访谈提纲MM物资管理及SRM供应商关系管理.docx
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访谈提纲MM物资管理及SRM供应商关系管理
物资管理信息化平台推广项目
物资管理访谈提纲
一、访谈说明
∙本问卷所针对的访谈对象为贵公司的物资管理主要负责人及相关人员。
∙本次沟通交流的主要目的是了解贵公司物资管理的业务定位、组织机构、职责界面，配套的管理流程、制度、及相关的信息系统建设情况等。
∙本交流提纲所列问题是业务访谈的概要及范围，仅供参考；具体问题可能会根据访谈中的实际情况有所展开和调整。
∙本次访谈大约需进行2小时，具体访谈时间可能会根据访谈中的实际情况有所变动和调整。
二、访谈提纲
（一）组织架构
1.本企业的组织架构是怎样的？
具体有哪些部门及职能？
请提供详细的组织架构图以及各部门的职责描述文件。
2.请您说明本单位是否存在下属子公司？
若有，是否为独立纳税实体？
3.本单位是否有外部的合资项目或单位？
若有，业务范围是哪些？
4.本单位近期是否计划进行管理体制变革、机构重组、业务流程重组，或需要投入大量管理人员的重大项目？
若有，请说明。
5.有哪些单位或部门负责物资及服务的采购？
各自的采购职责范围是什么？
内部如何分工？
是否存在集中采购的部门？
请提供一张详细的组织架构图。
您对于上述部门职责的建设是如何规划的，部门下一步计划推进哪些重点工作？
6.有哪些单位负责物资的库存管理？
各自的职责范围是什么？
内部如何分工？
请提供一张详细的组织架构图。
7.目前公司有几个仓库？
请按照现有的分布情况写明具体名称、具体存放什么物资产品等。
8.目前本公司有没有分销中心？
如果有，分销中心的库存如何调拨过去的？
是哪个部门进行管理的？
（二）采购管理
9.目前对外采购的物资有哪些类别？
对事务性的采购（比如：
审批费、设计费等）
10.哪些物资的采购是实行集中采购？
哪些物资是各分公司或各基层自己采购？
【需求管理】
11.请描述各类物资采购计划产生的源头和各级审批的业务流程：
可以提出物资的需求部门有哪些？
这些部门的需求计划是如何确定的？
审批流程是怎么样的？
是如何将需求计划反馈给物资管理部门的？
（建议列入需求管理章节）
12.是否建立年度、季度、月度需求预测？
13.是否根据年度需求进行战略供应商合作，或者签订框架性协议？
14.是否针对需求提前进行库存物资储备？
15.是否建立针对需求的平衡利库业务，对于无法满足的需求列入采购计划？
【采购计划管理】
16.请简述当前采购计划的相关流程，并提供流程清单及电子版业务流程，如仅有纸版流程，请以扫描件提供。
17.请描述物资采购计划的分类（如备品备件采购计划，低值易耗品采购计划，项目物资采购计划等），各物资采购计划的分类标准和规则是什么，目前那些部门参与了物资采购计划的制定。
18.请描述当前物资采购计划制定的因素有哪些？
（如：
物资消耗预测、储备计划、物资库存的最大最小库存或安全库存、紧急需求或外部业务系统等）
19.目前是否按时间角度制定采购计划（如：
年度采购计划、季度采购计划、月度采购计划）？
三者之间的关系是怎么样的？
20.物资管理部门如何确定物资的备库计划？
21.是否需要集中管理所有的采购需求计划（注：
此处采购需求计划包括但不限于集中采购目录中物资涉及的采购计划）？
哪些物资的采购需求计划需要集中管理，判断标准是否都是基于集中采购目录来执行，未来是否考虑其他的判断标准。
（如：
即使不在集中采购目录中，但单笔金额大于某一个数值或一段时间内物资累计的采购金额大于某一个数值）
22.当前是否存在针对外库（如：
供应商寄售库、特殊库或保税库等）的物资采购需求计划的制定，涉及到这些外库的采购计划制定规则和标准是什么？
23.当前是否存在非生产物资采购计划（如：
基建项目）的物资采购需求计划的制定，生产物资和非生产物资是如何定义的，采购需求计划制定的规则和标准是什么？
