董事长秘书岗位说明书2608468716.doc
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董事长秘书岗位说明书
岗位名称
董事长秘书
岗位编号
所在部门
董事长办公室
岗位定员
直接上级
分管副总裁
工资等级
所辖人员
岗位分析日期
本职工作：
协助处理董事长日常事务
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：
协助处理董事长日常事务。
工作时间百分比：
80%
工作
任务
1．公司会议的安排与协调，会议记录和会议纪要的整理。
频次：
日常
2．协助相关部门做好公司来宾的接待工作。
频次：
日常
3．掌握董事长、副总裁的工作日程安排，为董事长接见访客做好预约工作。
频次：
日常
4．协助相关部门安排董事长商务差旅，做好预订工作。
频次：
日常
5．董事长吩咐的外联事务。
频次：
日常
职
责
二
职责表述：
员工通用职责。
工作时间百分比：
20%
工作
任务
1．认真执行集团各项规章制度和工作程序。
频次：
日常
2．服从上级指挥，接受有关人员检查监督，保质保量完成工作任务。
频次：
日常
3．做好记录以及记录的保管或移交工作。
频次：
日常
4．按要求参加培训活动，主动提出合理化建议。
频次：
日常
5．定期向直接上级述职。
频次：
一次/半年
6．保守集团秘密。
频次：
日常
7．完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命。
频次：
日常
工作协作关系：
内部协调关系
集团各部门
外部协调关系
客户
任职资格：
教育水平
大专及以上学历
专业
中文、文秘及相关专业
培训经历
秘书、文案写作等方面的培训
经验
1年以上的秘书工作经验
知识
掌握秘书工作知识
技能技巧
熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识
个人素质
较强的沟通能力、文字和口头表达能力
其他：
使用工具/设备
计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）
工作环境
工作场所
工作时间特征
正常工作时间，根据需要加班
所需记录文档
通知、简报、汇报文件或报告、总结等
考核指标：
工作计划完成率、会议通知及时性、差旅安排及时性、学习能力、工作态度
备注：
董事长秘书岗位职责及工作流程
工作内容
工作要求
工作流程
一、办公室内务
1、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、 每天准时上班。
2、 开窗通风。
3、 清洁办公室：
每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、 清理花木：
鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。
6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾。
8、 每周吸尘一次。
2、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、 外来红头文件：
填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。
3、 内部红头文件：
作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料：
及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
5、 内部通知、报告：
及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。
6、 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件，须提醒董事长。
8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
9、 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、 笑脸相迎，茶水相待。
2、 询问来宾情况：
来访目的，有无预约及身份情况等。
3、 索要名片。
4、 及时向董事长请示。
5、 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。
6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、 董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、 会议议程的拟定。
2、 确定与会人员。
3、 会议通知起草和发送。
4、 会议文件的准备。
5、 会议场所的确认及会场布置。
6、 会议签到及记录。
7、 与会人员的接待工作。
2、 工作会
1、 检查会场环境是否干净整洁。
2、 检查会议通知是否到位。
3、 检查会议文件准备是否齐备。
4、 会议人员的接待。
5、 会议期间的服务。
董事长秘书岗位说明
1、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解，在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案；
2、起草公司各阶段工作总结和其他正式文件；
3、负责董事长办公室服务，包括董事长来往信件的整理、保管，办公室内卫生、绿化的管理工作；
4、按规定接听电话、记录信息、接待访客等；
5、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。
做好决议、决定等文件的起草、发布；
6、负责董事长的日程安排，为董事长接见访客做好预约工作；
7、负责组织和安排总经理以上级别会务工作，并对会议事项进行催办、查办和落实；
8、负责及时流转董事长签批的文件；
9、协助行政部门组织、策划和安排公司大型活动；
10、负责对外联络，配合人事行政部门处理内外部公共关系；
11、协助董事长对公司运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系，各部门间的日常工作关系以及事务处理，必要时可单独召集各部门沟通会议或工作会议；
12、协助董事长和公司各相关部门负责人的工作协调、联络，跟进各项任务的执行进度；
13、负责报告、文件、信函有关文书材料的准备及整理等文秘工作，起草公司宣传、管理等重要材料；
14、协助相关部门安排董事长商务差旅，做好预订工作；
15、负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报；
17、配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）；
18、完成上级领导其他工作指示并及时复命。
工作权限：
董事长行程安排权；
董事长办公室的管理权；
对公司会议决议内容的跟踪监督权；
评估公司管理水平并提出改进的建议权。
董事会秘书（兼董事长助理）职务说明书
职务名称：
综合管理
职务编号：
直属上级：
总裁
所属部门：
工资级别：
直接管理人数：
工作内容：
1.筹备董事会会议和股东大会，并负责会计的记录工作，保管会议文件和记录；
2.筹备公司境内外推介的宣传活动,协助董事长安排公关活动；
3.密切关注国家宏观政策，行业情况，公司发展动态，为董事会（长）提交分析报告和决策建议；
4.协调公司与行业主管部门、政府其它部门的关系；
5.在授权范围内担任公司新闻发言人。
6.保管股东名册和董事会印章；
7.董事会（长）授权和交办的其它事务。
权限与责任：
权限：
1.在授权范围内有工作指挥权；
2.对董事长的公关活动有建议权。
责任：
1.对董事长交办事项的完成负责；
2.对公司的政府关系维持负责。
与上级的沟通方式：
董事长和董事会给予原则性和战略性的行政和工作指导
同级沟通：
向总裁、常务副总、投资副总、副总裁、财务总监建议与协助
所予下级的指导：
暂无
岗位资格要求：
教育背景：
大学本科以上学历，英语6级以上
工作经验：
5年或以上工作经验，3年以上投资公司工作经验
岗位技能要求：
专业知识：
财务，税收，法律，金融，企业管理等方面专业知识
能力与技能：
具有良好的个人品质，严格遵守有关法律，法规及职业操守，能够忠诚地履行职责，并具有良好的沟通技巧和灵活的处事能力
总裁办公室前台秘书职务说明书
职务名称：
前台秘书
职务编号：
YG-ZB-05
直属上级：
办公室主任
所属部门：
总裁办公室
工资级别：
直接管理人数：
岗位目的：
协助办公室主任完成公司的日常行政工作
工作内容：
1.负责本部日常来客的接待工作；
2.负责电话总机接转工作；
3.负责本部报刊杂志的订阅、文件的收发、传送与结算；
4.负责本部人员出差飞机票、火车票的预订、结算服务工作；
5.负责前台安全工作；
6.负责本部的卫生工作；
7.完成上级交办的其它工作。
权限与责任：
权限：
1.供水、订票、订房、快递公司的选择权；
责任：
1.对订票等服务工作的及时性与准确性负责；
2.对前台安全、卫生负责；
3.对日常接待服务质量负责。
所受上级的指导：
接受来自办公室主任的业务指导
同级沟通：
与其它行政人员相互提供建议和协助
所予下级的指导：
岗位资格要求：
教育背景：
高中、中专以上学历
经验：
1年以上相关服务工作经验
岗位技能要求：
专业知识：
了解行政管理知识
能力与技能：
较强的组织协调能力，良好的沟通能力
升级会员 