北京工商大学档案管理办法.docx
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北京工商大学档案管理办法
北京工商大学档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强学校档案工作，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，根据《中华人民共和国档案法》、教育部和国家档案局颁布执行的《高等学校档案管理办法》、教育部《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合学校实际，制定本《管理办法》。
第二条 学校档案是指在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 学校形成的各类档案，既是学校工作的真实记录，也是国家的宝贵财富，必须实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全和有利于开发利用。
第四条 档案工作是学校的重要基础性工作之一，也是衡量学校教学质量和管理水平的一个重要标志。
第五条 档案工作应列入学校的整体发展规划，并成为各级领导的职责和管理工作的组成部分，学校在人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费方面予以保证。
第二章 体制、机构和职责
第六条 学校的档案工作实行统一领导、集中管理的原则，对党政管理、教学、科研、基建、设备、出版物、外事、财会、声像和实物等各类档案实行集中管理。
第七条 学校档案工作由学校档案馆负责。
学校各部门必须有一位负责人主管本部门的档案工作，并确定1-2名兼职档案人员，负责本部门档案的收集（预立卷）、整理、立卷和移交工作。
第八条 档案工作要纳入学校各级各部门工作的议事日程，纳入教学、科研和各项管理工作，纳入有关人员的职责范围。
在布置、检查、总结和验收学校各项工作的同时，应布置、检查、总结和验收档案工作，确保档案工作和信息化建设与学校其他工作同步发展。
第九条 档案馆是学校档案工作的管理部门，也是保存和提供利用学校档案资料的服务部门。
第十条 档案馆的基本管理职责
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
（十）完成学校领导交办的其他与档案相关的任务。
第三章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十一条 实行部门、课题组立卷归档制度，各类文件材料由形成部门按各类档案归档范围进行立卷，定期向档案馆移交。
档案馆应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
学校或各部门代表学校与外单位签订的合同、协议、合作意向书等具有法律效力的档案材料，根据实际情况可以随时归档，档案馆应设置专柜妥善保存，以便今后工作查询。
第十二条 学校在教学、科研、管理及一切活动中形成的各种载体形式的材料必须按规定归档，任何部门和个人不得以任何借口将应归档的材料据为己有；对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案部门可采取征集、代管、捐赠等形式收集保管，对于移交和损赠档案的部门及个人，应尊重其权益。
第十三条 充分发挥档案法规的行政监督职能。
在基建工程验收和大型仪器设备开箱时，应有专职或兼职档案人员参加。
其它各种门类档案也应采取相应措施，使立卷归档工作制度化。
第十四条 归档范围
（一）党群类
主要包括：
党委、纪检、组织、宣传、统战、工会和团委负责召开的各类会议的文件、会议记录、工作计划、总结、报告、批复及上级机关针对本校关于党务管理方面下发的文件材料。
（二）行政类
主要包括：
校办、人事、离退休、监察、审计、外事、武装、保卫、后勤、图书馆、档案馆和校办企业负责召开的各类会议的会议文件、会议记录，工作计划、总结、报告、批复及上级机关针对本校关于行政管理方面下发的文件材料,以及人事处在职职工个人档案和离退休工作处离退休职工个人档案。
（三）教学类
主要包括：
教务处、学生处、研究生部及学校各级院系部、各教学实践中心反映本校教学管理、教学实践和教学研究等各个环节中形成的不同载体的文件材料。
教学类档案必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（四）科研类
主要包括：
科学技术处、各科学研究基地（中心）在科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。
科研类档案必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程。
（五）基建类
主要包括：
规划建设处基本建设管理和项目建设中形成的不同载体形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
（六）仪器设备类
主要包括：
国有资产管理处、计算机网络中心及学校各部门有关仪器设备管理和仪器设备项目（特别是价值10万元以上）的全套随机技术文件及在申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料。
（七）出版类
主要包括：
学报编辑部、宣传部及学校各部门编辑出版的报纸、刊物、图书、音像等出版物。
（八）外事类
主要包括：
国际交流与合作处、港澳台办公室等有关涉外和国际合作项目、留学生工作以及学校有关人员出国考察、讲学、合作、进修等的文件材料，聘请外籍专家与教师在教学、科研及其它有关活动中形成的不同载体形式的文件材料。
（九）财会类
主要包括：
财务处在财务工作管理和会计核算中形成的文字材料。
（十）声像类
主要包括：
学校各项活动中形成的照片（底片）、录音、录像等声像材料和配套文字材料。
（十一）实物类
主要包括：
学校各部门反映学校历史真实面貌的实物。
（十二）学生类
主要包括:
学生处和研究生部培养的学历教育学生的高中档案、大学档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党员组织档案、毕业生登记表等材料。
第十五条 不归档案范围
（一）上级机关普发供参阅和不办的文件材料；
（二）上级机关发来供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件；
（三）重份文件；
（四）无查考利用价值的事务性和临时性文件（会议通知）；
（五）本校未经会议讨论、未经学校领导签发的未生效文件，电报草稿及一般性文件的历次修改稿；
