秋葵软件ERP照明行业操作手册.docx

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秋葵软件ERP照明行业操作手册

菲格照明OA-ERP操作手册

§1.OA-ERP整体业务流程

§2.销售管理

§3.研发部管理

§4.计划管理

§5.采购管理

§6仓库管理

§7财务管理

§8生产管理

§9质量管理

§10培训计划

§1.OA-ERP整体业务流程

§2.销售管理

§2.1管理流程

本流程图侧重管理人员在业务处理中要注意、或者要遵守的事项、原则与处理顺序。

§2.2操作流程

本流程指销售业务处理在ERP系统中的操作流程，侧重于电脑操作过程。

§2.3规范事项：

1、客户资料维护：

客户名称、简称、联系人、传真、电话、付款条件、付款方式、所属地区、客户地址、送货地址。

2、报价单必填：

报价单号（系统自动生产流水号）；付款条件；业务员；报价人；币别；含税；汇率；单价；客户。

如单价发生变化，必须输入最新单价，系统会自动更新和调用最新单价。

如无报价资料，则不可能产生订单单价。

一张报价单只能针对一个客户。

3、订单输入必填：

订单号码（系统自动产生流水号、也可手工输入）；订单类别；客户代号；运输方式；币别；交货地址；单价；产品代号；订单数量；客户的交货期；公司承诺的交货期，对于正常出货必须首先输入订单，以备其它部门查询、跟踪。

4、出货/退货作业：

必须建立一张出货单，如果没有订单也可以输入，一张订单也可以分批次出货。

5、出货单确认：

对出货单尽心确认，之后边不可进行更改，并扣减相应库存数。

确认之前必须参照客户的信用额度和所剩货款，需有权限的人审核。

如有错误，必须删除该单据，重新录入。

6、订单结案：

可对订单进行手工和自动结案。

当订单全部出货完毕，不再进行处理，可结案（结案—指处理完毕。

）

§3.研发部管理

§3.1操作流程

§3.2规范事项

物料清单构成详细记录一个项目所用到的所有下阶材料及相关属性，亦即，母件与所有子件的从属关系、单位用量及其它属性。

物料清单充分体现了数据共享和集成，BOM不仅是一种技术文件，还是一种管理文件，是联系与沟通各部门的纽带，因公司各个部门都要调用到BOM表。

对BOM表更改进行良好的管理，比对BOM建档管理还得重要，因为它是一格动态的管理。

1、根据实际情况，先建立物料的料品类别、明细类别、为查询、统计、报表提供打下基础。

2、料品主档维护必填字段：

料品代号、料品名称、料品规格、料品大类、料品类别、料品来源、存入仓库、库存单位、采购单位。

以后根据业务发展需要，增加其它字段。

3、BOM建档维护必填字段：

用量、位号，其余的根据实际情况（如：

替代、不发料、暂停等）。

4、BOM结构合并和复制：

主要减轻BOM建档的工作量；合并和复制后的BOM表存放于临时BOM表中，必须人工再进行审核后方可生效。

5、对于旧的（暂不使用）料品编码可保存为历史记录（需要时再恢复为当前记录），以免其它部门调用。

所有料品编码必须按编码规则编写，同一物料类别的名称也要统一。

6、所以执行操作，必须严格依循ERP权限分配表执行。

§4.计划管理

§4.1操作流程图

§4.2规范事项

该系统是ERP的核心部分，他解决了“需要什么、需要多少、何时需要、生产什么、生产多少、何时生产、能否按时完成、采购什么、采购多少、何时采购”等问题。

MRP计划系统主要包括生产计划，物料需求计划计算，物料需求计划确认，流程为：

根据销售预测及客户实际订单产生生产计划，然后根据各工作中心在此时间段提供的生产能力以确认生产计划的合理性或进行调整生产计划确认以后就可以进行物料需求计划计算（MRP计算），MRP计算完成后生成物料需求计划，物料需求计划包含了对全部料品的需求（包括成品、半成品、原料、托外加工料等），物料需求计划确认后可产生制造单（自制品）与物料需求计划表（外购和委外），从而指导生产与采购。

