档案管理学期末考点总结.docx
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档案管理学期末考点总结
档案管理学期末考点总结
【2015年12月21日】
前言：
以下是《档案管理学》期末考试重点，知识点可能比较多，希望有助于我们的期末考
试复习，仅供参考！
！
！
—李海鸿
题型介绍：
填空题13个，每个1分，共计13分
多项选择题4个，每个2分，共计8分
名词解释5个，每个3分，共计15分
简答题6个，每个7分，共计42分
论述题2个，共计22分
第一章档案概论
1.档案的定义：
（P10）
档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据，信息和知识的记录。
简言之即为：
档案是原始的数据，信息和知识的记录。
2.档案定义的最基本含义：
（P14）
档案是处理完毕的，具有查考价值的，集中保存起来的文件有机体。
3.档案载体沿革：
甲骨档案，金石档案，简牍档案，缣帛档案，纸质档案，声像档案，电子档案。
3.档案名称沿革：
商代称“册”；周代称“中”；秦汉称“典籍”；魏晋以后称“文书”或“文案”；唐宋以来称“文卷”，“案卷”或“案牍”；清代才有“档案”的称呼。
4.殷墟是最早的“档案库”。
5.档案的主要特点和本质属性：
档案是原始的历史记录。
（或写“原始记录性”）（P16）
7.档案依载体而存在，是第一手资料，注重原本，原稿，而且往往只有一份孤本，这也是档案宝贵原因之一。
6.档案工作者必须以历史唯物主义的态度，充分研究和尊重档案的来源，管理档案时还要特
别掌握文件的生命周期。
7.档案的内容和形式的统一，才能构成档案这一事物。
（P15）
8.档案的分类方法：
（P21）
1）按档案的内容分：
有文书档案、科技档案（如基建、设备、产品等）及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案等）。
（注：
这种方法中国最常见的档案分类方法）
2）按档案的载体分：
有甲骨档案，金石档案，简牍档案，缣帛档案，纸质档案，声像档案，电子档案等。
3）按档案的时间标准分：
有古代档案，近代档案和现代档案。
7.“国家全部档案”的涵义是：
归国家所有，由国家统一管理的全部档案的总和。
也称为“国家档案全宗”或“国家档案芬特”。
按历史时期划分为：
中华人民共和国成立后的档案和中华
人民共和国成立以前的档案。
（P22-23）
9.档案的作用具有双重性，即：
现行效用和历史效用。
现行效用又称为档案的第一价值，历史效用又称为档案的第二价值。
（P35）
10.档案的一般作用：
（P25-30）
1）行政管理的查考凭据。
2）生产建设的参考凭据。
3）政治斗争的必要工具。
4）科学研究的可靠资料。
5）宣传教育的生动素材。
6）维护国家，集体和个人权益的法律书证。
10.档案的基本价值：
（P30-33）1）档案的凭证作用。
2）档案的参考作用。
3）对档案真实性的辩证理解。
11.档案发挥作用的规律性。
（P34-39）1）档案作用的时效律和扩展律。
2）档案机密性递减律和社会性递增律。
3）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律。
11.档案学与秘书学之间的关系？
两者在工作对象上有相同之处，档案工作的工作对象是档案，而档案是由文件转化而来的，文件的形成处理是秘书人员的一项主要工作任务，同时文书质量也直接影响到档案的质量。
12.档案与文件的区别与联系。
文件是形成档案的基础，档案是文件的精华。
1）完成文书处理程序的文件才能转化为档案；2）具有日后查考价值的文件才能转化为档案；
3）经过人们系统整理的文件才能转化为档案。
13.档案与文物的区别于联系。
档案中有一部分是文物，文物中有一部分是档案，两者相互联系，相互区别。
档案内容是抽象思维，文物内容是形象思维；档案是书面形式，文物是结构形式；档案具有实用价值，文物具有审美价值。
14.档案与图书的区别和联系。
相同点：
档案是一种知识的载体，而图书也是知识载体不同点：
1）档案具有较可靠的参考性，不像图书作艺术加工。
2）档案能真实反映历史面貌，而图书是一种精神产品和艺术作品，不能作为一种档案来反映某一人物或事件的历史真实面貌。
3）档案具有一定的保密性，只能在确定的范围内利用，而公共图书则可以公开出版发行。
4）档案具有特定的服务性，而图书内容广泛和其商品属性决定其服务的广泛性。
15.档案与文书的区别和联系。
相同点：
1）文书与档案是同一事物的不同发展阶段。
2）文书与档案在形成和作用上相互影响、相互制约。
不同点：
文书主要是发挥现行效用，属于文书的前期发展阶段；档案却是处于后期发展阶段，即保存备查阶段。
16.档案与信息的区别和联系。
档案是信息与载体的结合体，档案依载体而存在，失去载体档案就不成为档案，而信息对于
载体要求并不高，与载体之间不构成关系。
17.文件，文书和公文的关系。
言之有理即可，三者的范围存在联系，公文属于文书，公文和文书都是文件。