（六）无特殊保存价值的信封，一般性表态和询问一般性问题及提出一般建设性意见的人民来信；
（七）校内其它部门发来的文件。
第十六条 案卷的质量要求
（一）各门类归档总的质量要求是：
遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
归档的档案材料应符合有关规范和标准的要求，电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。
（二）卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，字迹工整、清晰。
禁用圆珠笔、铅笔及复写材料，字迹不清、破损的文件材料应修补誊清。
（三）管理性内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：
批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
专题性、成套性档案（含教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文件财富的需要，准确进行判断。
凡反映学校主要职能部门活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，为永久保管（50年以上）；
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，为长期保管（16年至50年）；
凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，为短期保管（15年以下）。
（五）卷内文件材料按顺序排列，无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依法在非装订线右（左）侧下角编页号。
（六）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化。
（七）卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。
若无说明，也应将立卷人、检查人姓名及时间写上。
检查人应是立卷单位负责人。
（八）案卷题名应简明确切，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。
部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
一般写在卷面，拟写案卷题名不超过50字。
（九）要去掉卷内文件上的金属物。
第十七条 归档时间
学校各类档案的归档时间，按照各类档案工作规范要求执行。
第四章 档案保管和利用
第十八条 档案分类编号力求统一规范，档号编制要便于手检，便于对档案的利用和科学管理。
第十九条 严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密。
做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防污染等工作。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第二十条 建立档案借阅制度，积极提供利用，同时要按照密级履行审批手续。
档案借出须办理登记手续，限期归还。
严禁拆卷、抽取、涂改等损坏档案行为，并不得转借他人，违者严肃处理。
第二十一条 由档案馆和有关部门组成鉴定小组对档案密级调整和需要销毁的档案提出建议，报校长批准后实施。
销毁档案要造册监销。
第二十二条 建立档案统计、检查和利用效果登记制度，检查分析效益及存在问题。
第五章 考核
第二十三条建立学校档案工作考核制度，将档案工作纳入干部职工的年度考核，写入兼职档案员和各单位档案负责人的岗位职责，确保学校形成良好的档案工作氛围。
第二十四条明确各单位兼职档案员最多不超过0.5的标准年均工作量，确保兼职档案员的工作时间，如果本年度兼职档案员没有完成本单位归档工作且没有特殊情况，该单位兼职档案员和分管档案的单位负责人，考核只能定为基本称职；第二年度仍未完成归档工作，考核将定为不称职。
特殊情况，经主管校领导批准，可以延迟三个月上交档案材料。
第六章 附则
第二十五条 根据本《管理办法》制定各门类档案工作规范（详见附件）。
第二十六条 本《管理办法》由学校档案馆负责解释并组织实行。
附件一：
北京工商大学党群、行政类档案工作规范
附件二：
北京工商大学教学类档案工作规范
附件三：
北京工商大学科研类档案工作规范
附件四：
北京工商大学基建类档案工作规范
附件五：
北京工商大学仪器设备类档案工作规范
附件六：
北京工商大学出版类档案工作规范
附件七：
北京工商大学外事类档案工作规范
附件八：
北京工商大学财会类档案工作规范
附件九：
北京工商大学声像载体档案工作规范
附件十：
北京工商大学实物类档案工作规范
附件十一：
北京工商大学学生类档案工作规范（略）
附件十二：
北京工商大学人事类档案工作规范（略）
北京工商大学
2012年3月15日
附件一：
北京工商大学党群、行政类档案工作规范
为了加强学校党政类档案（以下简称党政档案）工作业务建设，逐步实现党政档案管理工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作业务建设规范》、《高等学校档案管理办法》及《北京工商大学档案管理办法》，制定本《工作规范》。
一、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料均属党政档案。
按照国家规定必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
二、党政档案应严格执行部门立卷归档制度，各部门要将此项工作纳入工作计划和管理人员的职责范围。
在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
三、学校各部门要有负责人分管本部门的档案工作，并确定兼职档案人员做好档案的收集、整理、归档工作。
四、归档要求
（一）各部门兼职档案人员要做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完的文件按问题归入相应卷夹。
（二）立卷归档前兼职档案人员要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整；检查文件反映的内容与事实是否相符；检查文件的结构（标准、作者、时间、印章等）是否齐全，如有问题应及时采取补救措施。
