行政人员管理制度.docx

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行政人员管理制度

惠州市三木投资有限公司

行政管理制度

受控文件不得外传

持有部门：

持有人：

文件编号：

SM－XZ-160128

发布日期：

年月日日月实施日期：

年

批准人：

审核人：

编制人：

惠州市三木实业投资有限公司

组织架构图

+董事长总经理

总经理

助理

财行采销项务购政售目主主主总总管管管监监

人采出会销行仓管策对事购纳计售政储理划接人人人人人人人人人人员员员员员员员员员员．

录目

第一章说明

——公司行政事务管理体系的范围

公司关于行政事务管理体系要求的关键制度、规程文件。

1、适用范围本制度适用于公司行政事务管理。

2、公司、本公司—是指；各部门、各职能部门—是指公司本部所属部门管理体系所覆盖的各职能管理机构；高管层——是指公司总经理、副总经理和总工程师等高层管理人员；分管领导、分管副总经理——是指公司分管或主管某项工作、部门的高管人员；部门负责人——是指各部门部门经理；

3、本制度管理本制度为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。

4、制度管理的所有相关事未经公司总经理批准，任何人不得将本制度提供给公司以外人员。

5、本制度持有者调离工作岗位时，应将本制度交还总经理办公室，办理核收登记。

6、本制度除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，办公室做好复印和发放登记。

7、本制度持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。

8、在该制度使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到办公室。

9、总经办每半年一次对该制度的适应性、有效性进行评审，必要时对该制度予以修改。

第一节行政管理制度

一、行政事务管理工作环境管理规定

第一条工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也直接影响工作效率。

为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。

．

第二条工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。

第三条公司工作环境由办公室负责管理，并负责监督。

第四条本规定适用于公司本部及所属工作环境的管理。

二、接待管理

第五条接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅自离开工作岗位。

第六条人员出入管理

1、本公司人员出入管理

（1）本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。

（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。

下班前不能返回公司的，应告知直接上级。

直接上级应在考勤表上签字确认。

2、外来人员出入管理

凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写《来宾登记表》。

如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。

第七条收发管理

1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。

2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。

三、公共场所环境管理

第八条公司公共场所的环境卫生由公司指定专人负责维护，公司办公室行政人员负责监督管理。

第九条公司所有工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。

第十条公司办公室负责更换公共场所的花卉，并责成专人做好花卉保养工作。

第十一条公共场所秩序

（1）办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或后面行走。

．

（2）尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，影响他人。

（3）不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。

第十二条公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。

第十三条进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。

办公区、办公室内务管理标准：

（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放；

（2）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净；

（3）室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁；

（4）办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁；

（5）保证室内所有电气开关安全、能够正常使用；

（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正；

（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯；

（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调；

（9）窗帘悬挂要整齐；

（10）门、窗能够正常使用，防止安全隐患；

（11）办公桌、沙发。

茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）；

（12）办公室内不允许存放与工作无关的私人物品。

第十五条未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。

四、附则

第十六条公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。

改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由办公室负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。

第十七条公司下班时，最后离开的人确保办公室和办公区域大门闭锁。

第十八条公司各下属项目部办公室场所可参照本规定执行，或另行制定相应制度文件，并报公司办公室备案。

．

第十九条本规定由公司办公室行政负责解释。

第二十条本规定自颁布之日起施行，此前有关规定同时废止。

公司人员出入公司时间记录表

时间：

年月日记录人：

序外出外出时去事

、工作时间内员工出需经部门负责人平准，并向办公室登记；1注：

2、员工因公出不能正常刷卡签到的，必须电话通知考勤人员。

第二节考勤管理制度

第一条考勤管理是工作日常管理的基本规章。

员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。

为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。

第二条公司考勤工作由办公室负责，并负责监督。

第三条本制度适用于公司本部的考勤管理。

第四条工作时间

（一）依据公司各部门工作性质分类规定，平均日出勤时间按8小时核算。

（二）上下班时间：

周一至周五上午9：

00～12：

00，下午13：

00～18：

00。

（三）每周满勤天数为5天，每月1日至月底为一个考勤周期。

第五条上班时间要求

（一）员工上午上班应提前10分钟到达。

准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。

上班时间前5分钟所有员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。

（二）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。

未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理；谎报事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。

直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经验证属实，给予经济罚款。

（三）中午有招待、宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。

因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。

第六条工作间歇时间

为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息15分钟左右。

各办公室负责人应掌握工作间歇时间。

第七条下班时间

（一）下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门遗失和泄露。

防止文件的损毁、应整理好桌面，下班后，负责人要切实监督。

．

（二）中午就餐后为午休时间。

在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。

（三）因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。

早退应告知直接上级。

（四）下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。

经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡（表）上签字确认。

第八条迟到、早退当月迟到或早退一次在2小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬的20%；当月迟到或早退一次在2小时以上，4小时（含）以内的，扣半日岗位基本薪酬；当月迟到或早退一次在4小时以上的按旷工一天处理。