第二章档案工作概论
1.档案工作的内容和定义：
1）内容：
包括档案室工作，档案馆工作，档案教育工作和档案研究工作等，这些都属于档案事业。
2）定义：
是指档案室，文件中心，档案馆所从事的档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为社会事业服务的工作。
2.档案工作的“八个环节”（基本内容）及其之间的关系：
（P44）（收集-鉴定-整理-保管-检索-编研-利用-统计）
八大环节的关系：
收集、鉴定、整理、保管、检索、统计等各项环节中，都贯彻着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前面诸环节又都直接影响着提供利用。
因此，整个档案工作的内容又可划分为两个方面：
基础工作和利用工作。
收集、整理、鉴定、保管、统计和检索等项工作是整个档案业务工作的基础，利用工作是在此基础上提供档案为社会需要服务的主要环节。
基础工作为利用工作提供物质前提，创造工作条件，没有基础工作便无法开展利用工作；利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作则失去存在的意义和工作的目标。
3.档案工作的性质。
（P45）
1）档案工作是一项管理性的科学性的工作。
2）档案工作是一项服务型的条件性的工作。
3）档案工作是一项政治性工作。
4.《档案法》规定：
我国档案工作的基本原则是：
（P51）
1）统一领导，分级管理国家全部档案。
（组织原则和管理体制）
2）维护档案的完整与安全。
（管理的基本要求）
3）便于社会各方面的利用。
（根本目的）
5.档案机构：
档案室
定义：
档案室是各组织（包括机关，团体，学校等事业单位）统一保存和管理本单位档案的
内部机构。
是整个机关的组成部分，属于单位管理和研究咨询性质的专业机构。
地位和作用：
1）档案室是单位内具有参谋和咨询作用的部门，是单位工作的助手，为单位工作和生产活动服务。
所以档案室工作是单位工作的组成部分，是提高单位工作效率和工作质量的必要条件。
2）应向各级档案馆移交档案的档案室是整个档案工作的基础，单位档案室是国家全部档案不断补充的源泉，档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，为档案馆工作创造条件。
档案室六种类型：
机关档案室，科技档案室，音像档案室，人事档案室，综合档案室，联合档案室。
6.档案机构：
档案馆
定义：
档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各
方面工作利用档案史料的中心。
档案馆的科学文化事业性质的表现：
1）从档案馆管理的对象看，是历史上政治，经济，文化等活动的记录。
2）从档案馆的活动方式和工作成果看，档案馆工作是一项研究性的工作。
3）从档案馆机构及其社会职能看，档案馆是一种文化事业单位，为党和国家各项工作服务。
分类：
中央级档案馆，地方档案馆，专业档案馆。
目前中央级档案馆主要有：
中央档案馆，中国第一历史档案馆（主要保管明，清档案），中国第二历史档案馆（主要保管民国档案）等。
7.文件中心：
（了解）（P60）
定义：
是一种社会化，集约化和专业化的档案管理机构，不同于档案室是单位内部的档案管
理机构，而是介于单位和档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。
职能：
提供准确，快捷的文件借阅服务，满足文件形成者的需要。
类型：
政府文件中心（非营利机构）和商业性文件中心（营利性机构）。
8.档案寄存中心：
（了解）
定义：
由国家档案馆设立的，为个企业，社会组织以及个人提供文件与档案寄存服务的机构，目前大都属于有偿服务性机构。
9.我国各朝代中央保管档案的机构是：
周为天府，汉为兰台、东观、石渠，唐为史馆，宋为架阁库，元为架阁库，明为皇史宬、后湖黄册库、内阁大库、大本唐、古今通集库，清为内阁大库，方略馆。
1）周王朝的天府我国最早的档案馆。
2）天禄阁、石渠阁是汉朝的宫廷档案馆。
3）东观是东汉王朝收藏档案的地方。
4）唐朝的甲库是我国档案史上最早的人事档案库。
5）龙图阁是宋代建造的第一个皇家档案馆，分上下两层。
6）皇史宬是建于明朝嘉靖年间的皇家档案馆，为宫殿式建筑，红墙黄瓦、金碧辉煌，全部砖石结构（石室），是名符其实的“石室金匮”。
7）架阁库是宋元时代储藏文牍案卷的机构。
8）后湖黄册库是中国明代专门收贮全国赋役档案的中央档案库。
9）方略馆存放清朝军机处档案，是研究清史的第一手资料。
10）兰台，汉代宫内的档案库房，用以收藏地图、户籍等档案及图书；现在兰台用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词。
第三章档案的收集
1.档案收集工作
定义：
按照法律，法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织，个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。