24.如何对采购需求计划的准确性进行考核和控制？
目前在汇总需求计划时，是否考虑平衡利库业务？
25.采购计划管理的范围主要包括哪些内容，除计划审批外，是否涉及采购物资的估值管理（和预算管理相关）、计划交货期管理（采购周期、生产周期、配送周期）、计划交货地点交货方式等。
26.如果采购计划管理的上述问题不能够充分反映贵公司当前的业务特点，请补充或特殊强调，并给予详细描述。
同时请您结合自身工作情况详细描述该业务中存在的重点和难点，以及对未来工作的期望。
【采购价格管理】
27.请简述贵公司采购价格管理的当前流程。
具体涉及的部门有哪些？
并提供流程清单及电子版业务流程，如仅有纸版流程，请以扫描件提供。
28.不同的采购物资的采购价格确定流程一样吗？
如果存在多种价格确定流程，请详细描述每种采购价格确定流程以及相关岗位。
29.定价管理中涉及到哪些价格（如：
市场价、协议价、招标价等）？
30.采购价格的当前定价策略是什么（如：
市场参考价，按合同约定调价基准和浮动比例调整、参考系统采购历史价格数据、数量分段价格因素、竞价、生产厂家指导价、根据市场行情等）？
31.请列出你们采购中的各类价格条件类型，如：
净价、增值税率、运费、折扣等。
32.请问采购业务涉及的历史价格是否影响采购业务的执行？
历史价格是如何管理和使用的？
历史价格是否作为参考价格带入采购计划或采购申请中？
如果是，请详细介绍系统中相关业务。
（如：
在采购计划中对预算进行控制）
33.如果采购价格管理的上述问题不能够充分反映贵公司的当前业务特点，请补充或特殊强调，并给予详细描述。
同时请您结合自身工作情况详细描述该业务中存在的重点和难点，以及对未来工作的期望。
【采购寻源招标管理】
34.哪些物资在采购过程中需要进行相应的询报价管理？
询报价过程中就能确定出所有的价格条件（如：
净价、运费、折扣等）吗？
35.请介绍经常使用的几种采购方式？
各种采购方式所占的比例大概为多少（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价和定单等）？
请介绍不同采购方式的业务开展情况、选择方法、参与人员、决策依据及业务流程。
对于采购的方式是否有固定的管理办法？
采购订单生成之前，对于不同类型的物资是否建立了相关分类标准，在采购方式上是否也有不同定位？
各类采购（如工程、物资、服务、其他等）在流程上是否有所不同？
36.请简述以上各类采购方式的主要流程。
具体涉及的部门有哪些？
并提供流程清单及电子版业务流程，如仅有纸版流程，请以扫描件提供。
37.采购方式是如何确定的？
按照什么标准？
需要走何种流程？
有哪些部门人员参与决定？
是否有相应的管理文件进行指导和说明？
38.请简述上述采购方式下哪些环节需要哪些部门领导进行审批？
39.请简述上述采购方式下哪些环节需要上会，以及参与专业委员会和管理委员会的人员构成。
40.请简述上述采购方式下哪些环节需要会签，以及参与部门（请补充）。
41.请简述在向供应商发标之前需要进行哪些工作？
42.针对不同形式的采购方式，经办小组的组成是否不同？
具体有哪些人员组成？
各个小组成员的角色和权限是什么？
43.各种采购方式下创建的招标文件会包括哪些类型的文件？
如调查问卷、报价表、技术文档说明、商务条款等等）（能否提供事例文件供参考）。
44.通常商务标书中是否包含报价信息？
商务技术标书中是否有一些通用的问题或内容？
如有，请提供。
45.发标和收标时间预先定义后如果中途发生改变（如延长投标时间），修改的流程是怎样的？
46.在投标过程中供应商何时、以何种方式进行澄清？
47.在进行各类采购时（如工程、物资、服务、其他等），要求供应商报价的成本构成是怎样的？
除通常情况下的报单价之外，是否存在要求供应商进行其他形式报价的情况（如费率等）？
如有，请以实际场景为例详细说明。
