轨道工程文件归档整理管理办法.docx

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轨道工程文件归档整理管理办法

厦门轨道交通集团有限公司

厦门市轨道交通工程

文件归档整理管理办法

2013年11月

一、依据文件3

二、工程文件的归档范围3

三、管理职责4

四、文件归档的质量要求4

五、工程文件的立卷7

1.立卷的原则和方法7

2.卷内文件的排列7

3.案卷的编目7

4.卷内目录的编制7

5.卷内备考表的编制8

6.案卷封面的编制8

7.案卷装订9

8.案卷的排列9

9.卷盒、表格规格及其制成材料要求9

六、声像档案9

七、电子文件12

八、厦门市轨道交通工程档案分类及编号方案12

附件一：

厦门市轨道交通工程档案分类方案、归档范围、保管期限表15

附件二：

卷内目录44

附件三：

卷内备考表46

附件四：

案卷封面48

附件五：

科技档案分类目录49

厦门市轨道交通工程文件归档整理管理办法

为加强厦门市轨道交通工程工程文件的归档整理工作，统一档案整理标准，建立完整、准确的工程档案，制定本办法。

本办法适用于厦门市轨道交通1号线一期工程文件的归档整理。

一、依据文件

1.《城市轨道交通工程档案整理标准》（CJJ/T180-2012）

2.《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》

3.《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

4.《重大建设项目档案验收办法》

5.《建设工程文件的归档整理规范》

6.《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）

7.《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-2009）

8.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

9.《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）

10.《磁性载体档案管理规范》（DA/T15-1995）

11.《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》（闽档（2011）065号）

二、工程文件的归档范围、归档套数、归档时间、移交要求

1、归档范围

1）与厦门市轨道交通工程有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

2）移交归档范围应符合《厦门市轨道交通工程文件归档范围和保管期限表》附件一归档范围的要求。

3）归档套数，各单位需提交工程档案四套原件（含工程照片、电子文档、竣工图等），其中三套原件移交厦门轨道集团综合档案室，一套移交厦门市城建档案馆。

2、归档、移交时间

1）勘察、设计单位前期资料应当在前期任务完成时归档完毕；

2）各施工单位、监理单位应当在工程竣工验收前归档完毕。

3）在工程竣工验收后6个月内，由指挥部档案室汇总各单位档案，分别向厦门轨道交通集团综合档案室、厦门市城建档案馆移交完整的、符合规定的工程档案。

3、移交要求

1）指挥部、监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的工程档案进行自行验收，并根据《重大建设项目档案验收办法》、《厦门市重点建设项目档案管理暂行办法》做出档案专项验收自检报告。

2）勘察、设计、各施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，指挥部档案室、监理单位应按国家、省、市有关规定和要求，以及建设单位有关档案要求，对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。

3）指挥部档案室将各方自行验收、审查合格的工程档案汇总后，在项目整体竣工验收前一个月，经上级主管部门审核同意，依据《厦门市档案管理行政许可、非行政许可审批事项实施办法及备案指南》，向厦门市档案局提出项目档案专项验收申请。

4）项目档案专项验收合格后，由厦门市档案局出具验收意见，并作为项目总体竣工验收的依据。

5）项目竣工验收时，同时进行项目档案竣工验收。

6）勘察、设计、施工、监理等单位移交档案时，应编制移交清单一式两份，双方签字，盖章后方可交接，移交清单双方各留一份。

三、管理职责

1、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：

1）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

2）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

3）汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

4）在组织工程竣工验收前，提请厦门市档案局对工程档案进行专项验收。

2、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，监理单位应履行下列职责：

1）实行总监理工程师负责制，根据各自组织机构制定可行的档案管理制度。

配备专职档案管理员，负责监理资料的收集、整理和归档工作。

2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

3）负责监理资料的形成、积累和立卷归档。

4）负责组织、监督和检查施工单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

确保文件材料真实、完整、准确、符合工程实际情况。

3、在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，施工单位应履行下列职责：

1）实行项目经理负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。

工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和整理。

2）各施工单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应在工程竣工验收后6个月内及时向项目指挥部档案室移交，同时应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。

四、文件归档的质量要求

1、归档的工程文件应为激光打印的原件。

任何归档的文件都必须是激光打印机打印出来的，凡是表格是复印件，而内容是手写的，也将视为复印件。

如会议签到表必须是打印出来的，而不能是复印的。

2、工程文件的内容必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确、完整、与工程实际相符合。

4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、中油笔，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面（297mm*210mm）。

图纸应采用国家标准图幅。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸统一采用晒图。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。