第十一条旷工

（一）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：

1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；

2、员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；

3、员工不服从或违反工作安排，消极怠工；

4、其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均视为旷工。

（二）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：

1、月旷工扣当日薪酬的100%；

2、有旷工情况者取消当月全勤奖200元。

第十二条员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。

第十三条请假、休假规定

（一）国家法定的节假日（根据国家每年放假规定）

（二）病假

1、员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。

2、员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。

（三）事假．

1、为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。

2、按日扣除日岗位基本薪酬以及当天补助。

3、员工因个人私事而请假、事假当年累计不得超过15天，超过15天以上者，无奖金，超过天数按旷工计。

（四）婚假职员达到结婚年龄且在公司服务满一年以上可请此假。

根据《婚姻法》以及《计划生育条例》的规定，员工结婚可享受以下待遇:

1、执行国家规定的法定结婚假期3天；

2、员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到公司办公室办理手续后方可休婚假；

3、符合晚婚年龄（女23周岁，男25周岁）的初婚者，可享受晚婚假15天（含3天法定婚假）；婚假期间不计扣薪酬。

（五）丧假

1、员工及职员亲人去世,且本人在公司服务半年以上,可申请此假,假期为3天,（时间不足者可以请事假）在假期内发本人全额其本工资。

（六）产假

1、在公司服务半年以上，达到法定婚龄，符合国家计划生育政策之已婚的女员工，执行国家法定假期。

2、凡产假或护理假未足规定天数，经直接上级认可而提前上班者，依基本工资折算发给补贴。

3、产假期间工资由社保所发放，并执行国家相关规定。

4、凡工龄满一年的男员工，均可享有五天带薪产假护理假。

（七）哺乳假凡工龄满两年的女员工，产后婴儿未满周岁的，均可享有1小时/天带薪哺乳假。

（八）工伤假

1、员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司办公室确认、总经理批准后方可按工伤假处理。

需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。

、工伤医疗期内公司除了承担法律规定的医疗费外另发放月工资。

2．

（九）年假：

1、年假按国家规定给公司当前情况制定。

2、休假方式：

在不影响正常前提下，由办公室初审，总经理批准生效。

3、年假天数规定：

一年以上两年以下（5天）

两年以上三年以下（7天）

三年以上（10天）。

4、年休假原则年一次休完，不累计到二年

5、如一年内事假超过15天，不享受年假

第十四条员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假、年假）均应填写《员工请假单》，并附上有关证明，按相关审批权限审批和办公室核实后才能休假。

若因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用电话其它快捷、准确方式向其直接上级请假，并于假后上班两天内补办相应手续。

第十五条请假手续的审批

（一）员工的婚假、丧假、产假、护理假、哺乳假的申请由直接上级予以核准，办公室审核。

（二）员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：

1、员工请假一天（含）以内，由所在部门负责人核准即可；请假三天（含）以内，除须经部门负责人核准外，还需分管副总经理的核准；超过三天，除部门负责人、分管副总经理批准外还需报总经理核准。

2、部门负责人请假一天（含）以内，由公司副总经理批准；一天以上，由总经理核准。

（三）员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，

或责令改期请假。

（四）所有假期申请单办妥手续后交由办公室审查备案，作为考勤核查的依据。

（五）员工请假先事先选定职务代理人，但需经直接上级核准。

（六）违反上述规定的处罚：

、未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处1．

理。

2、休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。

第十六条上班时间临时外出

（一）工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级。

没有委托和告知而影响工作的，给予警告。

委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。

（二）员工公出，经公司安排或部门负责人批准，须向部门考勤员处登记。

第十七条加班各部门负责人或分管总经理根据工作需要可适当安排加班。

基本薪酬中已包括日常和正常公司休日的加班工资，不再另行计发加班工资，公司采用带薪假形式予以补偿。

法定节日公司确因工作需要加班时，其补贴另行规定。

第十八条带薪假期所有部门员工，全年带薪病、事假累计五天。

第十九条全年没有缺勤（无迟到、早退现象，全年病事假不超过5个工作日）的，公司发放全勤奖。

全勤奖发放标准为500元/年。

第二十条本制度由公司办公室负责解释。

第二十一条本制度自颁布之日起施行。

此前颁布的相关规定同时废止。

第三节办公用品管理办法

第一条为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。

第二条低值易耗品与办公用品的界定将单位价值为50元～200元（含）的工具、器具、办公用用品,界定为低值易耗品。

第三条低值易耗品与办公用品的分类

（一）属于固定资产的办公用品，如：

小型办公设备、电器等，参见《固定资产管理办法》。

（二）办公自动化设备耗材：

如：

、墨盒、碳粉、磁盘、移动、存储设备、打印纸等。

（三）一般消耗品，如：

签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、．

大头针、图钉、曲别针、记事本、档案袋、标签、便条纸、橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。