48.在到截标日期时，如果事先邀请的供应商未投标，会如何处理？
49.请说明各种采购方式下的开标方式。
（一步开标、两步开标）
50.何时以及如何确定评标小组？
（由谁指定人员构成、具体人员的权限和职责如何分配、专家团队如何邀请等等）
51.专家在评审招标文件时，主要评审标书的哪些方面？
（技术、商务或者其他）评审结果以何种方式体现？
（百分制或者“合格/不合格”结论或其他）。
商务技术评审结论如何影响后续的价格标评比？
（例如，若不合格如何处理）
52.在进行评标时，是否会与供应商进行澄清？
澄清的形式如何？
是否有专门的澄清文件模板？
53.在评标过程中，在与供应商澄清后，是否允许供应商进行二次报价？
如有，请详细描述何种情况下进行？
54.请简述业务中通常采用的授标策略（最低价中标法或综合评标法）？
在每种授标策略下，具体是如何进行操作的？
55.如果采购招投标管理的上述问题不能够充分反映贵公司的当前业务特点，请补充或特殊强调，并给予详细描述。
同时请您结合自身工作情况详细描述该业务中存在的重点和难点，以及对未来工作的期望。
【采购合同签约管理】
56.公司是否已经制定了统一的采购合同管理办法？
与集团颁布的相关办法是什么关系？
请提供相应的管理办法文件。
57.请简述贵公司采购合同管理的当前流程。
（注：
采购合同管理涉及合同的签订、执行、归档）具体涉及的部门有哪些？
并提供流程清单及电子版业务流程，如仅有纸版流程，请以扫描件提供。
58.基于采购分类的采购订单也有不同的类型（如：
标准采购订单、合同订单、一揽子协议、计划订单，含义请参照下面描述），请问贵公司采购订单的类型现在有几种，是否和上述订单类型有区别？
说明：
标准采购订单：
对你要采购的物料的预估成本，数量，交期，服务，科目都比较清楚时采用。
合同订单：
主要是用于需方不确定所需要的具体的物料或服务，但可以保证如果供应商在满足所定的相应的付款条件或其它要求下，与供应商签定采购合同，总金额是确定的。
一揽子协议订单：
只有价格，没有数量的业务。
计划采购订单：
下订单时，确定好了总数量和单价。
根据生产需要进行发放。
但是发放的时候数量不能超标。
（建议放到合同签约管理章节）
59.各类采购订单（向供应商发出的正式采购凭据）的处理流程是怎样的？
参与该流程的部门及岗位有哪些？
其各自的工作职责是什么？
采购订单的内部流转时间通常会多长？
60.在下达采购订单（正式的采购合同）之前，审批情况是怎样的？
采购订单审批确认后，是否还存在调整的情况？
如果存在，会有哪些情况？
它们的处理、审批程序是怎样的？
61.公司的采购合同模板和条款是按照什么标准来分类管理的（工程服务类及物资类）？
请描述现在的分类标准。
62.公司采购合同模板的新增、修改和取消等业务流程和批准程序是什么样的？
63.修改采购合同标准条款、新增条款或者撤销强制性条款是否由专人负责。
对应的业务流程和审批过程是什么？
64.公司是否拥有自己的合同模板？
如果进行统一管理，您觉得最大的困难在哪里？
65.公司采购合同文档从起草到签订的业务流程是什么？
在招标寻源过程中，是否已经和供应商就合同内容进行协商？
授标后与供应商进行合同谈判时，主要关注哪些内容？
其他业务部门在合同起草至签订过程中，会参与哪些环节？
请描述各业务部门的工作方式和主要职责。
66.哪些物资的采购需要有采购协议或框架协议合同（通过框架协议合同可以确定一段时期内的采购价值、采购总量以及采购执行情况等）
67.目前签订的采购合同价格是‘含税价’还是‘不含税价’？
68.是否有在采购计划的制定过程中就指定了具体的供应商？
如果有，是哪些采购使用这种方式？
69.目前公司是否有采购合同的历史处理记录？
如有，通常包括哪些信息？
（比如:
内外部修改意见、谈判记录及审批意见等）。
采购合同的历史记录是如何归档管理的？
采购合同的附件又是如何管理的？
70.公司采购合同变更的原因包括哪些？
请简要描述合同变更的处理及审批流程。