（三）不同年代的文件一般不在一起立卷；同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷；正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后，不能分散。
（四）文件材料分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序。
卷内文件目录各项按规定填写。
对有关卷内文件材料的情况说明，填写在备考表内；若无情况说明，也应将立卷人、检查人（立卷单位领导）的姓名和相应立卷检查的时间填上，以示负责。
（五）根据卷内文件内容拟写案卷标题，标题要力求结构完整、确切，全面概括卷内文件内容，按照党政档案保管期限表准确划分保管期限。
五、归档时间和移交手续
（一）各部门于次年六月底前将整理、装订完毕的档案向档案馆移交。
（二）移交前，立卷部门要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。
六、北京工商大学党群类档案分类表及标识（见附件1）。
七、北京工商大学党群类档案归档范围保管期限表（见附件2）。
八、北京工商大学行政类档案分类表及标识（见附件3）。
九、北京工商大学行政类档案归档范围和保管期限表（见附件4）。
附件1：
北京工商大学党群类档案分类表及标识
××××－DQ11-1～n综合（学校办公室及学校各部门党务部分）
××××－DQ12-1～n纪检（纪监办公室纪委部分）
××××－DQ13-1～n组织（组织部、党校）
××××－DQ14-1～n宣传教育（宣传部、学生处）
××××－DQ15-1～n统战（统战部、国际交流与合作处、港澳台办）
××××－DQ16-1～n工会
××××－DQ17-1～n团委
党群类档案档号＝年度号+党群档案分类号+案卷号
其模式如下：
××××－DQ××-1～n
案卷号
党群类档案二级类目代号
党群类档案一级类目代号
年度号
附件2：
北京工商大学党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合
序号
数目名称
保管期限
1.
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括年终总结、大事记）
永 久
2.
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永 久
3.
党委会、常委会、党委扩大会议、办公会、领导班子生活会
永 久
4.
党委填报的各类统计报表
永 久
5.
党委工作简报
永 久
6.
以党委名义召开的工作会议材料
永 久
7.
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永 久
8.
党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永 久
9.
党群系统启用印章的文件和印模
永 久
10.
本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长、代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和上级批复等。
（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样
永 久
长 期
短 期
11.
党委保密委员会工作形成的文件材料
长 期
12.
重要的群众来信来访及处理材料
长 期
13.
上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件是针对本校的，则永久保存）
长 期
14.
各党总支、直属党支部的工作计划及总结材料
长 期
DQ12 纪检
序号
数目名称
保管期限
1.
纪委工作计划、报告、总结、大事记、调查材料及重要统计
永 久
2.
纪委工作规章制度
长 期
3.
校纪委会议记录
长 期
4.
党员处分、复查材料
长 期
5.
群众来信来访及处理意见
长 期
6.
上级纪委关于纪检工作的文件
长 期
DQ13 组织
序号
数目名称
保管期限
1.
本校组织工作计划、总结、大事记、决定、报告、调查材料及各类统计报表
永 久
2.
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永 久
3.
副处级以上干部任免、调动、离休报告、决定、批复、通知等
（包括上级批准的，要附任免呈报表）
永 久
4.
副处级以上干部名册
永 久
5.
副处级以上干部考核工作
长 期
6.
党总支、党支部改选报告和审批材料及各党总支、党支部委员名单
长 期
7.
党员名册
长 期
8.
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长 期
9.
发展新党员、预备党员转正的名册
长 期
10.
党员、党员干部学习班及各种党组织活动的有关材料
长 期
DQ14 宣传教育
序号
数目名称
保管期限
1.
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、大事记
永 久
2.
学校有关统战工作调查材料、典型材料、统计报表
永 久
3.
反映本校重大活动的简报、报刊和照片
永 久
4.
学生工作部学生思想政治工作计划、报告和总结
永 久
5.
党委理论中心组学习材料
长 期
6.
有关思想政治工作计划、理论学习计划及实施情况和有关材料
长 期
7.
学生思想政治工作典型调查材料和统计
长 期
8.
关于学生政治工作队伍的选拔和管理文件
长 期
9.
各院、系、部做学生政治思想工作人员名单
长 期
10.
上级关于宣传工作的文件
长 期
11.
上级有关学生思想政治工作的文件
长 期
DQ15 统战
序号
数目名称
保管期限
1.
本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结、大事记
永 久
2.
统战工作情况调查、典型材料和统计报表
永 久
3.
本校推荐各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
永 久
4.
台、港、澳和侨务工作材料
长 期
5.
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长 期
6.
上级关于统战工作的文件
长 期
DQ16 工会
序号
数目名称
保管期限
1.
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、大事记和统计
永 久
2.
工会会员代表大会和教代会有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、会议记录）
永 久
3.
