高级文秘精选培训学习讲议01.ppt

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1五星级秘书及行政助理五星级秘书及行政助理高级研修班高级研修班2如何打造成为五星级秘书如何打造成为五星级秘书/助理助理星级职业态度良好心态职业核心能力自检自检五星级秘书四星级秘书三星级秘书GOGETOUT3课程总览课程总览第一部分第一部分职业素养篇职业素养篇第二部分第二部分工作技能篇工作技能篇第三部分第三部分统筹管理篇统筹管理篇课程回顾课程回顾12344第一部分第一部分职业素质篇职业素质篇一、秘书一、秘书/行政助理职业特性与素质要求行政助理职业特性与素质要求二、秘书二、秘书/助理的职业生涯规划助理的职业生涯规划三、秘书三、秘书/助理商务礼仪规范助理商务礼仪规范5第一部分第一部分职业素养篇职业素养篇一、秘书一、秘书/行政助理职业特性与素质要求行政助理职业特性与素质要求1、秘书、秘书/行政助理人员的行政助理人员的岗位认知岗位认知初级秘书/助理：

事务性文员中级秘书/助理：

事务性文员协助管理高级秘书/助理：

独立管理事务处理2、优秀秘书、优秀秘书/行政助理人员的行政助理人员的角色定位与胜任素质角色定位与胜任素质如何提升秘书/助理人员的素质优秀秘书/助理与一般秘书/助理的差异6初级初级秘书秘书行政助理行政助理/文员：

文员：

协助协助领导的工作领导的工作主要工作如下：

主要工作如下：

接听电话、上传下达；接听电话、上传下达；使用办公软件使用办公软件:

打字、制表、作幻灯；打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具使用各类办公用具（传真、复印、电脑传真、复印、电脑）；使用互联网；使用互联网；管理档案、文件等；管理档案、文件等；接待；接待；其它其它事务性事务性的简单工作的简单工作；1、岗位岗位认知认知我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业7初级秘书初级秘书/行政助理行政助理/文员：

具备的能力文员：

具备的能力观察观察能力能力一定的口头表达能力一定的口头表达能力操作能力操作能力沟通能力沟通能力从初级走向中级的秘诀是什么？

8中级中级秘书秘书/助理助理/文员：

文员：

分担分担上司的工作上司的工作主要工作如下：

主要工作如下：

起草公文、文件及其它需要的文字工作；起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调沟通协调各种关系；各种关系；管理管理上司工作日程；上司工作日程；组织、召集相关的会议；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料收集相关信息资料等等；公司内、外的简单事务的处理；公司内、外的简单事务的处理；语言语言要求要求主要职责主要职责9中级秘书中级秘书/助理助理/文员具备的能力文员具备的能力沟通及正确处理问题沟通及正确处理问题能力能力协调能力协调能力组织能力组织能力观察能力观察能力口头表达能力口头表达能力操作能力操作能力领悟领悟能力能力写作能力写作能力编辑校对能力编辑校对能力审美能力审美能力从中级走向高级的秘诀是什么？