2.档案室的档案收集工作的途径是建立和健全单位内文件的归档工作；单位内文件的归档是档案室档案的主要来源。
3.办理完毕的文件，一般在第二年内由文书部门整理向档案室归档。
4.归档的定义：
各单位在工作活动中产生的文件，处理完毕后，经由文书部门和文书工作人员的整理，定期交给档案室集中保存，称为“归档”。
5.归档制度的内容有：
归档范围，归档时间和归档案卷的质量要求。
6.归档要求：
（了解）
1）应归档文件要收集齐全，遵循文件形成规律，按照文件之间的历史联系，文件的特征和兼职分类立卷，是案卷能正确反映机关活动的基本面貌，以便于保管和利用。
2）案卷封面各项目（题名，作者，内容和形式等）写清楚；注明保管期限；需要永久保存和
长期保存的案卷，卷内文件应按次序编号排列好，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。
3）向档案室归档的所有案卷，都要按照一定次序进行系统排列，编以案卷顺序号，并编制安
军目录一式数份。
（一份经档案室签收后由移交单位保存）
7.现行组织单位的接收期限根据：
《档案馆工作通则》
省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右再移交档案馆；省辖市，州，盟和县级以下机关应将永久，长期保存的档案在本机关保存10年左右，再移交档案馆。
8.丰富馆藏的标准和要求：
数量充分，质量优化，成分充实，结构合理。
9.档案收集工作的内容：
1）对本单位需要归档文件的接收工作。
2）对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的收集和接收。
3）对历史档案的接收和征集工作。
10.档案馆档案的来源。
1）接收现行组织单位的档案。
2）接收撤销组织单位的档案。
3）征集历史档案。
4）档案馆之间交换档案。
11.重点：
历史档案的接收与征集。
（P84）1）收集历史档案的特殊意义。
A.是保护我们祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。
B.是党和国家当前与长远利用的需要。
C.收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。
2）对保存在各部门的历史档案的接收。
3）保存在个人手中的失散厉害档案的征集。
4）少数民族地区的历史档案的收集。
第四章档案的整理
1.档案整理工作。
1）定义：
就是将处于凌乱状态的和需要需要进一步条理化的档案，进行基本的分类，组合，排列，组成有序的体系。
2）内容：
区分全宗，全宗内档案的分类，编立保管单位，案卷的排列和案卷目录的编制。
（在实际工作中，按其工作内容的范围可分为三种类型：
系统排列和编目，局部调整和全过程整理。
3）意义：
档案管理工作是开发档案信息资源的重要基础，档案的系统整理是档案利用，开放，发挥作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。
4）原则：
A.档案的整理应该充分利用原有的整理基础。
B.档案的整理必须保持文化之间的历史联系。
C.档案的整理必须便于保管和利用。
2.全宗。
1）概念：
全宗是一个独立的机关，组织或任务在社会活动中形成的档案有机整体。
2）基本含义：
A.全宗是一个有机整体。
B.全宗实在一定的历史活动中形成的。
C.全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。
3）分类：
A.按形成全宗的单位和内容的性质分为：
组织全宗和人物全宗。
B.按全宗的范围和构成方式分为：
独立全宗，联合全宗，全宗汇集和档案汇集。
注：
联合全宗，全宗汇集和档案汇集属于全宗的补充形式。
4）了解：
只有在行政上，财务上，和组织人事上具有独立性的单位才可称为立档单位，所形成的档案才能构成全宗。
立档单位的形成条件：
A.可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
B.设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
C.设有管理人事的机构，并有一定的人事任免权。
5）全宗是档案馆，室对档案进行日常科学管理的基本单位。
判断档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者—立档单位。
6）全宗既是一种整理方法，也是一条原则，一种理论，称作全宗原则和全宗理论。
7）联合全宗：
定义：
就是两个或几个关系密切的理当单位形成的，难以统一区分而统一整理的档案整体。
8）全宗汇集：
定义：
是按照一定的特征组成的，档案数量很少的若干全宗的集合体。
9）档案汇集：
定义：
是有不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。
3.全宗群。
概念：
是具有某些历史联系的若干全宗的群体。
