标准化执行手册范本.docx
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标准化执行手册范本
第三章：
经营部经理/办事处主任岗位规范
1.岗位描述
岗位概述：
向省级总经理汇报工作，负责管理并监督经营部/办事处全体人员日常工作，通过对市场策划、销售、财务、物流管理及流程的有效执行，使业绩最大化。
基本职责：
※科学合理安排下属人员的工作，并进行监督检查,完成销售任务
◆组织做好销售预测计划及费用预算
◆不断改进并缩短销售流程周期时间。
◆提出关于提升销量，提高营销水平的有关建议
◆随着经营情况的发展变化，对经营部/办事处的岗位设置提出修改建议。
◆在授权范围内，通过招聘和选拔合适的员工来填补空缺职位。
◆组织做好经营部/办事处的绩效考评计划，以确保其高效性，可操作性和一致性。
◆组织、主持召开经营部/办事处各种会议，及时协调处理各种事
◆加强基础营销工作，定期检查客户经理的每周拜访工作，对其反馈的问题及时给予回复与处理。
◆了解产品的销售方向，了解经销商的销售网络。
◆严格执行公司规定的价格，打击窜货，倒货行为，维护价格体系。
◆每周必须对市场进行走访，了解情况，协调有关事宜，解决有关问题
◆根据经营部/办事处的具体情况，制定富有竞争力和实际操作简便的考评制度，并公平，公正，公开的考核。
◆积极主动做好新产品上市推广活动和产品促销活动。
◆组织做好市场调查工作，收集整理，分析有关市场信息，竞争对手的营销策略，及时制定和调整策略
◆熟练掌握SWOT分析，及时采取有效的措施，提升销售量，降低费用。
◆组织做好培训工作，结合日常的实际工作，对销售人员进行经营理念转变、产品知识、各种管理工具的培训。
◆其它可能分配的职责。
管理职责：
※通过向上级领导建议和同经营部/办事处人员沟通的方式，满足市场销售运转的需求，不断努力，增强工作的效果。
◆严格贯彻执行集团公司各项管理制度及营销策略
◆组织、指导、监督各项营销活动。
◆收集整理、分析市场信息、制定调整营销活动
★关键能力：
◆适应能力：
随着环境、职责的变化，能够实现不断自我成长，在工作中保持高效率，并跟上发展的步伐，
◆沟通能力：
具备良好的书面、口头表达能力和沟通技巧
◆组织能力：
有效组织各项工作的顺利开展；
教育背景和经验
◆大学专科及以上学历，相关管理专业
◆4年以上的相关工作经验
◆可以常驻外地工作
必须的资格条件：
※上述所列的是胜任该职位所必备的知识、技能和能力，个人必须能圆满的完成每一项基本工作的职能。
※受到专业营销和产品培训，通过公司岗前培训并考试合格、身体健康。
2、岗位核心工作内容
销售与市场管理
1、将上级下达的销售目标进行分解责任到人、并制定、提请阶段性激励方案。
2、分析本部各项指标达成状况、寻找原因，并与团队一起讨论解决方案。
3、每日通过晚会了解情况、传达公司各种信息。
4、走访分销商/批发商，了解分销商/批发商异常动态（分销出样、价格体系、促销执行、物流配送等），督促分销商提升客户服务水平。
5、每月必须对中小店的分销覆盖率进行跟踪、检查、统计、分析。
6、及时、高效处理重大客诉。
7、协助解决下属工作中的疑难问题。
8、按上级总经理要求，按时提供管理报告。
9、下乡镇了解市场情况，了解业务人员工作状态。
10、对所辖下属的每个岗位进行定期工作分析，随时对岗位责任、市场划分进行合理调整。
11、随时收集准确掌握主要竞品市场动态和相关信息
行政与人事管理：
12、严格执行各项标准：
各种报表、例会、拜访、生动化、劳动纪律、报销及各岗位工作标准化流程。
13、召开晚会，听取各级人员汇报，分析、了解市场情况、并宣布今日检核结果。
14、召开周会，总结与回顾上周工作达成率，部署下周工作计划。
15、协同拜访、对各级人员进行现场辅导，解决实际问题，填写《销售协同拜访记录》。
