报上级分管领导决定。

第八章合同的签订

第三十四条公司标的金额100万元以下合同，依次经过立项、评审两个程序后即可签订。

标的金额100万元以上合同依次经过立项、评审、核准程序后方可签订。

第三十五条合同必须采用书面形式订立，严禁采用口头协议和信件、数据电文等其他形式签订合同。

第三十六条以公司名义签订的合同，应由公司董事长签署。

董事长可以委托公司总经理、副总经理等高级管理人员签署。

为保证合同的立项、评审和签署权的统一，按照第三十条的评审权限，规定如下：

1.标的金额10万元以下（含10万元）的合同由副总经理（副指挥长）等分管领导批准并签署（附授权书）。

2.标的金额10万元以上50万元以下（含50万元）的合同由副总经理（常务副指挥长）批准并签署（附授权书）。

3.标的金额50万元以上的合同由董事长、总经理（指挥长）批准并签署。

所有合同均应约定以加盖公章或者合同专用章并经有签署权的人签署为成立要件。

合同必须加盖骑缝章，骑缝章应覆盖所有页面。

第三十七条对方的签署人一般也应为其法定代表人。

对方当事人委托第三人订立合同的，该第三人应出具合同当事人的授权委托书、身份证明和受托人的身份证明。

授权委托书应留存其原件并归档。

第三十八条合同除应具备《合同法》规定的一般条款外，还应特别约定如下签订地：

公司名义签订的合同原则上以广西岑溪市为合同签订地，如更换合同签订地须经公司分管领导同意。

第三十九条集团公司、高投公司、公司有格式化样本合同的，一般应按格式化样本签订合同。

因特殊情况，需要对格式化样本合同的条款、文字进行增删或修改的应一一注明，重大合同送高投公司领导、集团公司法律事务部审查、集团分管领导审核，一般合同公司分管领导审核。

第四十条禁止对同一内容、同一事由的项目进行拆分或肢解后分别签订合同。

第四十一条根据有关规定和实际情况，需要鉴定或公证的合同经集团领导同意后，应报工商行政管理部门鉴定或公证部门公证。

第四十二条公司合同用章为公司合同专用章，合同专用章使用需按用用章程序办理，取得公司分管领导审批后才能在合同上盖章。

第九章合同的履行与检查

第四十三条合同依法签订后，即具有法律效力，各职能部门均是执行合同的责任部门，应当根据各自的职责范围和已签订的合同条款履行我方的责任和义务，同时检查和督促合同另一方认真履行合同责任和义务，对合同履行过程中出现的争议，应当本着合法、公平、诚信、合作共赢、风险共担的原则协商解决，必要时按合同签订程序通过协商签订补充合同。

协商不能解决的按合同相应条款通过法律途径解决。

第四十四条工程协调部是执行设计、监理、施工、科研和技术咨询、设备（材料）采购、征迁合同类合同的牵头和检查部门；综合部是执行后勤服务及其它类合同的牵头和检查部门；公司分管领导负责对各种合同履约管理实施指导与督办。

上述部门在合同履行过程中各司其职，对合同执行过程中可能出现的问题要有预见性，并及时向分管领导汇报，提前采取预防措施。

第四十五条履行过程中一旦发生不可抗力、意外事件或因第三人行为而影响合同的正常履行时，履行部门应立即通知对方当事人，并查明原因、及时处理，做好相关证据的收集工作，同时报公司分管领导。

第四十六条在履行过程中发生纠纷的，应当及时将争议情况报公司分管领导，由经办部门会同公司各部门提出解决方案后报公司分管领导审批。

第四十七条对合同纠纷的解决经协商达成一致意见的，应报分管领导批准后签订书面协议，由当事人代表签字并加盖双方公章或合同专用章。

该书面协议是原合同的组成部分，应与原合同一并归档。

第四十八条已经签署的解决合同纠纷的协议书以及有关主管机关或审判机关、仲裁机关出具的法律文书正式生效后，履行部门应指派专人负责该文书的跟踪执行。

执行终结后应将执行结果报合同主管部门、相关业务部门和分管领导，同时应将执行文书及时归档。

第四十九条对履行过程中发现对方当事人有违约行为的，相关部门应立即查明情况，认真、妥善收集和保存证据，会同工程协调部，及时、合理、准确地向对方提出索赔要求。

第五十条我方接到对方当事人的索赔要求后，相关部门应立即告知公司领导。

业务部门应及时提出解决方案，并报公司领导批准后执行。

第五十一条公司业务部门或员工不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章。

未经批准，擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字盖章，造成损失的，由业务部门或该员工承担责任。

第五十二条履行合同过程中，经办人员若发现对方当事人有下列情况之一的，应及时报告本部门领导，并书面将基本情况和处理建议报告公司领导，以决定合同的后续履行：

1.经营状况严重恶化；

2.转移财产，抽逃资金；

3.丧失商业信誉；

4.发生重大诉讼或仲裁；

5.受到严重的行政处罚；

6.有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

第五十三条对特殊情况下的合同中止，应及时办理中止手续，收集因中止合同给公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。