4.全宗内档案的分类整理。
1）概念：
就是把立档单位所形成的档案，按其来源，时间，内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。
2）分类要求：
客观性，逻辑性，实用性，思想性。
3）普通档案的分类方法：
A.年度分类法
B.组织机构分类法
C.问题（主题，职能）分类法
4）复式分类法：
（重点）
A.年度-组织机构分类法（国家机关，事业单位，机构变化不复杂的）
B.组织机构-年度分类法（撤销机关，历史档案）
C.年度-问题分类法（企业，生产企业，机构变化复杂的）
D.问题-年度分类法（撤销机关，历史档案）
5.了解：
档案分类表的相关内容。
（P130）
6.案卷整理工作。
（P132-155）
1）立卷
概念：
一个全宗的文件经过分类后，各类都有相当数量的文件，必须进一步系统化，将类内的文件组成许多保管单位，如卷，袋，盒等各种形式，除某些较为特殊的专门档案以外，一般称为立卷或组卷。
2）案卷
概念：
按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的，具有密切联系的若干文件的组合体。
3）卷内文件整理步骤（立卷步骤）：
4）案卷组合方法（立卷方法）：
按问题立卷，按作者立卷，按时间立卷，按文种（名称）立卷，按地区立卷，按收发文机关立卷。
5）案卷标题（题名）结构：
包括：
文件责任者（作者），内容（问题）和名称（文种）三部分。
例如：
“国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知”。
7.归档文件整理。
（P171-180）1）“件”是归档文件的基本单位。
2）归档文件整理步骤（文件级整理步骤）：
3）归档文件分类方法：
（了解）
A.保管期限-年度-机构（较为常用，适用单位机构固定，健全的单位）
B.年度-机构-保管期限
C.机构-年度-保管期限
D.年度-问题保管期限
E.保管期限-年度-问题（较为常用）
F.问题-年度-保管期限
现行档案（采用年度），历史档案（采用问题）。
以上只能选一种分类方法。
8.比较立卷整理和归档文件整理的异同点。
（不会是论述题吧！
）略，言之有理即可。
9.档号。
（P165）
1）含义：
是档案试题管理编号的总称。
包括全宗号，类别号，案卷号等。
2）全宗号：
是档案馆指定给每个每个全宗的代码。
3）档号编制原则：
唯一性原则，合理性原则，稳定性原则，简明性原则。
第五章档案的鉴定
1.档案的鉴定工作的概念：
就是鉴定和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，提出
无需保存的档案予以处理。
2.档案鉴定工作的内容：
1）制定鉴定档案价值的标准。
2）具体判定档案材料的价值，确定其保管期限。
3）拣出五保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。
3.鉴定档案的原则：
（重点）
全面的观点，历史的观点，发展的观点，效益的观点。
4.档案保管期限表的概念：
（重点）（P201）
就是用表册形式列举档案的来源，内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件，是鉴
定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。
分类：
（含义自己去了解，书本201页）
1）通用档案保管期限表
2）专门档案保管期限表
3）同系统档案保管期限表
4）同类型档案保管期限表
5）单位档案保管期限
5.档案鉴定工作的组织方法：
直接鉴定法，现行组织单位档案价值的鉴定工作，档案馆档案价值的鉴定工作。
6.保管期限有：
永久，30年，10年。
第六章档案的保管与库房管理
1.全宗卷。
（档案的档案）（重点）
概念：
是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
《档案馆工作通则》规定：
每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史变化情况。
全宗卷是档案馆（室）管理全宗的一种工具。
2.档案的分等级管理（含义，意义）自己去了解（P221）
3.档案的异地安全保管（含义，作用）自己去了解（P225）
4.档案架（柜）排放和编号。
（重点）
1）整齐一致：
排列一致，横竖成行，平放时堆叠高度不超过0.4m为宜。
2）避光通风：
有窗库房架子排列应与窗户垂直。
3）空间利用：
架子间过道宽度在1-1.2m；架与架间距离0.8m为宜；所有架子均不得靠墙壁。
4）统一编号：
自门口起从左往右编架号，每个架子的栏也从左往右编号，每栏的格自上而下编号。
5.档案库房环境管理：
（重点）
1）库房温湿度标准：
温度为14度-24度；相对湿度为45%-60%
2）采暖期：
温度≥14度；相对湿度≥45%
3）夏季：
温度≤24度；相对湿度≤等于60%