（四）耐用消耗品，如：

剪刀、美工刀、装订机、打孔机、打码机、计算器、印泥等。

第四条低值易耗品与办公用品消耗定额

（一）属于固定资产的低值易耗品与办公用品：

执行《固定资产管理办法》的有关规定。

（二）办公自动化设备耗材：

由办公室核实后统一购买。

（三）一般消耗品：

每人每年不超______元。

（四）耐用消耗品：

以旧换新。

第五条低值易耗品与办公用品的采购

（一）低值易耗品与办公用品原则上由办公室统一采购。

（二）采购计划的编制与审批

1、每月20日-25日，公司各职能部门的负责人将填写好的《低值易耗品与办公用品需求计划表》签字后交行政人员。

2、财务人员审批后，由行政人员负责采购。

第七条低值易耗品与办公用品的保管与发放

（一）办公室行政主人员负责对采购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥善保管。

（二）低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。

“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部

门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。

“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。

（三）办公室负责建立“低值易耗品与办公用品登记簿”，对低值易耗品与办公用品的发放进行动态管理。

公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、私用。

（五）新入职人员由各部门负责人通报行政人员后，新入职人员到办公室办理领用手续。

人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。

．

第八条低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

第九条低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。

第十条印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。

第十一条打印、复印耗材的使用

（一）公司各部门要节约使用打印纸。

复印时，要严格按照规程操作。

复印的作废纸张，由个人留存。

严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸.

（二）除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。

第十四条未尽事宜，本办法由办公室行政负责解释。

本办法自颁布之日施行。

第十五条．

办公用品领用登记表

用品名领用数领用日签

第四节档案管理办法

一、总则

第一条为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。

第二条本办法适用于公司本部及项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。

第三条职责分工

（一）办公室负责对公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门的档案工作及资料员进行业务指导和培训。

（二）财务审计部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受办公室的监督、检查。

（三）各部门应指定本单位的档案管理人员（兼）并报公司办公室备案。

（四）各部门负责人负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。

第四条档案的分类公司档案分为七大类：

文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。

各类档案的具体管理见附件一至附件七。

第五节档案立卷、归档

第五条办公室及各职能部门的档案（资料）管理员应定期（每月一次）进行档案的收集。

第六条立卷归档的时间

（一）各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交办公室，由办公室负责外来文件的统一登记、传阅、保管。

各经其他内除了项目技术性文件外，可留存复印件。

办部门或个人视实际需要，

部受控文件在成稿后，原稿由公司办公室归档。

（二）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料、合同、协议等，均应在当月内立卷归档。

每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料。

第六条移交办公室保管。

（三）在获得证照后，除了“税务登记证”在财务审计部保存外，公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7日内交办公室保存。

项目的各类批文、证照原件，在办理结束后三日内移交办公室保存。

第七条立卷归档的要求

（一）归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立

卷，要保持文件之间的历史联系。

（二）案卷要求

1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。

案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。

2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。

移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。

3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。

4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

（三）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

（四）影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

第八条交接档案的要求

（一）交接的资料必须完整；

（二）交接的资料必须准确，务必真实地记录企业发展地全过程，做到文、图、物相符，数据准确要靠，签字手续完备；

（三）归档资料必须为原件，用圆珠笔、复写纸形成的资料和传真件一般不得作

为归档资料，如遇特殊情况需总经理助理批准；

（四）交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理助理审批方可归．

档；

（五）档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准

（六）卷内资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号从“1”开始。

页号编写位置：

单面书写的资料在右下角，双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角，折叠后图标一律在右下角；

（七）交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负责人签字。

移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。

（八）对工程资料档案的特殊要求：

1、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。

文字

材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210mm）；

2、用计算机出图必须清晰。

并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标不要露在外面。

3、文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字

材料排前，图纸排后。

第六节档案的保管

第八条归档后的档案由办公室统一保管。

各部门、项目部临时保管的档案应设专用档案柜，并由专（兼）职管理员负责保管。

第九条档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。

档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。

第十条办公室要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。

档案柜内不得存放与档案无关的物品。

第十一条．

第七节档案的借阅和保密

第十二条档案资料一般不外借。

需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。

借阅、复印一般档案，应经办公室主任批准；重要档案（机密文，件、证照等需经公司总经理批准）

第十三条各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。

如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经办公室主任和原形成档案的部门负责人批准，方可借阅。

第十四条借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。

第十五条借阅人员要爱护档案，按期归还。

借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。

私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。

逾期归还者，档案管理人员应及时催收。

如延长借阅时间，须办理续借手续。

第十六条档案的保密

（一）档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。

（二）档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。

（三）合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由副总经理以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。

（四）经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。

档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

（五）企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材

料，并退还所借档案。

．

第八节会计档案管理细则

第一条会计档案是公司经营管理的重要资料，为了保守公司的机密，维护会计档案的安全与完整，特制订本制度。

第二条本细则适用于公司本部各类会计档案的管理，包括：

（一）会计凭证类：

原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类：

总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。