档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案的管理制度（草拟）

一、  总则 

1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于公司及所属各部门档案管理。

3、本制度最终解释权归行资部，行资部负责本制度的修订完善。

 二、档案管理机构的设置及基本要求 

（一）档案划分及管理部门 

1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，对档案进行编号和标签，并建立电子目录。

4、公司办公室领导要经常检查、指导档案管理工作。

办公室所有人员应按要求收集工作中形成的有价值文件材料及时交档案管理员保管。

（二） 各部门资料管理 

1、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

2、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。

4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

三 、档案分类与编号

（一）分类编号原则

1．以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

2、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

3．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

4．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

5．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

6．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归人多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

2、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，各部门要积极配合公司档案管理工作。

（二）档案的类别

1、档案按项目生成顺序排列，下设一个“文件类”，其他按照项目生成顺序依次排号。

2、档案的类别共设置5个一级类目（大类）：

管理类、销售类、采购类、工程类、其他。

有些档案难以归入上述4个大类时， 可根据实际需要增设一级类目。

详见《档案分类编码表》 。

3、根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）。

4、同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于属类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

5、录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。

6、企业档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。

 案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。

  各企业可根据实际情况确定本单位的具体案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。

7、各部门根据分类办法组织整理案卷，以利于分类标识和管理。

（三）编号规则和方法

1、企业档案实体分类的标识符号采用阿拉伯数字“双位制”标识一级类目（大类），和二级类目（属类），页数用铅笔标注。

2、档案实体排架和编号要反映4个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。

3、管理类（01）、销售类（02）、采购类（03）、工程类（04）、的案卷排架， 按“项目——年份——大类——二级类目”进行排列，档案编号（档号）由项目号、年份号、分类号、二级分类号、页数构成。

档案编号（档号）标识举例示意：

档案编号（档号）标识举例示意：

××　　××　××　××――××　　　　　　　页数

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二级类目

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一级类目

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年份号

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　项目号（按项目生成顺序排列）

档案分类编码表

一级类目

二级类目

归档范围

管理类01

外来文件01

政府部门下发的文件及批复；政府批文；政府及行业标准、要求

证照资料02

营业执照；税务登记证；组织机构代码证；

红头文件03

协议合同04

公司内部的协议合同

会议纪要05

规章制度06

公司及各部门的制度

经营战略07

计划管理08

请示09

报告10

决议11

决定12

通知13

通报12

销售类02

合同协议01

投标文件02

采购03

基本资料01

供应商；联系电话；公司信息

采购计划02

合同协议03

招标文件04

分析报表05

工程04

招标文件01

合同协议02

图纸03

四、档案归档及范围

（一）档案的归档

1、各部门凡属归档范围的文件资料，由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档，需要填写档案移交表，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

2、各部门归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，档案部保存复印件。

3、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

4、会计档案以及业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件。

5、 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

6、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。

7、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

8、立卷应以项目为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

9、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

10、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

（二）归档的范围 

1、计划性文件资料：

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作计划等。

2、批示性文件材料：

包括公司各类标准、指标，如考核标准，计划指标等；公司生产经营过程中的各类命令、工作指示、调度命令等。

3、法规性文件：

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。

4、公司重大决议：

包括由公司股东大会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

5、总结性文件：

包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；

6、凭证性材料：

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。

如销售记录、质量记录、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

7、汇报性材料：

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。

8、劳资人事资料：

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

9、调研性资料：

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

10、声像制品资料：

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

11、证件性文书资料：

包括法人营业执照、注册资料、各类许可证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料。

四、档案的保密制度

五、档案日常管理 

（一）档案的借阅 

（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅单经行政部主管同意后向档案员借阅，经办人必须在公司《档案借阅登记表》上签字。

（2）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、重要文件借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。

5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告总经理及主管部门及时处理。

6、借阅人应于规定期限内归还。

如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

否则追究当事人。

（二）销毁 

在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁和保管年限，相关规定另行规定。

（三）移交 

1、需要进行移交的档案，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，填写《档案移交登记表》，方可进行移交。

2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密 

1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。

2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

六、附则 

（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行资部备案后，与本制度具有同等效力。

（二）本制度自印发试行之日起执行

附件：

1、档案管理员职责

2、档案借阅表

3、档案移交表

附表

档案员职责

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。

纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、每年进行一次档案清理，编制或更新文件索引，以便查找。

档案借阅表

日期

姓名

部门

名称

用途

份数

归还时间

确认签字

负责人

档案移交表

移交时间

移交档案目录

移交原因

档案负责人意见

移交人

接受人