是否有统一的变更合同模板？
71.公司内各采购岗间是否能共享采购合同文档的相关内容和条款？
如能共享，通过什么方式进行共享？
72.公司目前在合同文档管理有哪些挑战？
对信息平台的期望是什么？
73.公司的采购合同是否存在拆分情况，即与下属单位分开执行的业务情况？
如果存在拆分，具体是如何执行的？
下属单位合同的后续执行是如何跟踪检查的？
74.合同的执行里程碑（或重要时间节点）一般有哪些是需要重点关注的？
75.一般在什么情况下会解除与供应商的采购合同？
解除的过程是如何管理的？
76.公司采购合同执行跟踪管理方面，您认为还有哪些方面应该重点予以关注？
未来通过信息平台可以在哪些方面做些工作？
77.跟合同管理有关的分析报表现在有哪些？
请提供相应的样表。
78.当采购合同执行到期时，公司的管理流程和后续处理是如何的？
79.公司目前是如何跟踪了解采购合同的审批状态和后续的采购订单状态、收货状态、发票校验状态和付款状态的？
80.谈谈您们的外部服务采购业务，都有哪些外部服务的采购？
采购价格条件与其他正常物资的采购有什么区别吗？
81.目前的物资采购有国外进口采购业务吗？
如果有的话，采购货币是外币还是本位货币，外币采购中的汇率是在什么时候确定的（在下达订单时确定还是在发票到达的时候确定）？
82.如果采购合同管理的上述问题未能充分反映贵公司当前的业务特点，请补充或特殊强调，并给予详细描述。
同时请您结合自身工作情况详细描述该业务中存在的重点和难点，以及对未来工作的期望。
【采购合同履约管理】
83.请问采购执行过程中，是否与项目预算等信息进行联动？
（如：
项目预算控制在采购执行过程中体现）若有，请详细描述具体集成业务设计。
84.供应商交货是严格根据采购订单所确定的品种、数量交货吗？
产生差异如何处理？
85.是否存在紧急采购或特殊采购的情况？
分别与正常采购的区别在哪里？
处理过程是怎样的？
如果有，请详述此类业务的详细物资类别，同时，在账务上是怎么处理的？
86.是否存在货物到达后，还不能确定具体是哪种物料、甚至不能确定是哪个采购合同的现象，出现这种情况，在收货记账以及结算环节是怎么处理的？
87.采购过程中是否有退货业务？
结算前和结算后退货的流程有什么区别？
退货是否需要审批？
88.是否存在供应商寄售业务（供应商寄售业务就是供应商的货物存在我们的库房，使用以后，定期按使用量与供应商结算）的情况？
如果存在，都有哪些物料会用到供应商寄售？
请详述目前对供应商寄售的处理情况包括结算等
89.是否存在为第三方采购的业务（供应商直接送货给客户）？
如果存在，请描述都有哪些业务，同时描述从申报->计划->批准->执行的业务流程以及所涉及到相关岗位，并举例说明。
90.是否存在外协加工业务？
如果存在有哪些物料类别存在外协加工业务？
外协加工时，对组件消耗的损耗是如何处理的？
同时描述申报->计划->批准->执行的业务流程以及所涉及到相关岗位，并举例说明。
91.部门采购涉及固定资产采购吗？
如果有这种业务，请描述一下资产采购流程以及资产到货后的处理方式。
资产采购都涉及哪些类别的资产？
92.是否存在内部公司间或工厂间采购情况？
如果有这种业务，请描述一下采购流程以及费用结算情况。
93.目前是否需要对所有的采购合同/订单进行入库和出库？
采购合同/订单和入库的误差（包含任何差异，如:
数量、质量、价格等）是如何规定和处理的？
94.如果采购执行管理的上述问题不能够充分反映贵公司当前的业务特点，请补充或特殊强调，并给予详细描述。
同时请您结合自身工作情况详细描述该业务中存在的重点和难点，以及对未来工作的期望。
95.是否制定履约供应计划，目前如何与供应商进行履约供应计划的协同，供应商排产计划如何监控，哪些设备需要进行第三方监造，监造合同如何签订，是否有专门的监造单位。
【采购合同结算管理】
96.请简述贵公司采购结算管理的当前流程。
（注：