规范事项：

1、MRP的参数，在物品资料窗口设置，重点是计划类型，其它如批量、提前期等属于可选。

2、在采购计划转采购单时，系统自动根据默认供应商，产生多张采购订单。

如果某些原材料有不同于默认的供应商，例如客户指定的供应商，那么请在BOM明细清单中指定，在采购订单确认前，可适当的调整采购交期与数量。

§5.采购管理

§5.1管理流程

§5.2规范事项

1、供应商资料维护：

供应商名称；付款条件；发票类型；付款方式；币别；电话；传真；联系人及合同条款。

2、采购报价单必填字段：

采购单号（如果设置为手工填写）、供方、结算方式、币别、料品名称、单价、税率等必须输入否则将影响应付账产生。

如单价发生变化，必须输入最新单价，系统会自动更新和调用最新单价。

3、采购单输入必填：

采购单号（系统自动产生流水号），采购日期、付款条件、采购人员、采购单位、采购单价、下单数量、是否含税、交货日期。

4、采购单审核：

采购单必须经过领导审核并盖公司合同章后方可发出。

5、采购单结案：

表示采购单已经完成，系统会根据采购单的采购数量与已入库数量自动判断该采购单是否结案，当一个采购单的所有明细项的累计入库量都等于或者大于采购数时该采购单会自动标记为结案。

当采购单因某种原因而中途停止执行时这时就需要手工处理完毕。

§5.3采购管理标准操作流程

操作详解：

（一）点击打开采购订单，进入采购订单界面，根据需要填写必要信息：

供应商名称、物品编码、数量、单价、交货日期等。

新增该张订单后，审核该单据，请注意审核前后一些相应的细节变化.，左边单据图标上出现一个小红点,而且不再允许删除、和修改。

（二）点击打开采购收货单，选择相应的业务类型采购订单，以及相关单据，并填写必要的信息，此时应当注意选择仓库---收货仓，然后新增式保存并审核。

（三）点击打开采购质检单，选择相应的检测类别以及相关单据，填写单项结果——合格，并相应的选上综合检测结果——合格。

（四）点击打开入库单，选择业务类型采购收货单，并选择相关单据，此时系统将自动产生一张入库单，我们审核即可。

（五）当材料已经入库，我们进入业务财务，选择应付系统，打开付款扣款作业，选择相应的业务类型及供应商，查看清单中显示的单据及数量是否正确，然后新增保存并审核。

§5.4采购退货流程

方案一（不入库拒收退货）：

采购质检时将数量分解为合格数量和拒收数量，检查无误后，新增保存并审核

将合格的物品正常入库，不合格的物品，系统纪录在收货单不入库拒收数量栏位。

做采购退货单,选择相应的供应商，系统自动列出未退货拒收物品，再选择存货仓库（因为这些货品没有账面入库，但是可能仍然放置在仓库中的。

），检查无误后新增保存并审核。

本流程的有点：

（1）不合格品不入库

（2）不需要仓库账面管理

（3）不影响应付账款

方案二（先入废品库再退货）：

操作详解：

（一）同样我们按流程做了采购订单与采购收货单，并进入采购质检环节，假设我们采购了三种材料：

A、B、C。

点击打开采购质检单，选择相应的检测类别以及相关单据，单项结果为材料A合格，材料B不合格，材料C一部分合格一部分不合格，那么把材料C分以两行显示，一行显示合格的数量，另一行显示不合材料的数量。

信息填写完毕后新增保存，然后审核。

（二）点击打开入库单，选择业务类型采购收货单，并选择相关单据，此时系统将自动产生两张入库单：

一张为合格材料的入库单，另一张是不合格材料的入库单，将该两张单据审核即可。

那么合格材料已经入库，可以继续生产流程，而不合格产品则将需退货，现在，我们进入采购退货单环节。

（三）进入采购退货单，选择相应的业务公司，以及采购收货单，然后在清单中把合格材料的那行删掉，再把只有部分材料不合格的材料的数量改为不合格的数量，此时我们将看到当前数量与数量两列不同，该处可忽略，不影响退货。