16、每日检查各级人员工作，对不足之处做出指正。
17、对下属各级人员公正考核，报上级核准。
18、按培训管理要求对各级人员进行培训，不断激发各级人员学习总结的愿望。
财务与物流管理
19、对日常办公品、促销赠品和POP等助销物料的使用进行严格管控，杜绝浪费，保证公司资源能够最大限度得到利用。
20、督办、检核各项促销执行，确保各项促销高效执行、费用真实有效，并按时审核、上报促销相关表格资料。
21、审核并按时上报部/办的费用审核单和差旅报销单。
22、经营部经理要同物流公司保持较好的沟通和交流，并对仓库和库存商品负有管理责任，确保订单履行。
3、岗位业务操作规范
一、月工作要点：
1、每月1－5号其中2天参加分公司或省区月会，6－10日其中一天召开区域月会：
传达公司精神，（经营部月会1天，分公司月会2天，表单汇总、费用报批、政策和文件等信息传达）。
2、市场作业时间不低于20天。
1辖区内一批商每月至少拜访1次，重点一批商重复拜访。
2按行政区域和渠道类别划分，合理安排各级人员工作，指导外埠人员建设乡镇网络，建立《县乡镇批零店名录》，使县级区域门店无空白，乡镇市场覆盖率100%。
3县乡镇工作时间安排：
●第一天上午在途，下午走访县城市场，同时与一批商沟通；
●第二天，跟车抽查一天，拜访一条乡镇线路；
●第三天上午，在途。
二、日工作要点：
1、上午8：
00业务人员考勤检核；
2、上午8：
30——下午18：
00
市场检核（协同拜访）：
内容有
1抽检业务人员工作情况；
2检查工作和表单填写的真实性；
3看本（竞）品七要素情况，主推品项铺货率、客情维护；
4促销活动告知及执行情况、竞品信息收集；
5其它问题；
6填写《市场检核表》。
说明：
县、乡镇市场工作检核需随车协同拜访，每县一条乡镇线路拜访。
业务人员工作指导：
内容有
销售目标明确（销量、主推品项、网点开发等）
协同拜访，现场指导、培训；
工作安排（市场重点问题列排期表解决）。
3、市场检查，发现问题，对各级人员进行考评，奖优罚劣，
召开晚会听取各级人员汇报，公布检核结果及奖惩。
4、如下县城18：
00——19：
00：
填写工作日志，
（内容：
工作线路，拜访客户姓名，市场存在问题，随行车辆车号、司机姓名，随行人员姓名等）。
3.1日常工作规范
3.1.1每月市场检核计划表
3.1.2每周滚动AIP
3.1.3日工作检核表
3.1.4销售协同记录
3.1.5销售工作日记
3.2销售工作报告汇报标准模板
第四章：
行政文员
1.岗位描述
岗位职责：
（1）、按照规定收发传真文件（业务商函），接听电话，对重要的电话进行记录。
（2）、负责集团公司文件、经营部文件及有关业务往来文件商函的整理、归档、保管工作。
（3）、协助对所辖区域人事管理事项进行评估、审核，并负责办理所辖区域员工的人事手续，包括聘用、晋升、调动、降职，薪资、绩效评估等。
（4）、负责日常的文字打印复印工作、接待工作及其他行政、后勤有关工作。
（5）、严格执行保密制度，做好重要文件的保密工作，及在日常工作中防止泄密。
（6）、负责所辖区域所有员工的考勤工作。
（7）、上级主管交办的其他事项。
基本要求：
1、中专以上学历。
2、一年以上办公室行政人事工作经验；
3、30岁以下，可适应长期外派工作者；
4、良好职业道德，为人诚信，责任心较强。
5、外在形象尚可，具亲和力。
能力要求：
1、一定的语言表达能力及沟通能力；
2、较强的书面文字表达能力
3、熟练的计算机应用能力
4、工作细致、主动。
2.岗位核心工作内容
行政与人事管理
1）负责办公室日常办公秩序的管理、协调工作。
2）负责办公室日常卫生检查与考核工作。
3）负责办公用品的管理、分配工作。
4）负责办公环境的维护工作。
5）负责所辖区域所有员工的考勤工作。
6）协助对所辖区域人事管理事项进行评估、审核，并负责办理所辖区域员工的人事手续，包括聘用、晋升、调动、降职，薪资、绩效评估等。