4）每昼夜波动幅度温度不得大于±2度；相对湿度不得大于±5%
5）纸张的含水量在7%左右。
4.档案保护“八防”：
防火，防水，防潮，防霉，防虫，防光，防尘，防盗。
第七章档案的检索
1.档案检索的过程由档案存储与档案查找构成。
2.档案检索语言分两大类：
（重点）（注：
这两类检索语言要详细去看下，这里整理较少）1）分类语言：
《中国档案分类法》（P243）
由编制说明，基本大类，主表，辅助表四部分组成。
2）主题语言：
《中国档案主题词表》（P247）
由主表，范畴索引，词目首字笔画检字表组成。
3.检索工具种类。
（P261）
1）按体列分：
目录，索引，指南。
2）按载体形式分：
书本式检索工具，卡片式检索工具，缩微式检索式具，机读式检索工具。
3）按功能分：
馆藏性检索工具，查找性检索工具，介绍性检索工具。
4.档案检索语言的作用：
1）作为概念转换的依据。
2）揭示检索标识之间的逻辑关系。
3）对检索标识进行系统化排列。
5.常用检索工具：
案卷目录，卷类文件目录汇集和全宗指南。
（重点）（P265）注：
除了以下老师说到的，其他的常用检索工具自己去翻书了解。
1）案卷目录：
概念：
是以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统计案卷数量，监督，保护档案材料的一种管理工具，也是档案室（馆）最基本的一种检索工具。
2）卷内文件目录汇集：
概念：
也称“全引目录”，即将全宗或全宗的某一部分案卷内的文件目录汇编而成的检索工具。
是案卷目录与卷内文件目录合二为一的产物。
3）全宗指南：
概念：
是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种工具书，又称为全宗介绍。
第八章档案馆（室）编研工作
1.档案馆（室）编研工作。
概念：
是以馆（室）为对象，以满足社会利用档案的需要为目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，擦家编史修志，撰写专门著述。
2.编研工作的内容;（了解）
1）熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料。
2）汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料。
3）以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关文章和著作。
3.编撰工作的意义：
1）积极提供利用服务的有效方式。
2）提高工作水平的重要途径
3）有利于档案原件的保管和流传。
4.重点：
档案参考资料。
（P283-289）
1）概念：
是档案馆（室）根据档案内容综合编出的一种材料，是档案利用的一种方式。
2）特点：
问题集中，内容系统，概括性强。
3）包括：
大事记，组织沿革，统计数字汇集，专题概要。
A.大事记：
（重点）
是按照时间顺序简要地记载历史时期发生的重大事件的一种参考资料。
个人大事记也叫年谱。
B.组织沿革：
是系统记载一个机关，地区或专业系统的体制，组织机构和人员编制变革情况的一种材料。
作用：
便于人们查考和研究本地区，本机关，本系统的机构和人员发展变化情况；对整理档案，鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史情况都有一定作用。
C.统计数字汇集：
（了解）
又称基础数字汇集，就是以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。
分为：
综合性统计数字汇集和专题性统计数字汇集。
D.专题概要：
（了解）
就是用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工作，生产或其他社会现象和自然现象的产生，发展，变化的一种专题资料。
4）编写参考资料的一般方法：
A.制定编写计划B.收集材料C.综合编写
第九章档案的利用服务
1.利用档案和档案利用工作。
（P292）
利用档案：
是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。
档案利用工作：
是指档案馆（室）为满足需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。
2.档案利用服务方式：
（重点）（P297）
阅览室，外借，制发复印本，展览，制发档案证明，参考咨询。
3,档案馆（室）提供档案为社会主义事业服务的方式：
（了解）
1）以档案原件提供利用。
2）以档案复制品提供利用。
3）综合档案内容编写书面资料提供利用。
4.开放档案。
（重点）（P306）
1）概念：
就是档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。
2）开放档案的依据：
实践依据，理论依据，法律依据。
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