1）竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

竣工图尺寸为：

50mm*80mm。

竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

2）竣工图示例如下：

3）

竣工图

施工单位

编制人

审核人

技术负责人

编制日期

监理单位

总监

现场监理

9、利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为：

35mm*15mm；

变更图章采用以下几种形式：

见变更设计通知单

年第号条

见年月日设计

图纸会审记录第条

见号工程洽商单第条

10、凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，重新绘制竣工图并编制工程竣工底图图标，在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

工程竣工底图图标

（编绘单位名称）

制图人

竣工图

审核人

技术负责人

编制日期

比例

图号

设计单位

监理单位

现场监理

总监

11、对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，该汇总表组卷时放在所有设计变更通知单之前。

设计变更汇总表样式

设计变更通知单汇总表

序号

通知单编号

对应的图号

图纸名称

变更部位

通知日期

12、不同幅面的工程图纸按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-2009）统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。

五、工程文件的立卷

1.立卷的原则和方法

1）立卷遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2）厦门市轨道交通工程以卷为单位并按分项工程结合工序进行组卷。

3）各阶段的组卷采用以下方法：

a.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

b.工程准备阶段文件按建设程序、问题、形成单位等组卷；

c.监理文件按问题、单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

d.施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

e.竣工图可按单位工程、专业等组卷；

f.竣工验收文件按问题、时间等组卷。

g.针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段组卷。

h.成册、成套的科技科技文件保持其原有形态组卷。

i.通用图、标准图单独组卷。

j.底图以张为保管单位进行整理。

4）立卷过程中应符合下列要求：

5）a.案卷不宜过厚，一般不超过30mm；成册的文件不能拆开组卷。

b.案卷内不应有重份文件；不同载体的文件应分别组卷。

2.卷内文件的排列

1）文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3.页号的编写

1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3）印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

4.卷内目录的编制

1）卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式符合附件二。

2）序号：

按文件排列顺序，以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3）责任者：

填写文件形成者或第一责任者。

4）文件编号：

填写文件的文号或型号或图号或代字、代号，表格编号等。

5）文件题名：

填写文件全称。

文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟定题名。

工程项目类的文件题名内容主要包括项目名称、分部、分项、检验批名称、文件内容及具体部位。

6）日期：

填写文件形成的时间——年、月、日。

时间格式：

8位数，例20130125。

7）页次：

填写每份文件起始页，最后一栏填写起止页，具体格式见附件二。

5.卷内备考表的编制

1）卷内备考表排列在卷内文件尾页之后，样式符合附件三。

2）卷内备考表主要标明卷内文件的总件数、总页数，图纸的张数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明，如主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。

3）立卷人：

由立卷责任者签名，即编制资料的人签字。

4）立卷日期：

填写完成立卷的时间，即竣工资料编制完成的日期。

5）检查人：

由案卷质量审核者签名，即各单位项目机构负责人签字。

6）检查日期：

填写案卷质量审核的时间，即审查竣工资料质量的日期。

7）互见号：

填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型。

如施工过程中隐蔽工程归档的纸质资料与相应的工程照片，互见号填写相应工程照片归档的档号。

6.案卷封面的编制

1）案卷封面样式符合附件四。

2）案卷封面的内容包括：

档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。

3）档号应由全宗号、分类号、项目号和案卷号组成。

依据建设单位提供的工程档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

4）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容，一般不超过50字为宜。

案卷题名中“工程名称”一般包括工程项目名称、单位工程名称。

工程项目名称应与批准的原立项、设计相符。

5）当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。

6）立卷单位应填写负责组卷部门或单位。

立卷单位：

勘察、设计文件、工程准备阶段文件和竣工验收文件的立卷单位为建设单位；监理文件的立卷单位为监理单位；施工文件的立卷单位为施工单位。

7）起止日期应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间。

日期格式用8位阿拉伯数字表示，如“20130805-20140602”。

8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

各类文件的保管期限见附件一。

9）一个案卷内的文件材料保管期限原则上应一致，若同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

10）密级填写卷内科技文件的最高密级。

11）卷内目录、卷内备考表、案卷封面必须采用激光打印机打印。

7.案卷装订

1）案卷内文件以卷为单位进行装订。

装订采用线绳三孔左侧装订法（孔距8cm），装订时使文件材料下齐、右齐，装订位置在文件材料左侧中部，距左侧10mm，装订长度160mm，结头系在案卷背面再放入科技档案盒里。