7）协助经营部经理和办事处主任做好人才的培训、储备和评估工作
办公用品与文件管理
8）按照规定收发有关传真文件（业务商函），接听电话，对重要的电话进行记录、备案并与相关人员联系。
9）负责集团公司文件、经营部文件及相关业务往来文件商函的分类整理、归档、保管并做相应记录。
10）严格执行保密制度，做好重要文件的保密工作。
11）负责日常的文字打印复印、接待、后勤等相关工作并做好打印、复印记录。
12）负责办公设备的管理与维修工作。
13）负责日常办公用品的发放领用工作，以旧换新，控制办公费用，建立办公用品领用台帐。
14）上级经理交办的其他事项。
3.岗位业务操作规范
月工作要点
1、每月3日前，做好ERP人事系统经营部考勤统计表。
2、每月负责办理所辖区域员工的人事手续（包括聘用、晋升、调动、降职，薪资、绩效评估等）。
日工作要点
1、早晨提前五分钟到达办公室检查值日生值日情况，并做相应记录。
2、8：
00-8：
30下载公司文件并分类交给各相关责任人，做好记录
3、8：
30-8：
50检查早会结束后，各组别卫生、桌椅是否归位、电脑是否关闭、办公文件是否按要求摆放并做相应记录交经理。
4、8：
50-11：
30按公司规定做好文件收发复印记录等相关工作。
5、1：
30-5：
30按公司规定做好文件收发复印记录等相关工作
（注：
电话铃响三声之内必须接起）
第五章：
财务系统岗位规范
主办会计
1.2岗位核心工作内容
财务核算及分析
负责资产、负债、所有者权益、收入、成本费用、利润的会计核算。
对款项的收付，财物的收发、增减和使用，费用的支出进行核算，填制和审核记账凭证，登记明细账和总账。
按时完成财务报表及相关的报表的编制和报送工作，按当地税务部门规定的时间完成各项税收的申报和缴纳工作。
确保各项财务信息及时、准确、真实、完整，为管理层提供有效的财务信息。
按时完成财务分析的撰写和报送工作，重点对应收账款、存货、收入、成本、费用执行、经营风险进行全面的分析，为分公司管理提供合理化建议。
内控管理
负责落实、监督、反馈各项财务制度的执行，并结合实际情况不断的完善、细化和制定必要的内控制度。
根据《恒安集团收支审核审批制度（适用销售机构）》及各商贸分公司旅差费、电话费核定报销标准的规定，对所在经营部/办事处的费用进行审核。
分析费用支出的合理性、可控性，及时上级主管领导提供可行性的建议。
定期或不定期对应收账款、其他应收款进行实地对帐或函证。
对各项往来款项进行监控、分析，向上级主管领导反馈，积极协助催收拖欠的款项，规避结算风险。
定期或不定期对分公司、经营部/办事处的现金、银行存款，进行盘点，杜绝公司财产的流失，确保帐帐相符和帐实相符，指导、组织做好资金收入和支出的计划管理工作，提高资金运营效率。
依据《恒安集团印章管理制度》负责各种印章的保管与使用。
配合行政人员做好“财产清册”的登记，保证经营部/办事处财产的安全和完整。
不断对内部流程进行分析,改善并缩短票流、物流、资金流流程周期。
对经营部/办事处各级人员调动、辞职进行离任审计，做好资产、未尽事宜等相关事项的交接工作，杜绝管理风险。
做好财务预算工作及配合销售部做好销售预算工作、考核及评估工作。
组织贯彻和落实仓库管理制度，对所辖经营部管理仓库工作进行检查、督促各物资会计加强对仓库的管理，做好消防安全与日常安全管理工作，落实仓库消防与日常安防措施，及时了解仓库管理工作情况，努力改进仓库管理水平，
指导物资会计开展仓储物资与产品的保管、记录、分类、控制、转运、报告等各项仓储管理工作，提高仓储业务作业水平
负责、指导和组织做好经营部有关货物销售审核、调运、发送、运输调度，以及要货计划等相关供应管理工作
指导、组织做好所属经营部各项资产的管理活动，包括存货、应收帐款等各类资产，实现资产的保值，防范资产损害风险，对不良资产及时上报集团审批处理。