10高级高级秘书秘书/助理助理/文员：

文员：

管理、参谋、支持管理、参谋、支持上司工作上司工作主要工作如下：

主要工作如下：

安排安排、管理上司的工作时间；、管理上司的工作时间；沟通协调沟通协调各种关系各种关系主持大型商务、文化活动；主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供对公司内外经营、管理事务提供参谋参谋和和决策决策支持；支持；语言要求语言要求主要职责主要职责11高级秘书高级秘书/助理助理/文员具备的能力文员具备的能力沟通能力沟通能力交际能力交际能力协调能力协调能力分析能力分析能力组织能力组织能力协助决策能力协助决策能力观察能力观察能力阅读概况能力阅读概况能力口头表达能力口头表达能力操作能力操作能力领悟能力领悟能力写作能力写作能力编辑校对能力编辑校对能力审美能力审美能力借力能力借力能力应变能力应变能力视频案例12角色定位与素质角色定位与素质我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业2、角色定位与胜任素质、角色定位与胜任素质13常见的常见的角色角色错位错位1、主观态度上的问题主观态度上的问题服从和服从和服务意识服务意识淡薄淡薄没有没有敬业敬业精神，工作精神，工作态度态度不佳不佳保密意识差保密意识差，导致泄密事件，导致泄密事件向上向上错位错位，擅作主张擅作主张22、客观能力上的问题、客观能力上的问题专业技能水平差专业技能水平差各类知识较浅薄各类知识较浅薄概念、判断、概括概念、判断、概括能力能力差差角色定位与素质角色定位与素质14职业的行政文秘必备的职业素质职业的行政文秘必备的职业素质正正直直-坚持既定政策和原则坚持既定政策和原则实事求是实事求是热热情情对人、对事积极、乐观对人、对事积极、乐观敬敬业业-以工作为荣，设定高的工作水准以工作为荣，设定高的工作水准守守信信-不失约、不违约、不食言、不泄密不失约、不违约、不食言、不泄密忠忠诚诚忠于上级忠于上级忠于事业忠于事业有有序序-利落，有条不斋利落，有条不斋高高效效-追求效率和效益追求效率和效益可可靠靠-按约定完成工作，保质、保量、及时按约定完成工作，保质、保量、及时细细心心-尽可能的考虑事情周到、细心尽可能的考虑事情周到、细心悟悟性性领悟上级或领导的真实想法领悟上级或领导的真实想法自自信信积极积极向上向上勤勤奋奋不断学习不断学习提高能力提高能力承受压力承受压力角色定位与素质角色定位与素质15第一部分第一部分职业素养篇职业素养篇一、一、秘书秘书/行政助理职业特性与素质要求行政助理职业特性与素质要求二、秘书二、秘书/助理的职业生涯规划助理的职业生涯规划三、秘书三、秘书/助理商务礼仪规范助理商务礼仪规范善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯16第一部分第一部分职业素养篇职业素养篇二、秘书二、秘书/助理的职业生涯规划助理的职业生涯规划1、什么是职业生涯规划？

、什么是职业生涯规划？

2、为何要进行个人职业生涯规划？

、为何要进行个人职业生涯规划？

分析自我分析自我，确立人生的方向，确立人生的方向准确评价个人特点和强项，发挥个人优势准确评价个人特点和强项，发挥个人优势3、职业生涯规划的简单步骤、职业生涯规划的简单步骤运用运用“5W5W提问提问”法进行自我分析法进行自我分析运用运用S.M.A.R.T.S.M.A.R.T.原则认识自我原则认识自我17职业生涯概念职业生涯概念如何理解职业生涯规划？

如何理解职业生涯规划？

18制定职业生涯目标的原则制定职业生涯目标的原则明确具体的（明确具体的（Specific）可衡量的（可衡量的（Measurable）可接受的（可接受的（Acceptable）现实可行的（现实可行的（Realistic）有时间限制的（有时间限制的（Timetable）S.M.A.R.T.S.M.A.R.T.原则原则职业生涯规划职业生涯规划走好脚下每一步走好脚下每一步从成败中学习从成败中学习累积人脉累积人脉高瞻远瞩脚踏实地19。

下施展才华。

下施展才华构筑。

能力构筑。

能力利用公司职业发展的。

利用公司职业发展的。

对个人职业生涯的建议对个人职业生涯的建议为成功再添砖加瓦职业生涯规划职业生涯规划20第一部分第一部分职业素养篇职业素养篇一、一、秘书秘书/行政助理职业特性与素质要求行政助理职业特性与素质要求二、秘书二、秘书/助理的职业生涯规划助理的职业生涯规划三、秘书三、秘书/助理商务礼仪规范助理商务礼仪规范21第一部分第一部分职业素养篇职业素养篇三、秘书三、秘书/助理商务礼仪规范助理商务礼仪规范1、塑造良好的个人职场、塑造良好的个人职场形象形象仪容、仪表、仪态仪容、仪表、仪态着装的着装的TOP原则原则“拒绝拒绝”着装败笔着装败笔着装误区着装误区恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人2、基本商务礼仪、基本商务礼仪办公室礼仪办公室礼仪接待、宴请、座次礼仪接待、宴请、座次礼仪221、塑造良好的个人形象、塑造良好的个人形象仪容、仪容、仪表仪表：

仪态仪态：

表情表情：

语言语言：

待人接物：

待人接物：

个人形象六要素：

个人形象六要素：

23形象的作用：

个人角度：

个人角度：

1、提供自身修养、提供自身修养2、增加、增加个人魅力，美化自己，美化生活美化自己，美化生活3、促进社会交往，改善人际关系、促进社会交往，改善人际关系4、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度、衡量个人道德水准高低和有无教养的尺度企业角度：

