物业行政管理制度.doc

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第六章行政管理制度

第一节办公室长途电话的使用和管理规定

为了加强办公室长途电话的使用和管理，使公司的通讯费得以有效的控制，特制定以下制度。

一、办公室长途（国际、国内）电话不得随意私用。

二、通话性质如为“个人事由”，则电话费用由使用者承担。

三、公事通话内容应简短，事项较多时应尽可能使用传真件做好传真登记。

四、发长途传真件时应有前台文员负责登记与发送，如属特殊情况，应在发送完毕后补办登记手续。

五、外单位人员原则上不准使用公司长途电话。

如确有需要时，应有相关人员代为填写《使用长途电话登记表》（见附表十六），在备注一栏内写明原因。

六、各电话每月发生的费用，由行政人事部统一制表，并由各使用者部门主管确认。

七、行政人事部将定期查核各部门的长途电话使用费，并酌情与通讯局核对通话次数及时间，如发现公为私用，将认真追查并作出处理。

第二节钥匙管理规定

一、办公室钥匙的管理：

（一）公司各部门办公室的门匙，由公司行政人事部统一留存备用钥匙一把，并将各办公室所配置的钥匙情况登记在《钥匙领用登记表》（见附表十七）中。

（二）行政人事部根据员工使用办公室的实际情况，发放办公室门匙。

（三）员工领取钥匙的同时，需在《员工配备领用/移交表》（见附表十八）上签字。

该表格交行政人事部存入员工档案。

（四）办公室门匙应妥善保存。

如发生丢失、折损，应立即通知行政人事部，由行政人事部在接到通知后两日内，为该员工配备钥匙。

（五）重要岗位的办公室钥匙发生丢失，行政人事部将根据安全规定，对该门锁进行重新更换，同时收回原配发的门匙。

上述过程中所产生的费用，有丢失钥匙的员工全部负责。

（六）员工离职需将办公室门匙交还，签写《员工配备领用/移交表》。

（七）财务稽核部在接到员工物品交接完毕的通知后，方与其结算工资。

二、办公家具钥匙的管理

（一）员工办公桌及办公柜钥匙的领用

员工使用的办公家具由公司行政人事部统一购买、编号、发放。

新员工到岗后，凭《员工录用通知书》到行政人事部领取办公桌钥匙，并在《钥匙领用登记表》上签字。

（二）钥匙的交还

1.员工在接到行政人事部与其有关的人事变动通知后，需要更换原领用办公家具时，须到行政人事部办理领用钥匙移交手续。

2.员工离职，在交还所领用的全部钥匙后，凭《员工配备/移交表》到财务稽核部结算工资。

三、库房钥匙的管理

库房钥匙由行政文员保管，备用钥匙放在钥匙箱中。

四、钥匙箱的管理

钥匙箱的钥匙由行政人事部保管。

五、更换配置钥匙

（一）由行政人事部负责钥匙的更换和配制，任何部门或个人不得擅自更换、配制钥匙。

（二）原则上门锁钥匙丢失后，应立即更换锁芯。

1.重点部位门锁应立即更换（由行政人事部核定）。

2.一般部门门锁更换不超过48小时。

（三）凡配制钥匙，均由部门经理签单，报行政人事部核准，方可配置。

（四）行政人事部对更换配置钥匙要严格进行登记。