要整齐、牢固，便于保管和利用。

2）文字材料必须装订，装订前要去除文件上的金属物。

图纸不装订，每张图纸都要盖档号章。

档号

序号

3）档号章样式：

归档章大小：

长35mm+15mm，宽10mmX2

8.案卷的排列

按照《厦门轨道交通工程档案类目设置》顺序排列，每一类再按问题、时间、工序及线路方向先后排列，编写案卷流水号，编制《科技档案分类目录》，格式见附件五。

9.卷盒、表格规格及其制成材料要求

1）卷盒的外表尺寸为310mm*220mm,脊背厚度为30mm，根据需要购置。

2）卷盒采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

3）案卷目录、卷内目录、卷内备考表用张尺寸：

297mm*210mm

4）纸张质量要求应采用80g白色书写纸制作。

5）案卷封面和脊背内容统一采用档案专用打印机打印。

在日常档案整理过程可临时用打印机打印在A4纸上，裁剪成与脊背大小，利用透明书皮粘贴（档案盒可重复利用）。

裁剪时应齐整。

6）案卷内各工程档案资料页边距编制要求：

竖向打印时，上边距为2.5cm、下边距为1.5cm，左边距为3cm（含装订边1cm）,右边距为1.5cm.

横向打印时，上边距为3cm（含装订边1cm），下边距为1.5cm,左右边距居中。

7）各类工程归档资料表格编制：

各类表名（第一行，宋体标题，小二号，不加黑）

表内文字间距为单倍行距。

表内文字为5号宋体字，内容较多时可用小5号宋体字。

六、声像档案

（一）拍摄质量要求

1、照片

A、拍摄、复制、编辑的照片内容真实，能客观反映工程状况。

B、使用胶卷、胶片拍摄的照片，以5寸照片作为存档用照片。

C、通过数码相机等设备拍摄的照片，其像数应不小于500万像数以上，在报送电子版同时，选择部分照片冲印成5寸照片归档。

必须冲印的有：

单位工程多角度、分阶段拍摄建筑物的全景、中景、近景、正面、侧面、背面；不同工序的分项工程确保各有一套完整工序描述的照片。

D、所有电子版照片转换为JPEG格式刻录成光盘上报（含已打印部分），光盘应采用不可擦除光盘。

文字说明必须完整、配套。

2、录像

A、拍摄、复制、编辑的录像内容真实，能客观反映工程状况。

B、采用不可擦除光盘存档。

C、进行录像档案拍摄时，应尽量分类拍摄。

两个不同项目之间，要用标志间隔开。

D、要求拍摄图像清晰、色彩饱和，录像带磁迹完好。

E、保留同期声，适当插入音乐、解说词和字幕。

（二）声像档案整理

1、照片整理

A、照片题名

由工程名称或单位工程名称（或地理位置）+详细部位名称+拍摄具体内容组成。

工程会议及各种活动照片题名由主办单位名称+会议名称+拍摄具体内容

一组照片反映同一建筑物时，每张照片要分别注明拍摄角度、景别等。

B、照片序号：

是指照片在卷内位置的流水序号，第一张照片为01。

C、时间：

照片拍摄的年、月、日。

D、地点：

指建筑物、构筑物的坐落地点或拍摄人所处位置。

E、作者：

指拍摄人。

F、文字说明：

1总体要求

文字说明应概括提示照片所反映的全部信息，一般不超过200字。

文字简洁，语言通顺。

一组若干联系密切的照片或录像应在第一张照片或第一段录像处加以总说明。

其它需要注明的，可在相应位置加以说明。

2建筑物、构筑物

简要填写工程概况，使用单位名称、建设单位、发展商、开发商、投资商、承包商、设计单位，施工单位、开工日期、竣工日期等字段。

其中建筑工程应明确占地面积、建筑面积、层数、高度、结构、投资、座落地点，子项情况等信息。

市政工程照片档案文字说明应包括桥梁名称、座落地点、桥长、桥宽、桥梁类别、荷载标准、抗震等级；道路名称、工程起止地点、路长、路宽、路面结构等有关情况。

3会议、活动

应包括会议召开时间、会议名称、主办单位、参加单位、召开地点、会议活动内容及主持人、参加会议主要领导的姓名、工作单位、职务等。

4施工过程

涉及重点部位、隐蔽项目及分项工序的，必须明确工序名称及其所属的分项、分部和单位工程名称。

事故材料应明确发生原因及处理后效果。

新技术、新工艺、新设备、新材料应对名称和效果进行说明。

2、录像整理

播放时长：

指该录像的拍摄段，精确到秒。

拍摄部位及具体内容：

按照片文字说明要求。

3、录像拍摄日记与照片标签的填写要求

手写：

字迹清晰。

电脑打印：

宋体字5号字。

照片

照片题名

照片序号：

底片号：

作者：

拍摄地点：

拍摄时间：

文字说明：

录像

序号

拍摄

日期

地点

拍摄部位及具体内容

播放时长

拍摄人

电话

4、照片、录像带立卷

1）纸制照片档案

整理要遵循保持卷内照片的有机联系，利于安全保管，便于为利用者提供服务的原则。

照片按时间、问题、专题、工作程序分类组卷。

照片档案装具采用《照片档案册》。

2）电子版照片、录像

电子版照片、录像载体采用不可擦除光盘进行存档，备份5套光盘。

同时报送厦门轨道集团计算机部进行服务器加密备份。

七、电子文件

电子文件的扫描处理扫描分辨率不低于600dpi，储存格式为黑白二值图jpg/jpeg。

每页纸质档案应单独占用一页进行扫描，扫描留下的黑迹宽度不得超过0.5厘米，指印和黑线不能覆盖或影响正文内容。

八、厦门市轨道交通工程档案分类及编号方案

（一）分类原则

厦门市轨道交通工程档案分类原则是以该项目档案为对象，依据项目建设过程和管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持文件材料之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。