注意仓库需改为不良品仓，然后新增保存，并审核。

系统将自动弹出已自动产生相应的（负数）采购收货单的对话框。

（四）进入采购收货审核自动产生的采购收货单，此时数量为负数，表明该材料为不合格品，抵减收货。

（五）将不合格材料入不良品仓，点击打开入库单，业务类型选择采购收货并选择相关单据，此时系统弹出对话框，告诉已经自动生产了相应出库单，那么按确定，退出入库界面。

（六）进入出库界面，打开自动生产的出库单，审核。

本流程的有点：

（1）不合格品仓库统一管理

（2）全部报表仍然统一

§5.5采购退货重收

操作详解：

（一）上述采购材料不合格已经出库，此时重收该类材料，打开采购收货单点击历史，查找该材料相应的原始收货单，然后修改清单中的产品，使其只保留我们重收的材料，然后新增保存并审核。

如何查找原单据?

打开列表中历史左边的加号节点，选择相应的供应商，亦可选上时间，保证时间的正确性。

列表将出现历史单据，选择相应的原始单据，在清单中删除不需要的清单，修改需保留的清单的数量。

（二）这样就进入了采购的标准流程，此操作同采购标准流程的（三）（四）。

§5.6应付款查询

打开报表中心，选择应付账报表---应付账明细清单，查看该清单，清单里显示所发生的应付款金额。

§5.7报表查询

打开报表中心，选择采购报表，可以查询各种报表，例如采购月结报表等。

§5.8采购请购流程

§5.9采购系统价格管理

§5.10采购系统与质量管理

§6仓库管理

§6.1管理流程

§6.2规范事项

库存管理完成所有物料的各种进出库作业，准确及时的反映当前每个仓库每种物料的数量和金额，并能提供多种库存统计报表和各种库存作业的查询报表，将库存管理和采购、销售生产领料控制和物料需求计划等有机的结合起来。

1、采购收货，根据系统采购单收货，没有采购单的，通知采购部入完单后收货，并填入相应的送货单号，对于超送数量根据实际情况处理，生成验收入库单后，立即通知IQC检验处理。

2、采购入库，必须采购收货单才能进行采购入库。

3、生产领料，先由制造单生成领料单，发料时，可以使用系统提供的合并打印功能发料，避免重复找料。

为了便于制造成本的核算，系统以制造单生成的套料发料单进行发料。

如果要超额发料，必须填写多发数量，系统自动核算车间的欠料情况，以后系统会自动扣减，仓库不够料发时，必须修改数量，以实发数量为准，剩余的数量，以后仍然可以再发。

4、生产退料和补料单，要与生产单对应，如：

是生产损坏所退的料，必须以生产损坏补料单补发。

并且一定要注明生产单单号。

以便生产单追踪（已领数量、欠料数量、制造单完成状况等）和成本核算。

所有退料必须指明进入的相应仓库。

相反，对于生产可退来料不良进行采购退货时必须指明出库的不良品仓。

5、其它出入库只做赠品入库等。

对于盘点作业，首先电脑部要进行盘点单产生，仓库根据盘点实数进行盘点作业，部门负责人确认后，电脑部对盘点单转入库凭证（生产盘盈、盘亏单），接着对仓库进行过账更新。

6、生产入库（成品、半成品），为简化操作，需品控部检验后，系统直接填入成品入库单进行入库。

7、销售出货禁止过账，当（出货数量大于库存数量、客户信用额度和客户预收款不足），需要设置为禁止审核通过。

8、所有退料申请、生产入/退库申请、发料都必须指明制造单号，以制造单为中心、有利于制造单追踪（已领数量、欠料数量、制造单完成状况等）和成本核算。

9、所有单据必须即时输入，确保库存数据准确。

§7财务管理

§7.1管理流程

§7.2规范事项

1、客户预收款：

由商务部录入客户预收款信息（预收日期、客户编码名称、币别、帐户、付款方式、收款金额），有财务部审核（监督货款是否到公司帐户）；另外，销售出货可由客户预收款来控制，当有销售出货明细时，财务部将即时对客户货款进行冲销结账处理（可随时查询客户剩余货款）