企业角度：

1、塑造企业形象、塑造企业形象2、提高顾客的满意度和美誉度、提高顾客的满意度和美誉度启示：

启示：

礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的人往往会通过你表礼仪举止是一个人品德修养的外在体现，不了解你的人往往会通过你表现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪在人们眼中已成为判断一个人现的礼貌举止来判断你的人格，礼仪在人们眼中已成为判断一个人品格优势品格优势的的标准。

标准。

良好的企业形象是一个企业的无形资产良好的企业形象是一个企业的无形资产礼仪知识礼仪知识礼仪知识礼仪知识24作为职业人员，你还有理由不化妆吗？

仪仪容容女性化妆：

女性化妆：

是自尊自爱的表现是自尊自爱的表现是对人尊重的体现是对人尊重的体现化妆的注意事项：

化妆的注意事项：

A、自然自然淡妆为宜淡妆为宜B、美化美化C、避人避人25女人着西装的六不女人着西装的六不不许不穿不许不穿衬裙衬裙不随意搭配不随意搭配不乱配鞋不乱配鞋过大或过小过大或过小衣扣不到衣扣不到位位不内衣外穿不内衣外穿女士着女士着西装的六不西装的六不25仪仪表表26男人着西服的八忌男人着西服的八忌仪仪表表27坐姿坐姿行姿行姿站姿站姿仪态礼仪仪态礼仪手势手势蹲姿蹲姿仪仪态态282、基本商务礼仪、基本商务礼仪办公室礼仪接待礼仪宴请礼仪位次礼仪29办公室礼仪办公室礼仪基本商务礼仪基本商务礼仪30办公室礼仪办公室礼仪一、一、办公室注意礼仪有哪些？

办公室注意礼仪有哪些？

1、环境好：

、环境好：

办公室办公室5S企业形象企业形象人最需要的地盘有人最需要的地盘有2个个整理：

整理：

工作现场，区别要与不要的东西，只保工作现场，区别要与不要的东西，只保留有用的东西，留有用的东西，撤除不需要的东西；撤除不需要的东西；整顿：

整顿：

把要用的东西，按规定位置摆放整齐，把要用的东西，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理；并做好标识进行管理；清扫：

清扫：

将不需要的东西清除掉，保持工作现场将不需要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾，无污秽状态；无垃圾，无污秽状态；清洁：

清洁：

维持以上整理、整顿、清扫后的局面，维持以上整理、整顿、清扫后的局面，使工作人员觉得整洁、卫生；使工作人员觉得整洁、卫生；修养：

修养：

通过进行上述通过进行上述4S4S的活动，让每个员工都的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，做到作习惯，做到“以司为家、以司为荣以司为家、以司为荣”。

31办公室礼仪办公室礼仪一、一、办公室注意礼仪有哪些？

办公室注意礼仪有哪些？

2、办公室条约：

、办公室条约：

（1）上班提前到，整理仪容仪表

（2）办公时间慎选话题（3）承担风险，不推责任（孩子教育，视频）（4）讲效率不干私活（挣回分钱，竞争激励）（5）请示上级不得越级（6）无论内外讲礼貌用语（你好，请、谢谢。

忌骂人）32电电话话礼礼仪仪三三要要素素声音态度言词一、办公室注意礼仪有哪些？

一、办公室注意礼仪有哪些？

3、电话礼仪、电话礼仪33一、办公室注意礼仪有哪些？

一、办公室注意礼仪有哪些？

3、电话礼仪、电话礼仪

（1）接听电话）接听电话铃响不过三声不要随便让人代接电话接电话时也要作自我介绍办公室礼仪办公室礼仪

（2）拨打电话）拨打电话时间和空间的选择：

休息时间、就餐时间、节假日最好不要打电话注意通话长度：

尽量控制在三分钟内注意通话内容344、电话礼仪、电话礼仪（3）接电接电话的流程：

话的流程：

接听电话接听电话原则一：

在铃响两声到三声时，拿起电话！

原则一：

在铃响两声到三声时，拿起电话！

原则二：

你的态度代表上司和公司的态度原则二：

你的态度代表上司和公司的态度主动报出自己的姓名和职务主动报出自己的姓名