采购结算管理涉及合同的签订、执行、归档）具体涉及的部门有哪些？
（三单匹配由哪个部门来做）并提供流程清单及电子版业务流程，如仅有纸版流程，请以扫描件提供。
97.部门与部门之前是否还存在着其他因采购而发生的内部结算关系？
如：
采购管理部门与委托采购部门之间。
98.请问针对采购合同/订单的结算，当前需要提交给财务部门何种信息和单据？
如果涉及进口物资的采购合同/订单，那么需要提交给财务部门何种信息和单据？
99.进口采购结算中，货值结算与杂费结算有什么区别？
100.目前是否有统谈统签统付的业务？
如果有，其业务执行力度如何，当前遇到的难点是什么？
101.目前是否有统谈统签分付的业务？
如果有，其业务执行力度如何，当前遇到的难点是什么？
102.目前是否有统谈分签分付的业务？
如果有，其业务执行力度如何，当前遇到的难点是什么？
103.供应商的发票是什么时候到，通过何种形式送到，接收的岗位是哪个？
104.与供应商结算过程是否会存在差异？
如果存在是哪些方面的差异，对这些差异在结算过程中如何处理？
105.目前主要的付款方式包括哪几种？
106.预付款、到货款、运行款、质保金分别的付款前提是什么？
107.是否存在对供应商采购预付款的情况？
如果有，分别是什么物料的采购？
（建议放入结算管理）
108.对退货业务在结算中如何考虑和处理？
对供应商退款或补款的情况如何处理？
109.如果采购结算管理的上述问题不能够充分反映贵公司当前的业务特点，请补充或特殊强调，并给予详细描述。
同时请您结合自身工作情况详细描述该业务中存在的重点和难点，以及对未来工作的期望。
（四）仓储配送管理
110.请简述贵公司库存管理的当前流程。
具体涉及的部门有哪些？
并提供流程清单及电子版业务流程，如仅有纸版流程，请以扫描件提供。
【库存分类价值管理】
111.目前库存物资主要有哪些？
种类、数量及价值大概有多少？
112.请简要介绍物资实际的物理分布状况。
库存地点的布局设计和物理空间是否合理？
库存地点的日常管理工作、硬件配备如何？
存货的存放地点选择是否只考虑存货消耗的因素？
相同类别的零部件库存是否就近存放在不同的地点？
是否有可能将这部分库存集中化？
113.是否有对物资实行台账管理？
如有，是否每月都与财务对账？
如有差异，如何调整？
114.物资存货成本计帐方法是什么（标准成本、加权移动平均）？
115.物资库存在财务存货帐管理上是否有分开的情况（比如：
原材料、工程物资，或进口、非进口，或保税、非保税）
116.库存损耗对存货成本如何处理？
（原材料，例如：
矿产在堆料场因天气或储存条件的原因，造成减重/增重，质量改变等，影响库存。
备品备件，例如：
库存因环境因素改变而发生质量变化，影响物资使用）
117.是否存在账外物资？
如果有，是什么类型的物资？
一般如何处理？
118.是否有安全库存（原料库、成品库、备品备件等）？
安全库存制定的方法和负责部门？
安全库存预警后的控制措施？
119.库存中有多少品种属于“呆滞物品”（一般指在库存中放置1年以上不用的物品）？
呆滞物品的价值占库存物品总价值的比例是多少？
【库存入库】
120.请问当前有哪些出入库分类？
（如：
固定资产采购、办公用品采购、服务类采购、基建项目类采购、产品入库、废旧物资入库等）如存在，请描述具体的管理流程并介绍对不同类型物资的出入库业务的管理要求。
121.请描述采购收货的详细业务过程，仓储部门接收供应商送达的货物需要哪些单据和手续，如果相关的手续不完整，如何处理，有无特殊例外的情况？
122.库存管理业务量（每月）有多大？
包括业务发生次数及金额。
123.目前是否存在无采购订单的接收，即接收入库时无采购订单？
124.收货以后，何时计入库存账，何时报送财务计入财务账；对于已经记入库存账，但是财务还没有记账的情况是否存在？
如何处理？
收货报送财务的是明细账还是经过汇总以后的总账
125.现在是否使用了条码扫描系统?