第三节计算机使用管理办法

为更好地发挥计算机在物业管理中的作用，提高工作效率，特制订计算机管理规定。

一、计算机的购置

1.需要使用计算机的部门应以签报的方式提出购置申请，并提出对技术参数和相关设备的要求，由行政人事部汇总计划报公司领导审批。

2.购置计算机的申请得到公司领导批准后，由行政人事部负责统一组织实施。

二、计算机的维修

1.计算机及相关设备的保修单，随机光盘、软盘在装机正常使用后，交由行政人事部统一保管，以便今后使用或安排维修。

2.计算机在使用中发生故障，使用者不得私自打开主机等部件，须向行政人事部提出，由其联系供应厂家，派专人维修。

三、计算机的使用

1.计算机的使用要严格按照有关程序要求操作，操作人员要正确使用有关软件，保证安全正常使用。

2.严禁在计算机上玩游戏，观看VCD及利用公司计算机办私事。

3.不使用来历不明的软件和软盘，做好计算机病毒的预防工作，发现病毒要及时使用杀毒软件进行清除。

四、计算机消耗品和资料的使用

1.计算机消耗品如软盘等视同办公用品，由行政人事部统一购买，按办公用品领用。

2.使用计算机资料（含软件、光盘等），应向行政人事部借阅，时间不得超过一个月，如有损坏应予赔偿。

第四节物品采购制度

为使物业管理公司的物品购置工作能及时、准确、有序地进行，特制定本制度。

一、物品购置实行归口管理、统一购买的原则，突出计划性，严格执行申购、审批程序。

1.各部门如需购置物品，应填写《采购申请表》，送交行政人事部。

2.行政人事部定期将各部门提出的采购物品汇总，填写《物品申购汇总表》（见附表十九），交财务稽核部审核，呈总经理审批。

二、凡为库房储备的物品，由行政文员根据库存提出补充库存物资的申请，填写《采购申请单》交行政人事部。

库房储备之外的项目由各部门按需要提出申请。

三、《物品申购汇总表》经总经理审批后，由行政人事部负责购买。

1.采购人员应对采购项目进行询价，行政人事部对三个以上供货商的质量、价格及售后服务进行综合评价后，确定供应商。

2.购买过程中，认真检查物品的品质、商标、期限、卫生标准等，坚决杜绝伪劣产品。

四、所有采购项目应争取供货商送货上门。

五、采购物品无论是自提还是供货商送货，货到后应由采购人员与申购部门的代表共同验货，对不符合质量要求及与申购单项目不符的物品一律拒收。

六、验收合格的物品统一交到库房，并同时办理入库手续，再由申购部门到库房领取，办理出库手续。

七、严格遵守财务制度，按规定使用现金及支票付款。

1.购买金额在1000元以下的物品，可支付现金，超过1000元以上的使用转账支票；如需使用现金，说明理由，经财务稽核部认可后方可支付。

到外地采购，一律采取汇票方式。

2.购买金额在10000元以上的物品要签订购货合同，并在合同中就供货时间作出明确规定。

3.对于未列入计划的急需采购的物品，价值低于500元的，经行政人事部及申购部门负责人同意后方可采购；价值高于500元的，经公司总经理或主管副总经理同意后方可采购。