表彰工会先进集体和个人的材料和名单
长 期
4.
基层工会干部名册
长 期
5.
工会组织职工开展重大活动的重要照片等材料
长 期
6.
上级有关工会工作的文件
长 期
7.
工会委员会会议记录和纪要
短 期
DQ17 团委
序号
数目名称
保管期限
1.
团委工作计划、总结、大事记和规章制度
永 久
2.
本校团代会、学代会文件（通知、名单、工会报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件、会议记录）
永 久
3.
团委会议记录
长 期
4.
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长 期
5.
处分团员的材料及复查材料
长 期
6.
批准入团和离团材料及名单
长 期
7.
团干部名单及团员名册
长 期
8.
团委牵头举办的重大活动的照片和有关材料
长 期
9.
社团活动、勤工俭学和社会实践的有关材料
长 期
10.
上级关于社团的工作文件
长 期
附件3：
北京工商大学行政类档案分类表及标识
××××-XZ11-1～n行政综合（学校办公室行政部分及各部门）
××××-XZ12-1～n人事（人事处、离退休工作处）
××××-XZ13-1～n监察审计（纪监办公室监察部分、审计处）
××××-XZ14-1～n武装保卫（保卫处、武装部）
××××-XZ15-1～n后勤（后勤管理处）
××××-XZ16-1～n档案、图书（档案馆、图书馆）
××××-XZ17-1～n校办企业（企业管理办公室）
行政类档案档号＝年度号+行政档案分类号+案卷号
其模式如下：
××××-XZ××-1～n
｝
案卷号
行政类档案二级类目代号
行政类档案一级类目代号
年度号
分类号
附件4：
北京工商大学行政类档案归档范围和保管期限表
XZ11 行政综合
序号
数目名称
保管期限
1.
学校年度、学期工作计划、报告和总结
永 久
2.
本校大事记、简报、信息和动态等
永 久
3.
全校性的规章制度
永 久
4.
学年报表及综合统计
永 久
5.
校长办公会会议记录
永 久
6.
校务委员会委员名单、会议记录和纪要
永 久
7.
本校教育事业规划和计划及上级批复
永 久
8.
本校向上级的请示及其批复、学校对外信函
永久或长期
9.
启用印章的文件及印模
永 久
10.
学校评估材料
永 久
11.
本校历史沿革的情况介绍
永 久
12.
校史工作材料和校庆工作材料
永 久
13.
全校性的工作会议和座谈会文件
长 期
14.
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
长 期
15.
校友工作材料
长 期
16.
处理群众来信来访文件材料
长 期
17.
普选工作材料
短 期
18.
上级有关高校行政管理的综合性文件
长 期
19.
各部门会议记录、纪要和简报
长 期
20.
各部门开展各种学术活动的文件
长 期
21.
各部门与国内单位协作的材料
长 期
22.
各部门工作计划和总结
长 期
23.
与外单位签订的合同、协议等
长期
XZ12人事、离退休
序号
数目名称
保管期限
1.
人事、离退休工作计划、报告、总结、大事记、调查材料和会议记录
永 久
2.
本校人事、离退休工作规章制度
永 久
3.
关于机构、编制规划和计划报告及上级批复
永 久
4.
关于校内机构设置和变化的文件材料
永 久
5.
人事处权限内的干部任免文件及名册
永 久
6.
人事统计报表
永 久
7.
教职工、离退休人员名册（分单位的总册、分类名册）登记表
永 久
8.
师资培养、管理工作计划、规定和总结
永 久
9.
教师进修计划、安排和总结
永 久
10.
表彰和奖励先进集体和先进教职工的材料（申报先进审批表）
长 期
11.
处分教职工的材料
长 期
12.
教职工评定和聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）
长 期
13.
教师工作量的规定及执行情况
长 期
14.
教师业务考核材料（教职工考核，岗位聘任）
长 期
15.
教职工工资调整材料和名册
长 期
16.
教职工转正定级材料
长 期
17.
教职工校内调动材料
长 期
18.
教职工的录用和调入调出有关材料
长 期
19.
教职工退职、离职和出国的有关材料
长 期
20.
教职工离休、退休和有关荣誉证书授予工作的材料
长 期
21.
教职工援外和支援边区材料
短 期
22.
使用临时工有关材料
短 期
23.
上级机关有关人事、离退休工作的文件
长 期
XZ13监察、审计
序号
类目名称
保管期限
1.
监察、审计工作计划、总结大事记和调查报告
长 期
2.
监察和审计工作统计年报及重要报表
长 期
3.
本校监察和审计工作的文件
长 期
4.
专项、干部离任审计工作的有关文件材料（包括通知、调查和检查及有关情况处理结果等材料）
长 期
5.
升级会员 