管理制度采供制度.docx

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管理制度采供制度

采供部岗位设置图

采供部职能、职责

工作职能

工作职责

计划管理

收集生产部、实验室、分析室、办公室等各部门采购和支出计划、报批、报审；列出年度、月度及分项目的总计划

跟踪执行且和关联部门核对采购、指标、规格等要求

执行过程中对变化的调整

原辅材料市场信息的管理

负责调研市场供应动态，对主要物资的价格走势进行预测；搜集价格变动信息；负责价格信息的建立和更新

根据价格执行情况，配合生产部、财务部合理确定经济库存量

原辅材料的采购

负责采购任务的落实；按规定进行询价；签订采购合同

负责把采购作业信息录入采购台帐

负责跟踪、落实合同履行，直到材料到厂

负责问题材料的处理

设备采购

配合生产部优选供应商，形成优质供应商档案

落实设备采购合同的签订和质量追踪

货款结算和管理

负责货款支付申请单的填写、报批

负责接收财务部的付款信息反馈；掌握实际付款情况，且协助财务部做好往来帐款、票据的核对

供应商的管理

根据ISO9001标准，负责优选合格供应商

负责建立合格供应商档案

仓库管理

负责仓库日常工作的检查

负责对仓储费用的控制管理

废旧物资的管理

负责组织关联部门对需处理废旧物料的审核、认定，入库

跟踪管理废旧物资的处理情况；完善审批、监督程序；追讨处理费用

内部管理

负责对各项费用的使用控制、管理

负责组织本部门员工进行思想沟通、教育及业务技能素质培训，提高爱厂敬业思想

我公司采供主要分为以下三个方面规范执行：

一、采购计划流程

采购流程

采购申请部门

供应部

财务部

①

②

③

⑥

⑦

⑧

⑤

④

流程说明及要求：

1.仓库根据正常生产项目核定的经济库存量，根据每日的库存量确定须采购的材料；生产部根据生产计划或新增项目生产计划确定须采购的材料，分析室、实验室雷同；

2.各部门编制好申请单且报请关联负责人审批后送交采供部；

3.采供部根据完善的申购单，启动采购程序，编制采购计划及资金需求计划，及采购部分材料预付款申请的审核，提交总经理审批；

4.总经理确定采购计划及审批；

5.完善的审批手续交财务室备案及执行；

6.采购执行，落实合同约定事项、确认质量、指标、规格等各项要求；

7.登记采购台帐；

8.跟踪原料物流及时掌握情况，直到货到。

入库流程

办公室

①

采供部

②

⑦

⑧

⑨

仓库

③

⑥

质检部

④

合格降格使用

经理室

⑤

流程说明：

1.门卫见到有送货车辆来厂，审查清楚目的、来源地等，通知采供部（时间不得5分钟）。

2.采供部审核，单位、货品、数量及约定事项，如代号，进公司纪律要求等（时间10分钟内处理完毕）。

3.仓库接到通知后按采供部的要求，审查送货单及质检方案等能知质检部，且填好请验单交质检部（时间10分钟内完成）。

4.质检部根据请验单取样分析，如材料合格出具检测方案单送关仓库收货，如不合格出具检测方案单通知分管领导和采供部（时间不超过半小时，完成取样、分析、出具方案）。

5.分管经理作出对不合格产品处理意见反馈给关联部门，壹是如能降格使用的确定降格使用要求；二是不能使用的反馈采供部处理。

6.仓库根据完善的手续卸货，清点入库，且登记原料入库台帐，出具收货单。

7.合格产品采购入库结束。

8.退货原料，及时和供应商取得联系，处理退货。

9.处理未完事项，如已付预付款或余额给付货款的追讨等事项。

领料流程

关联部门

①

②

④

关联负责人

②

仓库

③

④

质检

⑤

经理室

流程说明：

1.须申请材料的各部门人员填写完整清楚的领料单；

2.分管负责人审核领料申请单且作批示；

3.仓库根据完善的领料单，核对品名及数量交给领料人；

4.及时登记原材料台帐；

5.每日把材料消耗表报壹份给生产部，壹份给采供部。

采购管理制度

一、计划内采购按照采购计划执行，计划外采购按照《申购单》执行。

1、采购计划和《物品采购申请单》各栏要填写清楚，必须有审批人，审批人签字。

2、紧急采购申请优先办理。

3、接到撤销通知的采购申请，应先处理，且于采购计划中或将《申购单》取消。

二、询价及洽谈：

1、充分了解所购材料的名称、规格、型号、数量、质量要求及其他特别要求。

2、向供应商详细说明采购材料的要求、数量、交货地点、付款方式等事项。

3、充分考虑市场价格因素，确保价格稳定，坚持“五适”原则，即以最适当的价格于适当的时间、从最适合的地点、购进适当品质及适当数量的材料。

4、不断寻找其他更适合的替代品。

5、确定采购目标价。

6、对照合格供应商，同规格产品的供应商至少对比三家。

7、如遇紧急采购，可参照以往类似的价格。

8、调研市场材料，要注明和供应商议定的条件。

三、订购：

1、需预付定金或有附加条件的采购应签订采购合同。

2、分批交货的或分批付款的要于合同中注明。

3、供应商无法按约定时间交货的，要于跟踪的过程中壹经发现就应及时通知申购部门。

四、采购要求：

1、采购人员应和供应商提供的材料详细核对，确认和申购内容壹致。

2、采购的各种大宗原料和设备必须有关联质检方案或合格证。

3、采购材料到达公司后，必须及时通知仓库、质检部等部门验收。

五、收货：

1、原料进入公司后，仓库人员应立即填写原料《请验单》报质检部，供应部接到合格通知应协助仓库办理入库。

2、其他物资需入库的，必须有关联验收人员出具验收合格手续后入库。

3、采购部必须负责凭有效发票办理付款或销账手续。

4、对材料品种、质量、数量和合同不符的，采供部应及时和供应商联系且就退货、经济补偿、赔偿和处罚等事宜进行谈判。

结算和付款制度

一、物资采购付款结算，必须坚持“先审核，后结算”的程序，财务部于收到供应部付款申请时必须审核供货发票、仓库收料单、材料申购单等手续，于手续完备后方可办理结算付款；

二、对预付款申请必须于总经理审批后方可给于办理，但财务部责成必须供应部完善所有手续；

三、对按规定程序采购的材料，但尚未收到供货发票的，仓库应按验收数量和送货单的价格等登记入帐，财务部于月底办理估价或参考送货单价格入帐；

四、财务部对所有票据的真实性、完整性、准确性、合法性及合规性审核入帐负责。

不符合要求的可拒绝办理；

五、采购资金的结算支付，执行用款申请制度，付款时可要根据公司已确认的采购计划办理，如于计划外的付款或无计划的付款必须有采供部出具“用款申请”，且报请总经理审批后，方可办理。

紧急付款事宜执行急事急办原则；

六、采供部应配合财务部加强对应付账款和应收票据的管理，定期和供应商核对往来款项，如有不符，应查明原因，及时处理。

七、