1.2.3涉外事务处理
负责与税务、工商、审计、银行部门进行沟通，维持良好的工作关系。
与外部审计部门联络例行审计事宜，办理营业执照、税务登记证的年检及变更工作。
处理有关涉税事项，准备完整、合法的会计档案接受税务部门的稽查。
配合销售部与统计、财政、社会保障部门进行沟通，提供必要的会计档案接受检查。
1.2.4管理沟通
对经营部/办事处的销售人员进行必要的财务咨询与培训。
积极参与业务会议，参与促销活动的制定，与销售人员进行双向沟通，共同推动规范管理；根据库存及销售情况合理安排采购计划。
对下属人员进行合理分工，通过计划、监控和评估等方式来提高财务人员的综合素质及工作效率。
定期或不定期的召开财务工作会议，加强成员之间的沟通与学习，打造进取型的团队。
注重人才的培养，为集团输送优秀的财务人员。
配合集团财务稽核分部、审计部做好稽核、审计及委托审计的工作。
为商贸分公司的会计核算及监督创造良好的条件。
遵守集团和商贸分公司各项规章制度，定期（每季度）或不定期向集团财务部述职，完成公司领导交办的其他事务。
1.2.5档案管理
负责会计凭证、账簿、报表、软件拷贝、原始票据资料等会计档案的收集、汇编、归档管理，确保会计档案资料完整、规范。
负责营业执照、税务登记证、各种印章的管理工作。
3、岗位业务操作规范
一、月工作要点：
1、每月1－3号其中2天参加分公司月会，4－8日其中一天召开部门月会：
传达公司精神。
2、报表汇报
4每月5日前完成财务报表编制、审核，上报集团财务部，每月8日前报商贸分公司总经理、省区总经理、经营部经理。
5每月8日前完成财务分析的撰写及管理报表的编制，上报集团财务部、商贸分公司总经理、省区总经理、经营部经理。
6每月10日前完成各项税费的申报和缴纳工作。
7每月月底之前完成本月费用的审核工作。
8每月15日之前完成工资报表的审核和发放工作。
9每月月底之前对库存商品进行全面盘点。
二、日工作要点：
1、上午8：
00人员考勤检核。
2、上午8：
00——下午17：
30
日常工作：
抽检财务工作人员情况。
查看ERP系统单据的开具、销售、回款等情况。
检查NC系统的记帐凭证、明细帐。
检查资金会计的资金收支情况。
做好资金的流向管理工作，提高资金周转率。
查看物流报表（库存日报、返单汇总、甩单汇总、配送状况表等）。
日常报告及费用的审核。
不定时对库存商品、现金进行抽盘。
不定时检查财务档案资料的保管工作，确保档案安全、完整。
积极协调、处理各种突发事件。
对部门人员进行考评，奖优罚劣，召开周会听取汇报。
财务人员工作指导：
指导本部门人员按标准流程开展工作。
定期开展培训，提高本部门人员的综合素质及工作效率。
三、其他工作：
做好与各职能部门（内部、外部）的沟通、协调工作。
协助省区做好业务人员、分销商的季度考评工作。
配合集团财务稽核分部、审计部做好稽核、审计及委托离任审计的工作。
根据具体情况完善相应规章制度，促进经营部/办事处各项工作健康发展。
3.1日常工作规范
3.1.1每月工作计划表
3.1.2每周滚动AIP
2、助理会计
2.2岗位核心工作内容
不断对内部作业流程进行分析与建议,改善并缩短现金流、物流、票流的流程周期。
并向主办会计提供必要的建议。
认真贯彻执行《会计法》、《企业会计准则》、《恒安集团经营部/办事处帐务核算规范》的有关规定。
负责各项会计事务处理，正确使用会计科目，数字真实凭证完整，装订整齐，字迹清晰。
根据已批复的报告或合同资料，维护ERP系统客户基本资料、信用额度、结算帐期、价格体系。
配合主办会计在次月5日前完成财务报表，次月7日前完成财务分析，并报送主办会计。
负责增值税票的购买、开具及保管工作，按时完成各项税收的申报。
负责与仓库核对库存商品明细帐，确保借贷余对应完全相符，帐帐相符；协助定期或不定期盘点库存商品，确保帐实相符。
负责做好固定资产明细帐、待摊费用备查帐并追踪助销物料的核销工作。