八、采购物品在10000元以上的，在支付款项时，要附合同、合同付款单及收货单。

第五节库房管理规定

为使物品的保管、储存、出库、入库等程序有所遵循，以达到有效管理物品的目的，特制定本规定。

一、储存与保管

1.物品的储存按物品价值由小到大分ABC三类，划分存储区域，A类存贮在最内处；C类则存贮在最外处。

2.每一物品贮存位置，应有明显的标示，且每一栏位置有《存货记录卡》（见附表二十），按数量进出实际情况，分别填入日期、进量、出量及结存量。

3.物品的贮存保管应遵守下列原则：

（1）未经验收的物品应与验收合格的物品分开存放。

（2）凡有危险易燃的物品，应与其他物品隔离保管。

（3）每一栏位应随时保持干燥清洁。

（4）凡未按规定填写相关表单，物品不得出库。

（5）库方是公司存放物资的重地，由行政人事部负责管理。

非公司工作人员禁止入内。

（6）安全防火要坚持以“预防为主，防消结合”的原则，定期对消防器材定位摆放进行检查。

4.物品仓库门锁应由行政文员负责持有保管。

5.储藏的物品，如有因故不能使用、设计变更、久存不用的，应由管理员每两个月清查呈报，并知会物品所需的相关部门，以便对其进行处理。

6.库房管理人员更换时，交接双方须同时盘点。

二、领用物品

1.部门在领用物品时，需其部门主管在《领、退物品单》上签字，再到行政人事部填写《出库单》，领物人、仓管员在《出库单》上签字。

2.《出库单》一式三联，第一联行政人事部留底；第二联领物人员存查；第三联财务部作审核。

3.行政人事部依据表单，转记入《物品发放月报表》（见附表二十一）。

4.非由部门主管（或代理人）签认的《领、退物品单》，仓管员则不得发放物品。

三、退存物品

1.各部门在领用物品后，如有物品剩余或者品质不良，可退存物品，应填写《领、退物品单》连同该物品，办理退存物品手续。

表单上应注明退存原因及《出库单》的号码；以便财务部审核查实。

2.《入库单》一式三联，第一联行政人事部留底；第二联领物人存查；第三联财务部作审核。

3.行政人事部依据表单，转记入《盘点月报表》（见附表二十二）。

四、盘存物品

1.储存物品，须予以定期盘点：

（1）每月盘点：

每月25日，根据与各部门《出库单》及《入库单》应对所有储存物品进行盘点；并填写《盘点月报表》予财务部审查。

（2）抽点：

由行政人事部负责人实施不定期盘点。

并须对盘点结果呈提《盘点报告书》。

2.年终盘点结果（盘亏、盘盈），财务部应予以调整，以核计出真实的物品数量及金额。

第六节办公用品管理办法

为规范公司办公用品管理工作，本着既满足工作需求又要节约的原则，特制定本管理办法。

一、办公用品的购置

1.办公用品由行政人事部统一对外购买，其他部门和个人不得对外购买。

2.货比三家，尽量选择质优价廉的办公用品。

由行政人事部每月提出购买计划，由总经理批准后进行购买。

3.数额较小、经常使用的低值易耗品，库存量应保持在三个月的存量之内。

4.各部门临时急需的物品，及时购买，不留库存。

5.所有购买的办公用品一律先填写《入库单》，登记入库。

二、办公用品的领用

1.各部门人员在领用办公用品时，必须填写《出库单》，由行政人事部登记入《物品发放月报表》（见附表二十一）。

2.为保证各部室办公需要，急需的办公用品可随时领用。

3.行政人事部要建立健全的办公用品管理账目及领用单，每月要对库存办公用品进行盘点，填写《盘点月报表》做到账实相符。

如出现盘盈或盘亏，应写出书面说明，由行政人事部负责人批准后调整账目。

4.主管人员变动时，交接双方应同时进行账目和实物的交接，并在交接清单上签字，以示负责。

第七节车辆管理规定

为适应工作需要，进一步加强公司车辆管理，本着保证公司和领导工作用车、部门业务用车的原则，制订如下规定：

一、管理职责

公司行政人事部为车辆管理的职能部门，主要职责：

（一）对公司所有车辆统一归口管理。

（二）对驾驶员进行交通安全教育及车辆安全、维修管理。

（三）对车辆的购置、更新及报废等进行管理。

二、车辆管理

（一）车辆主要用于公司领导和业务部门用车，所有车辆未经主管领导批准，不得借出，如违反有关规定一旦发生事故，视情节公司将追究当事者责任。

（二）车辆实行《派车申请》制度。

在无《派车申请单》或无领导批准下，任何人不得私自出车（修车，试车应向主管领导提出），私自出车责任自负。

（三）行政人事部应经常对驾驶员进行交通安全教育。

定期定程对车辆进行年检，保持车辆状况良好，各部机件安全有效。

三、车辆调度

（一）车辆由行政人事部统一调配，司机的日常工作由行政人事部安排。

（二）各部门业务用车，应提前一天向行政人事部申请，并填写《派车申请单》（见附表二十四）。

行政人事部将根据公里数控制并结算用油。

（三）司机行车必须严格遵守交通规则，确保行车安全。

凡出现违章，司机除按处罚通知交纳罚款外，还需交纳交通管理部门对公司违章超标的安全罚款。

一年内两次违章者，解除劳动合同，予以劝退。

（四）公司车辆要求统一存放在指定停车场。

下班前司机将钥匙、车辆行驶证和当日《派车申请单》交回行政人事部。

司机不得将车辆开回家。

确因工作需要或条件限制需将车辆开回家，必须经行政人事部批准，否则公司将按严重违纪处理。

（五）经批准可以开回家的车辆，司机要妥善保管。

车辆在停放期间所发生的一切问题，司机要负全部责任并对所造成的损失照价赔偿。

（六）公司各部门在下班后因公用车，须事先向行政