合同中止后恢复履行时，应按程序办理相关手续。

合同的中止与恢复均须经合同审批部门或公司领导批准。

第五十四条履行部门应对合同履行中双方往来的所有文件，建立台账，由专人负责保管。

第五十五条在重大、疑难、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐。

在对方当事人发生合并、分立、改制或其他重大事项以及当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐。

第五十六条接收标的物须经过严格的验收或商检程序，对不符合标准的标的物应在法定或双方约定的期限内及时提出书面异议，依据具体情况作出相应处理。

第五十七条合同进度款的支付、完（竣）工结算办法应按合同约定并结合《公司计量支付办法》或财务部门有关规定办理支付手续。

第五十八条合同标的物交付完毕或工程竣工验收，但未经审计、竣工决算及公司法定代表人同意，不得办理结算手续。

第五十九条合同履行完毕后，履行部门应指定专人负责解决遗留问题，并规定解决期限。

在规定期限内确实无法解决的，应立即报告公司领导，由公司领导指示工作方式、方法。

第六十条合同履行完毕的标准，应以合同约定或法律规定为准。

没有合同约定或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第六十一条建立合同履约检查制度

1.每季度应对公司的合同履行情况进行全面的检查，及时发现合同履行过程中存在的各种问题，对可能出现的合同风险提出防范措施，并对各单位合同履约情况进行全面的综合评价，并填写好合同履约检查纪录；合同履行完毕后，应填写合同履约小结。

（详见附表6：

合同履约检查纪录表）

2.公司每半年度及年度分别向高投公司、集团公司法律事务部书面报告各阶段合同履约情况，对可能出现重大风险的合同必须及时报告高投公司、集团公司法律事务部。

3.为保证高投公司、集团公司能及时掌握公司合同签定、履约情况，公司工程协调部每月5日前必须向高投公司、集团公司法律事务部报送本单位上一月度的合同情况统计表（详见附表5）。

第六十二条合同履约责任和义务以及检查、评价内容应以双方签订的合同文件内容为依据。

公司对施工单位、监理单位、设计单位合同的履行与检查为公司的重要工作，由公司分管领导主持。

每季度对施工单位、监理单位、设计单位进行合同履约大检查。

第六十三条对施工单位的履约管理：

1.施工准备期：

依据施工招标文件的要求、承包人投标文件的承诺、以及投标期间往来函件的澄清内容，对承包人开工前准备工作的实施情况进行监督，主要包括：

1.1施工单位驻地与试验室的建设情况；

1.2施工单位人员以及测量试验仪器设备、工程机械进场调试建设情况；

1.3施工单位工程现场组织机构、工作机制、群众工作、及对工程的总体安排工作的落实情况。

1.4施工单位对工程现场地面和地下设施勘察、测量进行认真复核的情况；

2.施工期：

依据施工承包合同

2.1组织机构、人员配合

2.2进度计划管理

2.3施工组织、设备、试验、材料管理

2.4质量、安全管理

2.5合同、计量管理

2.6文明施工、环境保护

2.7资金使用、廉政建设

2.8创优工作

3.交工及缺陷责任期：

3.1确认己交工工程是否达到了双方签署的合同文件约定的全部条件，并应确保交工资料及结算工作的及时完成；

3.2工程质量缺陷责任期内，在确保试运营期间交通安全的前提下，检查遗留工程的完成情况，工程质量缺陷责任期养护责任的实施情况以及竣工资料的完善与移交情况。

本阶段的履约评价主要依靠对过程中的实际工作情况所做出的客观评价。

4.上述工作应视为常规检查管理的要求，工程协调部应在此基础上结合工程的实际特点及阶段性工作重点，进一步制定专项检查与临时抽查的细则要求。

5.对施工单位的合同履约评价及动态管理

5.1公司按《施工单位合同履约评价实施细则》，对施工单位进行定期和不定期的合同履约检查。

5.2对施工单位的合同履约情况实行动态管理，及时跟踪、检查并对出现的不良情况及时处理。

6.对承包人信用评价按广西交通运输厅发文（现按桂交基建发[2010]40号、桂交基建发[2010]54号文）及高投公司、集团公司相关文件执行。

第六十四条对监理单位的履约管理：

1.监理单位作为业主聘请的中介服务机构，其开展工作的依据除业主与之签署的监理服务合同之外，还包括所辖施工合同标段的施工承包合同及相关文件。

2.对监理单位的履约管理的内容，除按监理服务合同的相关要求与承诺，关注监理单位人力及相关设备的投入，并依据施工监理规范展开监理工作之外，还要对监理单位依据施工承包合同监督承包人正常履约，在授权范