负责整理和保管送货单的财务联、进/销项增值税票、会计凭证、账簿、报表、软件拷贝及原始票据资料等档案的管理，确保会计档案资料完整、规范。
每月对应收帐款、其他应收款、预付货款等往来款项进行监控、分析，每月10日前编制往来对帐情况表及分析并向主办会计反馈，积极协助业务人员催收拖欠的款项。
负责往来会计与资金会计工作的监督，做到系统单据的开具有凭可依，对当月对帐发现的差异上报，审批后进行调整。
每月10日前完成分销商余额及客户销售返利的确认。
经销商坚决执行先款后货；对KA超市的往来进行监控、分析，向主办会计反馈，规避结算风险；同时对各超市的资质进行了解、评估，最大限度的降低公司的经营风险。
每旬的第一天出具上旬销售报表，并报送相关领导。
审核《申请补货汇总表》、补货原始凭证（审核单），监督往来会计及时给客户补货。
负责整理和保管、核对公司送货单验收回单联（除KA卖场外），确保应收账款有凭有据。
根据考勤和绩效考核编制工资核算表，并上报领导审批。
服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度，完成领导交办的其他工作。
2、岗位业务操作规范
一、月工作要点：
1、每月4－8日其中一天参加部门月会：
学习公司各种精神。
2、核算报告
根据审核无误的原始凭证，编制记帐凭证，在规定的时间内完成NC系统的记帐、结帐工作。
每月4日前完成财务报表编制并上报主办会计。
每月7日前协助主办会计完成财务分析的撰写及管理报表的编制工作。
每月10日前完成各项税费的申报和缴纳工作。
每月月底之前完成本月进项税发票的认证工作。
每月10日之前完成工资的核算工作并上报上级领导审批。
每月月底之前对库存商品进行全面盘点并编制盘点分析表。
每月7日之前完成固定资产明细帐、待摊费用备查帐的登记工作。
3、每月15日之前完成会计资料的打印、整理、装订归档工作，不定时检查财务档案资料，确保档案安全、完整。
4、每月15日之前完成分销商余额、销售返利（季）的确认。
5、每月15日之前与结算专员核对（KA）手工台帐、与业务员核对（分销商、商务等其他）手工台帐，确保其与ERP系统相符。
6、每月4日之前与资金会计核对现金、银行存款的收付，做到帐帐相符。
7、每月5日之前完成NC与ERP系统存货、应收账款、费用的核对工作，做到帐帐相符。
8、每旬的第一天完成上旬销售报表的编制，并报送相关领导。
二、日工作要点：
1、上午8：
00——下午17：
30
日常工作：
做好增值税票（进项）与入库单及ERP系统的核对工作。
根据增值税发票相关管理规定，做好购买、保管、开具及领用登记工作。
根据已批复的报告或合同资料，做好ERP系统客户基本资料、信用额度、结算帐期、价格体系的资料存档工作。
对KA超市的往来进行监控，结合实际情况下发应收帐款催款函。
协助主办会计对商场费用、促销费用、业务费用、物流费用进行初审。
协助主办会计不定时对库存商品、现金进行抽盘。
协助主办会计积极协调、处理各种突发事件。
提供各级人员考评数据。
三、其他工作：
协助主办会计做好与各职能部门（内部、外部）的沟通、协调工作。
根据具体情况提出完善相应规章制度建议，促进经营部/办事处各项工作健康发展。
3.1日常工作规范
3.1.1每月工作计划表
3.1.2每周滚动AIP
3、往来会计（业务内勤采购）
3.2岗位核心工作内容
认真分析销售报表、仓库库存情况，拟定各单品安全库存指标及经济订货点、经济订货量。
合理进行产成品的采购，保证不因人为因素造成存货积压或畅销品种断货。
负责分公司向各生产公司报货，并进行跟踪，直至货物到达公司仓库。
负责对所采购产成品质量、数量核对工作；有权拒绝未经领导同意批准的采购定单；接收、入帐并保存好物资采购的原始凭证，当日转交助理会计。
每月定期和不定期提供存货状况表、不良产品、滞销产品报表，并提出解决建议，报送财务科。