2、供应商预付款：

由财务部录入供应商预付款信息（付款日期、供应商编码名称、币别、帐户、付款方式、付款金额），当有采购入库明细时，财务部将即时对供应商货款进行冲销结账处理（可随时查询供应商所欠货款及对账明细）。

3、为保证金额数据的准确性，各部门必须对（币别、发票类型---是否含税、付款条件、付款方式）的信息准去填入。

§8生产管理

§8.1管理流程

§8.2生产领料流程

操作详解：

（一）打开生产单界面，选择相应的MRP单据以及车间，清单将自动引用，新增保存，审核。

（二）进入生产领料，选择业务类型生产单，选择相关单据和仓库，检查无误后新增保存并审核。

（三）领料后，材料需要出库，进入出库界面，选择业务类型生产领料单，选择相关单据与仓库，检查无误后新增保存。

§8.3成品入库流程

操作详解：

（一）当产品已经生产出来，此时根据生产单做成品入库单，进入成品入库单界面，选择业务类型生产单，选择相关单据与仓库，检查无误后新增保存。

（二）进入入库界面，成品入库，选择业务类型成品入库单，选择相关单据与仓库，检查无误后新增保存并审核。

§9质量管理

§9.1管理流程

§9.2采购质检管理流程

见采购系统。

§9.3规范说明

1.质量管理是ERP系统的重要操作。

所有的入库、出库手续，都可以设置为必须经过质检。

2.采购收货质检是系统重点。

质检不合格的材料，只能进入废品仓库。

操作步骤见采购收货的质检说明。

3.在“质检类型”窗口设置各类质检的处理方式，如停用、仅仅提示，或者必须执行。

4.对于那些必须详细检验的物品，系统提供更详细的检验表单，供用户使用。

操作方式是，在“质检单”的综合处理中，选择“单物品检测记录”。

另外要设置“质检方案”等信息。

§10培训计划

一、商务部（销售部）

（一）培训人员

阮慧娟赖学生

（二）培训内容

1.设置销售订单、销售发货单、出库

2.打印

销售订单，20014

销售发货单，20002

3.报表

销售发货，20005，20007

二、采购部

（一）培训人员

黄晓龙覃玉杯余裕良

（二）培训内容

1.设置采购订单、采购收货、采购质检、采购退货、采购入库。

这期间包括了不合格材料的重收。

2.打印

采购订单，20001

采购收货，20017

采购质检，默认打印格式

采购退货，20010

采购入库，20009

3.报表

采购收货，20004，20006及默认打印格式

三、计划部

（一）培训人员

彭林燕余裕良

（二）培训内容

1.设置生产计划、计算物料需求MRP。

2.打印

生产计划

物料需求，20013

四、生产部

（一）培训人员

方启峰张慧余裕良

（二）培训内容

1.设置生产单、生产领料单、出库；成品入库单、入库

2.打印

生产单，默认打印格式

生产领料单，20012

成品入库单，默认打印格式

3.报表

生产单，默认打印格式

生产领料单，默认打印格式

成品入库单，默认打印格式

五、仓库

（一）培训人员

廖智信余志慧余裕良

（二）培训内容

1.原材料及成品的出入库

2.打印

入库，20009，及默认单据格式

出库，默认打印格式

3.报表

入库，默认打印格式

出库，默认打印格式

六、财务部

（一）培训人员

彭远英黎锦绣赖学生

（二）培训内容

1.固定资产、会计科目、财务凭证的录入，以及查看各类报表

2.打印

财务凭证，20003

3.报表

资产负债表，利润表，现金流量表

七、研发部

（一）培训人员

李侠峰龙四海李茂城余裕良

（二）培训内容

1.客户样品单、客户资料、BOM成本的录入

2.打印

客户样品单

BOM成本，默认打印格式

八、品控部

（一）培训人员

黄元辉余裕良

（二）培训内容

1.质检单的录入

2.打印

质检单，默认打印格式

九、行政人事部

（一）培训人员

刘新兰赖学生

（二）培训内容

1.职员档案、人事变动单、离职管理

2.打印

职员档案，默认打印格式