如果有，用在什么场合？
126.收货时是否进行质检？
质量不合格的物资如何处理？
127.目前采购入库哪几种计量、称重、检斤措施？
检斤数量如何传输到其它系统？
128.收货、发货、保管过程中是否会出现损耗，如何进行处理？
129.目前是否有采购替代件接收（如订购为A物品，但是接收为B物品，前提是A和B之间有替代关系）？
130.对于非费用类采购的业务，即基于库存物资的采购，是否存在直发业务（即在实际成本计算方法下，入库的物资不采用移动平均，直发的成本即采购订单的价格）？
如果存在直发，那么直发退货时点的成本是何种成本？
131.有否采购后不做库存帐务管理，采购成本直接进入在建工程、固定资、部门费用的情况存在？
对于那些直接供应给申请部门，而不存放在仓库的货物的验收和账务如何处理？
二级库的库存是否反映在公司的帐务中？
如果是，那么二级库的物料需要独立核算成本吗？
132.每月月结的时候仓库的实物账、库房报送财务的账与库房自己的库存账一致吗？
如果不一致出现差异，差异审批和处理的流程是怎样的？
133.目前仓库的记账上有无负库存存在，如果有，请描述都是哪些物料存在，什么原因造成的？
134.库房的库存账中每项物料都有自己的单价和金额吗？
如果没有单价和金额，请说明是哪些物料，该物料如何领用和出库？
请描述如何与财务对账？
无价值物料领用时是否有预算控制？
135.目前库存账本上的物料明细都有相应的物料编码和规格型号吗？
136.是否存在供应商赠送的货物？
如果存在，赠送的货物需要进行价值和数量管理吗？
在消耗的时候是否计入成本？
137.物料在库存管理过程中有货位管理吗？
如果有，分别有哪些种类的物料需要通过系统管理货位？
在仓库中这些货位是固定的吗？
同样的物料会存放在一个还是多个货位，货位的编码规则是什么？
物料存放的货位号吗会变更吗？
138.物料在保管的过程中，存在规格型号调整的业务吗？
如果有，实物和帐务分别是如何处理的？
139.是否有可返回利用的包装物?
如何进行收、发货？
损益处理方式？
【库存出库】
140.配送给需求部门的货物指令（配送的物料、数量）是怎么得到（电话通知、纸制通知单、计算机系统），信息来源于哪个部门？
请详述具体申请领料、批准领料的流程。
141.仓库发放货物的时候哪些是仓库配送，哪些是部门自己领用？
142.配送货物接收部门如何与配送单位进行交接？
如果出现差异如何进行处理？
143.是否有在途物资的管理？
如有管理流程是怎样的？
144.配送运输物料损耗、损坏的处理流程及方案？
145.配送过程中产生的费用（如：
运费、管理费等）如何结算？
入什么费用？
146.需要部门自己到仓库领用货物的时候需要填写领用单据吗？
领用单据都需要哪些岗位审批？
147.需求部门领用的时候需要参考申报计划吗？
如果需要，是全部货物还是部分货物，请列出需要参考的货物种类。
对于没有申报过计划的货物的允许领用吗？
如果允许，有无考核方面的要求和指标
148.部门是否会核销申请部门前面的申报计划？
149.哪些物料类别有批次管理，它们是否有保质期管理、物料发放策略（例如：
先进现出或先进后出原则）？
150.货物出库仓库记账在什么时候完成，是否有具体金额，由哪个岗位来完成？
151.出库账何时报送财务，是以什么形式报送财务，是报送物料明细还是汇总金额？
152.领用部门货物领走以后，在领用部门是进行库存管理还是直接计入消耗成本？
153.领用的货物都会投入哪些业务用途?
请按物料的类别进行描述。
154.领用的货物有退库的情况吗？
请描述退库的前提条件、流程、单据和岗位。
物料退库过程中其对应的账务上是怎么处理？
155.公司有无领用消耗的考核要求，如果有，请列出需要进行消耗考核的物料类别，以及消耗考核的详细办法。
领用消耗的总额的控制由哪个部门负责，公司对于消耗的考核由哪个部门
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