根据每日配送管制表，负责督促物流公司将送货单的验收回单联、财务联及超市验收回单及时回收，并保证其准确性。
按照与物流公司签订的合同标准准确地核算运输费，每月10号前上报财务科。
负责每月最后一天对仓库库存商品进行盘点，编制盘点表，并向主办会计汇报盘盈、盘亏存货情况；负责日常进出、库数据的核对，确保帐帐、帐实相符。
执行发票开单与结算作业，要求准确和严格按照规定开具各类销售票据，严格执行票据的签收控制制度，准确传送单证与信息资料。
不断对内部作业流程进行分析与建议,改善并缩短物流、票流的流程周期。
并向主办会计提供必要的建议。
服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度，完成领导交办的其他工作。
岗位业务操作规范：
一、月工作要点：
1、每月3日前完成本月要货计划的编制，并报上级领导审核。
2、每月4-8日其中一天参加部门月会，学习公司各种精神。
3、按照与物流公司签订的合同标准准确地核算运输费，每月10号前上报财务科。
4、每月最后一天对仓库库存商品进行盘点，编制盘点表，并向主办会计汇报盘盈、盘亏、存货情况。
二、日工作要点：
1、根据销售及库存情况，向生产公司报货，并进行跟踪，确保及时到位。
2、根据物流公司（仓库）提交的货物验收入库单，在ERP系统做入库确认并将单据转交助理会计。
3、根据货物验收单做好代垫运费的结算及验收差异的追踪处理。
4、配送过程中出现的异常情况及时与业务员、物流公司进行沟通协调，并对异常处理过程及结果进行登记。
5、根据物流公司提交的物流报表，核对每日的入库、出库、退货数据，并双方签字确认存档。
6、根据物资会计提供的货物移库单（不良品转入良品），在ERP系统做移库处理。
4、资金会计
4.2岗位核心工作内容
不断对内部作业流程进行分析与建议,改善并缩短现金流、票流的流程周期。
并向公司主办会计提供必要的建议。
严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定，根据《恒安集团收支审核审批制度（适用销售机构）》及《商贸分公司旅差费、电话费报销标准》对稽核人员审批签字的收付凭证进行复核。
复核的主要内容是：
核对收付款凭证与所附的原始凭证会计事项是否一致，金额是否相符，是否真实，审核无误后才能办理款项收付，否则应给予拒绝，并上报主办会计。
做好每一笔经济业务的收付工作，要在收付款凭证上签章，并盖"收讫"、"付讫"戳记。
登记现金和银行存款日记账。
确保当天录入ERP系统。
库存现金不得超过2000元，超过要及时送存银行，不得挪用、坐支现金，不得以白条抵冲现金。
每天下班前必须盘点库存现金，做到日清月结，确保帐实相符。
如有短缺，负责赔偿。
对空白支票和空白收据必须严格管理，支票填写完整，不得签发空白支票或空头支票，并且领用支票人在支票凭证领用单上签章。
负责编制资金收支情况月报表，并与会计确认帐帐相符和帐票相符。
银行存款的帐面余额要及时与银行对帐单核对，对未达帐项，要及时查询和编制银行存款余额差异调节表。
负责保守保险柜密码，保管好钥匙，不得转交他人代为保管。
对所管的印章必须要妥善保管，严格按照规定用途使用。
负责日常的资金收支、资金库存和银行票据的管理。
及时将往来收款单交给助理会计确认，并且配合做好货款的催收。
每天必须到银行或通过电话向银行查询公司帐户资金情况，并向主办会计汇报。
负责跟踪借款人按时报销，对逾期未归还借款的应及时追回或向主办会计汇报。
对接受到的支票和汇票及时进行检查，发现不符合规定的不予受理。
定期向财务分部和主办会计报送资金5日报情况。
服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定，完成领导交办的其他工作。
岗位业务操作规范：
一、月工作要点：
1、每月4-8日
升级会员 