（二）档案标识符号

1.厦门轨道交通1号线一期工程分类号码采用英文字母和阿拉伯数字结合的方法。

2.不同层次类号之间用间隔符号“·”分开，类号与案卷号之间用“-”隔开。

3.厦门轨道交通1号线一期工程采用“GD1/1”作为该项目的项目代号。

“GD”代表厦门轨道交通工程，“1”代表一号线，“/1”代表一期工程。

（三）档案类目设置

本项目档案根据项目建设过程和文件内容特点设置工程管理类、工程前期类、工程监理类、工程施工类、工程竣工类、工程声像类共六类，类号以阿拉伯数字表示，由建设单位统一编制。

具体类目代号。

厦门轨道交通工程档案类目设置

档案种类

分类方案

一级类目

二级类目

代号

名称

类号

类名

类号

类名

K

科技档案

XG1/1

厦门市轨道交通1号线一期工程

1

工程前期类

2

工程监理类

3

工程施工类

土建及附属工程施工文件

4

机电设备施工文件

5

工程竣工类

6

工程声像类

7

工程管理类

（四）档案分类编号形式

编号规则：

一级类目·二级类目·三级类目-案卷号

1.工程前期类的分类编号：

以工程前期类为1个二级类目，下设7个三级类目，按审批事项及相关手续办理过程进行分类组卷，顺延编制案卷流水号。

例：

厦门市轨道交通1号一期工程项目准备阶段立项文件

GD1/1·1·1-×××

2.工程监理类的分类编号

以工程监理类为1个二级类目，下设7个三级类目，按工作程序结合问题分类组卷，线路方向，顺延编制案卷流水号。

例：

厦门市轨道交通1号一期工程监理文件施工进度控制

GD1/1·2·4-×××

3.工程施工类（土建及附属工程施工文件）的分类编号

以土建及附属工程施工文件为1个二级类目，下设6个三级类目按工作程序结合问题分类组卷，顺延编制案卷流水号。

例：

厦门市轨道交通1号一期工程施工管理资料

GD1/1·3·2-×××

4.工程施工类（机电设备施工文件）的分类编号

以机电设备施工文件为1个二级类目，下设12个三级类目按工作程序结合问题分类组卷，顺延编制案卷流水号。

例：

厦门市轨道交通1号一期工程通信系统

案卷流水号

三级类目：

通信系统代号

二级类目：

机电设备文件代号

一级类目：

厦门市轨道交通1号一期工程项目代号

GD1/1·4·2-×××

5.工程竣工类的分类编号

以工程竣工类为1个二级类目，按各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷，顺延编制案卷流水号。

例：

厦门市轨道交通1号一期竣工验收文件

GD1/1·5-×××

6.工程声像的分类编号

以工程声像为1个二级类目，按工作程序结合问题分类组卷，顺延编制案卷流水号。

例：

厦门市轨道交通1号一期工程声像

GD1/1·6-×××

7.工程管理类分类编号：

以工程管理类为1个二级类目，按时间、问题进行分类组卷，顺延编制案卷流水号。

GD1/1·7-×××

附件一：

厦门市轨道交通1号一期工程项目代号

厦门市轨道交通工程档案分类方案、归档范围、保管期限表

序号

归档文件

保存单位和保管期限

建设单位

施工单位

设计单位

监理单位

城建档案

工程准备阶段文件

一

立项文件

1

项目建议书和批复文件（项目建设书审批意见及前期工作通知书）

永久

√

2

可行性研究报告（及附件）和批复文件（审批意见）。

永久

√

3

关于立项的会议纪要及领导批示。

永久

√

4

专家建议文件。

永久

√

5

项目评估研究资料。

永久

√

6

调查资料（环境影响报告书、劳工安全评价报告、建设用地地质灾害危险性评估报告、环境噪声监测报告、客流预测报告、地震安全性评价报告等）

永久

√

二

建设用地、征地、拆迁文件

1

选址申请及选址规划意见通知书

永久

√

2

用地申请报告及建设用地批准书

永久

√

3

拆迁安置